Ein Event erstellen, veröffentlichen und verwalten (aktuelle Version)

Nur Nutzer mit bestimmten Rollen können Events erstellen, veröffentlichen und verwalten. Unternehmensadministratoren und Event-Koordinatoren haben Zugriff auf die in den folgenden Schritten beschriebenen Funktionen. 

INHALTSVERZEICHNIS

• Event erstellen, veröffentlichen und verwalten
  • Event erstellen
  • Vorhandene Events anzeigen und verwalten
  • Reisen für ein Event veröffentlichen (bei Events mit Einladungsfunktion)
  • Berichte zu einem Event anzeigen
  • Verwandte Themen

Event erstellen

1. Melden Sie sich im Online-Buchungstool an. 

2. Klicken Sie auf Reisen. Die Reisen -Seite wird angezeigt. 

3. Klicken Sie oben rechts auf Erstellen und wählen Sie Event aus Vorlage im Menü aus. Das Dialogfenster Event aus Vorlage erstellen wird angezeigt.

4. Das Feld Organisation ist standardmäßig auf den Namen Ihres Unternehmens eingestellt. Wenn Sie als TMC-Administrator angemeldet sind, wählen Sie die passende Organisation aus.

5. Wählen Sie im Feld Reisevorlage die gewünschte Vorlage für Ihr Event aus. So übernehmen Sie alle voreingestellten Werte aus der ausgewählten Vorlage. Falls Sie unsicher sind, fragen Sie Ihre Reiseverantwortlichen. Zum Beispiel empfiehlt sich für eine Neueinsteigerveranstaltung eine Vorlage mit Einladung. 

6. Geben Sie den Veranstaltungsort im Feld Ort ein.

7. Tragen Sie den Namen des Events im Feld Name ein. Dieser Name wird später den eingeladenen Teilnehmern angezeigt.

8. Legen Sie das Startdatum des Events und das Enddatum des Events entsprechend fest. 

9. Legen Sie das Startdatum des Reisezeitraums und das Enddatum des Reisezeitraums für das Event fest. 

   • Das Startdatum sollte vor dem eigentlichen Event liegen. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Zeitverschiebung, Reiseentfernung und Umstiege.

   • Das Enddatum sollte nach dem Event liegen.

10. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen , um weitere Optionen zu den Buchungstypen anzuzeigen. Einige Einstellungen sind eventuell bereits durch die Vorlage vorgegeben. Dieser Bereich enthält zwei Reiter: Erlaubte Buchungstypen und Reisedaten. 

11. Im Reiter Reisedaten finden Sie alle Reisenden-Profilfelder (z. B. Kostenstelle), für die der Administrator der Vorlage entweder einen anderen Wert hinterlegt hat oder Ihnen die Möglichkeit gibt, einen anderen Wert einzutragen. Bitte beachten Sie: Änderungen an diesen Feldern wirken sich nur auf Events aus, die mit dieser Vorlage erstellt werden, und überschreiben nicht dauerhaft das Profil des Reisenden. Für jedes Feld wird entweder ein Wert vom Administrator angezeigt oder – falls nicht – der Standardwert aus dem Reisendenprofil herangezogen (dieser wird hier jedoch nicht angezeigt). Sie können diese Werte bei Bedarf anpassen oder unverändert lassen.  

12. Bestimmen Sie im Reiter Erlaubte Buchungstypen , welche Buchungstypen für dieses Event zulässig sind (diese können Sie auch später oder individuell pro Reisenden festlegen). Nur die hier aktivierten Buchungstypen stehen den Teilnehmern zur Verfügung. Falls nach Veröffentlichung des Events ein weiterer Buchungstyp benötigt wird, können Administratoren und Koordinatoren diese Option nachträglich hinzufügen oder direkt für den Reisenden buchen. 

13. Für Flug:

    • Um die erlaubten Flugtypen festzulegen, wählen Sie im Menü Erlaubte Flugtypen einen oder mehrere der folgenden Punkte aus:

      • Einzelflug

      • Hin- und Rückflug

      • Rückflug an einen anderen Ort als der Abflugort – sinnvoll, wenn Reisende an mehreren Events teilnehmen.

    • Mit den + und - Schaltflächen legen Sie fest, wie viele Begleitpersonen (z. B. Familienmitglieder) ein Reisender für einen Flug mitbuchen darf. Tragen Sie dies im Feld Erlaubte Begleitpersonen ein. Sobald Sie einen Wert größer als 0 einstellen, können Reisende beim Buchen von Flügen auf Reisende hinzufügen klicken. Die Anzahl der Begleitpersonen ist auf den von Ihnen festgelegten Maximalwert begrenzt. 

    • Klicken Sie in das Feld Erlaubte Zielflughäfen und suchen Sie nach den gewünschten Flughäfen. Hier können Sie alle Flughäfen angeben, zu denen Teilnehmer für das Event fliegen dürfen (Abflughafen ist beliebig). Sie können dieses Feld auch freilassen oder später ausfüllen. Bleibt das Feld leer, können Reisende zu jedem beliebigen Flughafen buchen. 

      • Geben Sie den Namen oder Code des gewünschten Flughafens ein. Passende Flughäfen werden vorgeschlagen. 

      • Setzen Sie das Häkchen beim gewünschten Flughafen. 

      • Um weitere Flughäfen hinzuzufügen, wiederholen Sie die Suche. 

    • Nutzen Sie Kalender- und Zeitfelder unter Vorgeschlagene Ankunft vor und Vorgeschlagene Abreise nach , um festzulegen, wann Reisende zur Flugbuchung aufgefordert werden. Standardmäßig orientieren sich diese Daten an den von Ihnen eingestellten Eventdaten . Reisende werden dazu angehalten, Flüge innerhalb dieser Zeitspanne zu buchen. 

14. Für Hotel:

    • Um Hotelbuchungen für dieses Event zu ermöglichen, aktivieren Sie die entsprechende Option.

    • Klicken Sie auf Hinzufügen , um die gewünschten Hotels festzulegen. Das Feld Hotel wird angezeigt. Hier können Sie alle Hotels angeben, in denen Teilnehmer für das Event übernachten dürfen. Sie können dieses Feld auch leer lassen. 

    • Geben Sie den Namen des gewünschten Hotels ein. Passende Hotels werden vorgeschlagen. 

    • Wählen Sie das gewünschte Hotel aus.  

    • Um weitere Hotels hinzuzufügen, klicken Sie erneut auf Hinzufügen und wiederholen Sie den Vorgang. 

15. Für Bahn 

    • Um Bahnreisen für dieses Event zu ermöglichen, aktivieren Sie die entsprechende Option.

    • Weitere Einstellungen sind hierfür nicht erforderlich.

16. Für Mietwagen

    • Um Mietwagenbuchungen für dieses Event zu ermöglichen, aktivieren Sie die entsprechende Option.

    • Weitere Einstellungen sind hierfür nicht erforderlich.

17. Prüfen Sie die Inhalte des Reiters Benutzerdefinierte Felder . 

    • Die Vorlage, auf der Ihre Reise basiert, kann benutzerdefinierte Felder enthalten. Diese Werte können bereits aus der Vorlage übernommen sein. Sie können diese Werte übernehmen oder anpassen. Falls ein Feld keinen Wert enthält, müssen Sie diesen eventuell angeben. 

    • Sie können auch weitere benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Wenn Sie ein eigenes Feld ergänzen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen. Anschließend können Sie das gewünschte Feld auswählen und einen Wert eintragen. 

18. Klicken Sie auf Erstellen. Die Event-Seite wird angezeigt. 

19. Um eine Beschreibung für das Event einzutragen, klicken Sie auf Eventbeschreibung. Die Seite zur Eventbeschreibung wird angezeigt. 

    • Bearbeiten Sie die Beschreibung nach Ihren Wünschen. Sie können den Text formatieren (fett, kursiv, Aufzählungen, Schriftart, Farbe, Einrückungen) und auch Links einfügen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern. 

20. Um die erlaubten Zahlungsmethoden für einen bestimmten Buchungstyp zu bearbeiten, klicken Sie auf Zahlungsdetails. Klicken Sie dann auf das Stiftsymbol unter Zahlungsmethode für den entsprechenden Buchungstyp und passen Sie die Einstellungen an. Weitere Informationen zu den Optionen finden Sie unter Schritt 9 im Abschnitt Vorlage erstellen (für Events und Reisen).. Klicken Sie auf Speichern , wenn Sie fertig sind. 

21. Um Teilnehmer zum Event hinzuzufügen, klicken Sie auf + Reisender. Hinweis: Die Person, die einen Reisenden hinzufügt, wird als Kontaktperson für die jeweilige Reise hinterlegt. Diese Person steht dem Reisenden bei Fragen zur Verfügung. Wenn Sie eine Vorlage ohne Einladung nutzen, wird für jeden hinzugefügten Reisenden automatisch eine Reise angelegt. Bei Vorlagen mit Einladung können Sie wählen, ob Sie die Reisen mit oder ohne E-Mail-Einladung veröffentlichen möchten. 

    • So fügen Sie einzelne Mitarbeitende als Reisende hinzu: Klicken Sie auf + Reisender und geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der gewünschten Person ein. Es erscheint eine Auswahlliste mit passenden Nutzern. Wählen Sie die Person aus, die Sie einladen möchten. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Teilnehmenden Ihres Unternehmens. 

    • So fügen Sie einen Gast hinzu, der kein Mitarbeiter Ihres Unternehmens ist: Klicken Sie auf + Reisender und geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse im Suchfeld ein. Es erscheint eine Liste mit passenden Nutzern. Wählen Sie die gewünschte Person aus. Wiederholen Sie dies für jeden Gast. Sollte der gewünschte Gast noch kein Profil im System haben, klicken Sie auf Firmen-Gast erstellen und legen Sie ein Profil an (benötigt werden E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname sowie Rechtsträger). Es kann sein, dass Sie nicht immer die Berechtigung haben, Firmenprofile für Gäste anzulegen. 

22. So passen Sie Parameter an: 

    • Um Event-Einstellungen vor der Veröffentlichung zu ändern, wählen Sie die gewünschte Option (z. B.  Event-Parameter) im Bearbeiten Menü aus, nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Übernehmen. Diese Änderungen gelten für alle Reisen im Event (außer für individuell angepasste oder bereits gebuchte Reisen).

    • Um Parameter für einzelne Reisen oder Reisende zu ändern, markieren Sie die entsprechende Person. Wählen Sie die gewünschte Option (z. B. Reise-Parameter) im Bearbeiten Menü unten auf der Seite und passen Sie die Parameter an. Beachten Sie: Sobald Sie die Parameter einer Reise individuell bearbeiten, gelten Änderungen an den Event-Parametern für diese Reise nicht mehr. 

23. Weiteres Vorgehen: 

    • Bei Events mit einer Vorlage ohne Einladungwerden die Reisen automatisch für die hinzugefügten Reisenden erstellt. Sie müssen das Event oder die Reisen nicht separat veröffentlichen.

    • Bei Events mit einer Einladungs-Vorlagekönnen Sie die Reisen veröffentlichen, indem Sie auf Reisen veröffentlichen klicken oder im Abschnitt Reisen für ein Event veröffentlichen nachschauen. Sie werden gefragt, ob Sie Einladungen an die Teilnehmenden versenden möchten.

Vorhandene Events anzeigen und verwalten

1. Melden Sie sich im Online-Buchungstool an. 

2. Klicken Sie auf Reisen. Die Reisen -Seite wird angezeigt. 

3. Wählen Sie den Reiter Events .

4. Sie können nach Eventname, Eventdatum oder Eventstatus filtern (nur bei bevorstehenden Events). 

   1. Wählen Sie Bevorstehend im Menü, um anstehende oder laufende Events zu sehen. 

   2. Wählen Sie Abgeschlossen im Menü, um vergangene Events einzusehen.

   3. Wählen Sie Abgesagt im Menü, um stornierte Events anzuzeigen.

5. Jedes angelegte Event wird als Zeile angezeigt. Für jedes Event werden Ort, Datum und Buchungstypen dargestellt. Bei Events mit unveröffentlichten Reisen können Sie diese Reisen (mit oder ohne E-Mail-Benachrichtigung) veröffentlichen.  

6. Suchen Sie das gewünschte Event und klicken Sie darauf. Die Detailseite des Events wird angezeigt. Für jeden Reisenden werden folgende Informationen angezeigt: Name, Reisename, Reisedatum, Reisezeitraum, erlaubte Buchungstypen, Status der Reise, Einladungsstatus (bei Einladungs-Events). Ein grünes Symbol beim Buchungstyp zeigt an, dass der Reisende für diesen Typ gebucht hat. Sie können nach Reisestatus (z. B. Ausstehend) sortieren. Bei Events mit Einladungs-Vorlage können Sie auch nach Einladungsstatus (Eingeladen, Nicht eingeladen) sortieren. 

7. Sie können Event-Parameter, Teilnehmerliste oder die Parameter einzelner Reisen einsehen und bearbeiten. 

   1. Änderungen an Event-Parametern 

      1. Um die Eventbeschreibungzu bearbeiten, klicken Sie darauf. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.

      2. Um eine interne Notizzu bearbeiten oder hinzuzufügen, klicken Sie darauf. Bearbeiten Sie die Notiz und klicken Sie auf Speichern.  

      3. Um Event-Parameter zu ändern, wählen Sie Event-Parameter im Bearbeiten Menü und passen Sie die Parameter an. Klicken Sie anschließend auf Übernehmen. Diese Änderungen gelten für alle Event-Reisen (außer für individuell angepasste oder bereits gebuchte Reisen).

      4. Um Event-Kontakte zu ändern, wählen Sie Eventkontakte im Bearbeiten Menü, nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern. 

   2. Änderungen an Reisenden und deren Reiseparametern

      1. Um Parameter für einzelne Reisen oder Reisende zu ändern, markieren Sie die entsprechende Person. Wählen Sie die gewünschten Parameter im Bearbeiten Menü unten auf der Seite und passen Sie die Parameter an. Sobald Sie eine Reise individuell bearbeiten, wird diese als angepasst gekennzeichnet und Änderungen an den Event-Parametern gelten für diese Reise nicht mehr.  

      2. Um Reisende hinzuzufügen, klicken Sie auf + Reisender, suchen Sie nach der gewünschten Person und wählen Sie den Namen aus. Bei Events mit Einladungs-Vorlage müssen Sie anschließend auf Reisen veröffentlichen (oben rechts) klicken, um die Reise für diese Person anzulegen. Bei Events ohne Einladung wird die Reise automatisch erstellt.    

      3. Um einen Reisenden zu entfernen, wählen Sie dessen Reise (durch Klick auf den Reisenamen) aus. Die Detailseite der Reise wird angezeigt. Wählen Sie Reise stornieren im Aktionen Menü. Bereits versendete Einladungslinks sind dann nicht mehr gültig. Hinweis: Sollten bereits Buchungen für das Event bestehen, werden Sie aufgefordert, diese zu stornieren.

      4. Um eine Teilnehmerliste hochzuladen, klicken Sie auf Hochladen und folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt Event erstellen weiter oben auf dieser Seite.

      5. Um die aktuelle Teilnehmerliste herunterzuladen, klicken Sie auf Herunterladen in der Symbolleiste.

Reisen für ein Event veröffentlichen (bei Events mit Einladungsfunktion)

Sobald Sie Ihr Einladungs-Event erstellt haben (z. B. mit einer Vorlage, die Einladungen nutzt), können Sie die Einladungen prüfen und die Reisen veröffentlichen, die für die Buchungen benötigt werden. Beim Veröffentlichen können Sie festlegen, ob die Teilnehmer E-Mail-Einladungen erhalten sollen. 

Bei Events, die mit einer Vorlage ohne Einladungsfunktion erstellt wurden, erhalten hinzugefügte Reisende keine Einladungs-E-Mails. Für jeden hinzugefügten Reisenden wird jedoch automatisch eine Reise angelegt. Sie (oder ein Agent) können dann für jeden Teilnehmer die Reisebuchung vornehmen, indem Sie auf die jeweilige Reise klicken. Alternativ kann der Reisende die Buchung auch selbst durchführen.

1. Melden Sie sich im Online-Buchungstool an. 

2. Klicken Sie auf Reisen. Die Reisen -Seite wird angezeigt. 

3. Wählen Sie den Reiter Events . 

4. Wählen Sie Bevorstehend um anstehende Events anzuzeigen (falls nicht bereits ausgewählt). Jedes angelegte Event wird als Zeile angezeigt. Für jedes Event werden Ort, Datum und Buchungstypen dargestellt. 

5. Suchen Sie das gewünschte Event und klicken Sie auf die entsprechende Zeile. Die Seite mit den Event-Reisen wird angezeigt. 

   • Um die Parameter eines Events zu ändern, bei dem bereits Reisen veröffentlicht wurden, wählen Sie Event-Parameter im Bearbeiten Menü, passen Sie die Einstellungen an und klicken Sie auf Übernehmen. 

6. Klicken Sie auf Reisen veröffentlichen. 

   • Um die Reisen eines Events ohne E-Mail-Einladungen zu veröffentlichen, klicken Sie auf Nur veröffentlichen.

   • Um die Reisen eines Events zu veröffentlichen und gleichzeitig E-Mail-Einladungen zu versenden, klicken Sie auf Veröffentlichen und Einladungen senden.

   • Um die Einladung vorab zu testen, klicken Sie auf den bereitgestellten Link (nachdem Sie auf Reisen veröffentlichengeklickt haben). Die Einladung wird an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.

7. Auch nach der Veröffentlichung können Sie noch einige Event- oder Reiseparameter anpassen. Diese Änderungen gelten allerdings nur für zukünftige Buchungen, nicht für bereits getätigte Buchungen (weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Vorhandene Events anzeigen und verwalten weiter oben auf dieser Seite). Folgende Angaben lassen sich beispielsweise ändern: 

   • Event-/Reisename

   • Event-/Reisebeschreibung

   • Reisedaten (z. B. Start- oder Enddatum anpassen)

   • Zahlungsdetails 

   • Erlaubte Buchungstypen

   • Anzahl erlaubter Begleitpersonen für Flüge (bis zu 5 zusätzliche Personen auf demselben PNR)

   • Antworten auf benutzerdefinierte Felder (im Namen des Reisenden)

   • Profilfeldwerte für die Reise (z. B. Kostenstelle, Rechtsträger)

   • Weitere Reisende hinzufügen

   • Reisende entfernen (sofern noch keine Buchung erfolgt ist).

Berichte zu einem Event anzeigen

Sie können detaillierte Auswertungen zu einem Event einsehen. 

1. Melden Sie sich im Online-Buchungstool an. 

2. Klicken Sie auf Reisen. Die Reisen -Seite wird angezeigt. 

3. Wählen Sie den Reiter Events . 

4. Wählen Sie Bevorstehend um anstehende Events anzuzeigen (falls nicht bereits ausgewählt). Sie können auch Berichte zu abgeschlossenen Events einsehen. 

5. Suchen Sie das Event, zu dem Sie einen Bericht einsehen möchten, und klicken Sie auf die entsprechende Zeile. Die Event-Seite wird angezeigt. 

Klicken Sie auf Berichte. Die Auswertungen werden angezeigt.

Verwandte Themen

• Events (Überblick)
• Reise für ein Event buchen (Mitarbeiter/Arrangierender)
• Reise für ein Event buchen (Gast/Nicht-Mitarbeiter)
• Vorlage erstellen (für Events und Reisen)