Crea, pubblica e gestisci un evento (versione più recente)

Creato da Ashish Chaudhary, Modificato il Dom, 5 Ott alle 2:33 AM di Ashish Chaudhary

Crea, pubblica e gestisci un evento (ultima versione)

Soltanto gli utenti con determinati ruoli possono creare, pubblicare e gestire eventi. Gli amministratori aziendali e i coordinatori degli eventi possono svolgere le attività descritte nelle procedure riportate di seguito.

INDICE DEI CONTENUTI

Crea, pubblica e gestisci un evento

Crea un evento

Accedi allo strumento di prenotazione online.
Fai clic su Viaggi. La pagina Viaggi verrà visualizzata.
Fai clic su Crea (in alto a destra) e seleziona Evento da modello dal menu. La finestra Crea evento da modello verrà visualizzata.
Il campo Organizzazione sarà già impostato con il nome della tua azienda. Se sei un amministratore TMC, seleziona l’organizzazione corretta.
Scegli il modello che desideri utilizzare per il tuo evento dal campo Modello di viaggio . In questo modo potrai utilizzare i valori preimpostati del modello che hai scelto. Se non sei sicuro di quale modello usare, chiedi al tuo responsabile viaggi. Ad esempio, per un evento di benvenuto ai nuovi assunti, potrebbe essere utile un modello basato su invito.
Inserisci la località dell’evento nel campo Località .
Inserisci il nome dell’evento nel campo Nome . Questo sarà il nome che gli invitati vedranno.
Imposta le date di Inizio evento e Fine evento secondo le esigenze dell’evento.
Imposta le date di Inizio periodo di viaggio e Fine periodo di viaggio per l’evento.
- La data di inizio del periodo di viaggio dovrebbe essere prima dell’inizio dell’evento. Considera eventuali fattori come fuso orario, distanza e coincidenze.
- La data di fine del periodo di viaggio dovrebbe essere successiva alla fine dell’evento.
Fai clic su Impostazioni avanzate per visualizzare i dettagli sui tipi di prenotazione. Alcune impostazioni potrebbero essere già predefinite in base al modello scelto. Questa sezione è suddivisa in due schede: Tipi di prenotazione consentiti e Dati viaggio.
La scheda Dati viaggio contiene eventuali campi del profilo viaggiatore (ad esempio, Centro di costo) per cui l’amministratore del modello ha inserito un valore diverso o ti permette di modificarlo. Tieni presente che la modifica di questi valori non aggiorna in modo permanente il profilo del viaggiatore, ma si applica solo agli eventi creati con questo modello. Per ogni campo visualizzato, sarà presente un valore fornito dall’amministratore oppure verrà utilizzato il valore predefinito dal profilo del viaggiatore (che però non viene mostrato qui). Puoi modificare questi valori se necessario oppure lasciarli invariati.
Nella scheda Tipi di prenotazione consentiti puoi stabilire quali tipologie di prenotazione sono permesse per questo evento (puoi modificarle anche successivamente o per singolo viaggiatore). Solo i tipi di prenotazione abilitati per l’evento saranno visibili agli invitati. Se dopo la pubblicazione dell’evento servisse aggiungere un nuovo tipo di prenotazione, amministratori e coordinatori possono inserirlo o prenotarlo direttamente per il viaggiatore.
Per Volo:
- Per decidere quali tipi di volo consentire, seleziona una o più delle seguenti opzioni dal menu Tipi di volo consentiti :
  - Solo andata
  - Andata e ritorno
  - La località di ritorno può essere diversa da quella di partenza – utile se i viaggiatori devono partecipare a più eventi.
- Utilizza i pulsanti + e - per impostare il numero di accompagnatori (ad esempio, familiari) che un viaggiatore può aggiungere alla prenotazione del volo nel campo Accompagnatori consentiti . Se attivi questa opzione (impostando un valore diverso da 0), i viaggiatori potranno cliccare su Aggiungi viaggiatori durante la prenotazione del volo. Il numero massimo di accompagnatori sarà quello che hai impostato qui.
- Fai clic nel campo Aeroporti di destinazione consentiti e cerca gli aeroporti desiderati. Qui puoi indicare tutti gli aeroporti verso cui gli invitati possono prenotare per partecipare all’evento (la partenza può essere da qualsiasi aeroporto). Puoi anche lasciare questo campo vuoto o compilarlo in un secondo momento. Se lasci il campo vuoto, i viaggiatori potranno prenotare voli verso qualsiasi aeroporto.
  - Inizia a digitare il nome o il codice dell’aeroporto che vuoi selezionare. Verranno mostrati i nomi degli aeroporti corrispondenti.
  - Seleziona la casella dell’aeroporto desiderato.
  - Per aggiungere altri aeroporti, ripeti la ricerca e la selezione.
- Utilizza il calendario e i campi orario sotto Arrivo consigliato prima di e Partenza consigliata dopo di per indicare quando suggerire ai viaggiatori di prenotare i voli. Per impostazione predefinita, queste date corrispondono a quelle che hai inserito nei campi Date evento I viaggiatori saranno invitati a prenotare i voli entro questi limiti di date e orari.
Per Hotel:
- Per consentire la prenotazione di hotel per questo evento, attiva l’opzione corrispondente.
- Fai clic su Aggiungi per selezionare gli hotel previsti. Il campo Hotel verrà visualizzato. Qui puoi indicare tutti gli hotel in cui gli invitati possono soggiornare per partecipare all’evento. Puoi anche scegliere di non compilare questo campo.
- Inizia a digitare il nome dell’hotel che vuoi selezionare. Verranno mostrati i nomi degli hotel corrispondenti.
- Seleziona l’hotel desiderato.
- Per aggiungere altri hotel, clicca di nuovo su Aggiungi e ripeti la procedura.
Per Treno
- Per consentire la prenotazione di treni per questo evento, attiva l’opzione corrispondente.
- Non sono necessarie altre impostazioni.
Per Auto
- Per consentire la prenotazione di auto a noleggio per questo evento, attiva l’opzione corrispondente.
- Non sono necessarie altre impostazioni.
Controlla il contenuto della scheda Campi personalizzati .
- Il modello su cui si basa il viaggio potrebbe includere dei campi personalizzati. Il valore di questi campi potrebbe essere già preimpostato dal modello; in tal caso puoi accettarlo o modificarlo. Se il campo personalizzato non ha un valore, potresti doverlo inserire obbligatoriamente.
- Puoi anche aggiungere altri campi personalizzati. Se desideri aggiungerne uno, fai clic su Aggiungi. Potrai così selezionare un campo personalizzato e inserire la relativa risposta.
Fai clic su Crea. Verrà visualizzata la pagina dell’evento.
Per inserire una descrizione dell’evento, fai clic su Descrizione evento. Verrà aperta la pagina di descrizione dell’evento.
- Modifica la descrizione come preferisci. Puoi formattare il testo con grassetto, corsivo, elenchi puntati, scegliere il carattere, il colore, l’indentazione e aggiungere collegamenti. Al termine, fai clic su Salva.
Per modificare i metodi di pagamento consentiti per una determinata tipologia di prenotazione, fai clic su Dettagli di pagamento. Poi clicca sull’icona a forma di matita sotto Metodo di pagamento della tipologia di prenotazione interessata e modifica secondo necessità. Per maggiori dettagli sulle varie opzioni, consulta il punto 9 di Crea un modello (per eventi e viaggi).. Fai clic su Salva al termine.
Per iniziare ad aggiungere viaggiatori a questo evento, fai clic su + Viaggiatore. Nota: L’utente che aggiunge il viaggiatore verrà indicato come referente per il viaggio di quel partecipante. Sarà la persona di riferimento in caso di domande. Inoltre, se stai usando un modello senza invito, per ogni viaggiatore aggiunto verrà creato automaticamente un viaggio. Per i modelli basati su invito, potrai scegliere se pubblicare i viaggi con o senza invio dell’invito tramite email.
- Per aggiungere singoli dipendenti come viaggiatori: Fai clic su + Viaggiatore e inserisci il nome o l’indirizzo email dell’utente che vuoi invitare. Verrà visualizzato un elenco di utenti corrispondenti. Seleziona la persona che desideri invitare. Ripeti questa operazione per ciascun dipendente che partecipa all’evento.
- Per aggiungere un ospite che non è dipendente della tua azienda: Fai clic su + Viaggiatore e inizia a digitare il nome o l’email nel campo di ricerca. Verrà visualizzato un elenco di utenti corrispondenti. Seleziona la persona che vuoi invitare. Ripeti questa operazione per ciascun ospite. Se l’ospite che vuoi invitare non ha ancora un profilo nel sistema, fai clic su Crea ospite aziendale e crea un profilo per lui/lei (tutti i profili ospite devono avere email, nome, cognome e ragione sociale). Potresti non avere sempre la possibilità di creare profili aziendali per gli ospiti.
Per modificare i parametri:
- Per cambiare qualsiasi impostazione dell’evento prima della pubblicazione, seleziona l’opzione desiderata (ad esempio, Parametri evento) dal menu Modifica e modifica i parametri necessari, quindi fai clic su Applica. Queste modifiche verranno applicate a tutti i viaggi dei partecipanti, tranne quelli che sono stati modificati singolarmente (e quindi scollegati dall’evento) o già prenotati.
- Per modificare i parametri di uno o più viaggi o viaggiatori specifici, seleziona la casella accanto al nome del viaggiatore. Scegli l’opzione desiderata (ad esempio, Parametri viaggio) dal menu Modifica in fondo alla pagina e aggiorna i parametri secondo necessità. Tieni presente che, una volta modificati i parametri di viaggio di un singolo viaggiatore, le successive modifiche ai parametri dell’evento non si applicheranno più a quel viaggio.
Quindi:
- Per i viaggi evento che utilizzano un modello senza invito, i viaggi verranno creati automaticamente per ogni viaggiatore aggiunto. Non è necessario pubblicare l’evento o i relativi viaggi.
- Per i viaggi evento che utilizzano un modello basato su invito, puoi pubblicare i viaggi dell’evento facendo clic su Pubblica viaggi o consulta la sezione Pubblica i viaggi per un evento per maggiori dettagli. Ti verrà chiesto se desideri inviare gli inviti ai partecipanti.

Visualizza e gestisci eventi esistenti

Accedi allo strumento di prenotazione online.
Fai clic su Viaggi. La pagina Viaggi verrà visualizzata.
Seleziona la scheda Eventi .
Puoi filtrare per nome evento, data evento o stato evento (solo per eventi futuri).
1. Seleziona In arrivo dal menu per vedere gli eventi in programma o in corso.
2. Seleziona Completati dal menu per vedere gli eventi passati.
3. Seleziona Annullati dal menu per vedere gli eventi annullati.
Ogni evento creato viene mostrato come una riga. Per ciascun evento sono indicati località, date e tipologie di prenotazione. Se l’evento contiene viaggi non ancora pubblicati, puoi anche pubblicarli (con o senza notifica email).
Individua l’evento che vuoi consultare e cliccaci sopra. Verrà visualizzata la pagina dei dettagli dell’evento. Per ogni viaggiatore sono mostrati: nome, nome viaggio, data viaggio, periodo di viaggio, tipi di prenotazione consentiti, stato del viaggio, stato dell’invito (per eventi con modello basato su invito). Un’icona verde accanto a una tipologia di prenotazione indica che il viaggiatore ha completato la prenotazione per quella tipologia. Puoi ordinare per Stato viaggio (ad esempio, In attesa). Per eventi con modello basato su invito, puoi anche ordinare per Stato invito (Invitato, Non invitato).
Puoi rivedere e modificare i parametri dell’evento, l’elenco dei viaggiatori o i parametri relativi al viaggio di un singolo partecipante.
1. Modifica dei parametri evento
  1. Per modificare la Descrizione evento, cliccaci sopra. Modifica come desideri e poi fai clic su Salva.
  2. Per modificare o aggiungere una Nota interna, cliccaci sopra. Modifica come desideri e poi fai clic su Salva.
  3. Per modificare uno qualsiasi dei parametri dell’evento, seleziona Parametri evento dal menu Modifica e aggiorna i parametri necessari, quindi fai clic su Applica. Queste modifiche verranno applicate a tutti i viaggi dei partecipanti, tranne quelli modificati singolarmente (e quindi scollegati dall’evento) o già prenotati.
  4. Per modificare i contatti dell’evento, seleziona Contatti evento dal menu Modifica ed effettua le modifiche necessarie, poi fai clic su Salva.
2. Modifiche ai viaggiatori e ai parametri dei loro viaggi
  1. Per modificare i parametri di uno o più viaggi o viaggiatori specifici, seleziona la casella accanto al nome del viaggiatore. Scegli i parametri desiderati dal menu Modifica in fondo alla pagina e aggiorna secondo necessità. Nota che, una volta modificati i parametri di viaggio di un singolo partecipante, quel viaggio risulterà come modificato e le successive modifiche ai parametri evento non si applicheranno più a quel viaggio.
  2. Per aggiungere viaggiatori, fai clic su + Viaggiatore, cerca il viaggiatore desiderato e seleziona il suo nome. Per eventi con modello basato su invito, dovrai cliccare su Pubblica viaggi (in alto a destra) per creare il viaggio evento. Per eventi con modello senza invito, il viaggio evento verrà creato automaticamente.
  3. Per rimuovere un viaggiatore, seleziona il suo viaggio (cliccando sul nome del viaggio). Verrà visualizzata la pagina dei dettagli del viaggio. Seleziona Annulla viaggio dal menu Azioni . Eventuali link presenti negli inviti email già inviati non saranno più validi. Nota: Se sono già state effettuate prenotazioni per l’evento, ti verrà chiesto di annullarle.
  4. Per caricare un elenco di partecipanti, fai clic su Carica e segui le istruzioni nella sezione Crea un evento di questa pagina.
  5. Per scaricare l’elenco attuale dei partecipanti, fai clic su Scarica nella barra degli strumenti.

Pubblica i viaggi per un evento (per eventi che prevedono inviti)

Dopo aver creato un evento con inviti (ad esempio, utilizzando un modello che prevede inviti), puoi visualizzare in anteprima gli inviti e pubblicare i viaggi che serviranno per le prenotazioni dell’evento. Al momento della pubblicazione, puoi scegliere se inviare o meno gli inviti via email ai partecipanti.

Per eventi creati con un modello che non prevede inviti, i viaggiatori aggiunti non riceveranno email di invito, ma per ciascuno verrà creato un viaggio non appena viene aggiunto. Tu (o un agente) potrai quindi procedere con le prenotazioni di viaggio per ciascun partecipante cliccando sul relativo viaggio nell’evento. In alternativa, i viaggiatori possono prenotare autonomamente.

Accedi allo strumento di prenotazione online.
Fai clic su Viaggi. La pagina Viaggi verrà visualizzata.
Seleziona la scheda Eventi .
Seleziona In arrivo per vedere gli eventi in programma (se non è già selezionato). Ogni evento creato viene mostrato come una riga. Per ciascun evento sono indicati località, date e tipologie di prenotazione.
Individua l’evento che vuoi consultare e clicca sulla relativa riga. Verrà visualizzata la pagina dei viaggi dell’evento.
- Per modificare i parametri di un evento che ha già alcuni viaggi pubblicati, seleziona Parametri evento dal menu Modifica , aggiorna secondo necessità e fai clic su Applica.
Fai clic su Pubblica viaggi.
- Per pubblicare i viaggi dell’evento senza inviare inviti via email ai partecipanti, fai clic su Pubblica solo.
- Per pubblicare i viaggi dell’evento e inviare gli inviti via email ai partecipanti, fai clic su Pubblica e invia inviti.
- Per vedere in anteprima come apparirà l’invito, clicca sul link fornito (dopo aver cliccato su Pubblica viaggi). Riceverai un invito all’indirizzo email associato al tuo profilo.
Dopo la pubblicazione, puoi comunque modificare alcuni parametri dell’evento e/o dei viaggi dei partecipanti. Tuttavia, le modifiche si applicheranno solo alle prenotazioni future, non a quelle già effettuate (per maggiori dettagli, consulta la sezione Visualizza e gestisci eventi esistenti di questo argomento). Ecco alcuni esempi di ciò che puoi modificare:
- Nome evento/viaggio
- Descrizione evento/viaggio
- Date di viaggio (ad esempio, modifica della data di inizio o fine)
- Dettagli di pagamento
- Tipi di prenotazione consentiti
- Numero di accompagnatori consentiti per i voli (fino a 5 accompagnatori aggiuntivi sullo stesso PNR)
- Risposte ai campi personalizzati (per conto del viaggiatore)
- Valori dei campi profilo per il viaggio (ad es. centro di costo, ragione sociale)
- Aggiunta di ulteriori viaggiatori
- Rimozione di viaggiatori (che non hanno ancora effettuato prenotazioni).

Visualizza i report di un evento

Puoi consultare metriche dettagliate relative a un evento.

Accedi allo strumento di prenotazione online.
Fai clic su Viaggi. La pagina Viaggi verrà visualizzata.
Seleziona la scheda Eventi .
Seleziona In arrivo per vedere gli eventi in programma (se non è già selezionato). Puoi anche visualizzare un report per gli eventi già conclusi.
Individua l’evento di cui vuoi visualizzare il report e clicca sulla relativa riga. Verrà visualizzata la pagina dell’evento.

Fai clic su Reportistica. Verranno mostrate le metriche relative a questa pagina.