Luo, julkaise ja hallinnoi tapahtuma (uusin versio)

Vain tietyillä käyttäjärooleilla on oikeus luoda, julkaista ja hallinnoida tapahtumia. Yrityksen pääkäyttäjät ja tapahtumakoordinaattorit voivat suorittaa alla kuvattuja tehtäviä. 

SISÄLLYSLUETTELO

• Tapahtuman luominen, julkaisu ja hallinnointi
  • Tapahtuman luominen
  • Näytä ja hallinnoi olemassa olevia tapahtumia
  • Tapahtuman matkojen julkaisu (tapahtumat, joissa kutsut ovat sallittuja)
  • Tapahtuman raportointi
  • Aiheeseen liittyvät ohjeet

Tapahtuman luominen

1. Kirjaudu sisään Online Booking Tooliin. 

2. Napsauta Matkat. Matkat sivu avautuu. 

3. Napsauta Luo (yläoikealla) ja valitse Tapahtuma mallista valikosta. Luo tapahtuma mallista ikkuna avautuu.

4. Organisaatio kenttä on oletuksena yrityksesi nimellä. Jos olet TMC-pääkäyttäjä, valitse oikea organisaatio. Valitse tapahtumallesi haluamasi mallipohja

5. Matkamalli kentästä. Näin saat käyttöösi mallipohjaan tallennetut oletusarvot. Jos et ole varma, minkä mallin valitset, kysy matkavastaavaltasi. Esimerkiksi uuden työntekijän perehdytykseen voi olla hyvä käyttää kutsupohjaista mallia. Syötä tapahtuman sijainti 

6. Sijainti kenttään. Kirjoita tapahtuman nimi

7. Nimi kenttään. Tämä nimi näkyy kutsutuille osallistujille. Aseta

8. Tapahtuman aloituspäivä ja Tapahtuman päättymispäivä kentät tarpeen mukaan. Aseta 

9. Matkaikkunan aloituspäivä ja Matkaikkunan päättymispäivä tapahtumalle. Aloituspäivän tulisi olla ennen tapahtuman alkua. Ota huomioon esimerkiksi aikaero, matkustusaika ja mahdolliset vaihdot. 

   • Päättymispäivän tulee olla tapahtuman jälkeen.

   • Napsauta

10. Lisäasetukset nähdäksesi tarkemmat varausasetukset. Huomioithan, että osa asetuksista voi olla valmiiksi määritelty mallin mukaan. Tässä osiossa on kaksi välilehteä: Sallitut varaustyypit ja Matkatiedot .Matkatiedot 

11. välilehdellä näkyvät mahdolliset matkustajaprofiilin kentät (esim. Kustannuspaikka ), joihin mallin ylläpitäjä on syöttänyt arvon tai antanut mahdollisuuden muuttaa sitä. Huomioi, että arvon muuttaminen ei vaikuta pysyvästi matkustajaprofiiliin, vaan koskee vain tällä mallilla luotuja tapahtumia. Jokaisessa kentässä näkyy joko ylläpitäjän määrittelemä arvo tai käytetään profiilin oletusarvoa (jota ei näytetä tässä). Voit muuttaa kenttien arvoja tarpeen mukaan tai jättää ne ennalleen. Määritä tapahtumalle sallitut varaustyypitSallitut varaustyypit  

12. välilehdellä (voit muokata näitä myös myöhemmin tai matkustajakohtaisesti). Osallistujille näkyvät vain ne varaustyypit, jotka on sallittu kyseiseen tapahtumaan. Jos tapahtuman julkaisemisen jälkeen tarvitaan lisää varaustyyppejä, ylläpitäjät ja koordinaattorit voivat lisätä niitä tai tehdä varauksen matkustajan puolesta. Lentojen osalta: Jotta voit määrittää sallitut lentotyypit, valitse yksi tai useampi seuraavista 

13. Sallitut lentotyypit valikosta:Meno

    • Meno-paluu Paluu voi olla eri kohteeseen kuin lähtöpaikka – hyödyllistä, jos matkustaja osallistuu useampaan tapahtumaan. Käytä

      • +

      • ja

      • -

    • painikkeita määrittääksesi, kuinka monelle seuralaiselle (esim. perheenjäsenet) matkustaja voi varata lennot Sallitut seuralaiset kentässä. Jos kentässä on muu arvo kuin 0, matkustajat voivat lisätä seuralaisia lentovaraukseen. Matkustajat voivat lisätä enintään niin monta seuruetta kuin tässä määrität. Napsauta Sallitut kohdelentokentät kenttää ja etsi haluamasi lentokentät. Määritä tässä kaikki lentokentät, joihin osallistujat voivat varata lennot tapahtumaa varten (lähtökenttä voi olla mikä tahansa). Voit myös jättää kentän tyhjäksi tai lisätä kentät myöhemmin. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, matkustajat voivat varata lennot mille tahansa kentälle. Aloita kirjoittamalla kentän nimi tai koodi. Kentät ehdotetaan kirjoittamasi perusteella. Rastita haluamasi lentokenttä. Lisätäksesi useampia kenttiä, etsi ja valitse ne samalla tavalla. 

    • Käytä kalenteria ja kellonaikakenttiä kohdissa Ehdotettu saapuminen ennen ja 

      • Ehdotettu lähtö jälkeen 

      • asettaaksesi, milloin matkustajia kehotetaan varaamaan lennot. Oletuksena nämä ajankohdat määräytyvät tapahtuman päivämäärien mukaan. Matkustajia ohjataan varaamaan lennot näiden aikojen sisällä. 

      • Hotellin osalta: 

    • Jotta hotellivaraukset ovat mahdollisia, laita asetus päälle. Napsauta Lisää asettaaksesi sallitut hotellit. Hotelli kenttä avautuu. Määritä tässä kaikki hotellit, joissa osallistujat voivat majoittua tapahtuman aikana. Voit myös jättää tämän kentän tyhjäksi. Aloita kirjoittamalla hotellin nimi. Ehdotukset tulevat näkyviin kirjoittamasi perusteella. 

14. Valitse haluamasi hotelli. Jos haluat lisätä useampia hotelleja, napsautaLisää

    • uudelleen ja toista.

    • Junan osalta: Jotta junavaraukset ovat mahdollisia, laita asetus päälle. Lisäasetuksia ei tarvita. Auton osalta: Jotta vuokra-autovaraukset ovat mahdollisia, laita asetus päälle. 

    • Lisäasetuksia ei tarvita. 

    • Tarkista  

    • Räätälöidyt kentät välilehden sisältö. Matkamallissa voi olla räätälöityjä kenttiä, joiden arvot voivat olla valmiiksi asetettuja. Voit hyväksyä nämä arvot tai muuttaa niitä. Jos kentässä ei ole arvoa, sinun tulee mahdollisesti syöttää se itse. 

15. Voit myös lisätä uusia räätälöityjä kenttiä. Jos haluat lisätä uuden kentän matkaasi, napsauta Lisää 

    • . Tämän jälkeen voit valita kentän ja syöttää siihen tiedon.

    • Napsauta

16. Luo . Tapahtuman sivu avautuu.

    • Jos haluat lisätä tapahtumalle kuvauksen, napsauta

    • Tapahtuman kuvaus

17. . Tapahtuman kuvaussivu avautuu. Muokkaa kuvausta haluamallasi tavalla. Voit käyttää lihavointia, kursivointia, listoja, fonttivalintoja, värejä, sisennystä ja lisätä linkkejä. Kun olet valmis, napsauta Tallenna 

    • . 

    • Jos haluat muokata tietyn varaustyypin maksutapoja, napsauta Maksutiedot. Napsauta sitten kynäkuvaketta kohdassa 

18. Maksutapa ja muokkaa tarvittaessa. Tarkemmat ohjeet löytyvät kohdastavaihe 9 

19. ohjeessa Luo mallipohja (tapahtumat ja matkat). 

    • . NapsautaTallenna 

20. kun olet valmis. Jos haluat lisätä matkustajia tapahtumaan, napsauta+ Matkustaja . Huomio: Käyttäjä, joka lisää matkustajan, merkitään tämän matkan yhteyshenkilöksi. Matkustaja voi olla yhteydessä tähän henkilöön, jos hänellä on kysyttävää. Jos käytät mallia, jossa kutsuja ei lähetetä, jokaiselle lisätylle matkustajalle luodaan matka automaattisesti. Kutsupohjaisissa malleissa voit julkaista matkat joko kutsun kanssa tai ilman. Jos haluat lisätä yksittäisiä työntekijöitä: Napsauta+ Matkustajaja kirjoita kutsuttavan nimi tai sähköposti. Näkyviin tulee lista käyttäjistä, jotka vastaavat hakua. Valitse oikea käyttäjä. Toista tämä jokaiselle työntekijälle. Jos haluat lisätä vieraan, joka ei ole yrityksesi työntekijä: Napsauta + Matkustaja 

21. ja ala kirjoittaa vieraan nimeä tai sähköpostia hakukenttään. Näkyviin tulee lista käyttäjistä, jotka vastaavat hakua. Valitse oikea käyttäjä. Toista tämä jokaiselle vieraalle. Jos vieraalla ei ole vielä profiilia järjestelmässä, napsauta Luo yritysvierasja luo hänelle profiili (kaikki vierasprofiilit tarvitsevat sähköpostin, etu- ja sukunimen sekä juridisen yksikön). Kaikilla käyttäjillä ei välttämättä ole oikeutta luoda vierasprofiileja. Jos haluat muuttaa asetuksia: Jos haluat muuttaa tapahtuman asetuksia ennen julkaisua, valitse haluamasi vaihtoehto (esim. 

    • Tapahtuman parametrit valikosta Muokkaa ja tee tarvittavat muutokset, sitten napsauta 

    • Käytä . Muutokset koskevat kaikkia tapahtuman matkoja (paitsi niitä, joita on muokattu erikseen ja jotka eivät enää ole tapahtumaan sidottuja, tai matkoja, jotka on jo varattu). Jotta voit muuttaa yksittäisten matkojen tai matkustajien asetuksia, valitse matkustajan valintaruutu. Valitse haluamasi vaihtoehto (esim. Matkan parametrit alavalikosta sivun alalaidasta ja tee haluamasi muutokset. Huomaa, että kun muokkaat matkustajan matkan asetuksia, tapahtumatason muutokset eivät enää koske tätä matkaa. Sitten: 

22. Tapahtumat, joissa käytetään ei-kutsupohjaista mallia, 

    • luovat matkat automaattisesti lisättäville matkustajille. Sinun ei tarvitse julkaista tapahtumaa tai matkoja erikseen.  Tapahtumat, joissa käytetäänkutsupohjaista mallia, voit julkaista matkat napsauttamalla Julkaise matkat tai katso tarkemmat ohjeet kohdastaTapahtuman matkojen julkaisu

    • . Sinua pyydetään valitsemaan, lähetetäänkö osallistujille kutsut sähköpostitse. Näytä ja hallinnoi olemassa olevia tapahtumiaKirjaudu sisään Online Booking Tooliin. Napsauta Matkat 

23. . 

    • Matkatsivu avautuu.

    • Valitse Tapahtumatvälilehti. Voit suodattaa tapahtumia nimen, päivämäärän tai tilan mukaan (vain tulevat tapahtumat). Valitse Tulossa olevat valikosta nähdäksesi tulevat tai käynnissä olevat tapahtumat.

Valitse

1. Valmistuneet 

2. valikosta nähdäksesi menneet tapahtumat. ValitsePeruutetut valikosta nähdäksesi perutut tapahtumat. Jokainen luotu tapahtuma näkyy omana rivinään. Tapahtumarivillä näkyy sijainti, päivämäärät ja varaustyypit. Jos tapahtumassa on julkaisemattomia matkoja, voit julkaista ne (sähköposti-ilmoituksella tai ilman). 

3. Etsi haluamasi tapahtuma ja napsauta sitä. Tapahtuman tiedot avautuvat. Jokaisesta matkustajasta näkyy: nimi, matkan nimi, matkan päivämäärä, matkaikkuna, sallitut varaustyypit, matkan tila sekä kutsun tila (kutsupohjaisissa tapahtumissa). Vihreä kuvake varaustyypin kohdalla tarkoittaa, että matkustaja on tehnyt varauksen kyseiselle tyypille. Voit lajitella Matkan tila (esim. Odottaa). Kutsupohjaisissa tapahtumissa voit lajitella myös kutsun tilan mukaan

4. (Kutsuttu, Ei kutsuttu). 

   1. Voit tarkistaa ja muokata tapahtuman asetuksia, osallistujalistaa tai yksittäisen matkustajan matkan tietoja. Tapahtuman asetusten muuttaminen Jos haluat muuttaa 

   2. Tapahtuman kuvausta , napsauta sitä. Muokkaa haluamallasi tavalla ja napsauta Tallenna

   3. . Jos haluat muokata tai lisätä Sisäinen huomio

5. , napsauta sitä. Muokkaa haluamallasi tavalla ja napsauta  

6. Tallenna . Jos haluat muuttaa tapahtuman asetuksia, valitse Tapahtuman parametrit valikosta 

7. Muokkaa 

   1. ja tee tarvittavat muutokset, sitten napsauta 

      1. Käytä . Muutokset koskevat kaikkia tapahtuman matkoja (paitsi niitä, joita on muokattu erikseen ja jotka eivät enää ole tapahtumaan sidottuja, tai matkoja, jotka on jo varattu).Jos haluat muuttaa tapahtuman yhteyshenkilöitä, valitse Tapahtuman yhteyshenkilötvalikosta

      2. Muokkaa ja tee tarvittavat muutokset, sitten napsautaTallenna .Matkustajien ja matkojen tietojen muuttaminen  

      3. Jotta voit muuttaa yksittäisten matkojen tai matkustajien asetuksia, valitse matkustajan valintaruutu. Valitse haluamasi asetukset Muokkaa valikosta sivun alalaidasta ja tee haluamasi muutokset. Huomaa, että kun muokkaat matkustajan matkan asetuksia, kyseinen matka merkitään muokatuksi eikä tapahtumatason muutokset enää koske sitä. Jos haluat lisätä matkustajia, napsauta + Matkustaja , etsi haluamasi henkilö ja valitse hänen nimensä. Kutsupohjaisissa tapahtumissa sinun tulee napsauttaaJulkaise matkat

      4. (yläoikealla) luodaksesi matkan. Ei-kutsupohjaisissa tapahtumissa matka luodaan automaattisesti. Jos haluat poistaa matkustajan, valitse hänen matkansa (napsauttamalla matkan nimeä). Matkan tiedot avautuvat. Valitse Peruuta matka Toiminnot valikosta. Kaikki aiemmin lähetetyt kutsulinkit eivät enää toimi. Huomio:Jos tapahtumaan on jo tehty varauksia, sinua pyydetään perumaan ne. 

   2. Jos haluat ladata osallistujalistan, napsauta

      1. Lataa ja katso ohjeet yllä olevasta Tapahtuman luominen  

      2. osiosta. Jos haluat ladata nykyisen osallistujalistan, napsautaLataa työkalupalkista. Tapahtuman matkojen julkaisu (tapahtumat, joissa kutsut ovat sallittuja)    

      3. Kun olet luonut kutsupohjaisen tapahtuman (esim. mallilla, jossa käytetään kutsuja), voit esikatsella kutsuja ja julkaista matkat, joilla varaukset tehdään. Julkaistessa voit valita, lähetetäänkö osallistujille sähköpostikutsut. Malleilla, joissa kutsuja ei käytetä, lisätyille matkustajille ei lähetetä sähköpostikutsuja, vaan matka luodaan automaattisesti heti, kun matkustaja lisätään. Sinä (tai matkatoimisto) voit tehdä varaukset kunkin matkustajan puolesta napsauttamalla heidän matkaansa tapahtumassa. Vaihtoehtoisesti matkustajat voivat varata itse. Kirjaudu sisään Online Booking Tooliin. Napsauta Matkat . Matkat

      4. sivu avautuu. Valitse Tapahtumat välilehti. Valitse

      5. Tulossa olevat nähdäksesi tulevat tapahtumat (jos ei ole jo valittuna). Jokainen luotu tapahtuma näkyy omana rivinään. Tapahtumarivillä näkyy sijainti, päivämäärät ja varaustyypit. Etsi haluamasi tapahtuma ja napsauta sen riviä. Tapahtuman matkat avautuvat.

Jotta voit muuttaa tapahtuman asetuksia, vaikka osa matkoista olisi jo julkaistu, valitse

Tapahtuman parametrit 

valikosta

1. Muokkaa 

2. ja tee tarvittavat muutokset, sitten napsauta Käytä. Napsauta Julkaise matkat 

3. . Jos haluat julkaista matkat ilman sähköpostikutsuja, napsauta Julkaise vain 

4. . Jos haluat julkaista matkat ja lähettää sähköpostikutsut osallistujille, napsauta Julkaise ja lähetä kutsut 

5. . 

   • Jos haluat testata, miltä kutsu näyttää, napsauta annettua linkkiä (julkaistuasi Julkaise matkat ). Kutsu lähetetään sähköpostiisi. Julkaisun jälkeen voit edelleen muuttaa joitain tapahtuman tai matkustajan matkan asetuksia. Muutokset koskevat kuitenkin vain tulevia varauksia, eivät jo tehtyjä (katso lisätietoja kohdasta Näytä ja hallinnoi olemassa olevia tapahtumia ). Esimerkkejä muutettavista asioista:Tapahtuman/matkan nimi 

6. Tapahtuman/matkan kuvaus Matkapäivät (esim. aloitus- tai päättymispäivän muuttaminen)Maksutiedot 

   • Sallitut varaustyypit Sallittujen lentoseuralaisten määrä (enintään 5 lisäseuralaista samalla varauksella)Räätälöityihin kenttiin annetut vastaukset (matkustajan puolesta)

   • Matkan profiilitietojen arvot (esim. kustannuspaikka, juridinen yksikkö) Lisää matkustajiaPoista matkustajia (joilla ei ole vielä varauksia).

   • Tapahtuman raportointi Voit tarkastella tapahtuman yksityiskohtaisia tilastoja.Kirjaudu sisään Online Booking Tooliin.

7. Napsauta Matkat .Matkat 

   • sivu avautuu.

   • Valitse

   • Tapahtumat

   • välilehti. 

   • Valitse

   • Tulossa olevat

   • nähdäksesi tulevat tapahtumat (jos ei ole jo valittuna). Voit tarkastella raporttia myös valmistuneista tapahtumista.

   • Etsi tapahtuma, jonka raportin haluat nähdä, ja napsauta sen riviä. Tapahtuman sivu avautuu.

   • Napsauta

   • Raportointi

. Sivulle avautuvat tapahtuman raportointitiedot.

Aiheeseen liittyvät ohjeet 

1. Tapahtumat (yleiskatsaus) 

2. Varaa matka tapahtumaan (työntekijä/järjestäjä) Varaa matka tapahtumaan (ulkopuolinen/vieras)Luo mallipohja (tapahtumat ja matkat) Trips page will be displayed. 

3. Select the Events tab. 

4. Select Upcoming to view upcoming events (if it’s not already selected). You can also view a report for completed events. 

5. Locate the event for which you want to view a report and click its row. The event’s page will be displayed. 

Click Reporting. The reporting metrics for this page will be displayed.

Related topics

• Events (Overview)
• Book travel for an event (employee/arranger)
• Book travel for an event (non-employee/guest)
• Create a template (for events and trips)