Godkännandedashboard

Olika typer av bokningar kan behöva godkännas beroende på hur företagets resepolicy är utformad. Policyn kan vara inställd så att godkännande krävs innan en bokning bekräftas, eller så kan det vara valfritt och bokningen avbokas endast om den inte godkänns.

Som godkännare kan du använda Godkännandedashboarden för att hantera väntande godkännanden för kommande bokningar eller se tidigare bokningar och deras godkännandestatus.

Vissa användare som har behörighet att administrera flera företag kan även se en meny högst upp påResor-sidan. Med den menyn kan du välja vilket företag du vill arbeta med. När du har valt ett företag visas endast resor, evenemang och godkännanden kopplade till det företaget.

Så här kommer du åt godkännandedashboarden

1. För att öppna Godkännandedashboarden, klicka påResor-menyn. Då visasResor-sidan.

2. Välj sedan flikenGodkännanden.

Företagsadministratörer kan använda flikenGodkännandenför att se alla godkännanden som hör till företaget. Användare som inte är administratörer (godkännare) ser och hanterar bara de godkännanden de själva ansvarar för. Resenärer som inte är godkännare åt andra kommer inte att se flikenGodkännanden.

För att godkänna eller avslå en bokning

1. Välj Pågående i huvudmenyn (det kan redan vara markerat). Här visas alla bokningar som väntar på godkännande där du är en av godkännarna (företagsadministratörer ser alla bokningar som väntar på godkännande inom hela företaget). För varje bokning som väntar på beslut visas följande information (du kan lägga till fler fält via inställningen Kolumner ): 

   • Tid kvar (hur lång tid som återstår innan tidsfristen för godkännande går ut)

   • Datum då bokningen gjordes

   • Startdatum 

   • Bokningstyp 

   • Resans namn (kopplat till bokningen)

   • Resenär (namn)

   • Bokningsdetaljer (t.ex. avgångs- och ankomstort för flyg, plats för hotellbokning)

   • Policy-status (Inom policy, Utanför policy)

   • Kostnad

2. Du kan använda filtren och reglagen högst upp för att visa enbart de bokningar som:

   • Är inom eller utanför policy (under Policy-status)

   • Är tilldelade dig som godkännare 

   • För en viss bokningstyp (till exempel flyg eller hotell)

   • Kopplat till en specifik resenär (använd sökfältet för att hitta och välja rätt person). 

3. Leta upp den väntande godkännandeförfrågan du vill hantera och klicka på Granska -knappen längst ut på raden. Detaljer för godkännandeförfrågan visas då i panelen till höger, där du får information som hjälper dig att avgöra om bokningen ska godkännas eller avslås. 

   • Om du vill avslå bokningen klickar du på Neka. Bokningen avbryts då och resenären får besked om detta.

   • Vill du godkänna bokningen klickar du på Godkänn. Bokningen går då vidare. 

     • Observera: För godkännanden av typen förtida godkännande, slutförs bokningen automatiskt när godkännandet är klart (förutsatt att priset inte överstiger det godkända med mer än 10 %). I vissa fall kan resenären behöva slutföra bokningen manuellt efter att godkännande har getts.

För att visa tidigare bokningar

1. Välj Historik från menyn (under Godkännanden fliken). Här visas alla tidigare godkännanden och avslag. För varje godkännande eller avslag visas följande information (du kan lägga till fler fält via inställningen Kolumner ): 

   • Status. Möjliga statusar för godkännande är: 

     • Godkänd (detta inkluderar även så kallade mjuka godkännanden, där ingen åtgärd har vidtagits av godkännaren. Mjuka godkännanden kräver inte aktivt godkännande för att gå vidare).

     • Nekad – Dessa bokningar har avbrutits. Detta gäller även hårda och förhandsgranskade godkännanden där ingen åtgärd har vidtagits av godkännaren innan sista datum för godkännande. Hårda och förhandsgranskade bokningar kräver ett godkännande för att bokningen ska kunna genomföras.

   • Startdatum 

   • Bokningstyp

   • Resans namn

   • Resenär (namn)

   • Bokningsdetaljer

   • Policy-status (t.ex. Inom policy, Utanför policy)

   • Kostnad

2. Du kan använda filter och reglage för att visa enbart de godkännanden som:

   • är Inom policy eller Utanför policy (under Policystatus)

   • Tilldelad dig som godkännare 

   • För en viss bokningstyp (t.ex. flyg, hotell)

   • Kopplad till en specifik resenär (använd sökfältet för att hitta och välja önskad resenär). 

För att se vem som har godkänt eller nekat en bokning (och annan information), klicka på Granska -knappen i aktuell rad för att öppna sidopanelen.