ตั้งค่า Expensify เพื่อรับใบเสร็จค่าใช้จ่าย

หัวข้อนี้จะแนะนำวิธีตั้งค่า Spotnana ให้สามารถอัปโหลดใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องกับการเดินทาง (สำหรับการจองทริป) ไปยังบัญชี Expensify ของท่านโดยอัตโนมัติ การเชื่อมต่อ Spotnana กับ Expensify จะช่วยลดความผิดพลาด และช่วยให้ผู้เดินทางไม่ต้องอัปโหลดใบเสร็จหรือทำรายงานค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง 

ท่านต้องมีสิทธิ์เป็นผู้ดูแลระบบของบริษัทจึงจะสามารถดำเนินการนี้ได้ และขั้นตอนนี้ถือว่าท่านมีบัญชี Expensify อยู่แล้ว

วิธีตั้งค่า Spotnana เพื่อเชื่อมต่อกับบัญชี Expensify ของท่าน

1. เข้าสู่ระบบ Spotnana Online Booking Tool 

2. เลือก Company จากเมนู Program .  

3. ขยายเมนู Configuration ทางด้านซ้ายมือ 

4. เลือก Integrations. จากนั้น Integrations หน้าการตั้งค่าการเชื่อมต่อจะแสดงขึ้น 

5. ค้นหารายการของ Expensify (ในแท็บ All หรือ Expense ) แล้วคลิก Connect จะมีหน้าตั้งค่า Expensify configuration แสดงขึ้น โดยจะแสดงนิติบุคคลทั้งหมดที่สามารถเชื่อมต่อกับบัญชี Expensify ของท่านได้ สำหรับแต่ละนิติบุคคล ท่านสามารถตั้งค่าได้ดังนี้

   • เลือกว่าจะให้อัปโหลดใบแจ้งหนี้ไปยัง Expensify หรือไม่

   • เลือกว่าจะเปิดใช้งานการอัปโหลดใบแจ้งหนี้สำหรับบัตรเครดิตบริษัทหรือไม่ และระบุอีเมลใน Expensify ที่จะรับใบแจ้งหนี้สำหรับรายการที่เกิดจากบัตรเครดิตนั้น 

   • เลือกว่าจะเปิดใช้งานการอัปโหลดใบแจ้งหนี้สำหรับบัตรเครดิตส่วนตัวหรือไม่ และระบุอีเมลใน Expensify ที่จะรับใบแจ้งหนี้สำหรับรายการที่เกิดจากบัตรเครดิตส่วนตัว  

   • เลือกประเภทการจอง (เช่น ตั๋วเครื่องบิน โรงแรม รถเช่า) ที่ต้องการให้อัปโหลดใบแจ้งหนี้ไปยัง Expensify 

6. หากต้องการตั้งค่ารายการเหล่านี้ ให้คลิกไอคอนแก้ไข (รูปดินสอ) แล้วแถบแก้ไขจะขยายออก 

7. ตั้งค่าในช่อง Active เป็นเปิดใช้งาน หากต้องการให้อัปโหลดใบแจ้งหนี้ของนิติบุคคลนี้ไปยัง Expensify 

8. ตั้งค่าในช่อง Central company card เป็นเปิดใช้งาน หากต้องการให้อัปโหลดใบแจ้งหนี้ที่เกิดจากบัตรเครดิตบริษัทไปยัง Expensify จากนั้นกรอกอีเมลที่เชื่อมโยงกับบัญชี Expensify นี้ 

9. ตั้งค่าในช่อง Personal credit card เป็นเปิดใช้งาน หากต้องการให้อัปโหลดใบแจ้งหนี้ที่เกิดจากบัตรเครดิตส่วนตัวไปยัง Expensify จากนั้นกรอกอีเมลที่เชื่อมโยงกับบัญชี Expensify ที่จะรับใบแจ้งหนี้นี้ ซึ่งอาจเป็นอีเมลเดียวหรืออีเมลของผู้เดินทางที่ทำการจองก็ได้  

10. เลือกเครื่องหมายถูกในแต่ละประเภทการจองที่ต้องการให้อัปโหลดใบแจ้งหนี้ไปยัง Expensify 

11. คลิก Save เมื่อดำเนินการเสร็จเรียบร้อย