Confirmación - Tarjetas Virtuales

Creada por Ashish Chaudhary, Modificado el Dom., 5 Oct. a las 4:35 P. M. por Ashish Chaudhary

Conferma - Tarjetas Virtuales

ÍNDICE

Conferma - Tarjetas Virtuales
- Introducción
Preguntas Frecuentes (FAQs)
Tareas previas para el cliente
Experiencia del viajero
- Solución de problemas comunes
Eliminar o restringir el uso de una configuración de tarjeta virtual
- Para eliminar una configuración de tarjeta virtual para reservas de hotel o auto
- Para restringir el uso de tarjetas virtuales solo a agentes
Reportes y facturación

Introducción

Spotnana se complace en anunciar que ahora puedes pagar con tarjetas virtuales gracias a nuestra alianza con Conferma.

La primera parte de este documento incluye una lista de preguntas frecuentes para que conozcas el concepto de pagos virtuales, sus ventajas tanto para tu empresa como para los viajeros, y algunos detalles sobre por qué elegimos asociarnos con Conferma.
La segunda sección incluye una breve lista de tareas previas que debes completar antes de empezar a usar los pagos virtuales.
La tercera sección explica qué configuraciones debes ajustar en la herramienta de reservas en línea de Spotnana para habilitar los pagos virtuales en las reservas de tus viajeros (por ejemplo, hotel o auto).
La última sección muestra cómo será la experiencia para tus viajeros al usar un método de pago virtual para reservar hotel o auto de alquiler en la herramienta de reservas de Spotnana. Por ahora, esta función solo está disponible para reservas de hotel y auto.

Además, al final de esta página encontrarás una presentación que te ayudará a entender mejor las ventajas de usar las tarjetas virtuales de Conferma con Spotnana.

Preguntas Frecuentes (FAQs)

¿Qué son los pagos virtuales?

Los pagos virtuales son una forma segura y controlada de pagar que puedes ofrecer a viajeros dentro o fuera de tu organización para facilitar el pago de reservas. Spotnana se asoció con Conferma para que nuestros clientes puedan usar esta opción.

Un pago virtual consiste en un número de tarjeta único de 15 o 16 dígitos (no es una tarjeta física), que se genera digitalmente durante el proceso de reserva y se vincula a un usuario específico. Este número se usa solo una vez para un pago y luego se desactiva. Nunca existe una tarjeta física.

El pago virtual también genera su propio código de seguridad (CVV, CVV2 o CVC), igual que el número de tres dígitos que aparece en el reverso de las tarjetas de crédito físicas.

¿Quién es Conferma?

Conferma es un socio tecnológico y uno de los principales proveedores de soluciones de pago virtual en la industria de viajes. Trabajan con más de 50 bancos para emitir tarjetas virtuales que pueden usarse con proveedores de viajes en más de 200 países.

Lo que hace diferente a Conferma de otras plataformas de pago virtual es que no solo emiten la tarjeta virtual que Spotnana usa para la reserva (hotel o auto), sino que también envían los detalles e instrucciones de pago directamente al proveedor, asegurando la facturación directa. Así, el viajero no tiene que presentar otro método de pago al hacer check-in en el hotel o recoger el auto.

Para más información, consulta https://conferma.com/

¿En qué se diferencia una Tarjeta Virtual de una Ghost/Lodge card?

Las tarjetas virtuales y las Ghost o Lodge cards son similares porque ambas se facturan a una cuenta central. Sin embargo, las Ghost cards se usan para varios usuarios y reservas, así que necesitan límites de crédito altos. Las tarjetas virtuales, en cambio, solo se usan una vez y el límite se ajusta a esa compra específica, lo que permite un mayor control.

Otra diferencia es que las Ghost cards pueden usarse varias veces, lo que aumenta el riesgo de fraude y obliga a desactivarlas y reemplazarlas si se ven comprometidas. Las tarjetas virtuales solo sirven para una transacción y tienen un límite ajustado, así que el riesgo es mínimo. Además, las Ghost cards requieren que el personal administrativo asigne los cargos a cada usuario o centro de costos, mientras que las tarjetas virtuales están vinculadas a un usuario específico, lo que simplifica la conciliación y mejora la seguridad, reduciendo los costos administrativos.

Además, las Ghost cards requieren compartir el CVV con muchas personas dentro de la empresa, lo que disminuye la seguridad. Las tarjetas virtuales generan un CVV de un solo uso y el acceso es limitado.

¿Cuáles son los beneficios?

Las tarjetas virtuales y los métodos de pago virtuales ofrecen muchas ventajas. Aquí te compartimos algunas de las más importantes:

Proceso de facturación directa más eficiente: El proceso de pago virtual es automático, seguro y fácil de conciliar para el área de Finanzas. Al usar este método, el número de la tarjeta se envía automáticamente al proveedor (hotel o renta de autos) por el canal que elijan (correo, fax, API). Así, el viajero no tiene que presentar un método de pago al hacer check-in o recoger el auto (y no hay facturación directa porque el proveedor recibe el pago directamente de la compañía de la tarjeta). Además, a diferencia de la facturación directa tradicional, la conciliación de pagos virtuales es automática porque cada tarjeta está ligada a una cuenta específica.
Permite cubrir gastos de personas externas: El pago virtual permite que las empresas cubran los gastos de sus viajeros desde el inicio (sin que ellos usen su tarjeta personal). Como muchos proveedores piden el CVV (que a veces el viajero no conoce y no se puede compartir por seguridad), las Ghost cards no siempre funcionan para estos casos.
No necesitas tarjetas corporativas para viajeros ocasionales: El pago virtual evita que debas emitir tarjetas corporativas a quienes solo viajan una o dos veces al año.
Mayor seguridad: Cuando hay una tarjeta física, hay más oportunidades de fraude. Las tarjetas virtuales tienen límites de gasto y periodos de uso definidos, así que aunque alguien obtenga el número, el riesgo es mínimo.

¿Qué es Conferma Connect?

Conferma Connect es la base de datos propia de hoteles de Conferma, donde almacenan los datos de los hoteles y las preferencias de comunicación (correo, fax, API), y es parte del mecanismo que permite los pagos. Conferma usa este producto para enviar instrucciones de pago al hotel.

Conferma Connect no se utiliza para proveedores de autos de alquiler.

¿Cómo funciona?

El siguiente diagrama muestra el flujo típico para un viajero que usa una tarjeta virtual para pagar hotel o auto de alquiler. Spotnana facilita los pasos 1, 2 y 4.

¿Qué tipo de usuarios pueden usar Tarjetas Virtuales (cuándo y por qué)?

Algunos de los casos donde las Tarjetas Virtuales benefician a tu organización son viajeros frecuentes que requieren facturación centralizada, candidatos a empleo (para viajes de entrevista), practicantes o empleados que solo viajan 1 o 2 veces al año y por eso no tienen tarjeta corporativa tradicional.

¿Cuánto cuesta activar las Tarjetas Virtuales de Conferma en mi cuenta de Spotnana?

Por favor, contacta a un agente de Spotnana para conocer los precios.

¿Existe una lista de bancos con los que ya trabaja Conferma?

Sí, revisa esta lista de Socios bancarios de Conferma. Si tu banco no aparece en la lista, pide que tu banco contacte a Conferma al correo banking.partners@conferma.com para iniciar el proceso de integración. Ten en cuenta que este proceso puede tardar de 6 a 12 meses o más.

¿Qué pasa si el cliente ya tiene relación con Conferma?

Si el cliente ya usa Conferma con otra agencia de viajes (TMC) y quiere cambiar a Spotnana para pagos con tarjeta virtual, debe contactar a su banco para abrir una nueva cuenta de tarjeta virtual con Conferma.

¿Spotnana debe contactar a los bancos del cliente para configurar esto?

No. El cliente debe avisar a su banco que quiere iniciar el proceso de integración con Conferma y luego el banco debe comunicarse con Conferma

Tareas previas para el cliente

Dirigido a: Clientes que desean usar el método de pago Conferma - Tarjetas Virtuales con Spotnana

Esta sección cubre todas las tareas que tu empresa debe realizar para que la integración funcione correctamente. Los siguientes pasos se deben completar con anticipación para facilitar el uso de pagos virtuales con Conferma.

Si vas a usar tu tarjeta virtual para pagos de renta de autos, primero debes tener un acuerdo de facturación directa con la compañía de renta de autos.

Verifica que tu banco y red de tarjetas ya estén soportados por Conferma. Consulta https://www.conferma.com/partners/. Si tu banco no tiene relación previa con Conferma, tu banco deberá contactar a Conferma al correo banking.partners@conferma.com para iniciar ese proceso (pídeles que lo hagan).
Avisa a tu banco que quieres implementar un programa de tarjetas virtuales con Conferma y solicita que creen una cuenta de pool de tarjetas Conferma. Si vas a ofrecer tarjetas virtuales tanto para hoteles como para autos, debes crear una cuenta de pool separada para cada uno (una para hoteles y otra para autos).Contacta a Spotnana y proporciónanos la información de la tabla que está debajo del paso 4 (Spotnana usará https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow para configurar esta información con Conferma):
Si vas a usar tarjetas virtuales con proveedores de autos de alquiler, también debes completar los siguientes pasos. Para cada proveedor de autos donde planees ofrecer pagos con tarjeta virtual, debes agregar un código de descuento corporativo y un ID virtual de auto en la Herramienta de Reservas en Línea de Spotnana. Para hacerlo, selecciona Empresa en el menú Programa y luego selecciona Observaciones L1 en el menú Empresa en la barra lateral izquierda. Luego:
- Desplázate hasta la sección de Código de descuento corporativo de autos y haz clic en Agregar código.
- Selecciona el nombre del proveedor de autos en el menú.
- Ingresa el código de descuento corporativo asociado a ese proveedor en el campo correspondiente.
- Selecciona la casilla Sólo Pagos Virtuales .
- Desplázate hasta la sección de Número de ID virtual de auto y haz clic en Agregar código.
- Selecciona el nombre del proveedor de autos en el menú.
- Ingresa el número de ID de tarjeta virtual proporcionado por tu proveedor de autos. Nota: Para Avis, este será el GEB ID).
- Haz clic en Guardar.

Información requerida	Valores proporcionados por el cliente (Spotnana usa esta columna para ingresar los datos que da el cliente)
Nombre de la empresa	Nombre completo de la empresa cliente
Dirección de la empresa	Dirección completa de la empresa, incluyendo código postal y país
Correo electrónico	Correo electrónico que se usará para comunicaciones y notificaciones relacionadas con tarjetas virtuales. No debe ser el correo de una sola persona, sino una cuenta monitoreada por varias personas (por ejemplo, finanzas@miempresa.com o viajes@miempresa.com)
País de emisión	País de emisión de la cuenta de tarjeta virtual que el cliente usará para pagos con Conferma
Proveedor de tarjeta/Banco	Nombre del banco que el cliente usará para pagos con Conferma
Moneda	Nombre de la moneda asociada a la cuenta de pago con tarjeta virtual
Tipo de tarjeta (Configuración OBT)	Tipo de tarjeta utilizada (VISA, Mastercard, Amex, Discover).
Instrucciones para el proveedor / Instrucciones especiales (Configuración OBT)	Para hoteles: ¿Qué gastos de hotel quieres que cubran los pagos con Conferma? Opciones: (A) habitación e impuestos, (B) habitación, impuestos y desayuno, o (C) todos los gastos de hotel. Para renta de autos: ¿Qué gastos quieres que cubran los pagos? (A) tarifa, impuestos y cargos; (B) tarifa, impuestos, cargos + extras (20%); (C) tarifa, impuestos, cargos + extras (100%). Los extras, si se incluyen, serán un porcentaje del total de la tarifa. La tarifa es la tarifa diaria promedio del vehículo seleccionado multiplicada por el número de días.
Obligatorio vs opcional (Configuración OBT)	¿La tarjeta virtual será obligatoria u opcional? ¿Para todas las entidades legales de la empresa o solo algunas?
Tipos de usuarios (Configuración OBT)	¿Qué usuarios de tu empresa podrán usar este método de pago (solo Administradores/Agentes o todos los usuarios)?
Días adicionales (Días extra)	Número de días después de la fecha de término en que la tarjeta sigue disponible para realizar cargos. Recomendación: 7
% de aumento en monto	Porcentaje adicional para cubrir cargos no incluidos en el costo. Por ejemplo: Para hoteles: impuestos, comidas, estacionamiento Para autos: silla para niño, llantas para nieve, GPS Recomendación: Solo impuestos = 20%. Si se usa para comidas u otros gastos, aumenta el porcentaje según la política de la empresa
% de aumento por moneda extranjera	Porcentaje adicional para cubrir comisiones por cambio de divisa y fluctuaciones. Solo aplica en viajes internacionales. Recomendación: 5%
Monto máximo por despliegue	Monto máximo, en la moneda del pool de tarjetas, que se puede solicitar por despliegue.
Días de anticipación	Número de días antes de la fecha de inicio del viaje en que la tarjeta está disponible para realizar cargos. Recomendación: 365
Monto diario	Monto fijo diario que se suma al valor total de la tarjeta para cubrir cargos no incluidos en el costo del viaje (por ejemplo, comidas). Puede usarse solo o junto con % de aumento en monto. Por ejemplo: Si el % de aumento en monto = 20 y Monto diario = 50
Habilitar acceso al CVV	Indica si tus viajeros podrán ver el CVV de la tarjeta virtual.
Habilitar voucher por correo no registrado	Indica si se enviará una copia del despliegue de la tarjeta (con el número enmascarado) al correo del viajero, junto con instrucciones para registrarse en la app Conferma Pay.
Deshabilitar reenvío de fax	Indica si quieres que tus viajeros puedan reenviar el correo o fax (con los datos de confirmación) al proveedor (o enviarlo a un nuevo correo o fax) usando la app Conferma Pay. Sin importar esta configuración, los viajeros siempre podrán reenviar fax o correo cuando lo necesiten desde la herramienta de reservas en línea de Spotnana.
Campos personalizados (opcional) Sólo es necesario si creaste campos personalizados en la herramienta de reservas de Spotnana y quieres que aparezcan en tus estados de cuenta bancarios. Si no, puedes omitir esta fila.	Si creaste campos personalizados (Centro de Costos, Código de Proyecto, etc.) en la herramienta de reservas de Spotnana y quieres que aparezcan en tus estados de cuenta, Spotnana deberá agregarlos en tu configuración de Conferma Pay. Por eso, debes dar la siguiente información al representante de Spotnana para cada campo personalizado que creaste: Nombre de la etiqueta: El nombre exacto del campo personalizado en Spotnana que deseas capturar. Tipo de control: Cómo se accede al campo personalizado. Opciones: Texto libre, Casilla de verificación, Lista desplegable, Validación, Autocompletar, Autocompletar con validación. Campo obligatorio: ¿Este campo es obligatorio al reservar hoteles? Solo pide a Spotnana marcarlo como obligatorio en tu configuración de Conferma si también lo es en la herramienta de reservas de Spotnana.
Contactos dentro de tu empresa	Contacto principal: - CC: Contacto de facturación: Persona o alias a quien Spotnana enviará la factura. - CC

Además, te recomendamos avisar a tus hoteles preferidos que vas a implementar el programa de pagos virtuales de Conferma. Usa la plantilla de correo que te compartimos abajo. Esto es opcional.

Correo/Carta del responsable de viajes a hoteles preferidos

Dirigido a: Responsables de viajes

Spotnana recomienda contactar a tus hoteles preferidos con anticipación para asegurarte de que estén listos para aceptar pagos virtuales y atender a tus viajeros. A continuación te compartimos un modelo de carta que puedes usar y adaptar según lo necesites.

El objetivo de esta comunicación es informarles que implementarás un programa de pagos virtuales para tus viajeros y que esperas su apoyo. Solo deben hacer clic en el enlace incluido para asegurarse de estar en la base de datos de Conferma Connect, seleccionar su método de comunicación preferido y proporcionar los datos necesarios (por ejemplo: correo o número de fax).

Estimado hotelero,

Asunto: Conferma Connect - Pago Virtual para Hoteles

Probablemente ya estés al tanto del creciente uso de tarjetas virtuales para procesar pagos de reservas de hotel. Hemos estado trabajando con nuestro socio tecnológico Conferma Pay y con Spotnana para ofrecer una opción de pago más eficiente para los hoteles.

¿Qué es Conferma Connect?

Conferma Connect identifica automáticamente la forma más segura y económica de enviar las instrucciones de pago al hotel. Conferma Pay desarrolló tecnología para transmitir los datos de la tarjeta por varios métodos, incluyendo correo seguro. Nuestra recomendación es que, como hotel socio, uses el correo seguro (y no fax).

Para actualizar tu preferencia de comunicación, completa el formulario en línea:

https://www.confermaconnect.com

Registrarse es gratis para los hoteles y te permite elegir cómo recibir los pagos con tarjeta virtual (fax/correo a recepción, fax/correo a contabilidad). Así evitas problemas para ti o el huésped al momento del check-out.

Para más información, consulta la FAQ de Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

Agradecemos mucho tu apoyo en esta iniciativa.

Saludos cordiales,

Nombre Apellido

Puesto o responsabilidad

Empresa

Experiencia del viajero

Dirigido a: Viajeros y organizadores de viajes

Tus usuarios (viajeros u organizadores) que necesiten reservar hoteles o autos tendrán una experiencia muy similar a la que ya conocen en la herramienta de reservas de Spotnana. El proceso es así:

El viajero busca el hotel o auto y las fechas deseadas.
Selecciona el hotel y tarifa de habitación o el auto y tarifa, y avanza con la reserva.
Luego, el viajero debe elegir el método de pago para la reserva. Dependiendo de si tu empresa configuró el pago virtual como obligatorio o no (para la entidad legal a la que pertenece el viajero), el viajero hará lo siguiente:
- Para reservas de hotel:
  - Si la tarjeta virtual es obligatoria: El viajero hace clic en la pestaña Tarjetas virtuales y selecciona la única tarjeta virtual disponible (la obligatoria).
  - Si la tarjeta virtual no es obligatoria: El viajero puede hacer clic en Tarjetas de crédito o Tarjetas virtuales y luego elegir la tarjeta de crédito o virtual que quiera usar para esa reserva.
- Para reservas de auto:
  - Como la tarjeta virtual estará ligada a un acuerdo de facturación directa con la empresa de autos, no es necesario elegir método de pago. El viajero solo debe avanzar al paso de reserva.
El viajero revisa los cargos y hace clic en Reservar hotel o Reservar auto . La reserva queda confirmada y el pago (junto con una notificación por fax o correo) se envía al proveedor.
Si es necesario, el viajero puede ver los últimos 4 dígitos de la tarjeta virtual después de reservar y puede ver el número completo 24 horas antes del check-in en el hotel o la recogida del auto.

Solución de problemas comunes

La tabla siguiente muestra algunos problemas que pueden enfrentar los viajeros al usar tarjetas virtuales de Conferma y las soluciones recomendadas. Muchos de estos problemas los puede resolver el propio viajero usando la app móvil de Spotnana o la herramienta de reservas en línea. Si eso no resuelve el problema, contacta a un agente de Spotnana.

Problema	Recomendación/Solución
El viajero necesita ver el número completo de la tarjeta virtual	Aunque los viajeros no presentan tarjetas físicas al hacer check-in (para hoteles reservados con tarjeta virtual), puede que el hotel pida comprobar la tarjeta usada para reservar. Es posible que te pidan mostrar el número de la tarjeta virtual al llegar. El viajero puede hacerlo desde la herramienta de reservas en línea o la app móvil de Spotnana, siempre que esté dentro de las 24 horas previas al check-in. Los viajeros pueden ver los últimos 4 dígitos de la tarjeta virtual una vez hecha la reserva y el número completo 24 horas antes del check-in. Los agentes pueden ver el número completo al momento de reservar. Para rentas de autos no debería ser necesario presentar una tarjeta al recoger el vehículo, ya que se requiere un acuerdo de facturación directa con el proveedor al usar tarjetas virtuales.
No se puede generar una tarjeta en la herramienta de reservas de Spotnana	Contacta a un agente de Spotnana. El agente verificará si hay un problema técnico o una configuración incorrecta. Según el caso, puede ocurrir lo siguiente: El agente puede pedirte que hagas la reserva usando tu tarjeta personal o corporativa. El agente puede reservar el hotel o auto por ti usando otro método de pago.
El hotel no aparece en la herramienta de reservas de Spotnana	No podrás reservar ese hotel con una tarjeta virtual de Conferma. Deberás reservarlo fuera de la herramienta y con otro método de pago. Después, un agente de Spotnana podrá agregar la reserva manualmente en la herramienta.
El viajero está en el hotel o renta de autos y el personal no acepta la tarjeta	El viajero debe preguntar al personal si recibieron el formulario de autorización de tarjeta Conferma. Si no lo encuentran: El viajero puede reenviarlo desde la app móvil o la herramienta de reservas de Spotnana al correo o fax que indique el personal. El viajero puede contactar a un agente de Spotnana. El agente también puede reenviar el fax/correo al número o dirección que indique el personal. Para hotel: El viajero puede mostrar (desenmascarar) la tarjeta en la app móvil o herramienta de Spotnana para que el hotel la cobre como "tarjeta no presente". Normalmente también se necesita un formulario de autorización, que se puede enviar por correo o fax desde la app móvil. Para auto: Si el auto seleccionado no es compatible con el acuerdo de facturación directa, el viajero debe elegir otro vehículo, proveedor o método de pago. Si nada de esto resuelve el problema, el viajero debe contactar a un agente de Spotnana. El agente puede ayudarle a usar su tarjeta personal o corporativa. NOTA: Estos problemas pueden ocurrir si el personal no está familiarizado con pagos con tarjeta virtual. Esto puede variar según la experiencia o la región donde esté el hotel o la renta de autos.
La tarjeta rechaza el cargo	Esto puede suceder si el monto que el proveedor intenta cobrar supera el límite de la tarjeta, si el proveedor intenta cobrar varias veces o si la tarjeta fue usada de forma fraudulenta antes de que el proveedor intentara cobrar. El viajero puede contactar a un agente de Spotnana. El agente puede revisar si el monto cobrado es mayor al permitido. Si es así, el agente puede aumentar el valor de la tarjeta (si está dentro de la política y lo permitido por la empresa del viajero). Si aumentar el valor de la tarjeta no resuelve el problema, el agente puede generar una nueva tarjeta y cancelar la original. Luego, puede dar los nuevos datos al personal. NOTA: Si la tarjeta es rechazada porque se excedió el límite de crédito configurado con Conferma, el área de Finanzas de tu empresa deberá hacer un pago adicional al banco para fondear la tarjeta virtual. Este proceso puede tomar hasta 48 horas. Mientras tanto, el viajero deberá usar otro método de pago.
El hotel o la renta de autos no recibió el fax o correo	El viajero puede reenviarlo desde la app móvil o la herramienta de reservas de Spotnana al correo o fax que indique el personal del proveedor. El viajero puede contactar a un agente de Spotnana. El agente puede reenviar el fax/correo a la dirección que indique el personal del proveedor.
El viajero no puede ver el número de la tarjeta al hacer check-in o check-out	El viajero debe poder ver el número de la tarjeta usando la app móvil o la herramienta de reservas de Spotnana, siempre que esté dentro de las 24 horas previas al check-in o recogida del auto. Si el viajero todavía no puede ver el número, puede contactar a un agente de Spotnana. El agente puede mostrar el número y dárselo al viajero o al personal del proveedor.
El hotel o proveedor de autos cobra a la tarjeta por conceptos no permitidos por la configuración del cliente Para hotel: comidas o room service Para auto: GPS, silla para niño	El cliente debe avisar al agente de Spotnana si esto ocurre. El agente puede pedir al hotel o proveedor de autos que devuelvan todos los cargos a la tarjeta original, luego generar una nueva tarjeta y pedir al proveedor que cobre solo los conceptos permitidos. El viajero debe verificar que los cargos estén de acuerdo con la política de la empresa. Si no lo están, el viajero deberá pagar los cargos extra con otro método (según la política del cliente).

Eliminar o restringir el uso de una configuración de tarjeta virtual

Sigue estos pasos para eliminar o restringir el uso de una tarjeta virtual.

Para eliminar una configuración de tarjeta virtual para reservas de hotel o auto

Selecciona Empresa en el menú Programa .
Selecciona Métodos de pago del menú de Pagos en la barra lateral izquierda.
Ubica la sección de Métodos de pago virtual .
Ubica la fila que contiene el método de pago virtual que deseas eliminar (cada uno está habilitado para autos o hoteles).
Selecciona Eliminar método de pago en el menú de la derecha.
Haz clic en Eliminar para confirmar que deseas eliminar el método de pago virtual. Esto eliminará por completo la configuración de la tarjeta virtual.

Para restringir el uso de tarjetas virtuales solo a agentes

Esto es útil si quieres limitar temporalmente quién puede usar la tarjeta (por ejemplo, para pruebas o solución de problemas).

Selecciona Empresa en el menú Programa .
Selecciona Métodos de pago del menú de Pagos en la barra lateral izquierda.
Ubica la sección de Métodos de pago virtual .
Ubica la fila que contiene el método de pago virtual que deseas restringir (cada uno está habilitado para autos o hoteles).
Selecciona Editar método de pago en el menú de la derecha. La ventana de actualización de método de pago aparecerá.
Si tienes tarjetas virtuales habilitadas para autos y hoteles sigue estos pasos:
1. Haz clic en el ícono de editar (lápiz) junto a Detalles de la tarjeta.
2. Asegúrate de que la casilla Marcar esta tarjeta como obligatoria no esté seleccionada.
3. Haz clic en el ícono de editar (lápiz) junto a Instrucciones de uso de la tarjeta.
4. Configura el campo Roles de usuario en Sólo agentes.
5. Configura el campo Tipo de viajero en Invitado personal.
6. Haz clic en Actualizar.
7. Estas configuraciones limitarán quién puede usar la tarjeta sin eliminar la configuración.
Si solo habilitaste tarjetas virtuales para hoteles sigue estos pasos:
1. Haz clic en el ícono de editar (lápiz) junto a Tipos de producto.
2. Asegúrate de que el interruptor Obligatorio esté desactivado.
3. Haz clic en el ícono de editar (lápiz) junto a Especificar tipos de usuario.
4. Selecciona Sólo agentes del menú.
5. Haz clic en Actualizar.
6. Luego contacta a tu ejecutivo de cuenta de Spotnana para limitar el uso de este método de pago virtual a invitados personales.
7. Estas configuraciones limitarán quién puede usar la tarjeta sin eliminar la configuración.

Reportes y facturación

Recibirás estados de cuenta periódicos de tu banco que incluyen los gastos de viaje asociados al uso de tarjetas virtuales por parte de tus viajeros. Puedes usar estos estados (y los comprobantes que los viajeros recojan y entreguen) para conciliar tus gastos con tarjeta virtual. Puedes usar los reportes de Transacciones de hotel o Transacciones de auto (en Analytics > Reportes de empresa) en la herramienta de reservas de Spotnana para ayudarte con la conciliación de tus gastos. Si necesitas reportes adicionales para la conciliación, contacta a un agente de Spotnana para solicitar acceso a Conferma Snap (te proporcionarán los datos de acceso).