לוח בקרה לאישורי הזמנות

בחלק מההזמנות תידרש קבלת אישור, בהתאם למדיניות הנסיעות שהוגדרה בארגון שלכם. ייתכן שמדיניות הארגון תחייב קבלת אישור לפני אישור ההזמנה, או שתאפשר אישור כאופציה בלבד – כך שאם המאשר דוחה, ההזמנה תבוטל. 

מאשרים יכולים להשתמש בלוח הבקרה לאישורים כדי לטפל בבקשות שממתינות לאישור עבור נסיעות עתידיות, או לצפות בהזמנות קודמות והסטטוס שלהן.

כדי להיכנס ללוח הבקרה לאישורים, יש ללחוץ על תפריט "נסיעות" . לאחר מכן תוצג לכם דף "נסיעות" . כעת, בחרו בלשונית "אישורים" .

מנהלי החברה יכולים להיכנס לכל האישורים הקשורים לארגון שלהם דרך לשונית "אישורים" , על ידי בחירת מסנן "ארגון" (ברירת המחדל תציג תחילה את הדיווחים הישירים של המנהל בלבד). משתמשים שאינם מנהלים יוכלו לראות ולטפל רק באישורים שהוקצו להם.  

איך לאשר או לדחות הזמנה

1. בחרו בלשונית "ממתין" . כאן תראו את כל הבקשות שממתינות לאישורכם. עבור כל הזמנה שממתינה לאישור, תוצג לכם רשימה עם הפרטים הבאים: 
   • תאריך ביצוע ההזמנה
   • שם הנוסע
   • סוג ההזמנה והיעד
   • עלות ההזמנה
   • רשימת המאשרים
   • התראה על חריגה ממדיניות (אם רלוונטי)
2. ניתן להשתמש במסננים כדי לצמצם את ההצגה של בקשות שממתינות לאישור, כך שיוצגו רק בקשות שהן:
   • חריגות ממדיניות
   • שייכות לסוג הזמנה מסוים
   • קשורות לנוסעים בארגון מסוים (לא לכל המשתמשים יש גישה לכך) 
   • קשורות לנוסע מסוים
3. אתרו את הבקשה שממתינה לאישור שברצונכם לאשר או לדחות.
   • כדי לדחות את ההזמנה, לחצו על "דחייה". ההזמנה תבוטל והנוסע יקבל על כך הודעה.
   • כדי לאשר את ההזמנה, לחצו על "אישור". ההזמנה תמשיך בתהליך.

איך לצפות בהזמנות קודמות

1. בחרו "היסטוריה" מהתפריט (בלשונית "אישורים" ). כאן תראו את כל האישורים או הדחיות שבוצעו בעבר. עבור כל אישור או דחייה יוצגו הפרטים הבאים: 
   • תאריך ביצוע ההזמנה
   • שם הנוסע
   • סוג ההזמנה והיעד
   • עלות ההזמנה
   • התראה על חריגה ממדיניות (אם רלוונטי)
   • סטטוס האישור. הסטטוסים האפשריים הם: 

     • אושר (ומי אישר)

     • נדחה (ומי דחה) - הזמנות אלו בוטלו.

     • אושר אוטומטית - מצב זה קורה כאשר מדובר באישור רך (Soft Approval) ולא נדרשה פעולה מצד המאשר. בהזמנות מסוג זה אין חובה לאישור כדי להמשיך.

     • פג תוקף - מצב זה מתרחש כאשר מדובר באישור מחמיר (Hard Approval) ולא בוצעה פעולה מצד המאשר עד למועד האחרון. בהזמנות מסוג זה חייבים אישור כדי להמשיך, ואם לא בוצע – ההזמנה מבוטלת. 

2. ניתן להשתמש במסננים כדי לצמצם את ההצגה של בקשות שממתינות לאישור, כך שיוצגו רק בקשות שחרגו מהמדיניות או שייכות לסוג הזמנה מסוים.