Създаване на персонализирано поле (последна версия)

СЪДЪРЖАНИЕ

• Създаване на персонализирано поле (последна версия)
• Ако сте избрали Потребителски отговор
  • В раздела Тип на отговора
  • В раздела Аудитория
    • Списък с условия за целева аудитория, които могат да се използват с персонализирани полета
  • В раздела Списък с отговори
• Ако сте избрали Автоматичен отговор
  • В раздела Отговор
  • В раздела Аудитория
• Настройки на раздела Отчитане
• Качете списък с отговори от външен файл
• Изтеглете списък с отговори от инструмента за онлайн резервации 
• Кратка демонстрация за създаване на персонализирано поле с персонализирана аудитория

Използвайте тази процедура, за да създадете персонализирани полета в инструмента за онлайн резервации за вашите пътуващи. Чрез тези полета можете да задавате въпроси към потребителите при резервация или да определите как автоматично да се събират определени данни по време на резервация. Ако трябва да редактирате вече създадено персонализирано поле, вижте Редактиране на персонализирано поле.

Тази функционалност е достъпна само за администратори на фирмата и TMC администратори.

1. Влезте в инструмента за онлайн резервации. 
2. Изберете Компания от Програма менюто. Ще се отвори Настройки страницата.
3. Изберете Персонализирани полета от секцията Конфигурация вляво. Ще се отвори страницата Персонализирани полета . Възможно е вече да има създадени дефиниции на персонализирани полета. 
4. Натиснете Създаване на персонализирано поле.
5. Въведете име в полето Име на полето . Това ще е името, което ще виждат потребителите. 
6. Въведете описание на полето. Това ще помогне на потребителите да разберат за какво служи полето, а също така ще улесни и другите администратори при управлението му. 
7. Задайте превключвателя Събиране веднъж за всяко ново пътуване според нуждите си. Ако е включено, информацията ще се събира само веднъж за всяко пътуване. Ако е изключено, информацията ще се събира при всяка резервация в рамките на пътуването. 
8. Натиснете Потвърди. Ще се появи страница с името на новото персонализирано поле. 
9. Изберете един от следните варианти под Създаване на отговор:
   • Потребителски отговор - Позволява ви да създадете поле, което ще се показва на потребителите и ще им дава възможност да избират отговор (например: Причина за пътуване = Конференция).
   • Автоматичен отговор - Позволява ви да създадете поле, което ще се показва на потребителите само в определени секции (страница Пътувания , известия) и ще има автоматично генериран отговор (например: кодове за пътуване). Потребителят няма да бъде подканен да попълни отговор – системата ще го генерира автоматично.
10. След това следвайте инструкциите според избрания от вас вариант в Създаване на отговор. Когато приключите, не забравяйте да активирате персонализираното поле, като включите превключвателя Статус на основната страница Персонализирани полета .   

Ако сте избрали Потребителски отговор

Ще се отвори диалоговият прозорец Потребителски отговор . Той включва 3 раздела: Тип на отговора, Аудиторияи Списък с отговори. След като попълните настройките в даден раздел, можете да преминете към следващия, като натиснете Напред.

В раздела Тип на отговора tab

1. Изберете типа отговор, който желаете да използвате. Типът на отговора определя как потребителите ще взаимодействат с полето.

   • Списък с опции - Потребителите ще могат да избират от предварително зададен списък с опции. Ако изберете този вариант, можете да зададете дали да се допуска избор на повече от една опция и дали попълването на полето е задължително. 

     • Позволи множествен избор - Ако е включено, потребителите ще могат да избират повече от една от зададените от вас опции. Ако е изключено, ще може да се избере само една от тях. 

     • Изисква се отговор от потребителя - Ако е включено, потребителите няма да могат да завършат резервацията без да попълнят стойност в това поле. Ако не е включено, полето ще е видимо, но не е задължително за попълване при резервация. Дали полето ще се вижда при резервации за събития, зависи и от това дали типът пътуване е зададен като „Събитие/шаблонно пътуване“ и дали координаторът на събитието е разрешил полето за съответното събитие. 

   • Списък с процентни полета - Потребителите ще могат да изберат повече от една от зададените от вас опции. За всяка избрана опция ще трябва да въведат и процент, като сборът на всички проценти трябва да е 100%. 

     • Изисква се отговор от потребителя - Ако е включено, потребителите няма да могат да завършат резервацията без да попълнят стойност в това поле. Ако не е включено, полето ще е видимо, но не е задължително за попълване при резервация. Дали полето ще се вижда при резервации за събития, зависи и от това дали типът пътуване е зададен като „Събитие/шаблонно пътуване“ и дали координаторът на събитието е разрешил полето за съответното събитие. 

   • Свободен текст - Потребителите ще могат да въвеждат свободен текст или числа в това поле. Ако изберете този тип отговор, можете да зададете дали отговорът е задължителен и след това да преминете към раздела Аудитория по-долу.

     • Изисква се отговор от потребителя - Ако е включено, потребителите няма да могат да завършат резервацията без да попълнят стойност в това поле. Ако не е включено, полето ще е видимо, но не е задължително за попълване при резервация. Дали полето ще се вижда при резервации за събития, зависи и от това дали типът пътуване е зададен като „Събитие/шаблонно пътуване“ и дали координаторът на събитието е разрешил полето за съответното събитие.

2. Натиснете Напред за да продължите към раздела Аудитория . Ще се отвори разделът Аудитория .

В раздела Аудитория tab

1. Изберете аудиторията, към която искате да насочите персонализираното поле. Аудиторията определя кои потребители ще взаимодействат с него.

   • Всички потребители - Персонализираното поле ще се показва на всички потребители, резервации и видове пътувания. 

   • Персонализирана аудитория - Персонализираното поле ще се показва само на аудиторията, която определите. Ако изберете този вариант, трябва да въведете име на аудиторията и да зададете условията, при които полето ще се показва. 

     1. За да зададете условие, изберете критериите, които трябва да се изпълнят. Например, ако искате да зададете условие „всички хотелски резервации“, настройте го така: "Ако - Тип резервация - е един от - Хотел". За списък с условия за персонализирана аудитория, вижте таблицата по-долу.

     2. За да добавите ново условие, натиснете Добави условие. Всички условия в една група трябва да са изпълнени (логика И). 

     3. За да добавите нова група условия, натиснете Добави група условия. Групите условия се разглеждат като алтернативи (логика ИЛИ – изпълнява се, ако поне една група е изпълнена).

2. Натиснете Напред за да продължите към раздела Списък с отговори .

Списък с условия за целева аудитория, които могат да се използват с персонализирани полета

On the Response list tab

1. Select the source of your list of responses. Options are: 
   • Add manually - This option allows you to manually specify the response options that will be presented to users. For each response option, enter a name and (if desired) a description. To add another response option, click Add another. 
   • Import from spreadsheet - This option allows you to import a list of options from a spreadsheet. Follow the instructions provided in the OBT. 
   • Import from HR feed - This option allows you to import a list of options from an existing HR Feed. Select the desired field from the menu.
   • Note: The values contained in your HR feed can’t be edited via the custom field configuration. Any changes to the values in your HR feed must be edited via the sources of those feeds directly. 
   • Import from SFTP - This option allows you to import a list of options from a file in an existing SFTP folder. Follow the instructions provided in the OBT. 
2. Click Save and Exit to save your custom field configuration.

If you selected Automated Response

The Automate response dialog will be displayed. It contains 2 tabs, Response and Audience. Once you complete the setting on a particular tab, you can advance to the next tab by clicking Next.

On the Response tab

1. Enter the response in the Response option field. 

2. Enter a description for the response option. 

3. Click next to proceed to the Audience tab. The Audience tab will be displayed.

On the Audience tab

1. Select whether this field will be used for all travelers or only specific travelers. The field's audience will control for which users this automated response will be captured and displayed (on the Trips page and in emails, reports, etc.).
   • All users - The custom field response will be selected for all users, bookings, and trip types. 
     
   • Custom audience - The custom field response will only be captured for the user audience you define. If you select this option, you must also provide an audience name and specify the conditions that must be met for the field to be displayed. 
     • To set a condition, select the criteria that must be matched. For example, If you want to specify a condition of “all hotel bookings”, you would set it to:
       • If -  Booking type -  is one of - Hotel 
     • To add a new condition, click Add condition. All conditions within the same group will be ANDed (all conditions must be met). 
     • To add a new condition group, click Add condition group. All condition groups will be ORed (any of the condition groups conditions must be met).
2. Click Save and Exit to save your custom field configuration. 

Reporting tab settings

The settings on the Reporting tab are used to configure where the information collected by the custom field should be displayed. 

In addition, the ID for the custom field is displayed. This can be referenced if you are using this custom field in conjunction with SFTP configurations. 

Use the checkboxes provided to select where you want the information collected by the custom field to be displayed. Options are:

• Booking confirmations

• Consolidated itinerary emails

• Approval emails

• Company reports (not all reports contain the custom field metric).

Upload a list of responses from an external file

If you have a pre-existing list of answers you want your users to be able to select from when responding to your custom field, you can use the upload feature to import them into the Online Booking tool. This option is only available if you have selected Import from spreadsheet from the Source field on the Response List tab. Then follow the on screen prompts. Click Save and Exit when done. 

Download a list of responses from the Online Booking tool 

If you have already created a list of response options for a custom field in the Online Booking tool, you can download them using the export feature. You can use this feature to edit and update the response options you offer in an external file and then upload that updated file. The download option is only available if you have selected User response as the response type.

1. Locate the custom field for which you want to download response options. 
2. Select View/Edit from the menu on the right in its row. The custom field's page will be displayed.
3. Locate the response list you want to download and select Edit response list from the menu in its row (the response must be of type User response). The response's Options page will be displayed.
4. Select Export response list from the More menu. The Export response list dialog will be displayed. 
5. Select Download now and then click Download file. You can also choose to email yourself a copy of the response options. In either case, the responses will be contained in a CSV file. 
6. Update the downloaded file with the response options you wish to provide for your custom field. 
7. When done, refer to the instructions for how to upload a list of response from an external file.

Mini-demo of creating a custom field with a custom audience

The demo below shows the creation of a custom field which:

• uses a list of options for the user response type
• sets the custom field to require a response from the traveler
• targets the custom field at a custom audience of travelers who are associated with an office in New York and are a worker type of employees (not guests)
• manually provides the response options of Conference and Departmental offsite