Benutzerprofil anlegen

Nutzen Sie diese Anleitung, um für Ihre Reisenden im Online-Buchungstool manuell Benutzerprofile zu erstellen. 

Diese Funktion steht ausschließlich Unternehmensadministrator:innen zur Verfügung. 

In vielen Unternehmen werden Benutzerprofile automatisch aus der Personalverwaltung oder anderen Systemen übernommen. Ist dies bei Ihnen der Fall, müssen Sie keine Profile manuell über die hier beschriebene Vorgehensweise anlegen. 

1. Melden Sie sich im Online-Buchungstool an. 
2. Wählen Sie Benutzer im Programm- Menü aus. Die Benutzer- Seite wird angezeigt. 
3. Klicken Sie auf Verwalten. Wählen Sie anschließend Manuell hinzufügen. Die Seite „Neuen Benutzer hinzufügen“ wird geöffnet. 
4. Wählen Sie nun den passenden Reisetyp aus:
   • Mitarbeiter: Personen, die fest im Unternehmen angestellt sind und über eine geschäftliche E-Mail-Adresse verfügen. 
   • Gast: Externe Personen wie Gastreisende, Berater:innen, Bewerber:innen, Praktikant:innen oder andere, die nur einmalig reisen. Gäste haben keinen Zugang zum Spotnana Online-Buchungstool und können nicht selbst buchen. Reisen für Gäste müssen immer von einem Travel Arranger oder einer Administrator:in gebucht werden.
5. Je nachdem, welchen Reisetyp Sie ausgewählt haben, gehen Sie bitte wie folgt vor:

   Wenn Sie als Reisetyp Mitarbeiter gewählt haben:

   Geben Sie alle Pflichtfelder ein (erkennbar am *-Symbol):  Vorname und Nachname (im Abschnitt Reiseinformationen) E-Mail-Adresse (im Abschnitt Kontaktdaten). Bitte verwenden Sie hier die geschäftliche E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden.  Mitarbeiternummer (im Abschnitt Beschäftigung ) – Sollte Ihr Unternehmen keine Mitarbeiternummern vergeben, tragen Sie stattdessen die geschäftliche E-Mail-Adresse erneut ein.  Rechtliche Einheit (im Abschnitt Unternehmenseinstellungen) Optional können Sie zusätzlich folgende Angaben machen:  Vorgesetzte:r (für Genehmigungen) – Klicken Sie auf Vorgesetzte:r hinzufügenund geben Sie eine E-Mail-Adresse ein Büro Abteilung  Kostenstelle Hinweis: TMC-Administrator:innen können zudem das Feld Reisestufe (VIP oder Standard) pflegen. Die VIP-Stufe kennzeichnet Reisende, für die ein besonderer Service bereitgestellt wird. TMC-Administrator:innen können abweichende Gebühren für VIP-Reisende hinterlegen. Wenn alle Angaben gemacht wurden, klicken Sie auf Hinzufügen.

   Wenn Sie als Reisetyp Gast gewählt haben:

   Geben Sie alle Pflichtfelder ein (erkennbar am *-Symbol):  Vorname, Nachname und Geschlecht (im Abschnitt Reiseinformationen) E-Mail-Adresse (im Abschnitt Kontaktdaten)  Rechtliche Einheit (im Abschnitt Unternehmenseinstellungen) Optional können Sie zusätzlich folgende Angaben machen:  Vorgesetzte:r (falls für Reisen eine Genehmigung erforderlich ist) – Klicken Sie auf Vorgesetzte:r hinzufügenund geben Sie eine E-Mail-Adresse ein Büro Abteilung  Kostenstelle Wenn alle Angaben gemacht wurden, klicken Sie auf Hinzufügen.

6. Sobald das Profil gespeichert ist, sollten Sie dem/der Reisenden auch eine Rolle zuweisen. 

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• Benutzer einer Rolle zuweisen
• Benutzerprofil bearbeiten
• Mein Profil bearbeiten (für eine vollständige Übersicht aller Felder, die Benutzer:innen im eigenen Profil bearbeiten können)