SFTP - Instrucciones para cargas de datos de RRHH
TABLA DE CONTENIDOS
Descripción general
Para información y recomendaciones generales sobre SFTP, consulta SFTP - Instrucciones de configuración.
Para que los usuarios de Spotnana (viajeros, asistentes, aprobadores, etc.) puedan reservar viajes, primero deben tener un perfil en la herramienta de reservas en línea de Spotnana (OBT). Para garantizar que cada usuario tenga el acceso correcto (por ejemplo, que las personas nuevas reciban acceso y que se elimine el acceso a quienes dejan la empresa), es importante mantener actualizados estos perfiles (creando, actualizando o eliminando registros según corresponda). Spotnana también utiliza datos de RRHH, como la jerarquía de reportes y las entidades legales, para definir políticas, aprobaciones y otras configuraciones relacionadas con viajes y pagos.
Para asegurarnos de contar con la información correcta, debes subir tu archivo de RRHH en formato CSV al servidor de Spotnana. Puedes programar estas cargas con la frecuencia que prefieras. En cuanto recibimos el archivo, Spotnana lo procesa de inmediato.
Nota: Spotnana también ofrece integraciones directas con varios sistemas de RRHH conocidos (como Bamboo HR, ADP Workforce Now y Workday).
Arquitectura y flujo de trabajo
Este diagrama muestra un escenario donde varios clientes cargan sus datos de RRHH a Spotnana utilizando SFTP.
Instrucciones
En esta sección encontrarás información útil para que tus cargas de archivos se realicen correctamente.
Lógica de procesamiento de archivos de RRHH
El campo principal que se utiliza para identificar a un usuario es el ID de empleado.
Nota: En algunos casos, Spotnana puede usar el Correo electrónico corporativo como identificador del empleado. Sin embargo, esto tiene ciertas limitaciones. Por ejemplo, si el correo electrónico del usuario cambia (por cambio de nombre, cambio de dominio por mudanza, etc.), nuestro sistema desactivará la cuenta original y creará una nueva cuenta para ese empleado.
La lógica que sigue Spotnana para procesar el archivo CSV es la siguiente:
Si la columna ACCIÓN de la fila del usuario está configurada en CREAR y el ID de empleado o Correo electrónico corporativo no se encuentra en la base de datos de Spotnana, se creará un nuevo perfil para ese usuario en Spotnana.
Si la columna ACCIÓN de la fila del usuario está configurada en ACTUALIZAR y el ID de empleado o Correo electrónico corporativo coincide con un valor existente en la base de datos de Spotnana, el perfil de ese usuario se actualizará con la nueva información que esté en tu archivo.
Nota: Si un usuario tenía campos opcionales en su perfil de una carga anterior y esos campos ya no aparecen en una actualización posterior, esos valores serán eliminados del perfil.
Si la columna ACCIÓN de la fila del usuario está configurada en ELIMINAR y el ID de empleado o Correo electrónico corporativo coincide con un valor existente en la base de datos de Spotnana, el perfil del usuario será desactivado. Si no hay coincidencia en la base de datos de Spotnana con el ID de empleado o Correo electrónico corporativo, esa fila se omitirá y no se realizará ninguna acción.
Nota: Cada perfil de usuario que se cree debe estar asociado a una entidad legal. Estas entidades legales deben existir previamente en Spotnana antes de que intentes cargar perfiles de usuario. Las oficinas son opcionales. Sin embargo, si tu archivo CSV de usuarios hace referencia a una oficina para alguno de los usuarios, esas oficinas deben estar creadas previamente en Spotnana.
Formato de archivo y convenciones de nombres
El nombre del archivo .CSV de RRHH debe seguir este formato:
hr_feed.*.csv
donde el * (comodín) puede ser cualquier conjunto de caracteres que quieras agregar al nombre. Es importante que el punto después de “feed” y el punto antes de “csv” estén presentes. El nombre del archivo no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Te sugerimos incluir la fecha y hora en el nombre del archivo (esto te ayudará si necesitas revisar o buscar archivos después). Por ejemplo:
hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv
El archivo .CSV de RRHH también debe tener un formato específico. Los nombres de las columnas deben coincidir exactamente con el formato definido (consulta la sección Formato de archivo de RRHH abajo). Más detalles sobre el formato del archivo se encuentran en Apéndice 1.
Es necesario cumplir con ciertas validaciones de datos (consulta la sección Formato de archivo de RRHH para más detalles).
Frecuencia y programación
Para información general sobre frecuencia y programación, consulta la sección Frecuencia y programación en SFTP - Instrucciones de configuración.
Te recomendamos subir un archivo al menos una vez al día para asegurarte de que Spotnana reciba cualquier alta, actualización o baja de personal que haya ocurrido. Si sigues esta práctica:
los nuevos empleados tendrán su perfil en Spotnana el mismo día que comiencen a trabajar y podrán reservar viajes de inmediato. Esto asume que agregas el nombre del empleado en el archivo que subes el día que empieza.
los empleados que dejan la empresa tendrán su acceso revocado en su último día. Esto asume que eliminas el nombre del empleado en el archivo que subes el día que termina su relación laboral.
Formato de archivo de RRHH
Utiliza esta información para asegurarte de que los datos en tu archivo de RRHH estén correctamente preparados y con el formato adecuado.
Nota: Debes asegurarte de haber enviado a Spotnana tu clave pública SSH y que tengamos configurada una carpeta SFTP para ti antes de que podamos procesar cualquiera de tus archivos.
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