Genehmigungsrichtlinien festlegen

Mit den Richtlinieneinstellungen können Sie im Spotnana Online Booking Tool festlegen, wann eine Genehmigung für Buchungen erforderlich ist und welche Personen in Ihrem Unternehmen Buchungen für Reisende genehmigen oder ablehnen dürfen. 

Richtlinien

Richtlinien können so eingestellt werden, dass:

• eine Genehmigung vor der Bestätigung einer Buchung verpflichtend ist (sogenannte strenge Genehmigung), oder
• eine Genehmigung optional ist und die Buchung nur storniert wird, wenn sie abgelehnt wird (sogenannte flexible Genehmigung). 

Genehmigende Personen

Für jede Richtlinie können Sie festlegen, welcher Genehmigungstyp und welche Genehmigenden gelten. Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigende zuweisen

Genehmigungsübersicht

Außerdem können Genehmigende die Genehmigungsübersicht nutzen, um ausstehende Genehmigungen für zukünftige Buchungen zu bearbeiten oder frühere Buchungen und deren Genehmigungen einzusehen. Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigungsübersicht.

Genehmigungsaktionen festlegen

Genehmigungsaktionen und -typen werden pro Richtlinie eingestellt. Wenn Sie mehrere Richtlinien konfiguriert haben, müssen Sie diese Einstellung für jede Richtlinie separat vornehmen.

1. Wählen Sie Richtlinien im Program Menü aus. Die Einstellungen werden angezeigt und der Bereich Richtlinie ist auf der linken Seite geöffnet. 
2. Wählen Sie die gewünschte Richtlinie aus (die Standard Richtlinie wird automatisch angezeigt). Die ausgewählte Richtlinie erscheint dann im Hauptfenster. 
3. Öffnen Sie den Bereich Allgemein . 
4. Suchen Sie den Abschnitt Richtliniengruppen-Aktionen . 
5. Legen Sie fest, welche Genehmigungsaktionen Sie für die einzelnen Buchungstypen (Flug, Hotel, Mietwagen) wünschen. Sie können für Buchungen innerhalb und außerhalb der Richtlinie jeweils unterschiedliche Aktionen einstellen. Wenn Sie für Inlands- und Auslandsflüge unterschiedliche Genehmigungsaktionen benötigen, klicken Sie auf Flug und dann auf Individuell (es erscheinen dann separate Einstellungsbereiche).
   Hinweis: Sie können außerdem eine Genehmigungsaktion für Agenten-Übersteuerungen festlegen (sofern Sie diese erlauben).
   Ob eine Buchung als innerhalb oder außerhalb der Richtlinie gilt, wird durch die übrigen Einstellungen bestimmt (im Bereich Flug, Hotel, Mietwagenund Bahn unterhalb des Abschnitts Allgemein ).
   Die verfügbaren Genehmigungsaktionen sind: 
   • Keine Aktion: Für diesen Buchungstyp ist keine Genehmigung erforderlich.
   • Flexible Genehmigung: Für diesen Buchungstyp ist keine Genehmigung vorgeschrieben. Die genehmigende Person kann die Buchung jedoch vor Ablauf der Frist genehmigen oder ablehnen. Wird die Buchung nicht abgelehnt, läuft sie weiter. Wird sie abgelehnt, wird sie storniert. Aufgrund von Vorgaben der Bahnunternehmen zu Stornierungsfristen und Erstattungen ist diese Option für Bahnreisen nicht verfügbar.
   • Strenge Genehmigung: Für diesen Buchungstyp ist eine Genehmigung erforderlich. Die genehmigende Person kann die Buchung vor Ablauf der Frist genehmigen oder ablehnen. Wird die Buchung nicht genehmigt, wird sie storniert. Wird sie genehmigt, läuft sie weiter. Aufgrund von Vorgaben der Bahnunternehmen zu Stornierungsfristen und Erstattungen ist diese Option für Bahnreisen nicht verfügbar.
   • Passive Genehmigung: Für diesen Buchungstyp ist keine Genehmigung erforderlich. Die Führungskraft oder die festgelegte genehmigende Person erhält jedoch eine E-Mail-Benachrichtigung über die Buchung. 
   • Buchung blockieren: Die Buchung ist nicht erlaubt. Da die Buchung verhindert wird, sind keine Genehmigungen nötig. Hinweis: Diese Einstellung ist nur für Buchungen außerhalb der Richtlinie verfügbar. 
6. Sobald Sie alle Genehmigungseinstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Änderungen speichern. 

Wenn Sie im Feld Genehmigendentyp die Option Festgelegte genehmigende Personauswählen, achten Sie darauf, eine solche Person zu hinterlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigende zuweisen.
Wenn Sie im Feld Genehmigendentyp die Option Vorgesetzte/r der Mitarbeitendenauswählen, achten Sie darauf, eine Standard-Genehmigungsperson zu hinterlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigende zuweisen.