Crear y publicar eventos (v.1)
En este tema te explicamos cómo crear y publicar eventos usando el procedimiento anterior. Si quieres conocer la forma más actualizada de hacerlo, revisa Crear, publicar y administrar un evento (versión más reciente).
Sólo los administradores pueden crear y gestionar eventos.ÍNDICE
Crear un evento
Inicia sesión en la herramienta de reservaciones en línea.
Selecciona Eventos desde el menú de Viajes . Se mostrará la página de Eventos .
Haz clic en Nuevo evento. Se abrirá la página de Crear evento .
Escribe el nombre del evento en el campo Nombre del evento . Así es como verán el evento las personas que invites.
Indica la ubicación del evento en el campo Ubicación .
Si quieres, selecciona una imagen de portada para el evento (esta imagen aparecerá en la invitación que se enviará a los asistentes). También puedes hacer clic en Subir para cargar una imagen personalizada.
Define las fechas de inicio y fin del evento en los campos Fechas del evento .
Establece las fechas de inicio y fin de viaje en los campos Fechas de viaje .
La fecha de inicio debe ser antes de que comience el evento. Recuerda considerar factores como el desfase horario, la distancia y las conexiones.
La fecha de regreso debe ser después de que termine el evento.
Agrega una descripción del evento en el campo Descripción . Aquí puedes dar formato al texto (negritas, cursivas, viñetas, fuente, color, sangría) y añadir enlaces si lo necesitas.
Selecciona los tipos de reservación permitidos para este evento. Sólo aparecerán para los invitados los tipos de reservación que el administrador haya habilitado. Si después de publicar el evento necesitas agregar otro tipo de reservación, el administrador puede hacer esa reservación para el invitado.
Para Vuelo:
Para definir los tipos de vuelo permitidos, selecciona una o más de las siguientes opciones en el menú Tipos de vuelo permitidos :
Sólo ida
Redondo
El aeropuerto de regreso puede ser diferente al de salida – Útil si los viajeros deben asistir a más de un evento
Haz clic en Agregar para definir los aeropuertos permitidos. El campo Aeropuertopermitido aparecerá. Usa este campo para especificar todos los aeropuertos desde los que los asistentes pueden reservar vuelos para asistir al evento (los asistentes pueden reservar desde cualquier aeropuerto de origen ). También puedes dejar este campo sin definir.
Comienza a escribir el nombre o código del aeropuerto que quieres agregar. Se mostrarán los nombres de los aeropuertos según lo que escribas.
Selecciona el aeropuerto que desees.
Para agregar más aeropuertos, haz clic en Agregar nuevamente y repite el proceso.
Usa el calendario y los campos de hora en Llegada sugerida antes de y Salida sugerida después de para configurar cuándo se sugerirá a los viajeros reservar sus vuelos. Por defecto, estas fechas se basan en lo que hayas definido en Fechas del evento . Se animará a los viajeros a reservar vuelos dentro de estos intervalos de fechas y horarios.
Para Hotel:
Haz clic en Agregar para definir los hoteles permitidos. El campo Hotel aparecerá. Usa este campo para especificar todos los hoteles donde los asistentes pueden hospedarse para asistir al evento. También puedes dejar este campo sin definir.
Comienza a escribir el nombre del hotel que quieres agregar. Se mostrarán los nombres de los hoteles según lo que escribas.
Selecciona el hotel que desees.
Para agregar más hoteles, haz clic en Agregar nuevamente y repite el proceso.
Para Auto, no es necesario configurar nada adicional.
Para Tren, tampoco es necesario configurar nada adicional.
Indica el método de pago que los asistentes usarán para hacer las reservaciones necesarias para el evento.
Si quieres agregar un solo método de pago para todos los tipos de reservación, haz clic en el campo Seleccionar opción de pago y luego haz clic en Agregar nueva tarjeta. Se abrirá la página de Agregar tarjeta de crédito . Llena todos los campos de la tarjeta como normalmente lo harías. Por defecto, se permitirá usarla para todos los tipos de reservación, pero puedes cambiarlo en la configuración de Aplicable a . Asegúrate de que cada tipo de reservación tenga un método de pago asignado. Los tipos de reservación para los que cada método de pago es válido se muestran con pequeños íconos.
Si quieres elegir un método de pago ya existente para todos los tipos de reservación, haz clic en el campo Seleccionar opción de pago y selecciónalo. Los tipos de reservación para los que cada método de pago es válido se muestran con pequeños íconos.
Para usar el método de pago predeterminado de cada viajero, haz clic en el campo Seleccionar opción de pago y selecciona Usar el método de pago predeterminado de cada viajero. Así, cada asistente usará su propio método de pago predeterminado para reservar. Si vas a invitar invitados al evento, asegúrate de que ya tengan un método de pago configurado (consulta la sección Requisitos previos ).
Si quieres asignar un método de pago específico para cada tipo de reservación, activa la opción Definir métodos de pago por tipo de reservación . Luego, sigue las instrucciones de esta sección para elegir el método de pago para cada tipo de reservación.
El campo Persona de contacto se llenará por defecto con el usuario que está creando el evento, pero puedes cambiarlo por otro usuario. Esta será la persona a la que los viajeros podrán contactar si tienen dudas.
Personaliza los campos adicionales en la sección Campos personalizados como prefieras. Puedes agregar campos extra y responder a las preguntas de esos campos personalizados. Para agregar un campo, haz clic en + Campos personalizados y selecciona uno del menú.
Para los campos personalizados donde el campo Tipo de viaje se haya configurado como “Todos los viajes” (en la definición del campo personalizado), puedes responder la pregunta por los viajeros o dejar que ellos respondan. Si tú respondes, el campo no se les mostrará a los viajeros. Por ejemplo, si hay un campo personalizado para Motivo del viaje, podrías poner “Conferencia” para todos.
Para los campos personalizados donde el campo Tipo de viaje se haya configurado como "Sólo viajes de evento" (en la definición del campo personalizado), puedes elegir si quieres mostrar ese campo personalizado en este evento. Por ejemplo, si hay un campo para Horario de transporte preferido, puedes decidir si quieres que aparezca en tu evento.
Cualquier cambio en los campos personalizados después de publicar el evento sólo afectará a las reservaciones que aún no se hayan realizado.
Luego, puedes hacer lo siguiente:
haz clic en Guardar como borrador (para guardar el evento como borrador y agregar viajeros después)
o haz clic en Agregar viajero (para agregar viajeros)
- Si seleccionaste Agregar viajero, ya puedes empezar a invitar asistentes al evento. También puedes subir una lista de empleados o invitados (en archivo CSV).
Para agregar empleados uno por uno: Haz clic en + Agregar viajero. Escribe el nombre o correo electrónico de la persona que quieres invitar. Aparecerá una lista de usuarios que coinciden. Selecciona a quien quieras invitar. Repite este paso para cada empleado de tu empresa.
Para agregar a un invitado que no es empleado de tu empresa: Empieza a escribir su nombre o correo en el campo de búsqueda y luego haz clic en Agregar viajero invitado. Ingresa el nombre, apellido y correo electrónico del invitado que deseas invitar. Selecciona la entidad legal correspondiente. Haz clic en el icono de verificación. Repite este paso para cada invitado.
Para subir una lista de empleados o invitados: Haz clic en Subir. Descarga la plantilla CSV correspondiente (empleado o invitado). Edita el archivo para incluir a tus asistentes (para empleados, sólo escribe el correo corporativo de cada uno; para invitados, escribe nombre, apellido y correo separados por comas). Usa el área central de la ventana emergente para subir tu archivo CSV. Haz clic en SubirSiguiente cuando termines.
Cuando ya hayas configurado todos los tipos de reservación permitidos (vuelo, hotel, etc.), elegido el método de pago y seleccionado a tus asistentes, podrás publicar tu evento. Puedes hacer clic en Publicar o consultar Publicar un evento para más información.
Ver y administrar eventos existentes
Inicia sesión en la herramienta de reservaciones en línea.
Selecciona Eventos desde el menú de Viajes . Se mostrará la página de Eventos. . Puedes filtrar por nombre del evento, fecha del evento o estado del evento (sólo para eventos próximos).
Selecciona la pestaña Próximos para ver los eventos próximos o en curso.
Selecciona la pestaña Completados para ver eventos pasados.
- Selecciona la pestaña Cancelados para ver eventos cancelados.
Cada evento creado aparecerá como una fila. Para cada evento verás la ubicación, fechas, número de viajeros y tipo de reservación. Si el evento no está publicado, también puedes publicarlo (con o sin notificación por correo).
Busca el evento que quieres ver y haz clic sobre él. Se abrirá la página con los detalles del evento.
Aquí puedes revisar y editar los detalles del evento y la lista de asistentes.
Configuración del evento (página principal) - Puedes cambiar el nombre, fechas de viaje, imagen de portada y descripción (siempre y cuando el evento aún no se haya publicado).
Viajeros (puede que tengas que hacer clic en Agregar viajero) - Para cada asistente verás su nombre, correo, fechas de viaje, estado de la invitación y estado de sus reservaciones. Un ícono verde indica que ya completó ese tipo de reservación. Puedes filtrar por Estado de la invitación (Invitado, Aún no invitado) o por el estado de cualquier tipo de reservación (Reservado, No reservado, No participó). Para filtrar por tipo de reservación, haz clic en el ícono correspondiente y selecciona el estado que deseas.
Para recordarle a un asistente que complete sus reservaciones, puedes reenviarle la invitación por correo haciendo clic en el ícono de correo (pasa el cursor a la derecha de la columna Invitación ). Esta acción sólo está disponible después de publicar el evento.
Para enviar una invitación o recordatorio por correo a varios asistentes al mismo tiempo, selecciona la casilla junto a sus nombres y haz clic en Enviar correo en la barra de herramientas. Si los asistentes seleccionados son una mezcla de invitados nuevos y ya invitados, se te pedirá confirmar la acción. El contenido del recordatorio será ligeramente distinto al de la invitación original.
Para eliminar a un asistente, haz clic en el ícono de basura (pasa el cursor a la derecha de la columna Invitación ). Para eliminar a varios asistentes al mismo tiempo, selecciona la casilla junto a sus nombres y haz clic en el botón de eliminar en la barra de herramientas. Una vez que elimines a un asistente, ya no podrá ver el evento. Nota: Debes cancelar cualquier reservación que el asistente haya hecho para el evento antes de poder eliminarlo.
Para subir una lista de asistentes, haz clic en Subir y luego consulta las instrucciones en la sección Crear un evento de esta misma página.
Para descargar la lista actual de asistentes, haz clic en Descargar en la barra de herramientas.
Publicar un evento
Cuando ya creaste tu evento, puedes previsualizarlo o publicarlo. Al publicarlo, puedes decidir si quieres que los asistentes reciban la invitación por correo.
Inicia sesión en la herramienta de reservaciones en línea.
Selecciona Eventos desde el menú de Viajes . Se mostrará la página de Eventos. .
Selecciona la pestaña Próximos para ver los eventos próximos. Cada evento creado aparecerá como una fila. Para cada evento verás la ubicación, fechas, número de viajeros y tipo de reservación.
Para revisar el evento antes de publicarlo, busca el evento y haz clic en su fila.
Para ver cómo se verá la invitación, haz clic en Vista previa de correo (te llegará una invitación a tu correo) para el evento correspondiente.
Si quieres publicar el evento sin enviar invitaciones por correo a los asistentes, haz clic en Sólo publicar para el evento correspondiente.
Si quieres publicar el evento y enviar las invitaciones por correo, haz clic en Publicar y enviar invitación para el evento correspondiente.
Para editar un evento que ya fue publicado, haz clic en Editar.
Después de publicar un evento, los cambios que puedes hacer son los siguientes:
Nombre del evento
Descripción del evento
Ampliar las fechas de viaje (por ejemplo, poner una fecha de inicio más temprana o una de fin más tardía)
Métodos de pago disponibles para los asistentes
Agregar aeropuertos u hoteles (si se permiten reservaciones de vuelo y hotel)
Agregar viajeros
Eliminar viajeros (que aún no hayan hecho reservaciones)
Campos personalizados
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