Conferma – virtualios kortelės

TURINYS

• Conferma – virtualios kortelės
  • Įvadas
• Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
• Būtini kliento veiksmai prieš naudojimą
  • Kelionių vadovo laiškas pasirinktoms viešbučiams
• Keliautojo patirties eiga
  • Dažniausiai pasitaikančių problemų sprendimas
• Kaip pašalinti arba apriboti virtualios kortelės konfigūraciją
  • Kaip pašalinti virtualios kortelės konfigūraciją viešbučių ar automobilių rezervacijoms
  • Kaip apriboti virtualios kortelės naudojimą tik agentams
• Ataskaitos ir sąskaitų išrašymas

Įvadas

Spotnana džiaugiasi galėdama pristatyti virtualių kortelių atsiskaitymo galimybę, bendradarbiaudama su Conferma.

• Pirmoje šio dokumento dalyje rasite dažniausiai užduodamus klausimus, kurie padės susipažinti su virtualių mokėjimų sąvoka, jų privalumais jūsų įmonei ir keliautojams, taip pat sužinosite, kodėl pasirinkome bendradarbiauti su Conferma.

• Antroje dalyje pateikiamas trumpas būtinų veiksmų sąrašas, kuriuos reikia atlikti prieš pradedant naudotis virtualiais mokėjimais.

• Trečioje dalyje paaiškinama, kokius nustatymus reikia sukonfigūruoti Spotnana internetinėje užsakymų sistemoje, kad galėtumėte įjungti virtualius mokėjimus savo keliautojų viešbučių ar automobilių rezervacijoms.

• Paskutinėje dalyje pateikiama, kaip atrodys virtualaus mokėjimo naudojimo patirtis viešbučio ar automobilio rezervacijai Spotnana sistemoje. Ši funkcija šiuo metu taikoma tik viešbučių ir automobilių užsakymams.

Be to, šio puslapio apačioje rasite pateiktą skaidrių rinkinį, kuris padės geriau suprasti, kokią naudą suteikia Conferma virtualios kortelės naudojant jas su Spotnana.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Kas yra virtualūs mokėjimai?

Virtualūs mokėjimai – tai saugus, patikimas ir griežtai kontroliuojamas atsiskaitymo būdas, kurį galite pasiūlyti keliaujantiems tiek savo organizacijos viduje, tiek už jos ribų, kad būtų paprasčiau apmokėti užsakymų išlaidas. Spotnana bendradarbiauja su Conferma, kad klientams galėtų pasiūlyti šią atsiskaitymo galimybę.

Virtualus mokėjimas – tai unikalus 15 arba 16 skaitmenų kortelės numeris (fiziškai kortelė neegzistuoja), kuris sugeneruojamas užsakymo metu ir priskiriamas konkrečiam naudotojui. Šis „kortelės“ numeris naudojamas tik vienam mokėjimui, o vėliau išjungiamas. Fizinės kortelės nėra.

Virtualiam mokėjimui taip pat sukuriamas saugos kodas (CVV, CVV2 arba CVC), panašiai kaip trijų skaitmenų kodas, esantis ant fizinių kreditinių kortelių.

Kas yra Conferma?

Conferma – tai technologijų partneris ir viena iš pirmaujančių virtualių mokėjimų sprendimų teikėjų kelionių sektoriuje. Jie bendradarbiauja su daugiau nei 50 bankų, kurie išduoda virtualias korteles, naudojamas jų tiekėjų tinkle daugiau nei 200 šalių.

Conferma išsiskiria iš kitų virtualių mokėjimo platformų tuo, kad ne tik išduoda virtualią kortelę, kurią Spotnana naudoja užsakymui (viešbutis/automobilis) apmokėti, bet ir tiesiogiai perduoda mokėjimo duomenis bei instrukcijas paslaugos teikėjui, taip patvirtindama tiesioginį apmokėjimą. Dėl to keliautojui nereikia pateikti kito atsiskaitymo būdo atvykus į viešbutį ar atsiimant automobilį. 

Daugiau informacijos rasite https://conferma.com/

Kaip virtuali kortelė skiriasi nuo Ghost/Lodge kortelės?

Iš esmės virtualios kortelės yra panašios į Ghost ar Lodge korteles tuo, kad visos išlaidos apmokamos iš pagrindinės sąskaitos. Tačiau Ghost kortelės naudojamos daugeliui naudotojų ir užsakymų, todėl joms reikia nustatyti dideles kredito ribas. Virtualios kortelės naudojamos tik vieną kartą, tad kredito limitas taikomas tik konkrečiam pirkiniui ir yra griežtai kontroliuojamas.

Kitas skirtumas – Ghost kortelės naudojamos daug kartų, todėl jos lengviau gali būti pažeistos ir tada turi būti užblokuotos bei pakeistos. Virtualios kortelės skirtos tik vienkartiniam naudojimui ir turi ribotą kredito limitą, todėl sukčiavimo rizika yra minimali. Be to, Ghost kortelėms reikia, kad buhalterija rankiniu būdu paskirstytų išlaidas atitinkamiems asmenims ar padaliniams. Virtualių kortelių numeriai yra unikalūs ir priskiriami konkrečiam naudotojui, todėl paskirstymas paprastesnis, o saugumas lengviau užtikrinamas. Tai padeda sumažinti administracines išlaidas.

Be to, naudojant Ghost korteles, CVV kodus tenka dalintis su daugeliu įmonės darbuotojų, o tai mažina saugumą. Virtualios kortelės sugeneruoja vienkartinį CVV kodą, prie kurio prieiga yra ribota.

Kokie yra privalumai?

Virtualios kortelės ir kiti mokėjimo būdai turi daug privalumų. Svarbiausi iš jų pateikti žemiau:

• Patogesnis tiesioginio apmokėjimo procesas: Virtualaus mokėjimo procesas yra automatizuotas, saugus ir lengvai suderinamas su finansų skyriais. Naudojant šį atsiskaitymo būdą, kortelės numeris automatiškai perduodamas paslaugos teikėjui (viešbučiui, automobilių nuomos įmonei) jiems priimtinu būdu (el. paštu, faksu ar per API). Todėl keliautojui nereikia pateikti atsiskaitymo priemonės atvykus į viešbutį ar atsiimant automobilį (ir nėra atskiro tiesioginio apmokėjimo, nes tiekėjas gauna pinigus tiesiai iš kortelės bendrovės). Be to, kitaip nei su tiesioginiu apmokėjimu, virtualių mokėjimų suderinimas yra automatizuotas, nes kiekviena kortelė priskiriama konkrečiai sąskaitai.

• Galimybė atsiskaityti už neįmonės darbuotojus, rangovus ar kandidatus: Virtualūs mokėjimai leidžia įmonėms iš anksto apmokėti savo darbuotojų kelionių išlaidas (keliautojams nereikia naudotis asmenine kortele). Kadangi daugelis tiekėjų reikalauja CVV kodo (kurio keliautojai dažnai nežino ir kuris dėl saugumo negali būti lengvai pateiktas), vien „ghost“ kortelių šiai situacijai nepakanka.

• Nebereikia įmonės kortelių retai keliaujantiems darbuotojams: Virtualūs mokėjimai leidžia išvengti poreikio išduoti įmonės korteles tiems darbuotojams, kurie keliauja tik kartą ar du per metus.

• Geresnis saugumas: Fizinės kortelės dažniau tampa sukčiavimo taikiniu. Virtualios kortelės turi iš anksto nustatytas išlaidų ribas ir galiojimo laiką, tad net jei kortelės duomenys patektų į svetimas rankas, rizika būtų ribota.

Kas yra Conferma Connect?

Conferma Connect – tai Conferma sukurta viešbučių duomenų bazė, kurioje saugoma informacija apie viešbučius ir jų pageidaujamus komunikacijos būdus (el. paštas, faksas, API). Ši sistema naudojama perduoti mokėjimo instrukcijas viešbučiams.

Conferma Connect nėra naudojama automobilių nuomos tiekėjams.

Kaip tai veikia?

Toliau pateiktoje schemoje matysite, kaip įprastai atrodo procesas, kai keliautojas atsiskaito už viešbutį ar automobilio nuomą virtualia kortele. Spotnana atlieka 1, 2 ir 4 žingsnius.1, 2 ir 4.

Kokiems naudotojams ir kada verta rinktis virtualias korteles?

Jūsų organizacijai virtualios kortelės ypač naudingos dažnai keliaujantiems darbuotojams, kuriems reikia centralizuoto atsiskaitymo, kandidatams į darbą (kelionėms į pokalbius), praktikantams ar tiems, kurie keliauja tik kartą ar du per metus ir dėl to neturi įprastos įmonės kortelės.

Kiek kainuoja įjungti Conferma Virtual Cards jūsų Spotnana paskyroje?

Dėl kainodaros kreipkitės į Spotnana atstovą.

Ar yra sąrašas bankų partnerių, su kuriais Conferma jau bendradarbiauja?

Taip, šį sąrašą rasite čia: Conferma bankų partneriai. Jei jūsų banko šiame sąraše nėra, paprašykite savo banko susisiekti su Conferma el. paštu banking.partners@conferma.com, kad būtų pradėta bendradarbiavimo procedūra. Atkreipkite dėmesį, kad kai kuriais atvejais šis procesas gali užtrukti nuo 6 iki 12 mėnesių ar net ilgiau.

Ką daryti, jei klientas jau turi ryšį su Conferma?

Jei klientas jau naudojasi Conferma su kita internetine rezervavimo sistema ir nori pereiti prie Spotnana, kad galėtų atsiskaityti virtualiomis kortelėmis, klientas turi kreiptis į savo banką, kad šis atidarytų naują virtualios kortelės sąskaitą su Conferma.

Ar Spotnana turėtų kreiptis į kliento bankus jų vardu dėl šio proceso?

Ne.Klientas pats turi informuoti savo banką, kad nori pradėti bendradarbiavimą su Conferma, o tuomet bankas turi susisiekti su Conferma.

Būtini kliento veiksmai

Kam skirta: Klientams, norintiems naudoti Conferma – virtualių kortelių atsiskaitymo būdus su Spotnana

Šiame skyriuje aprašomi visi žingsniai, kuriuos jūsų įmonė turi atlikti, kad integracija veiktų tinkamai. Toliau pateikti veiksmai padės pasiruošti integracijai su Conferma ir užtikrins sklandų virtualių atsiskaitymo būdų naudojimą.

Jei planuojate naudoti virtualią kortelę atsiskaitymui už automobilių nuomą, iš anksto pasirūpinkite, kad turėtumėte tiesioginio atsiskaitymo sutartį su automobilių nuomos įmone.

• Įsitikinkite, kad jūsų bankas ir kortelių tinklas jau yra Conferma partnerių sąraše. Sąrašą rasite adresu: https://www.conferma.com/partners/. Jei jūsų bankasnėraConferma partnerių sąraše, jūsų bankas turi susisiekti su Conferma el. paštu banking.partners@conferma.com ir inicijuoti bendradarbiavimą (prašome informuoti banką apie tai).

• Praneškite savo bankui, kad norite įdiegti virtualių kortelių programą per Conferma, ir paprašykite jų sukurti Conferma kortelių sąskaitą (kortelių baseiną). Jei planuojate naudoti virtualias korteles tiek viešbučių, tiek automobilių nuomos užsakymams, reikės atskirų kortelių sąskaitų kiekvienai paslaugai (viena viešbučiams, kita – automobilių nuomai).Kreipkitės į Spotnana ir pateikite žemiau esančioje lentelėje po 4 žingsnio nurodytą informaciją (Spotnana tuomet naudos https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow kad ši informacija būtų nustatyta su Conferma):

• Jei planuojate naudoti virtualias korteles automobilių nuomos paslaugoms, turėsite atlikti šiuos papildomus veiksmus. Kiekvienam automobilių nuomos tiekėjui, kuriam norite leisti atsiskaityti virtualiomis kortelėmis, Spotnana sistemoje reikia įvesti įmonės nuolaidos kodą ir virtualios mokėjimo kortelės automobilio ID. Internetinė užsakymų sistema. Norėdami tai padaryti, pasirinkite Programą iš viršutinio meniu, tada pasirinkite Įmonės profilį kairiajame meniu ir spustelėkite L1 pastabos skirtuką. Toliau:

  • Nuslinkite žemyn iki Automobilių įmonės nuolaidos kodo skyriaus ir spauskite Pridėti kodą. 

  • Iš meniu pasirinkite automobilių nuomos tiekėjo pavadinimą. 

  • Nurodykite su tuo tiekėju susietą įmonės nuolaidos kodą tam skirtame laukelyje. 

  • Pasirinkite Tik virtualūs mokėjimai žymimasis langelis. 

  • Slinkite žemyn iki Virtualios mokėjimo kortelės ID numerio skyriaus ir spustelėkite Pridėti kodą.

  • Iš sąrašo pasirinkite automobilių nuomos tiekėją. 

  • Įveskite nuomos tiekėjo suteiktą virtualios kortelės ID numerį. Pastaba: Avis atveju tai bus GEB ID). 

  • Paspauskite Išsaugoti.

Taip pat rekomenduojame informuoti pasirinktas viešbučių įstaigas, kad pradėsite naudoti Conferma virtualių mokėjimų programą. Galite pasinaudoti žemiau pateiktu el. laiško šablonu. Tai nėra privaloma.

Kelionių vadybininko laiškas viešbučiams

Skirta: kelionių vadybininkams

Spotnana rekomenduoja iš anksto susisiekti su Jūsų pageidaujamais viešbučiais, kad įsitikintumėte, jog jie yra pasirengę priimti virtualius mokėjimus ir aptarnauti Jūsų įmonės keliautojus, kurie tokiais mokėjimais naudosis. Žemiau pateikiame pavyzdinį laišką, kurį galite laisvai pritaikyti ir išsiųsti pasirinktiems viešbučiams. Jei reikia, laišką galite redaguoti pagal savo poreikius.

Šio laiško tikslas – informuoti viešbutį, kad pradėsite naudoti virtualių mokėjimų programą savo keliautojams ir tikitės, kad viešbutis Jus palaikys šiuo klausimu. Viešbučiui tereikia paspausti nuorodą, pateiktą šiame laiške, kad patvirtintų savo duomenis Conferma Connect sistemoje, pasirinktų pageidaujamą informacijos gavimo būdą ir pateiktų visą reikalingą informaciją (pvz., el. pašto adresą ar fakso numerį).

Gerbiamas viešbučio atstove,

Dėl: Conferma Connect – virtualūs mokėjimai viešbučiams

Jau tikriausiai pastebėjote, kad virtualios kortelės vis dažniau naudojamos atsiskaityti už viešbučių paslaugas. Kartu su mūsų technologijų partneriais Conferma Pay ir Spotnana siekiame pasiūlyti viešbučiams patogesnį ir efektyvesnį atsiskaitymo būdą.

Kas yra Conferma Connect?

Conferma Connect automatiškai parinks saugiausią ir ekonomiškiausią būdą, kaip perduoti mokėjimo instrukcijas viešbučiui. Conferma Pay sukūrė technologiją, leidžiančią perduoti kortelės duomenis įvairiais būdais, įskaitant saugų el. laišką. Mūsų pageidavimas – kad šią informaciją gautumėte būtent saugiu el. paštu (ne faksu).

Norėdami atnaujinti savo informacijos gavimo būdą, užpildykite internetinę sutikimo formą:

https://www.confermaconnect.com

Dalyvavimas šiame procese viešbučiams nieko nekainuoja, o Jūs galėsite pasirinkti, kaip norite gauti informaciją apie virtualių kortelių mokėjimus (faksu arba el. paštu registratūrai ar buhalterijai). Tai padės išvengti bet kokių nesklandumų Jums ar svečiui išvykstant iš viešbučio.

Daugiau informacijos rasiteConferma Connect DUK: https://www.confermaconnect.com/en/help

Iš anksto dėkojame už Jūsų bendradarbiavimą.

Pagarbiai,

Vardas Pavardė

Pareigos

Įmonė

Keliautojo patirties eiga

Skirta: Keliautojams ir kelionių organizatoriams

Jūsų darbuotojai (keliautojai ar kelionių organizatoriai), kuriems reikia užsisakyti viešbutį ar automobilio nuomą, naudosis labai panašia sistema, kaip ir Spotnana internetiniame užsakymų įrankyje. Procesas vyksta taip:

1. Keliautojas įveda norimo viešbučio arba automobilio nuomos paiešką ir pasirinktą laikotarpį.

2. Keliautojas pasirenka norimą viešbutį ir kambario kainą arba nuomojamą automobilį ir jo kainą, tuomet pereina prie užsakymo.

3. Toliau keliautojas turi pasirinkti, kokiu būdu bus apmokėtas užsakymas. Priklausomai nuo to, ar jūsų įmonėje virtualus mokėjimo būdas yra privalomasar ne (juridiniam asmeniui, kuriam priklauso keliautojas), tuomet keliautojas atliks vieną iš šių veiksmų:

   • Viešbučių užsakymams: Jei virtuali kortelė nustatyta kaip privaloma: keliautojas paspaudžia skirtuką

     • Virtualios kortelės ir pasirenka vienintelę galimą virtualią kortelę (tą, kuri yra privaloma).Jei virtuali kortelė nėra privaloma: keliautojas gali pasirinkti tiek 

     • Kredito kortelėsKreditinės kortelėsVirtualios kortelėsVirtualios kortelėsAutomobilių nuomos užsakymams

   • : 

     • Kadangi virtuali kortelė bus susieta su tiesioginio atsiskaitymo sutartimi su automobilių nuomos įmone, papildomos mokėjimo priemonės pasirinkti nereikia. Keliautojas gali iškart pereiti prie užsakymo žingsnio. 

4. Keliautojas peržiūri mokesčius ir paspaudžia Užsakyti viešbutį arba Užsakyti automobilįMygtukas. Užsakymas patvirtinamas, o mokėjimas (taip pat pranešimas faksu arba el. paštu) išsiunčiamas tiekėjui.

5. Jei reikia, po užsakymo keliautojas gali peržiūrėti paskutinius 4 virtualios kortelės skaitmenis, o visą kortelės numerį – likus 24 valandoms iki viešbučio registracijos arba automobilio atsiėmimo.

Dažniausiai pasitaikančių problemų sprendimas

Toliau pateiktoje lentelėje rasite galimas problemas, su kuriomis gali susidurti keliautojai naudodamiesi Conferma virtualiomis kortelėmis, ir siūlomus sprendimus. Daugumą šių klausimų keliautojai gali išspręsti patys, naudodamiesi Spotnana mobiliąja programėle arba internetine užsakymo sistema. Jei problema išlieka, kreipkitės į Spotnana konsultantą.

Virtualios kortelės konfigūracijos pašalinimas arba naudojimo apribojimas

Toliau pateikti žingsniai padės pašalinti arba apriboti virtualios kortelės naudojimą. 

Kaip pašalinti virtualios kortelės konfigūraciją viešbučio ar automobilio rezervacijoms

1. Pasirinkite Programą viršutiniame meniu.
2. Pasirinkite Mokėjimo būdai iš Mokėjimų ir mokesčių meniu kairėje pusėje.
3. Paspauskite Virtual skirtuką.
4. Suraskite eilutę, kurioje yra virtualus mokėjimo būdas, kurį norite pašalinti (kiekvienas iš jų yra įgalintas automobilių arba viešbučių užsakymams).
5. PasirinkitePašalinti mokėjimo būdą dešiniajame meniu.
6. Paspauskite Ištrinti, kad patvirtintumėte virtualaus mokėjimo būdo ištrynimą. Tai visiškai pašalins virtualios kortelės nustatymus. 

Jei norite, kad virtualią kortelę galėtų naudoti tik agentai

Tai naudinga, kai laikinai norite apriboti, kas gali naudotis kortele (pavyzdžiui, testavimo ar trikčių šalinimo metu).

1. Pasirinkite Programą iš viršutinio meniu.
2. Pasirinkite Mokėjimo būdus iš Mokėjimų ir mokesčių meniu kairėje pusėje.
3. Paspauskite Virtualųjį skirtuką.
4. Raskite eilutę su virtualiu mokėjimo būdu, kurį norite apriboti (kiekvienas jų skirtas automobilių arba viešbučių rezervacijoms).
5. PasirinkiteRedaguoti mokėjimo būdą iš dešinėje esančio meniu. Atsidarys Atnaujinti mokėjimo būdą langas. 
6. Jei virtualios kortelės įjungtos automobilių ir viešbučių rezervacijoms, atlikite šiuos veiksmus:
   1. Paspauskite redagavimo (pieštuko) piktogramą šalia Kortelės informacija.
   2. Įsitikinkite, kad Nustatyti šią kortelę kaip privalomą žymimasis langelis nėra pažymėtas.
   3. Paspauskite redagavimo (pieštuko) piktogramą šalia Kortelės naudojimo instrukcijos.
   4. Nustatykite Vartotojo vaidmenų lauką į Tik agentams.
   5. Nustatykite Profilio tipą į Asmeninis svečias.
   6. Paspauskite Atnaujinti. 
   7. Šie nustatymai leis apriboti, kas gali naudotis kortele, nereikalaujant ištrinti konfigūracijos.
7. Jei virtualias korteles įjungėte tik viešbučių užsakymams, atlikite šiuos veiksmus: Šalia pasirinkimo paspauskite redagavimo (pieštuko) piktogramą
   1. Produkto tipai.
   2. Įsitikinkite, kad jungiklis Privaloma yra išjungtas.
   3. Paspauskite redagavimo (pieštuko) piktogramą šalia Nurodykite, kokiems naudotojų tipams.
   4. Pasirinkite Tik agentai iš meniu.
   5. Paspauskite Atnaujinti.
   6. Tada susisiekite su savo Spotnana paskyros vadybininku, kad ši virtuali mokėjimo priemonė būtų prieinama tik asmeniniams svečiams.
   7. Šie nustatymai leis apriboti, kas gali naudotis kortele, nereikalaujant ištrinti esamos konfigūracijos.

Ataskaitos ir sąskaitų išrašai

Iš savo banko reguliariai gausite ataskaitas, kuriose bus nurodytosjūsų keliautojų išlaidos, kai jie naudoja virtualias korteles atsiskaitymui. Šias ataskaitas (taip pat keliautojų surinktus ir pateiktus kvitus) galite naudoti, kad suderintumėtevirtualios kortelės išlaidas. Taip pat galite naudotis Viešbučių operacijos arba Automobilių operacijos ataskaitos (skiltyje Įžvalgos) Spotnana internetinio užsakymo įrankyje padės lengviau suderinti jūsų išlaidas. Jei norėtumėte papildomų ataskaitų suderinimui, susisiekite su Spotnana konsultantu – jis suteiks prieigą prie Conferma Snap ir pateiks prisijungimo duomenis.Išlaidos. Jei jums reikia papildomų ataskaitų suderinimui palengvinti, susisiekite su Spotnana atstovu ir paprašykite suteikti prieigą prie Conferma Snap (jie suteiks jums prisijungimo duomenis).