Frais de TMC pour les voyages, les transactions, les services à valeur ajoutée et les contacts avec les agents
Les frais de voyage, de transaction, de service à valeur ajoutée et de contact avec l'agent sont les frais facturés par Spotnana ou par la TMC pour les services fournis (par exemple, aide à la réservation, accès à l'assistance, assistance pour certains modes de paiement, etc.). Ces frais sont généralement facturés par voyage, par transaction ou par contact avec un agent (dans certains cas, plusieurs peuvent s'appliquer).
Le terme frais de TMC est utilisé tout au long de ce sujet pour désigner collectivement tous les frais qu'une TMC applique aux transactions, aux voyages, aux contacts avec les agents ou aux services à valeur ajoutée.
TABLE DES MATIÈRES
Aperçu des frais de TMC
Les administrateurs d'entreprise et les responsables de voyage peuvent sélectionner un mode de paiement distinct pour les frais de voyage et définir si les voyageurs verront le montant des frais de voyage sur leur page de Paiement, leur page de Voyages et dans les confirmations par e-mail. Les administrateurs de TMC peuvent en outre définir les frais de TMC réels à facturer.
Administrateurs d'entreprise
Les administrateurs d'entreprise peuvent :
- configurer le mode de paiement pour tous les frais de TMC
- visualiser les frais facturés par les TMC pour les voyages, les transactions, les contacts avec les agents et les services à valeur ajoutée
- indiquer si les frais de TMC doivent être affichés au voyageur lors du paiement
Afficher les paramètres des frais de TMC et définir les méthodes de paiement
Toutes les TMC n'appliquent pas de frais de transaction, de contact avec un agent ou de services à valeur ajoutée.Pour configurer votre mode de paiement des frais de TMC et la visibilité de ces frais pour les voyageurs, suivez les étapes ci-dessous.
- Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne.
- Sélectionnez Entreprise dans le menu Programme . La page Paramètres s'affichera.
- Sélectionnez Frais de TMC dans la section Paiement à gauche. La page Frais de TMC s'affichera.
- Sélectionnez l'onglet Méthode de paiement.
- Développez la section Paramètres par défaut.
- Définissez le champ Méthode de paiement. Ceci désigne le mode de paiement à utiliser pour tous les frais de TMC. Les options sont :
- Identique à celui utilisé pour la réservation - Utilisez la même carte que le voyageur a sélectionnée lors de la réservation.
- Carte centrale - Utilisez une carte centrale d'entreprise. Vous devez ensuite sélectionner la carte d'entreprise spécifique à utiliser.
- Facturation différée (les administrateurs d'entreprise ne peuvent pas sélectionner cette option) - Les frais de TMC seront facturés au client via une facture émise à intervalles réguliers. Les conditions de paiement de la facture (Net30, Net60) dépendent des conditions du contrat du client.
- Définissez le champ Afficher les frais de TMC au voyageur . Ceci indique si les frais de TMC seront affichés aux voyageurs et aux organisateurs sur les pages Paiement et Voyages, dans les confirmations par e-mail, et sur les factures/reçus.
- Si vous souhaitez configurer des méthodes de paiement différentes pour les frais de TMC par entité juridique, développez la section Paramètres personnalisés pour les entités juridiques . Vous pouvez définir le mode de paiement à utiliser et si les frais de TMC seront visibles pour les voyageurs (comme décrit ci-dessus, sauf que ces paramètres ne s'appliqueront qu'à l'entité juridique que vous avez spécifiée).
- Pour ajouter des paramètres spécifiques à une entité juridique, cliquez sur Ajouter , puis définissez le mode de paiement et la visibilité pour les voyageurs comme décrit ci-dessus.
- Vous pouvez également modifier ou supprimer ces paramètres spécifiques à une entité en utilisant le menu à droite.
Pour consulter les règles de frais de TMC, sélectionnez l'onglet Tarification. Il peut y avoir des sections distinctes pour chaque type de frais de TMC (par exemple, voyage, transaction, services à valeur ajoutée) en fonction de la manière dont votre TMC a configuré les frais.
- Vous ne pouvez visualiser (pas modifier) ces paramètres en cliquant sur Afficher dans la ligne correspondante (par exemple, Frais de voyage). Pour chaque règle, il y aura un Nom de la règle, une liste de Variables (les conditions qui doivent être remplies pour que les frais soient appliqués), et le montant facturé pour les voyageurs Standard et VIP.
- Vous pouvez également visualiser comment les frais sont appliqués en cliquant sur Afficher dans la ligne Structure tarifaire . La page Structure tarifaire s'affichera. Vous pourrez voir si la collecte dynamique des frais de voyage (c'est-à-dire les frais incrémentiels basés sur le type de réservation, les règles définies, la pertinence des frais) et/ou les frais d'agent ont été activés pour votre entreprise.
Administrateurs de TMC
Les administrateurs de TMC peuvent configurer les frais de voyage, de transaction, de services à valeur ajoutée et de contact avec les agents pour les clients.
Vous pouvez également configurer les frais de voyage, de transaction, de services à valeur ajoutée et de contact avec les agents par organisation/entreprise. Si vous créez des règles de frais spécifiques à l'entreprise, les conditions associées à ces règles seront utilisées pour appliquer les frais aux voyageurs de cette entreprise et toutes les règles de frais au niveau de la TMC seront ignorées pour cette entreprise. Pour définir des règles de frais spécifiques à l'entreprise, consultez la section Définir les frais par organisation de cette page.Définir les frais pour l'ensemble de la TMC
Pour configurer les frais au niveau de la TMC, suivez les étapes ci-dessous. Vous pouvez définir le modèle de tarification pour modifier un frais pour chaque voyage, pour chaque transaction, pour chaque contact d'agent, ou pour une combinaison de ceux-ci. Vous avez également la possibilité de facturer des services à valeur ajoutée (par exemple, cartes virtuelles).
Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne.
Sélectionnez Paramètres de la TMC dans le menu Programme . La page des Paramètres généraux s'affichera.
Sélectionnez Frais de TMC dans la section Paramètres à gauche. La page Frais de TMC s'affichera.
Cliquez sur Sélectionner un plan pour définir la structure de frais que vous souhaitez utiliser (ce lien n'est affiché que si vous n'avez encore configuré aucune règle de frais de TMC). Les options Sélectionner un plan apparaîtront.
Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes en fonction de la manière dont vous prévoyez de facturer les frais :
Niveau voyage - Un frais sera facturé une fois par voyage. Les réservations supplémentaires et les modifications n'entraîneront généralement pas de frais (sauf si vous définissez des frais de voyage différents pour différents types de réservation)
Niveau transaction - un frais sera facturé pour chaque transaction. Vous pouvez spécifier quels types de transactions entraîneront des frais. Exemples de transactions : modifications de réservation, ajout d'extras ou annulations de réservation.
Niveau voyage et transaction - des frais seront facturés pour chaque voyage et pour chaque transaction. Vous pouvez spécifier quels types de transactions entraîneront des frais. Exemples de transactions : modifications de réservation, ajout d'extras ou annulations de réservation.
Les étapes suivantes varient en fonction du plan de frais que vous avez sélectionné :
Si vous avez sélectionné des frais au niveau voyage:
Pour définir le montant des frais de voyage, cliquez sur Configurer dans la ligne Frais de voyage. La règle Par défaut s'affichera.
Entrez le montant des frais de voyage à facturer pour les voyageurs Standard et VIP. Assurez-vous de sélectionner le bon code de devise. Si les frais de contact avec l'agent ont été activés, vous pourrez également définir les frais d'agent à facturer pour Standard et VIP.
Cliquez sur Confirmer.
Pour ajouter des configurations supplémentaires, cliquez sur Ajouter une configuration. La page Configurer la règle s'affichera. Chaque règle peut avoir ses propres conditions qui déterminent quand ses frais sont appliqués.
Entrez un nom pour la règle dans le champ Nom de la règle. Ce devrait être quelque chose qui vous aide à vous souvenir des conditions pour lesquelles cette règle entraîne l'application de frais.
Entrez le montant des frais de voyage à facturer pour les voyageurs Standard et VIP. Assurez-vous de sélectionner le bon code de devise. Si les frais de contact avec l'agent ont été activés, vous pourrez également définir les frais d'agent à facturer pour Standard et VIP.
Utilisez les champs de la section Définir les conditions de la règle pour définir les conditions qui doivent être remplies pour que les frais soient appliqués. Par exemple, si le type de réservation = Rail. Pour ajouter une autre condition, cliquez sur Ajouter une condition. Toutes les conditions seront combinées par un AND (toutes les conditions doivent être remplies pour que les frais associés à la règle soient appliqués).
Cliquez sur Confirmer une fois terminé.
Si vous avez sélectionné des frais au niveau transaction:
Pour définir le montant des frais de transaction, cliquez sur Configurer dans la ligne Frais de transaction. La page Frais de transaction s'affichera. Il n'y a pas de règle par défaut pour les frais de transaction.
Pour ajouter des configurations supplémentaires, cliquez sur Ajouter une configuration. La page Configurer la règle s'affichera. Chaque règle peut avoir ses propres conditions qui déterminent quand ses frais sont appliqués.
Entrez un nom pour la règle dans le champ Nom de la règle. Ce devrait être quelque chose qui vous aide à vous souvenir des conditions pour lesquelles cette règle entraîne l'application de frais.
Entrez le montant des frais à facturer pour les voyageurs Standard et VIP. Assurez-vous de sélectionner le bon code de devise. Si les frais de contact avec l'agent ont été activés, vous pourrez également définir les frais d'agent à facturer pour Standard et VIP.
Remarque: Si vous facturez des frais pour les contacts d'agents qui n'entraînent pas la création ou la mise à jour d'une réservation sur la plateforme Spotnana, vous devez créer une règle où le Type de transaction est défini sur Contact d'agent.
Utilisez les champs de la section Définir les conditions de la règle pour définir les conditions qui doivent être remplies pour que les frais soient appliqués. Par exemple, si la transaction = Modification. Pour ajouter une autre condition, cliquez sur Ajouter une condition. Toutes les conditions seront combinées par un AND (toutes les conditions doivent être remplies pour que les frais associés à la règle soient appliqués).
Cliquez sur Confirmer une fois terminé.
Si vous avez sélectionné des frais au niveau voyage et transaction:
Pour définir le montant des frais de voyage, cliquez sur Configurer dans la ligne Frais de voyage. La règle Par défaut s'affichera.
Entrez le montant des frais de voyage à facturer pour les voyageurs Standard et VIP. Assurez-vous de sélectionner le bon code de devise. Si les frais de contact avec l'agent ont été activés, vous pourrez également définir les frais d'agent à facturer pour Standard et VIP.
Cliquez sur Confirmer.
Pour ajouter des configurations supplémentaires de frais de voyage, cliquez sur Ajouter une configuration. La page Configurer la règle s'affichera. Chaque règle peut avoir ses propres conditions qui déterminent quand ses frais sont appliqués.
Entrez un nom pour la règle dans le champ Nom de la règle. Ce devrait être quelque chose qui vous aide à vous souvenir des conditions pour lesquelles cette règle entraîne l'application de frais.
Entrez le montant des frais de voyage à facturer pour les voyageurs Standard et VIP. Assurez-vous de sélectionner le bon code de devise. Si les frais de contact avec l'agent ont été activés, vous pourrez également définir les frais d'agent à facturer pour Standard et VIP.
Utilisez les champs de la section Définir les conditions de la règle pour définir les conditions qui doivent être remplies pour que les frais soient appliqués. Par exemple, Si le type de réservation = Air. Pour ajouter une autre condition, cliquez sur Ajouter une condition. Toutes les conditions seront combinées par un AND (toutes les conditions doivent être remplies pour que les frais associés à la règle soient appliqués).
Cliquez sur Confirmer une fois terminé.
Pour définir le montant des frais de transaction, cliquez sur Configurer dans la ligne Frais de transaction (vous devrez peut-être revenir à l'onglet Tarification). La page Frais de transaction s'affichera. Il n'y a pas de règle par défaut pour les frais de transaction.
Pour ajouter des configurations supplémentaires, cliquez sur Ajouter une configuration. La page Configurer la règle s'affichera. Chaque règle peut avoir ses propres conditions qui déterminent quand ses frais sont appliqués.
Entrez un nom pour la règle dans le champ Nom de la règle. Ce devrait être quelque chose qui vous aide à vous souvenir des conditions pour lesquelles cette règle entraîne l'application de frais.
Entrez le montant des frais à facturer pour les voyageurs Standard et VIP. Assurez-vous de sélectionner le bon code de devise. Si les frais de contact avec l'agent ont été activés, vous pourrez également définir les frais d'agent à facturer pour Standard et VIP.
Note: Si vous facturez des frais pour les contacts d'agents qui n'entraînent pas la création ou la mise à jour d'une réservation sur la plateforme Spotnana, vous devez créer une règle où le Type de transaction est défini sur Contact d'agent.
Utilisez les champs de la section Définir les conditions de la règle pour définir les conditions qui doivent être remplies pour que les frais soient appliqués. Par exemple, si la transaction = Modification. Pour ajouter une autre condition, cliquez sur Ajouter une condition. Toutes les conditions seront combinées par un AND (toutes les conditions doivent être remplies pour que les frais associés à la règle soient appliqués).
Cliquez sur Confirmer une fois terminé.
Une fois que vous avez configuré vos règles, vous pouvez modifier l'ordre dans lequel elles sont listées en utilisant l'outil à gauche pour faire glisser chaque règle à la position souhaitée. L'ordre dans lequel les règles sont listées déterminera l'ordre dans lequel elles seront évaluées. Les frais seront appliqués en fonction de la première règle pour laquelle toutes les conditions sont remplies. S'il n'y a pas de règle pour laquelle toutes les conditions sont remplies, les frais associés à la règle par défaut seront appliqués.
Si vous avez sélectionné des frais au niveau voyage ou niveau voyage et transaction, cliquez sur Configurer dans la ligne Structure tarifaire. La page Structure tarifaire s'affichera.
Le champ Collecte dynamique des frais de voyage vous permet de spécifier comment les frais de voyage seront appliqués. Si vous souhaitez avoir un seul frais de voyage, quel que soit le type de réservation effectuée (par exemple, aérien, hôtel, ferroviaire), laissez ce champ désactivé. Si vous souhaitez créer des règles pour appliquer un frais de voyage différent en fonction des réservations effectuées (par exemple, 10 $ pour un hôtel, 20 $ pour un billet d'avion) ou si vous prévoyez de facturer des frais de contact avec un agent, activez ce champ. S'il est activé, le système garantira que le voyageur ne se verra jamais facturer des frais de voyage supérieurs aux frais de voyage maximum, quel que soit l'ordre dans lequel les réservations sont effectuées. Cependant, si vous avez configuré des règles au niveau de la transaction, des frais de transaction seront toujours appliqués à chaque transaction pour laquelle des règles ont été configurées.
Par exemple, si le plan de frais était défini sur Voyage et transaction et:
Les règles au niveau du voyage étaient :
- pour les voyages qui n'ont qu'une réservation d'hôtel, les frais de voyage sont de 10 $, et les frais de voyage assistés par agent sont de 30 $
- pour les voyages qui ont une réservation aérienne, les frais de voyage sont de 20 $ et les frais de voyage assistés par agent sont de 50 $
Les règles au niveau de la transaction étaient :
- si un agent effectue une modification, les frais de modification assistée par agent sont de 9 $.Alors, les frais de voyage maximum seraient de 50 $. Cependant, si l'agent a effectué une modification 3 fois, 9 $ seraient facturés à chaque modification.Pour permettre à vos règles de frais de TMC de vous permettre de définir des frais pour les contacts d'agents, activez l'option Facturer des frais d'agent (l'option Collecte dynamique des frais de voyage doit également être activée).
Cliquez sur Enregistrer une fois terminé.
Pour définir des frais pour les services à valeur ajoutée, cliquez sur Configurer dans la ligne Frais de services à valeur ajoutée. La page Frais de services à valeur ajoutée s'affichera.
Cliquez sur Ajouter une configuration. La page Configurer la règle s'affichera. Chaque règle peut avoir ses propres conditions qui déterminent quand les frais de services à valeur ajoutée sont appliqués.
Entrez un nom pour la règle dans le champ Nom de la règle. Ce devrait être quelque chose qui vous aide à vous souvenir des conditions pour lesquelles cette règle entraîne l'application de frais.
Sélectionnez le service à valeur ajoutée pour lequel ces frais seront appliqués (actuellement, ceci est limité au Paiement Virtuel).
Entrez le montant des frais de service à valeur ajoutée à facturer dans le champ Frais de paiement virtuel et sélectionnez le bon code de devise. Il n'y a pas de règle par défaut pour les frais de transaction.
Utilisez les champs de la section Définir les conditions de la règle pour définir les conditions qui doivent être remplies pour que les frais soient appliqués. Par exemple, Si le type de réservation = Hôtel. Pour ajouter une autre condition, cliquez sur Ajouter une condition. Toutes les conditions seront combinées par un AND (toutes les conditions doivent être remplies pour que les frais associés à la règle soient appliqués).
Cliquez sur Confirmer une fois terminé.
Définir les frais par entreprise/organisation
Pour configurer des paramètres et des méthodes de paiement spécifiques à une entreprise, suivez les étapes ci-dessous.
Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne.
Sélectionnez Entreprise dans le menu Programme . La page Paramètres s'affichera.
Sélectionnez Frais de TMC dans la section Paiement à gauche. La page Frais de TMC s'affichera.
Cliquez sur Sélectionner un plan pour définir la structure de frais que vous souhaitez utiliser (vous devrez peut-être sélectionner l'onglet Tarification). Les options Sélectionner un plan apparaîtront (si vous avez déjà un modèle de tarification au niveau de la TMC, ce sera l'option affichée ici, mais vous pouvez la modifier pour l'entreprise). Le processus de sélection d'un modèle de tarification et de définition des conditions qui doivent être remplies pour l'application de divers frais est le même pour les règles au niveau de la TMC que pour les règles spécifiques à l'entreprise. Par conséquent, vous pouvez utiliser les mêmes étapes fournies dans la section Définir les frais pour l'ensemble de la TMC de cette page, à partir de létape 5 pour configurer vos frais spécifiques à l'entreprise.
Remarque: Si vous créez des règles de frais spécifiques à une entreprise, les conditions associées à ces règles seront utilisées pour appliquer les frais à cette entreprise et toutes les règles de frais au niveau de la TMC que vous créez seront ignorées pour cette entreprise.
Sélectionnez l'onglet Méthode de paiement.
Développez la section Paramètres par défaut .
Définissez le champ Méthode de paiement. Ceci désigne le mode de paiement à utiliser pour les frais de TMC. Les options sont :
Identique à celui utilisé pour la réservation - Utilisez la même carte que le voyageur a sélectionnée lors de la réservation.
Carte centrale - Utilisez la carte centrale de l'entreprise. Vous devez ensuite sélectionner la carte d'entreprise spécifique à utiliser.
Facturation différée - Les frais de TMC seront facturés au client via une facture émise à intervalles réguliers. Les conditions de paiement de la facture (Net30, Net60) dépendent des conditions du contrat du client.
Définissez le champ Afficher les frais de TMC au voyageur. Ceci indique si les frais de TMC seront affichés aux voyageurs et aux organisateurs sur les pages Paiement et Voyages et dans les confirmations par e-mail. Les frais de TMC seront toujours affichés dans les détails de paiement de la facture et sur l'itinéraire consolidé.
Si vous souhaitez configurer des méthodes de paiement différentes pour les frais de TMC par entité juridique, développez la section Paramètres personnalisés pour les entités juridiques. Vous pouvez définir le mode de paiement à utiliser et si les frais de TMC seront visibles pour les voyageurs (comme décrit ci-dessus, sauf que ces paramètres ne s'appliqueront qu'à l'entité juridique que vous avez spécifiée).
Pour ajouter des paramètres spécifiques à une entité juridique, cliquez sur Ajouter, puis définissez le mode de paiement et la visibilité comme décrit ci-dessus.
Vous pouvez également modifier ou supprimer ces paramètres spécifiques à une entité en utilisant le menu à droite.
Cliquez sur Enregistrer une fois terminé.
Autoriser les agents à annuler des frais de TMC
Si vous souhaitez permettre aux agents d'annuler (de ne pas facturer) des frais de TMC (à l'exception des frais de services à valeur ajoutée), vous devez activer l'option Annuler les frais dans vos paramètres de TMC. L'activation de cette option permet à vos agents d'annuler discrétionnairement certains frais de TMC.
Les frais de services à valeur ajoutée ne peuvent pas être annulés.
- Connectez-vous à l'OBT.
- Sélectionnez Paramètres de la TMC dans le menu Programme.
- Sélectionnez Frais de TMC sous Paramètres dans la navigation de gauche. La page Frais de TMC s'affichera.
- Faites défiler jusqu'à la section Configuration supplémentaire et localisez la ligne Annuler les frais.
- Cliquez sur Configurer dans cette ligne. La page Annuler les frais s'affichera.
- Pour permettre l'annulation de vos frais de TMC par l'agent, activez le bouton bascule Annuler les frais (coin supérieur droit). Ce paramètre s'applique à l'ensemble de votre TMC et à toutes les organisations sous la TMC.
- Vous pouvez également créer des raisons pour lesquelles l'agent annule les frais de TMC. Si vous créez des raisons, les agents devront en sélectionner une (ou saisir une raison dans un champ texte Autre) lorsqu'ils annulent des frais de TMC. Si vous souhaitez créer des raisons pour lesquelles les agents sont autorisés à annuler les frais de TMC, suivez ces étapes.
- Cliquez sur Ajouter. La boîte de dialogue Configurer l'annulation des frais s'affichera.
- Entrez une description et un code pour la raison.
- Cliquez sur Confirmer. Cliquez sur Ajouter pour créer d'autres codes de raison si vous le souhaitez.
Tous les frais annulés et les codes de raison (si vous les créez) seront disponibles pour examen dans les rapports.
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