Crear una plantilla (para eventos y viajes)

Las plantillas de viaje permiten que los administradores de la empresa creen formatos que otros usuarios (como organizadores o asistentes de la empresa) puedan usar al crear eventos y viajes. Con estas plantillas, los administradores pueden dejar configurados ciertos valores de antemano. Así, los eventos o viajes que se creen con ellas ya tendrán esos datos preestablecidos, lo que ayuda a mantener las políticas de la empresa, agiliza el proceso y, al mismo tiempo, da flexibilidad a quienes crean los eventos o viajes. 

TABLA DE CONTENIDO

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Crear una plantilla

1. Selecciona Empresa en el menú Programa. La página de configuración de la empresa se mostrará. Selecciona

2. Plantillas de viaje (en el menú Configuración ) en la barra lateral izquierda. La página de Plantillas de viaje se mostrará. Haz clic en

3. Crear nueva . La página deNueva plantilla se mostrará. Selecciona

4. Invitar o Sin invitación . Esta opción define si los eventos y viajes creados con esta plantilla permitirán que los coordinadores y asistentes envíen invitaciones a los viajeros. Normalmente, también indica si las reservaciones las hará el propio viajero o un organizador. Una vez que definas esto para la plantilla, no se podrá cambiar después.Invitar 

   • permite enviar una invitación por correo electrónico a los viajeros (empleados e invitados). Ese correo incluye un enlace para que ellos mismos hagan su reservación. Sin invitación 

   • no permite enviar invitaciones por correo. Los empleados igual pueden reservar su viaje (desde la página de Viajes ) o un organizador puede hacerlo por ellos. Los viajes para invitados solo los puede reservar un coordinador. Escribe un nombre para la plantilla en el campo

5. Nombre de la plantilla . Elige un nombre descriptivo que ayude a los coordinadores a identificar para qué tipo de evento o viaje se debe usar (por ejemplo: Viaje de inducción para nuevos empleados, Viaje para entrevistas de candidatos, Viaje de conferencista invitado, Reubicación de empleados, etc.). En el campo 

6. Ubicación puedes dejar predefinido el lugar para todos los eventos o viajes que usen esta plantilla. Si la plantilla es para una ubicación específica, puedes definir de antemano los aeropuertos permitidos, hoteles, etc.

   • En el campo

7. Tipo principal de viajero puedes indicar qué tipo de viajero (por ejemplo, Empleado o Invitado) se podrá agregar a los eventos o viajes que usen esta plantilla. En el campo

8. Política puedes elegir qué política de viaje se aplicará cuando los viajeros hagan reservaciones usando esta plantilla. Puedes seleccionar la Predeterminada del viajero o una política específica. Si eliges 

   • Predeterminada del viajero el sistema aplicará automáticamente la política que cada viajero tenga asignada.Si eliges una política específica, puedes definir el campo

   • Aplicar la política del viajero si es menos restrictiva (por ejemplo: Permitido, No permitido) para que el sistema sepa cuál aplicar. En la sección 

9. Tipos de reservación permitidos puedes dejar predefinidos los tipos de reservación que estarán disponibles por defecto para los eventos o viajes que usen esta plantilla. También puedes definir los métodos de pago que se podrán usar para cada tipo de reservación. Para

   • Vuelo - Puedes permitir que por defecto se puedan reservar vuelos activando el interruptor. También puedes definir los tipos de vuelos (por ejemplo, Sencillo, Redondo), los aeropuertos de destino (por ejemplo, JFK, LAX, LHR) y si se permite agregar acompañantes (como familiares). Usa las casillas para marcar tus opciones de Tipos de vuelo permitidos y Aeropuertos permitidos . Usa los botones+ y - para definir la cantidad de Acompañantes permitidos . Para definir los métodos de pago para vuelos, haz clic en el ícono de lápiz enMétodo de pago (por defecto será el Método de pago predeterminado del viajero ), selecciona uno y haz clic enConfirmar . Las opciones son:Método de pago predeterminado

     • - Todos los métodos de pago que el viajero tenga en su perfil. Tarjeta en el perfil del viajero

     • - Todos los métodos de pago del perfil del viajero, excepto tarjetas centrales. Tarjeta central

     • - Una tarjeta central específica que asignes a este tipo de reservación en esta plantilla. Si eliges esta opción, haz clic en Siguiente y luego selecciona una o más tarjetas centrales y haz clic en Confirmar .Tarjeta de la plantilla 

     • - Cualquier tarjeta que hayas agregado a esta plantilla. Si eliges esta opción, haz clic en Siguiente y luego selecciona una o más tarjetas de la plantilla y haz clic en Confirmar .Nota: 

       • Es posible que esta opción no aparezca si aún no has agregado ninguna tarjeta a la plantilla. Para agregar una tarjeta, haz clic en Agregar nueva tarjeta .Agregar nueva tarjeta

     • - Esto te permite agregar una tarjeta nueva desde el diálogo Agregar tarjeta de crédito . Cuando la tarjeta esté agregada, podrás elegir Tarjeta de la plantilla como opción. Para 

   • Hotel - Puedes permitir que por defecto se puedan reservar hoteles activando el interruptor. También puedes definir qué hoteles estarán permitidos. Para agregar un hotel, haz clic en + Agregar . Después usa la búsqueda para encontrar el hotel que quieres y marca las casillas para seleccionarlo. Para definir los métodos de pago para hoteles, haz clic en el ícono de lápiz enMétodo de pago (por defecto será el Método de pago predeterminado del viajero ), selecciona uno y haz clic enConfirmar . Las opciones son:Método de pago predeterminado

     • - Todos los métodos de pago que el viajero tenga en su perfil. Tarjeta en el perfil del viajero

     • - Todos los métodos de pago del perfil del viajero, excepto tarjetas centrales. Tarjeta virtual

     • - Una tarjeta virtual específica que asignes a este tipo de reservación en esta plantilla. Si eliges esta opción, haz clic en Siguiente y luego selecciona una o más tarjetas virtuales y haz clic en Confirmar .Tarjeta central

     • - Una tarjeta central específica que asignes a este tipo de reservación en esta plantilla. Si eliges esta opción, haz clic en Siguiente y luego selecciona una o más tarjetas centrales y haz clic en Confirmar .Tarjeta de la plantilla 

     • - Cualquier tarjeta que hayas agregado a esta plantilla. Si eliges esta opción, haz clic en Siguiente y luego selecciona una o más tarjetas de la plantilla y haz clic en Confirmar .Nota: 

       • Es posible que esta opción no aparezca si aún no has agregado ninguna tarjeta a la plantilla. Para agregar una tarjeta, haz clic en Agregar nueva tarjeta .Agregar nueva tarjeta

     • - Esto te permite agregar una tarjeta nueva desde el diálogo Agregar tarjeta de crédito . Cuando la tarjeta esté agregada, podrás elegir Tarjeta de la plantilla como opción. Para 

   • Tren - Puedes permitir que por defecto se puedan reservar trenes activando el interruptor. Para definir los métodos de pago para trenes, haz clic en el ícono de lápiz en Método de pago (por defecto será el Método de pago predeterminado del viajero ), selecciona uno y haz clic enConfirmar . Las opciones son:Método de pago predeterminado

     • - Todos los métodos de pago que el viajero tenga en su perfil. Tarjeta en el perfil del viajero

     • - Todos los métodos de pago del perfil del viajero, excepto tarjetas centrales. Tarjeta central

     • - Una tarjeta central específica que asignes a este tipo de reservación en esta plantilla. Si eliges esta opción, haz clic en Siguiente y luego selecciona una o más tarjetas centrales y haz clic en Confirmar .Tarjeta de la plantilla 

     • - Cualquier tarjeta que hayas agregado a esta plantilla. Si eliges esta opción, haz clic en Siguiente y luego selecciona una o más tarjetas de la plantilla y haz clic en Confirmar .Nota: 

       • Es posible que esta opción no aparezca si aún no has agregado ninguna tarjeta a la plantilla. Para agregar una tarjeta, haz clic en Agregar nueva tarjeta .Agregar nueva tarjeta

     • - Esto te permite agregar una tarjeta nueva desde el diálogo Agregar tarjeta de crédito . Cuando la tarjeta esté agregada, podrás elegir Tarjeta de la plantilla como opción. Para 

   • Auto - Puedes permitir que por defecto se puedan reservar autos de renta activando el interruptor. Para definir los métodos de pago para autos, haz clic en el ícono de lápiz en Método de pago (por defecto será el Método de pago predeterminado del viajero ), selecciona uno y haz clic enConfirmar . Las opciones son:Método de pago predeterminado

     • - Todos los métodos de pago que el viajero tenga en su perfil. Tarjeta en el perfil del viajero

     • - Todos los métodos de pago del perfil del viajero, excepto tarjetas centrales. Tarjeta virtual

     • - Una tarjeta virtual específica que asignes a este tipo de reservación en esta plantilla. Si eliges esta opción, haz clic en Siguiente y luego selecciona una o más tarjetas virtuales y haz clic en Confirmar .Facturación directa

     • - Una cuenta de facturación directa específica que asignes a este tipo de reservación en esta plantilla. Si eliges esta opción, haz clic en Siguiente y luego selecciona una o más cuentas de facturación directa y haz clic en Confirmar .Tarjeta central  

     • - Una tarjeta central específica que asignes a este tipo de reservación en esta plantilla. Si eliges esta opción, haz clic en Siguiente y luego selecciona una o más tarjetas centrales y haz clic en Confirmar .Tarjeta de la plantilla 

     • - Cualquier tarjeta que hayas agregado a esta plantilla. Si eliges esta opción, haz clic en Siguiente y luego selecciona una o más tarjetas de la plantilla y haz clic en Confirmar .Nota: 

       • Es posible que esta opción no aparezca si aún no has agregado ninguna tarjeta a la plantilla. Para agregar una tarjeta, haz clic en Agregar nueva tarjeta .Agregar nueva tarjeta

     • - Esto te permite agregar una tarjeta nueva desde el diálogo Agregar tarjeta de crédito . Cuando la tarjeta esté agregada, podrás elegir Tarjeta de la plantilla como opción. Si quieres agregar campos personalizados a tu plantilla, haz clic en 

10. Agregar en la sección Respuestas a campos personalizados . Ahí podrás elegir el campo personalizado y decidir si la respuesta la das tú o el coordinador (quien use la plantilla para crear viajes/eventos). Tú (o el coordinador) podrán dar una respuesta al campo personalizado, que después se aplicará a todos los viajes/eventos que usen la plantilla. Cuando hagas clic en Agregar , selecciona el campo personalizado (por ejemplo,Motivo del viaje ) que quieras agregar en el menúCampo personalizado . Luego, en el campo Método de respuesta puedes decidir si quieres dejar la respuesta lista ahora o permitir que el coordinador la llene después. Si eliges Dejar respuesta predefinida ahora , el sistema te pedirá que escribas la respuesta.En la sección 

11. Sobrescribir campos del perfil del viajero puedes especificar si quieres dar un valor diferente a algún campo del perfil del viajero para esta plantilla, o permitir que los coordinadores lo hagan (por defecto, el sistema usará el valor del perfil del viajero). Los campos que puedes sobrescribir son Entidad legal ,Centro de costos yDepartamento . Para cada uno de estos campos puedes elegir entre las siguientes opciones:No permitir sobrescribir

    • (opción por defecto): el sistema usará el valor del perfil del viajero y el campo no se mostrará en el evento o viaje creado con esta plantilla. El coordinador puede sobrescribir

    • : los coordinadores podrán cambiar el valor del campo solo para los eventos/viajes creados con esta plantilla (no se cambia el perfil del viajero). Si el coordinador no edita el campo, se usará el valor original del perfil del viajero. Definir valor ahora

    • : aquí puedes definir tú mismo el valor para el campo del perfil del viajero. Usa el menú para seleccionar el valor correspondiente. El coordinador también podrá editarlo si lo necesita al crear eventos/viajes desde la plantilla. Esto solo aplica a los eventos/viajes creados con la plantilla y no cambia el perfil del viajero. En la sección

12. Configuraciones adicionales puedes definir qué tipos de confirmaciones y recordatorios por correo estarán activados por defecto y quién los recibirá en los eventos/viajes que usen esta plantilla. También puedes agregar una descripción predeterminada y notas para el coordinador en todos los eventos/viajes creados con esta plantilla. Si quieres agregar contactos adicionales, activa la opción  

    • Contactos adicionales . Por defecto, el viajero siempre recibirá todas las notificaciones importantes del viaje. Usa las casillas debajo de  

      • Recibir correos de para definir qué confirmaciones y recordatorios se enviarán. Para agregar usuarios en copia (CC), haz clic en

      • + Agregar . Escribe el correo de ese usuario. Para agregar más correos, haz clic en+ Agregar .Para agregar usuarios en copia oculta (BCC), haz clic en

      • + Agregar . Escribe el correo de ese usuario. Para agregar más correos, haz clic en+ Agregar .Si quieres agregar una descripción predeterminada para todos los eventos/viajes que usen esta plantilla, activa la opción

    • Descripción predeterminada y escribe el mensaje que desees. Hay un editor de texto disponible. El coordinador puede cambiar esta descripción al crear eventos/viajes con la plantilla. Si quieres agregar notas para el coordinador en todos los eventos/viajes que usen esta plantilla, activa la opción

    • Notas para el coordinador y escribe las notas que desees. Hay un editor de texto disponible. Esta información solo la verá el coordinador al crear eventos/viajes con la plantilla. Cuando termines, haz clic en

13. Guardar . Se mostrará la página dePlantillas de viaje y tu plantilla (con su configuración) estará disponible para que los coordinadores la usen al crear eventos y viajes. Editar una plantilla 

Usa este procedimiento para editar plantillas ya existentes.

Selecciona

1. Empresa en el menú Programa. La página de configuración de la empresa se mostrará. Selecciona Plantillas de viaje

2. (en el menú Configuración ) en la barra lateral izquierda. La página de Plantillas de viaje se mostrará. Ubica la plantilla que deseas y haz clic en el nombre en su fila. También puedes buscar la plantilla por nombre. Consulta los pasos en el procedimiento

3. Crear una plantilla 

4. (en esta página) para saber cómo configurar valores específicos. No puedes cambiar una plantilla de tipo Invitar a Sin invitación (ni viceversa). Haz clic en Guardar 

cuando termines. La página de Plantillas de viaje se mostrará. Todos los nuevos eventos/viajes creados con esta plantilla usarán la configuración nueva que acabas de hacer. Los eventos/viajes ya existentes que usen versiones anteriores de la plantilla no se verán afectados por estos cambios. Temas relacionados Crear, publicar y administrar un evento (última versión) 

Crear viajes a partir de una plantilla

• Create, publish, and manage an event (latest version)
• Create trips from a template