Izrada i objava događaja (v.1)

Ova tema opisuje stariji način izrade i objave događaja. Za najnoviji postupak pogledajte Izrada, objava i upravljanje događajem (najnovija verzija).

Samo administratori mogu izrađivati i upravljati događajima.

SADRŽAJ

• Izrada događaja
  • Kreirajte događaj
  • Pogledajte i upravljajte postojećim događajima
  • Objava događaja
• Povezane teme

Kreirajte događaj

1. Prijavite se u Online Booking Tool. 

2. Odaberite Događaji u izborniku Putovanja . Prikazat će se stranica Događaji .  

3. Kliknite na Novi događaj. Prikazat će se stranica Izrada događaja . 

4. Unesite naziv događaja u polje Naziv događaja . Taj će naziv biti prikazan svim pozvanim sudionicima.

5. Unesite lokaciju događaja u polje Lokacija .

6. Po želji odaberite naslovnu sliku za događaj (ona će biti prikazana u pozivu sudionicima). Možete i kliknuti na Prenesi da biste dodali vlastitu sliku.

7. Postavite datume početka i završetka događaja u polja Datumi događaja . 

8. Unesite datume početka i završetka putovanja u polja Datumi putovanja . 

   • Datum početka putovanja treba biti prije početka događaja. Vodite računa o stvarima poput vremenske razlike, udaljenosti i presjedanja.

   • Datum završetka putovanja trebao bi biti nakon završetka događaja.

9. U polje Opis upišite opis događaja. Tekst možete dodatno oblikovati podebljavanjem, kurzivom, nabrajanjem, izborom fonta, bojom, uvlakama te dodati poveznice. 

10. Odredite koje vrste rezervacija su dopuštene za ovaj događaj. Sudionicima će biti prikazane samo vrste rezervacija koje je administrator omogućio za taj događaj. Ako nakon objave događaja treba omogućiti dodatnu vrstu rezervacije, administrator može tu opciju rezervirati za gosta. 

11. Za Avionske karte:
    

    • Da biste postavili dozvoljene vrste letova, odaberite jednu ili više opcija iz izbornika Dozvoljene vrste letova :

      • Jedan smjer

      • Povratno putovanje

      • Povratna lokacija može biti različita od polazišta – korisno ako putnik mora sudjelovati na više događaja 

    • Kliknite na Dodaj da biste postavili odabrane zračne luke. Prikazat će se polje Dozvoljena zračna luka . U ovo polje unesite sve zračne luke s kojih sudionici mogu rezervirati let do događaja (sudionici mogu rezervirati polazak s bilo koje polazne zračne luke). Ovo polje nije obavezno.

      • Počnite upisivati naziv ili šifru zračne luke koju želite odabrati. Prikazat će se prijedlozi na temelju unosa. 

      • Odaberite željenu zračnu luku. 

      • Za dodavanje još zračnih luka, kliknite na Dodaj i ponovite postupak. 

    • Upotrijebite kalendar i polja za vrijeme pod Preporučeni dolazak prije i Preporučeni odlazak nakon da biste odredili kada će putnicima biti predloženo da rezerviraju letove. Po zadanim postavkama, ovi datumi prate datume postavljene u Datumima događaja . Putnici će biti upućeni da rezerviraju letove unutar tih datuma i vremena. 

12. Za Hotel:

    • Kliknite na Dodaj da biste postavili odabrane hotele. Prikazat će se polje Hotel . U ovo polje unesite sve hotele u kojima sudionici mogu rezervirati smještaj za potrebe događaja. Ovo polje nije obavezno. 

    • Počnite upisivati naziv hotela koji želite odabrati. Prikazat će se prijedlozi na temelju unosa. 

    • Odaberite željeni hotel.  

    • Za dodavanje još hotela, kliknite na Dodaj i ponovite postupak. 

13. Za Automobilnije potrebno dodatno podešavanje. 

14. Za Vlaknije potrebno dodatno podešavanje. 

15. Odredite način plaćanja koji će sudionici koristiti za rezervacije vezane uz događaj.

    • Za dodavanje jedne metode plaćanja za sve vrste rezervacija, kliknite u polje Odabir načina plaćanja i odaberite Dodaj novu karticu. Prikazat će se stranica Dodaj kreditnu karticu . Ispunite sva polja kao i inače. Po zadanim postavkama sve vrste rezervacija bit će dopuštene, ali to možete promijeniti u postavkama Primjenjuje se na . Provjerite da je za svaku vrstu rezervacije postavljen način plaćanja. Ikone pokazuju za koje vrste rezervacija je pojedina metoda plaćanja dostupna.  

    • Za odabir postojeće metode plaćanja za sve vrste rezervacija, kliknite u polje Odabir načina plaćanja i odaberite željenu opciju. Ikone pokazuju za koje vrste rezervacija je pojedina metoda plaćanja dostupna.

    • Za postavljanje da svaki putnik koristi svoj zadani način plaćanja, kliknite u polje Odabir načina plaćanja i odaberite Koristi zadani način plaćanja svakog putnika. Svaki sudionik tada koristi svoj zadani način plaćanja za rezervaciju. Ako pozivate goste, provjerite da je za njih unaprijed postavljen način plaćanja (vidi odjeljak Preduvjeti ). 

    • Za postavljanje posebnog načina plaćanja po vrsti rezervacije, omogućite opciju Postavi načine plaćanja po vrsti rezervacije . Zatim slijedite upute u ovom dijelu za odabir načina plaćanja za svaku vrstu rezervacije. 

16. Polje Kontakt osoba po zadanom je postavljeno na korisnika koji izrađuje događaj. Po potrebi možete odabrati drugog korisnika. To će biti osoba kojoj se sudionici mogu obratiti s pitanjima.

17. Po želji postavite vlastita polja u odjeljku Prilagođena polja . Možete dodati dodatna polja i unaprijed odgovoriti na pitanja iz tih polja. Za dodavanje prilagođenih polja kliknite na + Prilagođena polja i odaberite željeno iz izbornika. 

    • Ako je u definiciji prilagođenog polja Vrsta putovanja postavljena na “Sva putovanja”, možete odgovoriti na pitanje u ime putnika ili prepustiti da oni sami odgovore. Ako vi upišete odgovor, polje će biti skriveno putnicima. Primjerice, ako postoji polje Razlog putovanja, možete za sve postaviti “Konferencija”. 

    • Ako je u definiciji prilagođenog polja Vrsta putovanja postavljena na "Samo događaji" , možete odabrati želite li prikazatito određeno polje u ovom događaju. Primjerice, ako postoji polje Preferirano vrijeme prijevoza , možete odabrati hoće li se ono prikazivati u vašem događaju..

    • Sve promjene prilagođenih polja nakon objave događaja utjecat će samo na rezervacije koje još nisu napravljene. 

18. Nakon toga, odaberite jednu od sljedećih opcija:

    • kliknite na Spremi kao skicu (za spremanje skice događaja i dodavanje putnika kasnije)

    • kliknite na Dodaj putnika (za dodavanje putnika)

19.  Ako ste kliknuli na Dodaj putnika, sada možete početi pozivati sudionike na događaj.  Također možete prenijeti popis zaposlenika ili gostiju (kao CSV datoteku).  

    • Za dodavanje pojedinačnih zaposlenika: Kliknite na + Dodaj putnika. Unesite ime ili e-mail korisnika kojeg želite pozvati. Prikazat će se popis korisnika koji odgovaraju upisu. Odaberite željenog korisnika. Ponovite ovaj korak za svakog zaposlenika kojeg želite pozvati. 

    • Za dodavanje gosta koji nije zaposlenik vaše tvrtke: Počnite upisivati ime ili e-mail gosta u polje za pretragu, zatim kliknite na Dodaj gosta putnika. Unesite ime, prezime i e-mail adresu gosta kojeg želite pozvati. Odaberite odgovarajući pravni subjekt. Kliknite na ikonu kvačice. Ponovite ovaj korak za svakog gosta.

    • Za prijenos popisa zaposlenika ili gostiju: Kliknite na Prenesi. Preuzmite odgovarajući CSV predložak (za zaposlenike ili goste). Uredite preuzetu datoteku tako da uključuje vaše sudionike (za zaposlenike unesite samo poslovni e-mail svakog sudionika, za goste unesite ime, prezime i e-mail svakog gosta odvojeno zarezima). U sredinu skočnog prozora prenesite svoj CSV. Kliknite na PrenesiDalje kad završite.

20. Kada ste postavili sve vrste rezervacija (avion, hotel i dr.), odabrali način plaćanja i sudionike, možete objaviti događaj. Kliknite na Objavi ili pogledajte Objava događaja za više informacija.

Pogledajte i upravljajte postojećim događajima

1. Prijavite se u Online Booking Tool. 

2. Odaberite Događaji u izborniku Putovanja . Prikazat će se stranica Događaji . Možete filtrirati po nazivu događaja, datumu ili statusu događaja (samo za nadolazeće događaje). 

   1. Odaberite karticu Nadolazeći za prikaz nadolazećih ili događaja u tijeku. 

   2. Odaberite karticu Završeni za prikaz prošlih događaja.

   3. Odaberite karticu Otkazani za prikaz otkazanih događaja.

3. Svi izrađeni događaji prikazani su kao redak. Za svaki događaj prikazana je lokacija, datumi, broj putnika i vrsta rezervacije. Za neobjavljene događaje možete ih objaviti (s e-mail obavijesti ili bez njih).  

4. Pronađite događaj koji želite pogledati i kliknite na njega. Prikazat će se detalji događaja. 

5. Možete pregledati i uređivati detalje događaja i popis sudionika. 

   • Postavke događaja (glavna stranica) - Možete promijeniti naziv, datume putovanja, naslovnu sliku i opis (dok god događaj nije objavljen).

   • Putnici (možda ćete trebati kliknuti Dodaj putnika) - Za svakog sudionika vidjet ćete ime, e-mail, datume putovanja, status poziva i status rezervacija. Zelena ikona znači da je rezervacija završena. Možete filtrirati po Status poziva (Pozvan, Nije još pozvan) ili po statusu rezervacija (Rezervirano, Nije rezervirano, Odustao). Za filtriranje po vrsti rezervacije kliknite na odgovarajuću ikonu i odaberite željeni status iz izbornika.

     • Za podsjetnik sudioniku da dovrši potrebne rezervacije, možete ponovno poslati e-mail poziv klikom na ikonu pošte (prijeđite mišem desno od stupca Pozivnica ). Ova opcija dostupna je tek nakon objave događaja. 

     • Za slanje poziva ili podsjetnika više sudionika odjednom, označite kućicu pokraj njihovih imena i kliknite na Pošalji e-mail u alatnoj traci. Ako su među njima i već pozvani i novi sudionici, bit ćete zamoljeni da potvrdite ovu radnju. Sadržaj podsjetnika bit će malo drugačiji od originalnog poziva.

     • Za uklanjanje sudionika kliknite na ikonu kante za smeće (prijeđite mišem desno od stupca Pozivnica ). Za uklanjanje više sudionika odjednom, označite kućicu pokraj njihovih imena pa kliknite na gumb za brisanje u alatnoj traci. Nakon što uklonite sudionika, on više neće vidjeti događaj. Napomena: Prije uklanjanja sudionika morate otkazati sve njegove rezervacije za taj događaj.

     • Za prijenos popisa sudionika kliknite na Prenesi i zatim slijedite upute iz odjeljka Kreirajte događaj na ovoj stranici.

     • Za preuzimanje trenutačnog popisa sudionika kliknite na Preuzmi u alatnoj traci.

Objava događaja

Nakon što ste kreirali događaj, možete ga pregledati ili objaviti. Prilikom objave možete odabrati želite li da sudionici dobiju e-mail pozivnice. 

1. Prijavite se u Online Booking Tool. 

2. Odaberite Događaji u izborniku Putovanja . Prikazat će se stranica Događaji .

3. Odaberite karticu Nadolazeći za prikaz nadolazećih događaja. Svi izrađeni događaji prikazani su kao redak. Za svaki događaj prikazana je lokacija, datumi, broj putnika i vrsta rezervacije. 

   • Za pregled događaja prije objave, pronađite događaj i kliknite na njegov redak. 

   • Za pregled pozivnice događaja kliknite na Pogledaj e-mail (pozivnica će biti poslana na vašu e-mail adresu) za taj događaj.

   • Za objavu događaja bez slanja e-mail pozivnica sudionicima kliknite na Samo objavi za taj događaj.

   • Za objavu događaja i slanje e-mail pozivnica sudionicima kliknite na Objavi i pošalji pozivnicu za taj događaj.

   • Za uređivanje već objavljenog događaja kliknite na Uredi. 

4. Nakon objave događaja moguće je mijenjati samo sljedeće stavke:

   • Naziv događaja

   • Opis događaja

   • Proširenje datuma putovanja (npr. raniji početak ili kasniji završetak)

   • Načini plaćanja dostupni sudionicima 

   • Dodavanje zračnih luka ili hotela (ako su dopuštene rezervacije leta i hotela)

   • Dodavanje putnika

   • Uklanjanje putnika (koji još nisu napravili rezervacije)

   • Prilagođena polja

Povezane teme

• Događaji (pregled)
• Rezervacija putovanja za događaj (zaposlenik/organizator)
• Rezervacija putovanja za događaj (nezaposlenik/gost)