Vytvoření a zveřejnění událostí (verze 1)

Toto téma popisuje starší způsob vytváření a zveřejňování událostí. Pokud chcete použít nejnovější postup, podívejte se na Vytvoření, zveřejnění a správa události (nejnovější verze).

Události může vytvářet a spravovat pouze administrátor.

OBSAH

• Vytvoření události
  • Vytvořit událost
  • Zobrazení a správa existujících událostí
  • Zveřejnění události
• Související témata

Vytvořit událost

1. Přihlaste se do Online Booking Tool. 

2. Vyberte Události z nabídky Cesty . Zobrazí se stránka Události .  

3. Klikněte na Nová událost. Zobrazí se stránka Vytvořit událost . 

4. Do pole Název události zadejte název události. Tento název se zobrazí všem pozvaným účastníkům.

5. Do pole Místo konání zadejte místo, kde se událost bude konat.

6. Pokud chcete, vyberte úvodní obrázek pro událost (ten se zobrazí v pozvánce pro účastníky). Můžete také kliknout na Nahrát a nahrát vlastní obrázek.

7. Nastavte počáteční a koncové datum události v polích Termíny události . 

8. Nastavte počáteční a koncové datum cesty v polích Termíny cesty . 

   • Počáteční datum cesty by mělo být před začátkem události. Nezapomeňte zohlednit například časový posun, vzdálenost nebo případné přestupy.

   • Koncové datum cesty by mělo být po skončení události.

9. Do pole Popis zadejte popis události. Text můžete podle potřeby formátovat tučně, kurzívou, odrážkami, volbou písma, barvou, odsazením a také přidávat odkazy. 

10. Nastavte typy rezervací, které budou pro tuto událost povoleny. Účastníci uvidí pouze ty typy rezervací, které administrátor pro tuto událost povolil. Pokud bude potřeba další typ rezervace po zveřejnění události, může jej administrátor pro hosta vytvořit ručně. 

11. Pro Letecká doprava:
    

    • Chcete-li nastavit povolené typy letů, vyberte jeden nebo více z následujících v nabídce Povolené typy letů :

      • Jednosměrný

      • Zpáteční

      • Cílové letiště může být jiné než odletové – vhodné v případě, že cestující musí navštívit více událostí 

    • Klikněte na Přidat a nastavte požadovaná letiště. Pole Povolenéletiště se zobrazí. Zde určete všechna letiště, ze kterých mohou účastníci rezervovat letenky do dané události (účastníci mohou rezervovat z jakéhokoliv výchozího letiště). Toto pole není povinné.

      • Začněte psát název nebo kód letiště, které chcete zadat. Systém nabídne odpovídající letiště podle zadaného textu. 

      • Vyberte požadované letiště. 

      • Chcete-li přidat další letiště, klikněte znovu na Přidat a postup opakujte. 

    • Pomocí kalendáře a polí pro čas pod položkami Doporučený příjezd před a Doporučený odjezd po můžete nastavit, kdy bude cestujícím doporučeno rezervovat letenky. Ve výchozím nastavení se tyto termíny řídí podle polí Termíny události . Cestujícím bude doporučeno rezervovat letenky v rámci těchto termínů a časů. 

12. Pro Hotel:

    • Klikněte na Přidat a nastavte požadované hotely. Pole Hotel se zobrazí. Zde určete všechny hotely, ve kterých mohou účastníci rezervovat ubytování v rámci události. Toto pole není povinné. 

    • Začněte psát název hotelu, který chcete zadat. Systém nabídne odpovídající hotely podle zadaného textu. 

    • Vyberte požadovaný hotel.  

    • Chcete-li přidat další hotely, klikněte znovu na Přidat a postup opakujte. 

13. Pro Autonení třeba nastavovat žádné další možnosti. 

14. Pro Vlaknení třeba nastavovat žádné další možnosti. 

15. Určete způsob platby, který budou účastníci používat při rezervaci potřebné k účasti na události.

    • Pokud chcete přidat jeden způsob platby pro všechny typy rezervací, klikněte do pole Zvolit možnost platby a zvolte Přidat novou kartu. Zobrazí se stránka Přidat platební kartu . Vyplňte všechna pole pro platební kartu jako obvykle. Ve výchozím nastavení budou povoleny všechny typy rezervací, ale toto můžete změnit v nastavení Platí pro . Ujistěte se, že pro každý typ rezervace je nastaven způsob platby. Pro jaké typy rezervací je daný způsob platby platný, poznáte podle malých ikon.  

    • Pokud chcete použít již existující způsob platby pro všechny typy rezervací, klikněte do pole Zvolit možnost platby a vyberte jej. Pro jaké typy rezervací je daný způsob platby platný, poznáte podle malých ikon.

    • Pokud chcete nastavit, aby každý cestující použil svůj výchozí způsob platby, klikněte do pole Zvolit možnost platby a zvolte Použít výchozí způsob platby každého cestujícího. Každý účastník pak použije pro rezervaci svůj vlastní výchozí způsob platby. Pokud pozvete na událost hosty, ujistěte se, že pro ně byl způsob platby předem nastaven (viz sekce Požadavky předem ). 

    • Pokud chcete nastavit konkrétní způsob platby pro každý typ rezervace zvlášť, povolte pole Nastavit způsoby platby podle typu rezervace . Poté postupujte podle instrukcí v této části a vyberte způsob platby pro každý typ rezervace. 

16. Pole Kontaktní osoba je ve výchozím nastavení nastaveno na uživatele, který událost vytváří. Můžete jej změnit na jiného uživatele. Tato osoba bude kontaktem pro všechny cestující, kteří se na události účastní a budou mít dotazy.

17. Nastavte vlastní pole v sekci Vlastní pole podle potřeby. Máte možnost přidat další pole a zadat odpovědi na otázky vlastních polí. Pro přidání vlastního pole klikněte na + Vlastní pole a vyberte jej z nabídky. 

    • U vlastních polí, kde je v definici pole nastaveno Typ cesty na „Všechny cesty“, můžete odpovědět na otázku za cestující, nebo nechat odpověď na nich. Pokud odpovíte za cestující, pole se jim nezobrazí. Například pokud je vlastní pole pro Důvod cesty, můžete jej nastavit na „Konference“ pro všechny. 

    • U vlastních polí, kde je v definici pole nastaveno Typ cesty na „Pouze události“ , můžete zvolit, zda chcete toto vlastní pole v rámci události zobrazit. Například pokud je vlastní pole proPreferovaný čas odvozu , můžete zvolit, zda se má v události zobrazit. Všechny změny ve vlastních polích po zveřejnění události ovlivní pouze rezervace, které ještě nebyly provedeny.Dále můžete zvolit jednu z následujících možností:

    • klikněte na 

18. Uložit jako koncept

    • (uložíte koncept události a cestující přidáte později) klikněte na Přidat cestujícího

    • (pro přidání cestujících) Pokud jste klikli na Přidat cestujícího

19.  , můžete nyní začít zvát účastníky na událost. Můžete také nahrát seznam zaměstnanců nebo hostů (ve formátu CSV).  Pro přidání jednotlivých zaměstnanců:Klikněte na  

    • + Přidat cestujícího . Zadejte jméno nebo e-mail uživatele, kterého chcete pozvat. Zobrazí se seznam odpovídajících uživatelů. Vyberte požadovaného uživatele. Tento krok opakujte pro každého zaměstnance vaší společnosti. Pro přidání hosta, který není zaměstnancem vaší společnosti:Začněte psát jeho jméno nebo e-mail do vyhledávacího pole a poté klikněte na 

    • Přidat hosta . Zadejte jméno, příjmení a e-mail hosta, kterého chcete pozvat. Vyberte příslušnou právní entitu. Klikněte na ikonu fajfky. Tento postup opakujte pro každého hosta. Pro nahrání seznamu zaměstnanců nebo hostů:Klikněte na

    • Nahrát . Stáhněte si příslušnou šablonu CSV (zaměstnanec nebo host). Do staženého souboru doplňte své účastníky (u zaměstnanců stačí zadat firemní e-mail každého účastníka, u hostů zadejte jméno, příjmení a e-mail každého účastníka oddělené čárkami). Vložte svůj CSV soubor do vyznačeného pole v okně. Klikněte na Nahrát a pokračovataž budete hotovi . Jakmile nastavíte všechny povolené typy rezervací (let, hotel atd.), určíte způsob platby a vyberete účastníky, můžete událost zveřejnit. Klikněte naZveřejnit

20. nebo si přečtěte více v sekci Zveřejnění události pro podrobnější informace . Zobrazení a správa existujících událostíPřihlaste se do Online Booking Tool.

Vyberte

1. Události 

2. z nabídky Cesty . Zobrazí se stránka Události . Můžete filtrovat podle názvu události, data konání nebo stavu události (pouze pro nadcházející události). Vyberte záložku Nadcházející 

   1. pro zobrazení nadcházejících nebo právě probíhajících událostí. Vyberte záložku Dokončené 

   2. pro zobrazení minulých událostí. Vyberte záložku Zrušené

   3. pro zobrazení zrušených událostí. Každá vytvořená událost je zobrazena v samostatném řádku. U každé události vidíte místo konání, termíny, počet cestujících a typ rezervace. U nezveřejněných událostí můžete událost zveřejnit (s nebo bez e-mailového upozornění). Vyhledejte událost, kterou chcete zobrazit, a klikněte na ni. Zobrazí se stránka s podrobnostmi o události.

3. Můžete si prohlédnout a upravit podrobnosti události i seznam účastníků.  

4. Nastavení události 

5. (hlavní stránka) 

   • – Dokud není událost zveřejněna, můžete měnit název, termíny cesty, úvodní obrázek a popis. Cestující (možná budete muset kliknout na

   • Přidat cestujícího ) – U každého účastníka vidíte jeho jméno, e-mail, termíny cesty, stav pozvánky a stav jednotlivých rezervací. Zelená ikona znamená, že má daný typ rezervace dokončený. Můžete filtrovat podleStavu pozvánky ( Pozvánka odeslána ,Zatím nepozván) nebo podle stavu jednotlivých typů rezervací ( Rezervováno,Nerezervováno, Nevyužito). Pro filtrování podle typu rezervace klikněte na příslušnou ikonu a vyberte požadovaný stav z nabídky. Pokud chcete připomenout účastníkovi, aby dokončil požadované rezervace, můžete mu znovu odeslat e-mailovou pozvánku kliknutím na ikonu obálky (najdete ji vpravo u sloupcePozvánka

     • ). Tato možnost je dostupná až po zveřejnění události. Pokud chcete odeslat pozvánku nebo připomínku více účastníkům najednou, zaškrtněte políčko u jejich jmen a klikněte na Odeslat e-mail 

     • v horní liště. Pokud kontaktujete skupinu, kde jsou někteří již pozváni a jiní ne, budete vyzváni k potvrzení této akce. Obsah připomínkového e-mailu se bude mírně lišit od původní pozvánky. Pokud chcete účastníka odebrat, klikněte na ikonu koše (najdete ji vpravo u sloupce Pozvánka

     • ). Chcete-li odebrat více účastníků najednou, zaškrtněte políčko u jejich jmen a klikněte na tlačítko koše/smazat v horní liště. Po odebrání účastníka se mu událost již nezobrazí. Poznámka: Před odebráním účastníka musíte nejprve zrušit všechny jeho rezervace na tuto událost . Chcete-li nahrát seznam účastníků, klikněte naNahrát

     • a postupujte podle pokynů v sekci Vytvořit událost v horní části této stránky. Chcete-li stáhnout aktuální seznam účastníků, klikněte na Stáhnout

     • v horní liště. Zveřejnění události Jakmile událost vytvoříte, můžete si ji zobrazit v náhledu nebo ji rovnou zveřejnit. Při zveřejnění můžete zvolit, zda účastníci obdrží e-mailovou pozvánku.

Přihlaste se do Online Booking Tool.

Vyberte 

1. Události 

2. z nabídky Cesty . Zobrazí se stránka Události . Vyberte záložku Nadcházející

3. pro zobrazení nadcházejících událostí. Každá vytvořená událost je zobrazena v samostatném řádku. U každé události vidíte místo konání, termíny, počet cestujících a typ rezervace. Pokud si chcete událost před zveřejněním prohlédnout, najděte ji a klikněte na její řádek. Chcete-li zobrazit náhled pozvánky, klikněte na 

   • Náhled e-mailu 

   • (pozvánka bude odeslána na vaši e-mailovou adresu) u dané události. Chcete-li událost zveřejnit bez odeslání e-mailových pozvánek účastníkům, klikněte na Pouze zveřejnit

   • u dané události. Chcete-li událost zveřejnit a zároveň odeslat e-mailové pozvánky účastníkům, klikněte na Zveřejnit a odeslat pozvánku

   • u dané události. Pokud chcete upravit již zveřejněnou událost, klikněte na Upravit

   • . Po zveřejnění události můžete upravovat pouze následující položky:Název události 

4. Popis události

   • Rozšíření termínů cesty (například dřívější začátek nebo pozdější konec)

   • Dostupné způsoby platby pro účastníky

   • Přidání letišť nebo hotelů (pokud jsou povoleny rezervace letenek a hotelů)

   • Přidání cestujících 

   • Odebrání cestujících (kteří ještě nemají žádné rezervace)

   • Vlastní pole

   • Související témata

   • Události (přehled)

Rezervace cesty na událost (zaměstnanec/zprostředkovatel)

• Rezervace cesty na událost (ne-zaměstnanec/host)
• Book travel for an event (employee/arranger)
• Book travel for an event (non-employee/guest)