Opprett og publiser arrangementer (v.1)

Denne veiledningen beskriver den gamle måten å opprette og publisere arrangementer på. For den nyeste fremgangsmåten, se Opprett, publiser og administrer et arrangement (nyeste versjon).

Bare administratorer har tilgang til å opprette og administrere arrangementer.

INNHOLDSFORTEGNELSE

• Opprette arrangement
  • Opprett et arrangement
  • Se og administrer eksisterende arrangementer
  • Publiser et arrangement
• Relaterte emner

Opprett et arrangement

1. Logg inn i Online Booking-verktøyet. 

2. Velg Arrangementer fra Reiser menyen. Siden Arrangementer åpnes.  

3. Klikk Nytt arrangement. Siden Opprett arrangement vises. 

4. Skriv inn navnet på arrangementet i feltet Arrangementnavn . Dette er navnet deltakerne vil se når de blir invitert.

5. Skriv inn sted for arrangementet i feltet Sted .

6. Velg et forsidebilde for arrangementet (bildet blir vist i invitasjonen til deltakerne), hvis ønskelig. Du kan også klikke Last opp for å laste opp et eget bilde.

7. Angi start- og sluttdato for arrangementet i feltene Arrangementdatoer . 

8. Angi start- og sluttdato for reise i feltene Reisedatoer . 

   • Startdatoen bør settes før arrangementet starter. Husk å ta høyde for ting som tidsforskjell, reiselengde og eventuelle mellomlandinger.

   • Sluttdatoen bør være etter at arrangementet er ferdig.

9. Skriv en beskrivelse av arrangementet i feltet Beskrivelse . Her kan du formatere teksten med fet, kursiv, punktlister, skrifttype, farge og innrykk, samt legge til lenker. 

10. Velg hvilke bestillingstyper som skal være tilgjengelige for dette arrangementet. Bare de typene som administrator har aktivert for arrangementet vil vises for inviterte deltakere. Hvis det skulle bli behov for en ekstra bestillingstype etter at arrangementet er publisert, kan administrator legge inn denne for gjesten. 

11. For Fly:
    

    • For å angi hvilke flytyper som er tillatt, velg én eller flere av følgende fra menyen Tillatte flytyper :

      • En vei

      • Tur-retur

      • Retursted kan være forskjellig fra avreisested – nyttig hvis reisende skal delta på flere arrangementer 

    • Klikk Legg til for å angi hvilke flyplasser som skal være tilgjengelige. Feltet Tillatt flyplass vises. Her kan du angi alle flyplasser deltakerne kan bestille fly til for å delta på arrangementet (deltakere kan bestille fra hvilken som helst avreiseflyplass ). Du kan også velge å ikke fylle ut dette feltet. .

      • Begynn å skrive inn navnet eller koden til flyplassen du vil legge til. Forslag vises mens du skriver. 

      • Velg ønsket flyplass. 

      • For å legge til flere flyplasser, klikk Legg til igjen og gjenta. 

    • Bruk kalenderen og tidsfeltene under Foreslått ankomst før og Foreslått avreise etter for å angi når reisende blir bedt om å bestille fly. Som standard vil disse datoene følge det du har satt under Arrangementdatoer . Reisende blir oppfordret til å bestille fly innenfor disse tidspunktene. 

12. For Hotell:

    • Klikk Legg til for å angi hvilke hoteller som skal være tilgjengelige. Feltet Hotell vises. Her kan du angi alle hoteller deltakerne kan bo på i forbindelse med arrangementet. Du kan også velge å ikke fylle ut dette feltet. 

    • Begynn å skrive inn navnet på hotellet du vil legge til. Forslag vises mens du skriver. 

    • Velg ønsket hotell.  

    • For å legge til flere hoteller, klikk Legg til igjen og gjenta. 

13. For Leiebil, trengs det ingen ekstra innstillinger. 

14. For Tog, trengs det ingen ekstra innstillinger. 

15. Angi hvilken betalingsmåte deltakerne skal bruke for å bestille det de trenger til arrangementet.

    • For å legge til én betalingsmåte som gjelder for alle bestillingstyper, klikk i feltet Velg betalingsalternativ og klikk Legg til nytt kort. Siden Legg til kredittkort åpnes. Fyll ut kortinformasjonen som vanlig. Som standard vil alle bestillingstyper være tillatt, men dette kan endres under innstillingen Gjelder for . Pass på at hver bestillingstype har en betalingsmåte. Hvilke bestillingstyper som gjelder for hvert betalingsmiddel vises med små ikoner.  

    • For å velge en eksisterende betalingsmåte for alle bestillingstyper, klikk i feltet Velg betalingsalternativ og velg ønsket betalingsmåte. Hvilke bestillingstyper som gjelder for hvert betalingsmiddel vises med små ikoner.

    • For å bruke hver reisendes standard betalingsmåte, klikk i feltet Velg betalingsalternativ og velg Bruk hver reisendes standard betalingsmåte. Da vil hver deltaker bruke sin egen standard betalingsmåte. Merk at hvis du inviterer gjester til arrangementet, må du på forhånd sørge for at det er satt opp en betalingsmåte for dem (se Forutsetninger ). 

    • For å angi en egen betalingsmåte for hver bestillingstype, aktiver feltet Angi betalingsmåte per bestillingstype . Følg deretter instruksjonene i denne delen for å velge betalingsmåte for hver type. 

16. Feltet Kontaktperson vil som standard være brukeren som oppretter arrangementet. Dette kan endres til en annen bruker. Dette er personen deltakerne kan kontakte hvis de har spørsmål.

17. Angi eventuelle tilpassede felt i seksjonen Egendefinerte felt etter behov. Du kan legge til ekstra felt og svare på spørsmålene som stilles. For å legge til egendefinerte felt, klikk + Egendefinerte felt og velg fra menyen. 

    • For egendefinerte felt der Reisetype er satt til “Alle reiser” (i feltdefinisjonen), kan du enten svare på feltet for deltakerne eller la dem svare selv. Hvis du svarer for dem, vil feltet være skjult for deltakerne. For eksempel, hvis det finnes et felt for Reiseårsak, kan du angi “Konferanse” for alle. 

    • For egendefinerte felt der Reisetype er satt til "Bare arrangementreiser" (i feltdefinisjonen), kan du velge om du vil vise akkurat dette feltet i arrangementet. For eksempel, hvis det finnes et felt for Foretrukket skyss-tidspunkt, kan du velge om det skal vises i arrangementet.

    • Eventuelle endringer i egendefinerte felt etter at arrangementet er publisert vil kun påvirke bestillinger som ikke er gjort ennå. 

18. Deretter gjør du ett av følgende:

    • klikk Lagre som utkast (for å lagre utkastet og legge til reisende senere)

    • klikk Legg til deltaker (for å legge til deltakere)

19.  Hvis du klikket Legg til deltaker, kan du nå begynne å invitere deltakere til arrangementet.  Du kan også laste opp en liste over ansatte eller gjester (som CSV-fil).  

    • Slik legger du til enkeltansatte: Klikk + Legg til deltaker. Skriv inn navnet eller e-postadressen til personen du vil invitere. En liste over treff vises. Velg riktig person. Gjenta for hver ansatt du vil invitere. 

    • Slik legger du til en gjest som ikke er ansatt i bedriften: Begynn å skrive inn navn eller e-post i søkefeltet, og klikk deretter Legg til gjest. Fyll inn fornavn, etternavn og e-postadresse til gjesten du vil invitere. Velg riktig juridisk enhet. Klikk på hake-ikonet. Gjenta for hver gjest du vil invitere.

    • Slik laster du opp en liste over ansatte eller gjester: Klikk Last opp. Last ned riktig CSV-mal (ansatt eller gjest). Rediger filen slik at den inneholder deltakerne dine (for ansatte: kun e-postadresse, for gjester: fornavn, etternavn og e-post, adskilt med komma). Bruk midtfeltet i popup-boksen for å laste opp CSV-filen. Klikk Last oppNeste når du er ferdig.

20. Når du har valgt hvilke bestillingstyper som er tillatt (fly, hotell osv.), valgt betalingsmåte og lagt til deltakere, kan du publisere arrangementet. Du kan klikke Publiser eller se Publiser et arrangement for mer informasjon.

Se og administrer eksisterende arrangementer

1. Logg inn i Online Booking-verktøyet. 

2. Velg Arrangementer fra Reiser menyen. Siden Arrangementer åpnes. Du kan filtrere på navn, dato eller status (kun for kommende arrangementer). 

   1. Velg fanen Kommende for å se kommende eller pågående arrangementer. 

   2. Velg fanen Ferdige for å se tidligere arrangementer.

   3. Velg fanen Avlyste for å se avlyste arrangementer.

3. Hvert arrangement vises som en rad. For hvert arrangement ser du sted, datoer, antall deltakere og bestillingstype. For upubliserte arrangementer kan du også publisere arrangementet (med eller uten e-postvarsling).  

4. Finn arrangementet du vil se på, og klikk på det. Du får da opp en detaljside for arrangementet. 

5. Du kan se gjennom og redigere detaljer om arrangementet og deltakerlisten. 

   • Innstillinger for arrangement (hovedside) - Du kan endre navn, reisedatoer, forsidebilde og beskrivelse (så lenge arrangementet ikke er publisert ennå).

   • Deltakere (du må kanskje klikke Legg til deltaker) - For hver deltaker ser du navn, e-post, reisedatoer, invitasjonsstatus og status for bestillingene. Et grønt ikon betyr at bestillingen er fullført. Du kan filtrere på Invitasjonsstatus (Invitert, Ikke invitert ennå) eller status for bestillingstype (Bestilt, Ikke bestilt, Takket nei). For å filtrere på en bestillingstype, klikk på relevant ikon og velg ønsket status fra menyen.

     • For å minne en deltaker på å fullføre bestillinger, kan du sende invitasjonen på nytt ved å klikke på e-postikonet (hold musepekeren til høyre for kolonnen Invitasjon ). Dette er kun mulig etter at arrangementet er publisert. 

     • For å sende invitasjon eller påminnelse til flere deltakere samtidig, huk av ved navnene deres og klikk Send e-post i verktøylinjen. Hvis noen allerede er invitert og andre ikke, må du bekrefte dette valget. Innholdet i påminnelsen vil være litt annerledes enn i den opprinnelige invitasjonen.

     • For å fjerne en deltaker, klikk på søppelkurvikonet (hold musepekeren til høyre for kolonnen Invitasjon ). For å fjerne flere deltakere samtidig, huk av ved navnene deres og klikk på søppelkurv-/slett-knappen i verktøylinjen. Når en deltaker er fjernet, vil vedkommende ikke lenger se arrangementet. Obs: Du må avbestille eventuelle bestillinger for arrangementet som deltakeren allerede har gjort før du kan fjerne vedkommende.

     • For å laste opp en deltakerliste, klikk Last opp og følg instruksjonene i delen Opprett et arrangement ovenfor på denne siden.

     • For å laste ned den nåværende deltakerlisten, klikk Last ned i verktøylinjen.

Publiser et arrangement

Når du har opprettet arrangementet, kan du forhåndsvise eller publisere det. Når du publiserer arrangementet, kan du velge om deltakerne skal motta invitasjon på e-post. 

1. Logg inn i Online Booking-verktøyet. 

2. Velg Arrangementer fra Reiser menyen. Siden Arrangementer åpnes.

3. Velg fanen Kommende for å se kommende arrangementer. Hvert arrangement vises som en rad, med sted, datoer, antall deltakere og bestillingstype. 

   • For å se gjennom arrangementet før publisering, finn arrangementet og klikk på raden. 

   • For å forhåndsvise invitasjonen, klikk Forhåndsvis e-post (en invitasjon sendes til din e-postadresse) for det aktuelle arrangementet.

   • For å publisere et arrangement uten å sende e-postinvitasjoner til deltakerne, klikk Bare publiser for det aktuelle arrangementet.

   • For å publisere et arrangement og sende e-postinvitasjoner til deltakerne, klikk Publiser og send invitasjon for det aktuelle arrangementet.

   • For å endre et arrangement som allerede er publisert, klikk Rediger. 

4. Når arrangementet er publisert, kan du kun gjøre følgende endringer:

   • Arrangementnavn

   • Beskrivelse av arrangementet

   • Utvid reisedatoer (f.eks. velg tidligere startdato eller senere sluttdato)

   • Tilgjengelige betalingsmåter for deltakerne 

   • Legge til flyplasser eller hoteller (hvis fly- og hotellbestilling er tillatt)

   • Legge til deltakere

   • Fjerne deltakere (som ikke har gjort noen bestillinger ennå)

   • Egendefinerte felt

Relaterte emner

• Arrangementer (oversikt)
• Bestille reise til arrangement (ansatt/arrangør)
• Bestille reise til arrangement (ikke-ansatt/gjest)