Bürodatensätze hochladen

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ihre Bürodefinitionen per CSV-Datei in Spotnana hochladen. Wenn Sie planen, Ihre Nutzer (Reisende) bestimmten Bürostandorten zuzuordnen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die entsprechenden Büros bereits angelegt oder hochgeladen haben, bevor Sie mit dem Hochladen der Nutzerdaten beginnen.

Diese Funktion steht ausschließlich Administratoren zur Verfügung.

1. Melden Sie sich im Spotnana Online-Buchungstool an.
2. Wählen Sie Unternehmen im Programm Menü aus. Die Seite mit den allgemeinen Einstellungen wird angezeigt.
3. Öffnen Sie das Unternehmen Menü in der linken Navigationsleiste und wählen Sie Büros. Die Seite „Büros“ wird angezeigt.
4. Klicken Sie auf + Hinzufügen und wählen Sie CSV-Datei hochladen im Menü. Das Fenster „CSV-Datei hochladen“ wird geöffnet.  
5. Laden Sie die Vorlage über den Vorlagenlink herunter. Folgen Sie dann den untenstehenden Anweisungen (diese finden Sie auch im Dialogfeld „CSV-Datei hochladen“ ).

Um Ihr Upload-Protokoll einzusehen, klicken Sie auf das Uhrsymbol , um die Seitenleiste zu öffnen. Dort sehen Sie die zuletzt hochgeladenen Dateien und Statusmeldungen.

Anleitung zum Hochladen von Bürodaten

• Die relevanten Rechtsträger und Büros sollten bereits im Spotnana Online-Buchungstool angelegt sein, bevor Sie Nutzer importieren oder anlegen.
• Sollten für Ihr Unternehmen noch keine Büros im Spotnana Online-Buchungstool existieren, ist Ihre Vorlage leer und Sie können neue Zeilen hinzufügen.
• Wenn bereits ein oder mehrere Büros für Ihr Unternehmen im Spotnana Online-Buchungstool hinterlegt sind, enthält Ihre Vorlage diese Einträge. Sie können nun Zeilen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen – je nach Bedarf.
  • Möchten Sie ein Büro entfernen, suchen Sie die entsprechende Zeile und setzen Sie das Feld ACTION auf DELETE. Das Büro wird nach dem Hochladen aus Spotnana gelöscht.
  • Um ein Büro zu bearbeiten, suchen Sie die gewünschte Zeile, nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und setzen Sie das Feld ACTION auf UPDATE. Nach dem Hochladen werden die Änderungen in Spotnana übernommen.
  • Möchten Sie ein neues Büro hinzufügen, fügen Sie eine neue Zeile ein und setzen Sie das Feld ACTION auf CREATE. Das Büro wird nach dem Hochladen in Spotnana angelegt. Der Name des Büros muss eindeutig sein (also noch nicht in Spotnana vorhanden).
• Ländercodes dürfen nur als zweistellige Codes angegeben werden.
• Bitte bearbeiten oder löschen Sie nicht die Spaltenüberschriften (die oberste Zeile, die angibt, wofür jede Spalte steht).
• Ändern Sie die Reihenfolge der Spalten nicht.
• Fügen Sie keine zusätzlichen Spalten hinzu.
• Achten Sie darauf, dass Sie für jede erforderliche Spalte in jeder Zeile einen Wert angeben. Erforderliche Spalten sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.
• Verwenden Sie in Ihren Angaben ausschließlich Buchstaben und Zahlen. Für E-Mail-Adressen ist zusätzlich das „@“-Zeichen erlaubt (beispiel: meinname234@firmenname.com).
• Benen Sie die CSV-Datei, die Sie hochladen, um – fügen Sie das Datum des Uploads hinzu (anstatt des Standardnamens „template.csv“). So können Sie später eventuelle Probleme mit den Datensätzen leichter nachvollziehen.
• Entfernen Sie alle Leerzeichen am Ende Ihrer Werte. Es dürfen keine Leerzeichen am Ende eines Eintrags stehen.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte per E-Mail an techsupport@spotnana.com.