Definir políticas de aprovação

Pode personalizar as definições das suas políticas para configurar o Spotnana Online Booking Tool e decidir em que situações é necessário pedir aprovação e quem, dentro da sua empresa, pode aprovar ou recusar reservas de viagem para outros colaboradores. 

Políticas

As políticas podem ser definidas para:

• obrigar a aprovação antes de confirmar uma reserva (também conhecido como aprovação obrigatória) ou
• ser opcional, cancelando apenas a reserva caso o aprovador a recuse (neste caso, designa-se por aprovação flexível). 

Aprovadores

Pode escolher o tipo de aprovação e quem são os aprovadores para cada política. Para mais informações, consulte Atribuir aprovadores

Painel de Aprovações

Além disso, os aprovadores podem usar o Painel de Aprovações para gerir pedidos pendentes de viagens futuras ou consultar reservas anteriores e respetivas decisões. Para mais detalhes, veja Painel de Aprovações.

Definir a ação de aprovação

As ações e tipos de aprovação são definidos por política. Se tiver várias políticas configuradas, terá de ajustar esta definição em cada uma delas.

1. Selecione Políticas no menu Programa . A página de Definições será apresentada, com a secção Política expandida do lado esquerdo. 
2. Escolha a política pretendida (por defeito, aparece a política predefinida ). A política selecionada será mostrada. 
3. Expanda a secção Geral . 
4. Procure a área de Ações do grupo de políticas . 
5. Defina as ações de aprovação que pretende para cada tipo de reserva (avião, hotel, carro). Para cada tipo, pode definir a ação de aprovação para reservas dentro ou fora da política, de forma independente. Se quiser definir ações diferentes para voos nacionais e internacionais, clique em Avião em Personalizar (vão surgir secções separadas para cada uma).
   Nota: Também pode definir a ação de aprovação para exceções de agente (caso as permita).
   O que é considerado dentro ou fora da política depende das restantes definições (nas secções Voos, Hotéis, Carrose Comboios por baixo da secção Geral ).
   As opções disponíveis para ações de aprovação são: 
   • Sem ação: Neste tipo de reserva, não é necessário qualquer aprovação.
   • Aprovação flexível: Neste caso, não é obrigatório aprovar a reserva. O aprovador pode aceitar ou recusar (antes do prazo limite). Se não houver recusa, a reserva avança. Se for recusada, é cancelada. Devido a restrições dos operadores ferroviários quanto a prazos de anulação e reembolsos, esta opção não está disponível para comboios.
   • Aprovação obrigatória: Neste tipo de reserva, é sempre necessário obter aprovação. O aprovador pode aceitar ou recusar (antes do prazo limite). Se não for aprovada, a reserva é cancelada. Se for aprovada, segue normalmente. Por limitações dos operadores ferroviários quanto a prazos de anulação e reembolsos, esta opção não está disponível para comboios.
   • Aprovação passiva: Neste caso, não é preciso aprovação, mas o responsável ou aprovador designado recebe uma notificação por e-mail sobre a reserva. 
   • Bloquear reserva: Neste caso, não é possível efetuar a reserva. Como a reserva é logo bloqueada, não é necessário aprovar. Nota: Esta opção só está disponível para reservas fora da política. 
6. Depois de definir todas as opções de aprovação, clique em Guardar alterações. 

Se definir o campo Tipo de aprovador como Aprovador designado, não se esqueça de indicar quem é o aprovador designado. Para mais detalhes, veja Atribuir aprovadores.
Se definir o campo Tipo de aprovador como Responsável do colaborador, certifique-se de definir o aprovador predefinido. Para mais informações, consulte Atribuir aprovadores.