Conferma – Virtuelle kort

INNHOLDSFORTEGNELSE

• Conferma – Virtuelle kort
  • Innledning
• Ofte stilte spørsmål (FAQ)
• Forberedende oppgaver for kunde
  • E-post/brev fra reiseansvarlig til foretrukne hoteller
• Reisendes opplevelse og arbeidsflyt
  • Feilsøking av vanlige problemer
• Fjern eller begrens bruk av en virtuell kortkonfigurasjon
  • Slik fjerner du en virtuell kortkonfigurasjon for hotell- eller leiebilbestillinger
  • Slik begrenser du bruk av virtuelle kort til kun agenter
• Rapportering og fakturering

Innledning

Spotnana har gleden av å tilby støtte for betaling med virtuelle kort i samarbeid med Conferma.

• I den første delen av dette dokumentet finner du en liste over ofte stilte spørsmål som gir en innføring i hva virtuelle betalinger er, hvilke fordeler dette gir for både virksomheten og de reisende, samt litt om hvorfor vi har valgt å samarbeide med Conferma.

• Den andre delen inneholder en kort oversikt over oppgaver som må være utført før dere kan ta i bruk virtuelle betalinger.

• Tredje del forklarer hvilke innstillinger som må gjøres i Spotnana Online Booking Tool for å aktivere virtuelle betalinger for de reisendes bestillinger (f.eks. hotell, leiebil).

• Siste del viser hvordan det vil oppleves for de reisende å bruke virtuelle betalinger når de bestiller hotell eller leiebil i Spotnana Online Booking Tool. Denne funksjonaliteten gjelder foreløpig kun for hotell og leiebil.

I tillegg finner du en presentasjon nederst på denne siden som gir ytterligere informasjon om fordelene ved å bruke Conferma virtuelle kort sammen med Spotnana.

Ofte stilte spørsmål (FAQ)

Hva er virtuelle betalinger?

Virtuelle betalinger er en trygg og kontrollert betalingsmetode som kan tilbys både interne og eksterne reisende for å forenkle betaling av reiseutgifter. Spotnana samarbeider med Conferma for å tilby denne løsningen til våre kunder.

En virtuell betaling innebærer at det genereres et unikt 15- eller 16-sifret kortnummer (ikke et fysisk kort) digitalt under bestillingen, og dette tilknyttes en bestemt bruker. Dette "kortet" brukes kun én gang til én betaling, og deaktiveres deretter. Det finnes aldri et fysisk kort.

Den virtuelle betalingen får også en egen sikkerhetskode (CVV, CVV2 eller CVC), tilsvarende de tre sifrene som står på baksiden av vanlige kredittkort.

Hvem er Conferma?

Conferma er en teknologipartner og ledende leverandør av virtuelle betalingsløsninger innen reiselivsbransjen. De samarbeider med over 50 banker for å utstede virtuelle kort som kan brukes hos reiseleverandører i mer enn 200 land.

Det som skiller Conferma fra andre virtuelle betalingsplattformer, er at de ikke bare utsteder det virtuelle kortet som Spotnana bruker til bestillingen (hotell/leiebil), men også sender betalingsinformasjon og instruksjoner direkte til leverandøren. Dette fungerer i praksis som en bekreftelse på direktefaktura. Slik slipper den reisende å måtte vise et annet betalingsmiddel ved innsjekk på hotell eller ved henting av leiebil. 

For mer informasjon, se https://conferma.com/

Hvordan skiller et virtuelt kort seg fra Ghost/Lodge-kort?

Virtuelle kort ligner på Ghost- og Lodge-kort ved at begge er sentralt fakturert til en hovedkonto. Forskjellen er at Ghost-kort brukes av flere personer og til flere bestillinger, og må derfor ha høye kredittgrenser. Virtuelle kort brukes kun én gang, og kredittgrensen settes for det enkelte kjøpet, noe som gir bedre kontroll.

En annen forskjell er at Ghost-kort brukes flere ganger og dermed lettere kan bli kompromittert, noe som krever at de sperres og byttes ut. Virtuelle kort er engangsbruk og har stramme kredittgrenser, så risikoen for misbruk er minimal. I tillegg krever Ghost-kort at regnskapet fordeler utgiftene manuelt til riktig person eller kostnadssted. Virtuelle kort er knyttet til én bruker, så fordelingen og sikkerheten blir enklere å håndtere – og det gir lavere administrasjonskostnader.

I tillegg må CVV-nummeret til Ghost-kort ofte deles bredt i virksomheten, noe som svekker sikkerheten. Virtuelle kort genererer i stedet en engangskode med begrenset tilgang.

Hvilke fordeler gir dette?

Virtuelle kort og betalingsløsninger har mange fordeler. Her er noen av de viktigste:

• Bedre håndtering av direktefaktura: Den virtuelle betalingsprosessen er automatisert, sikker og enkel å avstemme mot økonomiavdelingen. Kortnummeret sendes automatisk til leverandøren (hotell, leiebil) på den måten leverandøren foretrekker (e-post, faks, API). Dermed slipper den reisende å vise betalingsmiddel ved innsjekk eller henting av bil, og leverandøren får oppgjør direkte fra kortselskapet. I motsetning til tradisjonell direktefakturering, blir avstemmingen også enklere fordi hvert kort er knyttet til én konto.

• Mulighet til å dekke utgifter for ikke-ansatte, konsulenter og kandidater: Virtuelle betalinger gjør at virksomheten kan betale reiseutgifter på forhånd for reisende (uten at de må bruke sitt eget kort). Mange leverandører krever CVV-nummer, som ofte ikke er kjent for den reisende og heller ikke bør deles av sikkerhetshensyn. Ghost-kort dekker derfor ikke dette behovet godt nok.

• Ingen behov for firmakort til sjeldne reisende: Virtuelle betalinger gjør at du slipper å utstede firmakort til brukere som kun reiser én eller to ganger i året.

• Bedre sikkerhet: Det er større risiko for svindel med fysiske kort. Virtuelle kort har forhåndsdefinerte beløpsgrenser og tidsbegrensninger, så selv om noen får tak i kortnummeret, er risikoen lav.

Hva er Conferma Connect?

Conferma Connect er Confermas egen hotellbase hvor de lagrer informasjon om hoteller og hvordan de ønsker å motta betalingsinformasjon (e-post, faks, API). Dette er en del av systemet som gjør det mulig å formidle betalinger. Conferma bruker dette produktet til å sende betalingsinstruksjoner til hotellet.

Conferma Connect brukes ikke for leiebilleverandører.

Hvordan fungerer det?

Diagrammet under viser den vanlige arbeidsflyten for en reisende som bruker et virtuelt kort til å betale for hotell eller leiebil. Spotnana håndterer trinn 1, 2 og 4.

Hvilke brukere har nytte av virtuelle kort (når og hvorfor)?

Eksempler på brukere og situasjoner hvor virtuelle kort er spesielt nyttig, er faste reisende som trenger sentral fakturering, jobbkandidater (for intervjureiser), praktikanter eller ansatte som kun reiser én til to ganger i året og derfor ikke har fått utstedt et tradisjonelt firmakort.

Hva koster det å få aktivert Conferma virtuelle kort på min Spotnana-konto?

Ta kontakt med en Spotnana-agent for prisinformasjon.

Finnes det en liste over banker som Conferma allerede samarbeider med?

Ja, se denne listen over Conferma sine bankpartnere. Hvis banken din ikke står på listen, kan banken kontakte Conferma på banking.partners@conferma.com for å starte prosessen med å bli partner. Merk at denne prosessen i noen tilfeller kan ta 6–12 måneder eller mer.

Hva hvis kunden allerede har et samarbeid med Conferma?

Hvis kunden allerede bruker Conferma sammen med et annet reisebyrå (TMC) og ønsker å bytte til Spotnana som TMC for virtuelle kort, må kunden kontakte banken sin for å opprette en ny virtuell kortkonto hos Conferma.

Bør Spotnana kontakte kundens bank for å sette dette opp?

Nei. Kunden må selv informere banken om at de ønsker å starte prosessen for å bli partner med Conferma, og deretter må banken ta kontakt med Conferma.

Forberedende oppgaver for kunde

Målgruppe: Kunder som ønsker å bruke Conferma – Virtuelle kort sammen med Spotnana

Denne delen omhandler alle oppgaver virksomheten må utføre for at integrasjonen skal fungere som planlagt. Følgende trinn bør utføres på forhånd for å støtte integrasjonen med Conferma og legge til rette for bruk av virtuelle betalinger.

Dersom du skal bruke virtuelle kort til å betale for leiebil, må du ha en direktefakturaavtale med leiebilselskapet på plass på forhånd.

• Sjekk at banken og kortnettverket ditt allerede støttes av Conferma. Se https://www.conferma.com/partners/. Hvis banken din ikke har et eksisterende samarbeid med Conferma, må banken ta kontakt med Conferma på banking.partners@conferma.com for å starte samarbeidet (be dem om å gjøre dette).

• Informer banken din om at du ønsker å ta i bruk et virtuelt kortprogram via Conferma, og be dem opprette en Conferma kortpool-konto. Skal du tilby virtuelle kort for både hotell- og leiebilbestillinger, må du ha én separat kortpool-konto for hvert formål (én for hotell, én for leiebil).Ta kontakt med Spotnana og oppgi informasjonen i tabellen nedenfor steg 4 (Spotnana vil bruke https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow for å konfigurere dette sammen med Conferma):

• Dersom du skal bruke virtuelle kort sammen med leiebilleverandører, må du også utføre følgende trinn. For hver leiebilleverandør du ønsker å tilby betaling med virtuelle kort til, må du legge inn en bedriftsrabattkode og et virtuelt kort-ID for bil på Spotnana Online Booking Tool. For å gjøre dette, velg Selskap i Program menyen, og deretter velg L1 merknader i Selskap menyen til venstre. Deretter: 

  • Bla ned til Bedriftsrabattkode for bil seksjonen og klikk Legg til kode. 

  • Velg navnet på leiebilselskapet fra menyen. 

  • Skriv inn bedriftsrabattkoden for denne leverandøren i feltet. 

  • Velg Bare virtuelle betalinger avkrysningsboksen. 

  • Bla ned til Virtuelt bilkort-ID-nummer seksjonen og klikk Legg til kode.

  • Velg navnet på leiebilselskapet fra menyen. 

  • Skriv inn det virtuelle kort-ID-nummeret du har fått fra leiebilleverandøren. Merk: For Avis vil dette være GEB-ID. 

  • Klikk Lagre.

Vi anbefaler også at du informerer foretrukne hoteller om at dere tar i bruk Conferma sitt virtuelle betalingsprogram. Bruk gjerne e-postmalen nedenfor. Dette er valgfritt.

E-post/brev fra reiseansvarlig til foretrukne hoteller

Målgruppe: Reiseansvarlige

Spotnana anbefaler at du kontakter dine foretrukne hoteller på forhånd for å sikre at de er forberedt på å støtte både virtuelle betalinger og dine reisende. Nedenfor finner du et forslag til brev du kan bruke og tilpasse etter behov.

Formålet med denne meldingen er å informere hotellet om at dere innfører et virtuelt betalingsprogram for deres reisende, og at dere forventer at hotellet støtter dette. Alt hotellet trenger å gjøre er å klikke på lenken i meldingen for å sikre at de er registrert i Conferma Connect-databasen, at ønsket kommunikasjonsmetode er valgt, og at nødvendige detaljer for denne metoden er lagt inn (for eksempel e-postadresse eller faksnummer).

Kjære hotellpartner,

Emne: Conferma Connect – Virtuell betaling for hoteller

Du har sikkert allerede lagt merke til at virtuelle kort blir stadig mer brukt til betaling av hotellopphold. Vi har samarbeidet med vår teknologipartner Conferma Pay og Spotnana for å tilby en mer effektiv betalingsløsning for hoteller.

Hva er Conferma Connect?

Conferma Connect finner automatisk den sikreste og mest kostnadseffektive måten å sende betalingsinstruksjoner til hotellet på. Conferma Pay har utviklet teknologi for å sende kortdetaljer via flere kanaler, inkludert sikker e-post. Vår anbefaling til deg som hotellpartner er å velge sikker e-post (ikke faks).

For å oppdatere din kommunikasjonsinnstilling, fyll ut det elektroniske påmeldingsskjemaet:

https://www.confermaconnect.com

Det er gratis for hoteller å registrere seg, og du kan selv velge hvordan du vil motta informasjon om virtuelle kort (faks/epost til resepsjon eller regnskapsavdeling). Dette sikrer at det ikke oppstår problemer for deg eller gjesten ved utsjekk.

For mer informasjon, se Conferma Connect FAQ: https://www.confermaconnect.com/en/help

Takk for samarbeidet!

Vennlig hilsen,

Fornavn Etternavn

Rolle/tittel

Firma

Reisendes opplevelse og arbeidsflyt

Målgruppe: Reisende og reisebestillere

Dine brukere (reisende eller bestillere) som skal bestille hotell eller leiebil, vil oppleve en prosess som ligner det de allerede kjenner fra Spotnana Online Booking Tool. Slik går det vanligvis for seg:

1. Den reisende søker etter ønsket hotell eller leiebil og datoer.

2. Den reisende velger ønsket hotell og romtype eller kjøretøy og pris, og går videre til bestilling.

3. Deretter må den reisende velge betalingsmetode for bestillingen. Avhengig av om virksomheten har satt virtuell betaling som obligatorisk eller ikke (for den juridiske enheten den reisende tilhører), gjør den reisende ett av følgende:

   • For hotellbestillinger: 

     • Hvis virtuell kort er obligatorisk: Den reisende klikker på fanen Virtuelle kort og velger det eneste tilgjengelige (obligatoriske) virtuelle kortet.

     • Hvis virtuell kort ikke er obligatorisk: Den reisende kan velge enten fanen Kredittkort eller Virtuelle kort og deretter velge hvilket kort de ønsker å bruke for denne bestillingen.

   • For leiebilbestillinger: 

     • Siden det virtuelle kortet er knyttet til en direktefakturaavtale med leiebilselskapet, trenger ikke den reisende å velge betalingsmetode. Den reisende kan bare gå rett til bestillingen. 

4. Den reisende ser over kostnadene og klikker på Bestill hotell eller Bestill bil . Bestillingen bekreftes, og betaling (samt informasjon via faks eller e-post) sendes til leverandøren.

5. Om nødvendig kan den reisende vise de siste 4 sifrene på det virtuelle kortet etter bestilling, og hele kortnummeret 24 timer før innsjekk på hotell eller henting av leiebil.

Feilsøking av vanlige problemer

Tabellen under viser noen vanlige utfordringer reisende kan oppleve med Conferma virtuelle kort, og forslag til løsninger. Mange problemer kan løses av den reisende selv via Spotnana-appen eller Online Booking Tool. Hvis det ikke løser saken, ta kontakt med en Spotnana-agent.

Fjern eller begrens bruk av en virtuell kortkonfigurasjon

Bruk fremgangsmåtene under for å fjerne eller begrense bruken av et virtuelt kort. 

Slik fjerner du en virtuell kortkonfigurasjon for hotell- eller leiebilbestillinger

1. Velg Selskap i Program menyen.
2. Velg Betalingsmetoder i Betaling menyen til venstre.
3. Finn frem til Seksjonen for virtuelle betalingsmetoder .
4. Finn raden med den virtuelle betalingsmetoden du ønsker å fjerne (hver er aktivert for enten bil- eller hotellbestillinger).
5. Velg Fjern betalingsmetode i menyen til høyre.
6. Klikk Slett for å bekrefte at du ønsker å slette den virtuelle betalingsmetoden. Dette vil slette hele konfigurasjonen for det virtuelle kortet. 

Slik begrenser du bruk av virtuelle kort til kun agenter

Dette kan være nyttig hvis du midlertidig vil begrense hvem som har tilgang til kortet (f.eks. for testing eller feilsøking).

1. Velg Selskap i Program menyen.
2. Velg Betalingsmetoder i Betaling menyen til venstre.
3. Finn frem til Seksjonen for virtuelle betalingsmetoder .
4. Finn raden med den virtuelle betalingsmetoden du ønsker å begrense (hver er aktivert for enten bil- eller hotellbestillinger).
5. Velg Rediger betalingsmetode i menyen til høyre. Oppdater betalingsmetode vinduet åpnes. 
6. Hvis du har aktivert virtuelle kort for bil og hotell bestillinger, gjør følgende:
   1. Klikk på redigeringsikonet (blyant) ved siden av Kortdetaljer.
   2. Sjekk at Sett dette kortet som obligatorisk ikke er valgt.
   3. Klikk på redigeringsikonet (blyant) ved siden av Bruksanvisning for kort.
   4. Sett Brukerroller til Bare agenter.
   5. Sett Reisendetype til Privat gjest.
   6. Klikk Oppdater. 
   7. Disse innstillingene begrenser hvem som kan bruke kortet, uten at du trenger å slette konfigurasjonen.
7. Hvis du kun har aktivert virtuelle kort for hotell bestillinger, gjør følgende: 
   1. Klikk på redigeringsikonet (blyant) ved siden av Produkttyper.
   2. Sjekk at Obligatorisk bryteren er deaktivert.
   3. Klikk på redigeringsikonet (blyant) ved siden av Spesifiser brukertyper.
   4. Velg Bare agenter i menyen.
   5. Klikk Oppdater.
   6. Ta deretter kontakt med din Spotnana-kontakt for å begrense bruken av denne virtuelle betalingsmetoden til private gjester.
   7. Disse innstillingene begrenser hvem som kan bruke kortet, uten at du trenger å slette konfigurasjonen.

Rapportering og fakturering

Du vil motta jevnlige kontoutskrifter fra banken som viser reiseutgiftene knyttet til de reisendes bruk av virtuelle kort som betalingsmiddel. Du kan bruke disse utskriftene (og kvitteringene de reisende sender inn) for å avstemme forbruk på virtuelle kort. Du kan bruke rapportene Hotelltransaksjoner eller Biltransaksjoner rapporter (finnes under Analyse > Selskapsrapporter) i Spotnana Online Booking Tool for å forenkle avstemmingen av forbruket. Dersom du trenger mer rapportering for å forenkle avstemmingen, kan du kontakte en Spotnana-agent for tilgang til Conferma Snap (du vil få innloggingsinformasjon).