הזמנת אורחים – סקירה כללית
כלי ההזמנות המקוון של Spotnana מאפשר לכם להזמין טיסות, מלונות, רכבים להשכרה ובחלק מהמקרים גם רכבות עבור אורחים שאינם עובדים בחברה. אורחים אלו יכולים להיות מועמדים לראיונות עבודה, קבלנים או כל אדם אחר שאינו עובד קבוע, שיש צורך להזמין עבורו נסיעה. ניתן לבחור ליצור פרופיל לאורח במערכת או לבצע עבורו הזמנה חד-פעמית ללא יצירת פרופיל. הטבלה שלפניכם מסבירה את ההבדלים בין סוגי ההזמנות לאורחים, היתרונות והחסרונות של כל אפשרות, וכך תסייע לכם להחליט מתי כדאי ליצור פרופיל לאורח.
| נושא | הזמנת אורחים עם פרופיל | הזמנת אורחים ללא פרופיל |
|---|---|---|
| מתי ואיך ניתן לבצע | תמיד ניתן להזמין, כל עוד נוצר פרופיל לאורח. | יש להפעיל את ההגדרה על ידי מנהל המערכת בחברה הרשאת "אפשר לעובד להזמין עבור אורח" (נמצאת תחת כללי בתפריט הגדרות תוכנית ). לאחר הפעלה, כל עובד בחברה יוכל להזמין נסיעות עבור אורחים. |
| פרופיל/מדיניות | יש ליצור פרופיל לאורח ולשייך לו מדיניות נסיעות של החברה לפני שמזמינים עבורו נסיעה. כל ההזמנות עבור אורח זה יהיו כפופות למדיניות המתאימה. הפרופיל של האורח, לאחר שנוצר, זמין להזמנות עתידיות. | אין צורך בפרופיל אורח. תחול מדיניות הנסיעות הכללית של החברה של האדם שמבצע את ההזמנה. |
| מי יכול לבצע הזמנה | רק מנהל מערכת בחברה או נציג Spotnana יכולים לבצע את ההזמנה או ליצור את הפרופיל. | כל משתמש שיש לו גישה לכלי ההזמנות המקוון יכול להזמין עבור אורחים ללא פרופיל (בכפוף לכך שהאפשרות הופעלה על ידי מנהל החברה). |
| ישות משפטית | הפרופיל של האורח חייב להיות משויך לישות משפטית בחברה שלכם. | האורח משויך אוטומטית לישות המשפטית של האדם שמבצע את ההזמנה. |
| אימייל איש קשר ואישורי הזמנה | יש להוסיף כתובת דוא"ל לפרופיל של האורח, וכתובת זו חייבת להיות מדומיין שאינו קשור לדומיין של החברה (למשל gmail.com, yahoo.com, hotmail.com). אישור ההזמנה יישלח לאורח לכתובת זו. | פרטי יצירת הקשר, כולל דוא"ל, מוזנים במהלך תהליך ההזמנה על ידי האדם שמבצע את ההזמנה. האורח יקבל את אישור ההזמנה לכתובת זו. בנוסף, גם האדם שביצע את ההזמנה יקבל אישור בדוא"ל (אלא אם ההזמנה בוצעה דרך פרופיל של משתמש אחר). |
| תשלום | יש לבחור או להוסיף אמצעי תשלום תקף עבור האורח. נדרש רק בפעם הראשונה שמשתמשים בפרופיל. | האדם שמבצע את ההזמנה ישתמש באמצעי התשלום הזמינים לו. כל אמצעי התשלום הזמינים עבורו תקפים להזמנה. |
| דיווחי אחריות ודוחות ניתוח | ההזמנה תופיע בדוחות אחריות ודוחות ניתוח תחת הכותרת: "אורח (עם פרופיל)". | ההזמנה תופיע בדוחות אחריות ודוחות ניתוח תחת הכותרת: "אורח (ללא פרופיל)". |
| כניסה לכלי ההזמנות המקוון | האורח לא יוכל להתחבר לכלי ההזמנות המקוון ולא יקבל הזמנה בדוא"ל להתחבר. | האורח לא יוכל להתחבר לכלי ההזמנות המקוון ולא יקבל הזמנה בדוא"ל להתחבר. |
| תצוגה בדף הנסיעות | לאורח יהיה דף נסיעות נפרד. האדם שמבצע את ההזמנה יוכל לראות את כל הנסיעות של אותו אורח. | כל הנסיעות של האורח יופיעו בדף נסיעות של האדם שביצע את ההזמנה. |
| נסיעות פרטיות | אין להשתמש באפשרות זו לנסיעות פרטיות. | אין להשתמש באפשרות זו לנסיעות פרטיות. |
| הזמנת רכבות | מותר | לא מותר |
דיווח
כדי לאפשר לכם לעקוב אחר הזמנות שבוצעו עבור אורחים ללא פרופיל, נוספה אפשרות סינון חדשה בדוחות הניתוח של Spotnana: סוג משתמש – אורח ללא פרופיל. Guest – No Profile. באמצעות סינון זה, מנהלי מערכת יכולים לראות רק את ההזמנות שבוצעו עבור אורחים ללא פרופיל. בנוסף, נוספו שני עמודות חדשות: שם המארח ו אימייל המארח. שדות אלה מאפשרים לדעת מי מהעובדים ביצע את ההזמנה עבור כל אורח.
האם מאמר זה היה מועיל?
נהדר!
תודה על המשוב
מצטערים! לא יכולנו לעזור
תודה על המשוב
המשוב נשלח
אנו מעריכים את המאמץ שלכם וננסה לתקן את המאמר