Criar e publicar eventos (v.1)
Neste artigo explicamos o procedimento antigo para criar e publicar eventos. Para saber como funciona o processo mais recente, consulte Criar, publicar e gerir um evento (versão mais recente).
Apenas os administradores podem criar e gerir eventos.ÍNDICE
Criar um evento
Inicie sessão na Ferramenta de Reservas Online.
Selecione Eventos no menu Viagens . Será apresentada a página de Eventos .
Clique em Novo Evento. Será aberta a página de Criação de evento.
No campo Nome do evento , escreva o nome do evento. É assim que o evento irá aparecer às pessoas que convidar.
No campo Localização , indique o local do evento.
Se quiser, escolha uma imagem de capa para o evento (aparecerá no convite enviado aos participantes). Também pode clicar em Carregar para adicionar uma imagem personalizada.
Defina as datas de início e fim do evento nos campos Datas do evento .
Defina as datas de início e fim das viagens nos campos Datas de viagem .
A data de início das viagens deve ser antes do início do evento. Tenha em conta fatores como jet lag, distância e ligações.
A data de fim das viagens deve ser depois do evento terminar.
No campo Descrição , escreva uma descrição para o evento. Pode formatar o texto com negrito, itálico, marcadores, escolher tipo de letra, cor, recuo e adicionar links, conforme necessário.
Defina os tipos de reserva permitidos para este evento. Só aparecem aos convidados os tipos de reserva que o administrador ativou para o evento. Se precisar de permitir outro tipo de reserva depois do evento já estar publicado, o administrador pode fazer essa reserva pelo convidado.
Para Voos:
Para definir os tipos de voos permitidos, escolha uma ou mais opções no menu Tipos de voo permitidos :
Ida
Ida e volta
O local de regresso pode ser diferente do local de partida – útil se os viajantes tiverem de ir a mais do que um evento
Clique em Adicionar para definir os aeroportos autorizados. O campo Aeroportopermitido será apresentado. Use este campo para indicar todos os aeroportos a partir dos quais os participantes podem reservar voos para participar no evento (os participantes podem reservar a partir de qualquer aeroporto de origem ). Também pode optar por não definir este campo.
Comece a escrever o nome ou código do aeroporto que pretende indicar. Os nomes dos aeroportos vão aparecer à medida que escreve.
Selecione o aeroporto pretendido.
Para adicionar mais aeroportos, clique em Adicionar novamente e repita o processo.
Use o calendário e os campos de horas em Chegada sugerida antes de e Partida sugerida depois de para configurar quando os viajantes serão aconselhados a reservar os voos. Por defeito, estas datas são baseadas nas que definiu em Datas do evento . Os viajantes serão incentivados a reservar voos dentro destas datas e horários.
Para Hotel:
Clique em Adicionar para definir os hotéis autorizados. O campo Hotel será apresentado. Use este campo para indicar todos os hotéis onde os participantes podem ficar alojados para participar no evento. Também pode optar por não definir este campo.
Comece a escrever o nome do hotel que pretende indicar. Os nomes dos hotéis vão aparecer à medida que escreve.
Selecione o hotel pretendido.
Para adicionar mais hotéis, clique em Adicionar novamente e repita o processo.
Para Carro, não é necessário configurar mais nada.
Para Ferrovia, também não é necessário configurar mais nada.
Indique o método de pagamento que os participantes vão usar para fazer as reservas necessárias para o evento.
Para adicionar um único método de pagamento para todos os tipos de reserva, clique no campo Selecionar opção de pagamento e depois em Adicionar novo cartão. Será aberta a página Adicionar cartão de crédito . Preencha todos os campos do cartão como habitualmente. Por defeito, todos os tipos de reserva ficam permitidos, mas pode alterar isso nas definições de Aplicável a . Garanta que cada tipo de reserva tem um método de pagamento definido. Os tipos de reserva para os quais cada método de pagamento é válido estão indicados pelos pequenos ícones.
Para escolher um método de pagamento já existente para todos os tipos de reserva, clique no campo Selecionar opção de pagamento e selecione o método pretendido. Os tipos de reserva para os quais cada método de pagamento é válido estão indicados pelos pequenos ícones.
Para definir que cada viajante use o seu método de pagamento padrão, clique no campo Selecionar opção de pagamento e escolha Utilizar o método de pagamento padrão de cada viajante. Assim, cada participante usará o seu próprio método de pagamento para reservar. Se convidar convidados para o evento, certifique-se de que o método de pagamento deles já está configurado (consulte a secção Pré-requisitos ).
Para definir um método de pagamento específico para cada tipo de reserva, ative a opção Definir métodos de pagamento por tipo de reserva . Depois, siga as instruções desta secção para escolher o método de pagamento para cada tipo de reserva.
O campo Ponto de contacto vai, por defeito, ficar com o utilizador que está a criar o evento. Pode alterar para outro utilizador. Esta será a pessoa de contacto para os viajantes que tiverem dúvidas sobre o evento.
Defina os campos personalizados na secção Campos personalizados como preferir. Pode adicionar campos extra e responder às perguntas desses campos. Para adicionar campos personalizados, clique em + Campos personalizados e escolha um da lista.
Para campos personalizados em que o campo Tipo de viagem foi definido como “Todas as viagens” (na definição do campo personalizado), pode responder à pergunta por si ou deixar que sejam os viajantes a responder. Se responder por eles, o campo personalizado não aparece aos viajantes. Por exemplo, se houver um campo para Motivo da viagem, pode definir “Conferência” para todos.
Para campos personalizados em que o campo Tipo de viagem foi definido como "Apenas viagens de evento" (na definição do campo personalizado), pode escolher se quer mostrar esse campo personalizado neste evento. Por exemplo, se houver um campo para Hora preferida do transfer, pode decidir se quer que apareça no seu evento.
Qualquer alteração aos campos personalizados depois do evento estar publicado só afeta reservas que ainda não tenham sido feitas.
Depois, escolha uma das seguintes opções:
clique em Guardar como rascunho (para guardar o evento como rascunho e adicionar viajantes mais tarde)
clique em Adicionar viajante (para adicionar viajantes)
- Se clicou em Adicionar viajante, pode começar já a convidar participantes para o evento. Também pode carregar uma lista de viajantes (colaboradores ou convidados) em ficheiro CSV.
Para adicionar colaboradores individualmente: Clique em + Adicionar viajante. Escreva o nome ou email do utilizador que quer convidar. Aparecerá uma lista de utilizadores que correspondem ao que escreveu. Selecione o utilizador pretendido. Repita este passo para cada colaborador da sua empresa.
Para adicionar um convidado que não seja colaborador da sua empresa: Comece a escrever o nome ou email no campo de pesquisa e depois clique em Adicionar viajante convidado. Indique o nome próprio, apelido e email do convidado que quer convidar. Selecione a entidade legal correspondente. Clique no ícone de visto. Repita este passo para cada convidado.
Para carregar uma lista de colaboradores ou convidados: Clique em Carregar. Transfira o modelo de ficheiro CSV correspondente (colaboradores ou convidados). Edite o ficheiro para incluir os participantes (para colaboradores, basta indicar o email profissional de cada um; para convidados, indique nome próprio, apelido e email, separados por vírgulas). Use o espaço central da janela para carregar o ficheiro CSV. Clique em Carregar e avançar quando terminar.
Depois de configurar todos os tipos de reserva (voo, hotel, etc.), definir o método de pagamento e selecionar os participantes, já pode publicar o evento. Pode clicar em Publicar ou consultar Publicar um evento para mais detalhes.
Ver e gerir eventos existentes
Inicie sessão na Ferramenta de Reservas Online.
Selecione Eventos no menu Viagens . Será apresentada a página de Eventos . Pode filtrar por nome do evento, data do evento ou estado do evento (apenas para eventos futuros).
Selecione o separador Próximos para ver eventos futuros ou em curso.
Selecione o separador Concluídos para ver eventos passados.
- Selecione o separador Cancelados para ver eventos cancelados.
Cada evento criado aparece numa linha. Para cada evento, é apresentada a localização, datas, número de viajantes e tipo de reserva. Para eventos ainda não publicados, pode optar por publicar (com ou sem notificação por email).
Encontre o evento que pretende ver e clique nele. Vai abrir a página de detalhes do evento.
Pode rever e editar os detalhes do evento e a lista de participantes.
Definições do evento (página principal) - Pode alterar o nome, datas de viagem, imagem de capa e descrição (enquanto o evento ainda não estiver publicado).
Viajantes (pode ser necessário clicar em Adicionar viajante) - Para cada participante, vê o nome, email, datas de viagem, estado do convite e estado das reservas. Um ícone verde indica que esse tipo de reserva já foi concluído. Pode filtrar por Estado do convite (Convidado, Ainda não convidado) ou pelo estado de qualquer tipo de reserva (Reservado, Não reservado, Desistiu). Para filtrar por tipo de reserva, clique no ícone correspondente e escolha o estado desejado no menu.
Para lembrar um participante de concluir as reservas necessárias, pode reenviar o convite por email clicando no ícone de envelope (passe o rato à direita da coluna Convite ). Só pode fazer isto depois do evento estar publicado.
Para enviar um convite ou lembrete por email a vários participantes de uma vez, selecione a caixa ao lado de cada nome e depois clique em Enviar email na barra de ferramentas. Se os participantes selecionados incluírem convidados novos e já convidados, será pedido para confirmar esta ação. O conteúdo do email de lembrete será ligeiramente diferente do convite original.
Para remover um participante, clique no ícone do caixote do lixo (passe o rato à direita da coluna Convite ). Para remover vários participantes de uma vez, selecione a caixa ao lado de cada nome e depois clique no botão de apagar/remover na barra de ferramentas. Depois de um participante ser removido, deixa de ver o evento. Nota: Tem de cancelar todas as reservas que o participante já tenha feito para o evento antes de o poder remover.
Para carregar uma lista de participantes, clique em Carregar e depois siga as instruções na secção Criar um evento desta página.
Para descarregar a lista atual de participantes, clique em Descarregar na barra de ferramentas.
Publicar um evento
Depois de criar o evento, pode pré-visualizá-lo ou publicá-lo. Ao publicar, pode escolher se quer enviar convites por email aos participantes.
Inicie sessão na Ferramenta de Reservas Online.
Selecione Eventos no menu Viagens . Será apresentada a página de Eventos .
Selecione o separador Próximos para ver eventos futuros. Cada evento criado aparece numa linha. Para cada evento, é apresentada a localização, datas, número de viajantes e tipo de reserva.
Para rever o evento antes de o publicar, encontre o evento pretendido e clique na respetiva linha.
Para pré-visualizar o convite do evento, clique em Pré-visualizar email (será enviado um convite para o seu endereço de email) para o evento em questão.
Para publicar um evento sem enviar convites por email, clique em Apenas publicar no evento em questão.
Para publicar um evento e enviar convites por email, clique em Publicar e enviar convite no evento em questão.
Para editar um evento já publicado, clique em Editar.
Depois de publicar um evento, só pode alterar as seguintes opções:
Nome do evento
Descrição do evento
Alargar datas de viagem (por exemplo, definir uma data de início mais cedo ou de fim mais tarde)
Métodos de pagamento disponíveis para os participantes
Adicionar aeroportos ou hotéis (se reservas de voo e hotel estiverem permitidas)
Adicionar viajantes
Remover viajantes (que ainda não tenham feito reservas)
Campos personalizados
Tópicos relacionados
- Eventos (Visão geral)
- Reservar viagem para um evento (colaborador/agente)
- Reservar viagem para um evento (não colaborador/convidado)
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