إنشاء ونشر الفعاليات (الإصدار 1)

تتناول هذه الصفحة طريقة إنشاء ونشر الفعاليات بالطريقة القديمة. إذا رغبت في استخدام الطريقة الأحدث، يرجى مراجعة إنشاء ونشر وإدارة فعالية (أحدث إصدار).

فقط المسؤولون لديهم صلاحية إنشاء وإدارة الفعاليات.

جدول المحتويات

• إنشاء فعالية
  • إنشاء فعالية جديدة
  • عرض وإدارة الفعاليات الحالية
  • نشر فعالية
• مواضيع ذات صلة

إنشاء فعالية جديدة

1. سجّل الدخول إلى أداة الحجز الإلكتروني. 

2. اختر الفعاليات من قائمة الرحلات . ستظهر لك صفحة الفعاليات .  

3. اضغط على فعالية جديدة. ستظهر صفحة إنشاء فعالية . 

4. أدخل اسم الفعالية في حقل اسم الفعالية . هذا الاسم هو الذي سيظهر للمشاركين الذين ستدعوهم.

5. أدخل موقع الفعالية في حقل الموقع .

6. يمكنك اختيار صورة غلاف للفعالية (ستظهر في الدعوة المرسلة للمشاركين)، أو الضغط على تحميل لرفع صورة خاصة بك.

7. حدد تاريخ بداية ونهاية الفعالية في حقول تواريخ الفعالية . 

8. حدد تواريخ بداية ونهاية السفر الخاصة بالفعالية في حقول تواريخ السفر . 

   • يُفضل أن يكون تاريخ بدء السفر قبل بداية الفعالية. خذ في اعتبارك عوامل مثل فرق التوقيت أو المسافة أو التوقفات أثناء الرحلة.

   • ويُستحسن أن يكون تاريخ نهاية السفر بعد انتهاء الفعالية..

9. أدخل وصفاً للفعالية في حقل الوصف . يمكنك تنسيق النص الذي تدخله هنا (كالخط العريض أو المائل أو التعداد النقطي أو اختيار الخط أو اللون أو المسافة البادئة) وإضافة الروابط حسب الحاجة. 

10. حدد أنواع الحجوزات المسموح بها لهذه الفعالية. فقط أنواع الحجوزات التي فعّلها المسؤول ستظهر للمشاركين المدعوين. إذا كنت بحاجة لإضافة نوع حجز جديد بعد نشر الفعالية، يمكن للمسؤول حجز هذا الخيار للضيف. 

11. بالنسبة لـ الرحلات الجوية:
    

    • لتحديد أنواع الرحلات الجوية المسموح بها، اختر واحداً أو أكثر من الخيارات التالية من قائمة أنواع الرحلات المسموح بها :

      • ذهاب فقط

      • ذهاب وعودة

      • يمكن أن يختلف مكان العودة عن مكان المغادرة - مفيد إذا كان على المسافر حضور أكثر من فعالية واحدة 

    • اضغط على إضافة لتحديد المطارات المعتمدة. سيظهر حقل المطار المسموح به. استخدم هذا الحقل لتحديد جميع المطارات التي يمكن للمشاركين الحجز منها إلى وجهة الفعالية (يمكنهم الحجز من أي مطار مغادرة ). يمكنك أيضاً ترك هذا الحقل فارغاً إذا رغبت. ابدأ بكتابة اسم أو رمز المطار الذي ترغب بتحديده، وستظهر لك أسماء المطارات بناءً على ما أدخلته.

      • اختر المطار المطلوب. 

      • لإضافة مطارات أخرى، اضغط على 

      • إضافة مرة أخرى وكرر الخطوات. استخدم حقول التقويم والوقت تحت خيار 

    • موعد الوصول المقترح قبل و موعد المغادرة المقترح بعد لتحديد متى سيتم اقتراح الحجز للمسافرين. بشكل افتراضي، سيتم تعيين هذه التواريخ بناءً على ما أدخلته في تواريخ الفعالية . سيُنصح المسافرون بالحجز ضمن هذه التواريخ والأوقات. بالنسبة لـ 

12. الفنادق :اضغط على

    • إضافة لتحديد الفنادق المعتمدة. سيظهر حقل الفندق . استخدم هذا الحقل لتحديد جميع الفنادق التي يمكن للمشاركين الإقامة فيها لحضور الفعالية. ويمكنك أيضاً ترك هذا الحقل فارغاً. ابدأ بكتابة اسم الفندق الذي ترغب بتحديده، وستظهر لك أسماء الفنادق بناءً على ما أدخلته. 

    • اختر الفندق المطلوب. 

    • لإضافة فنادق أخرى، اضغط على  

    • إضافة مرة أخرى وكرر الخطوات. بالنسبة لـ 

13. السيارات ، لا حاجة لأي إعدادات إضافية.بالنسبة لـ 

14. القطارات ، لا حاجة لأي إعدادات إضافية.حدد طريقة الدفع التي سيستخدمها المشاركون لإتمام الحجوزات الخاصة بالفعالية. 

15. لإضافة وسيلة دفع واحدة لجميع أنواع الحجوزات، اضغط في حقل

    • اختيار طريقة الدفع ثم اختر إضافة بطاقة جديدة . ستظهر صفحةإضافة بطاقة ائتمان . أدخل بيانات البطاقة كما تفعل عادةً. بشكل افتراضي، ستُتاح جميع أنواع الحجوزات، ويمكنك تعديل ذلك من خلال إعدادات تطبيق على . تأكد من تعيين وسيلة دفع لكل نوع حجز. ستلاحظ أيقونات صغيرة توضح أنواع الحجوزات التي تغطيها كل وسيلة دفع. لاختيار وسيلة دفع موجودة مسبقاً لجميع أنواع الحجوزات، اضغط في حقل  

    • اختيار طريقة الدفع واختر الوسيلة المطلوبة. ستلاحظ الأيقونات الصغيرة التي توضح أنواع الحجوزات التي تغطيها كل وسيلة دفع. لتعيين طريقة الدفع الافتراضية لكل مسافر، اضغط في حقل

    • اختيار طريقة الدفع واختر استخدام طريقة الدفع الافتراضية لكل مسافر . في هذه الحالة، سيستخدم كل مشارك وسيلة الدفع الافتراضية الخاصة به عند الحجز. إذا كنت ستدعو ضيوفاً للفعالية، تأكد من إعداد وسيلة دفع لهم مسبقاً (راجع قسمالمتطلبات الأساسية ). لتعيين وسيلة دفع مختلفة لكل نوع حجز، فعّل خيار 

    • تعيين طرق الدفع حسب نوع الحجز . ثم اتبع التعليمات في هذا القسم لاختيار وسيلة الدفع لكل نوع حجز. سيتم تعيين 

16. جهة الاتصال افتراضياً على المستخدم الذي أنشأ الفعالية. يمكنك تغييرها لمستخدم آخر. سيكون هذا الشخص هو جهة التواصل للمشاركين في حال وجود أي استفسار. يمكنك تخصيص الحقول الإضافية في قسم

17. الحقول المخصصة حسب رغبتك. لديك خيار إضافة حقول إضافية وتحديد الإجابات على الأسئلة الخاصة بها. لإضافة حقل مخصص، اضغط على + الحقول المخصصة واختر الحقل المطلوب من القائمة. بالنسبة للحقول المخصصة التي تم تعيين نوع الرحلة فيها إلى " 

    • جميع الرحلات " (ضمن تعريف الحقل)، يمكنك الإجابة نيابة عن المسافرين أو تركهم يجيبون بأنفسهم. إذا أجبت نيابة عنهم، لن يظهر الحقل لهم. على سبيل المثال، إذا كان هناك حقل مخصص لسبب السفر، يمكنك تعيينه مثلاً إلى "مؤتمر " للجميع.أما الحقول المخصصة التي تم تعيين نوع الرحلة فيها إلى "رحلات الفعاليات فقط" (ضمن تعريف الحقل)، يمكنك اختيار ما إذا كنت ترغب بعرض 

    • هذا الحقل المخصص ضمن هذه الفعالية. على سبيل المثال، إذا كان هناك حقل مخصص لوقت النقل المفضل ، يمكنك تحديد ما إذا كنت ترغب بإظهاره في الفعالية.أي تعديلات على الحقول المخصصة بعد نشر الفعالية ستؤثر فقط على الحجوزات التي لم تتم بعد.بعد ذلك، يمكنك القيام بأحد الخيارات التالية: اضغط علىحفظ كمسودة (لحفظ الفعالية كمسودة وإضافة المسافرين لاحقاً) أو اضغط علىإضافة مسافر

    • (لإضافة المسافرين) 

18. إذا اخترت

    • إضافة مسافر ، يمكنك الآن البدء بدعوة المشاركين للفعالية. بإمكانك أيضاً رفع قائمة بالموظفين أو الضيوف المشاركين (بصيغة CSV)

    • . لإضافة موظف بشكل فردي: اضغط على

19.  + إضافة مسافر. أدخل اسم أو بريد المستخدم الذي ترغب بدعوته. ستظهر قائمة بالأسماء المطابقة. اختر الشخص المطلوب وكرر الخطوات لكل موظف.  لإضافة ضيف ليس من موظفي الشركة:ابدأ بكتابة اسمه أو بريده الإلكتروني في خانة البحث، ثم اضغط على  

    • إضافة ضيف . أدخل الاسم الأول واسم العائلة والبريد الإلكتروني للضيف. اختر الجهة القانونية المناسبة، ثم اضغط على علامة التأكيد. كرر هذه الخطوات لكل ضيف. لرفع قائمة بالموظفين أو الضيوف: اضغط علىتحميل 

    • . قم بتنزيل القالب المناسب (للموظفين أو الضيوف). عدل الملف ليشمل المشاركين (للموظفين أدخل البريد الإلكتروني فقط، وللضيوف أدخل الاسم الأول واسم العائلة والبريد الإلكتروني مفصولين بفواصل). استخدم المساحة المخصصة في النافذة المنبثقة لرفع ملف CSV. اضغط على تحميل التالي عند الانتهاء.

    • بعد تحديد جميع أنواع الحجوزات (طيران، فندق، إلخ) وتعيين وسيلة الدفع واختيار المشاركين، يمكنك نشر الفعالية. اضغط على نشر أو راجعنشر فعالية للمزيد من التفاصيل .عرض وإدارة الفعاليات الحالية

20. سجّل الدخول إلى أداة الحجز الإلكتروني. اختر الفعاليات من قائمة الرحلات. ستظهر لك صفحة

الفعاليات

1. . 

2. يمكنك التصفية حسب اسم الفعالية أو تاريخها أو حالتها (للفعاليات القادمة فقط). اختر تبويب القادمة لعرض الفعاليات القادمة أو الجارية. اختر تبويب المكتملة لعرض الفعاليات السابقة. اختر تبويب 

   1. الملغاة لعرض الفعاليات الملغاة. ستظهر كل فعالية تم إنشاؤها كسطر مستقل. لكل فعالية ستظهر معلومات الموقع والتواريخ وعدد المسافرين ونوع الحجز. بالنسبة للفعاليات غير المنشورة، يمكنك نشر الفعالية (مع أو بدون إشعار عبر البريد الإلكتروني). 

   2. ابحث عن الفعالية التي ترغب بعرضها واضغط عليها. ستظهر صفحة تفاصيل الفعالية. يمكنك مراجعة وتعديل تفاصيل الفعالية وقائمة المشاركين. إعدادات الفعالية

   3. (الصفحة الرئيسية) - يمكنك تغيير الاسم أو تواريخ السفر أو صورة الغلاف أو الوصف (طالما لم يتم نشر الفعالية بعد). المسافرون

3. (قد تحتاج للضغط على  

4. إضافة مسافر 

5. ) 

   • - لكل مشارك ستجد اسمه وبريده الإلكتروني وتواريخ سفره وحالة الدعوة وحالة الحجز. الأيقونة الخضراء تعني إتمام الحجز لهذا النوع. يمكنك التصفية حسب حالة الدعوة (

   • مدعو , لم تتم دعوته بعد) أو حسب حالة أي نوع حجز ( تم الحجز , لم يتم الحجز,انسحب ). لتصفية نوع الحجز، اضغط على الأيقونة المناسبة ثم اختر الحالة المطلوبة من القائمة.لتذكير مشارك بإتمام الحجوزات المطلوبة، يمكنك إعادة إرسال الدعوة عبر البريد الإلكتروني بالضغط على أيقونة البريد (ستظهر عند تمرير المؤشر بجانب عمودالدعوة). هذا الخيار متاح فقط بعد نشر الفعالية. لإرسال دعوة أو تذكير بالبريد الإلكتروني لعدة مشاركين دفعة واحدة، حدد المربع بجانب كل اسم ثم اضغط علىإرسال بريد إلكتروني من شريط الأدوات. إذا كان بعض المشاركين مدعوين مسبقاً وآخرون جدد، سيُطلب منك تأكيد هذا الإجراء. سيكون محتوى رسالة التذكير مختلفاً قليلاً عن الدعوة الأصلية.لإزالة مشارك، اضغط على أيقونة سلة المهملات (ستظهر عند تمرير المؤشر بجانب عمود

     • الدعوة ). لإزالة عدة مشاركين دفعة واحدة، حدد المربعات بجانب الأسماء ثم اضغط على زر الحذف في شريط الأدوات. 

     • بعد إزالة المشارك، لن تظهر له الفعالية بعد ذلك. ملاحظة: يجب إلغاء أي حجوزات قام بها المشارك للفعالية قبل أن تتمكن من إزالته

     • . لرفع قائمة المشاركين، اضغط على تحميل ثم راجع التعليمات في قسم إنشاء فعالية أعلاه. لتحميل قائمة المشاركين الحالية، اضغط علىتنزيل

     • من شريط الأدوات. نشر فعالية بعد إنشاء الفعالية، يمكنك معاينتها أو نشرها. عند النشر، يمكنك تحديد ما إذا كنت ترغب في إرسال دعوات بريدية للمشاركين. سجّل الدخول إلى أداة الحجز الإلكتروني. اختر

     • الفعاليات من قائمة الرحلات

. ستظهر لك صفحة

الفعاليات 

1. . 

2. اختر تبويب القادمة لعرض الفعاليات القادمة. ستظهر كل فعالية تم إنشاؤها كسطر مستقل، وستظهر معلومات الموقع والتواريخ وعدد المسافرين ونوع الحجز. لمراجعة الفعالية قبل النشر، ابحث عن الفعالية المطلوبة واضغط على السطر الخاص بها. لمعاينة الدعوة، اضغط على معاينة البريد (ستصلك الدعوة على بريدك الإلكتروني) للفعالية المعنية.

3. لنشر الفعالية دون إرسال دعوات بريدية، اضغط على نشر فقط للفعالية المعنية. 

   • لنشر الفعالية مع إرسال دعوات بريدية، اضغط على 

   • نشر وإرسال دعوة للفعالية المعنية. لتعديل فعالية منشورة مسبقاً، اضغط على

   • تعديل . بعد نشر الفعالية، ستكون التعديلات المتاحة محدودة وتشمل ما يلي:

   • اسم الفعالية وصف الفعالية توسعة تواريخ السفر (مثلاً تعيين تاريخ بدء أبكر أو تاريخ نهاية متأخر)

   • طرق الدفع المتاحة للمشاركين إضافة مطارات أو فنادق (إذا كان الحجز الجوي أو الفندقي متاحاً)إضافة مسافرين 

4. إزالة المسافرين (الذين لم يقوموا بأي حجز بعد)

   • الحقول المخصصة

   • مواضيع ذات صلة

   • الفعاليات (نظرة عامة)

   • حجز السفر للفعالية (للموظف/المنسق) 

   • حجز السفر للفعالية (لغير الموظف/الضيف)

   • Add travelers

   • Remove travelers (who have not made any bookings yet)

   • Custom fields

Related topics

• Events (Overview)
• Book travel for an event (employee/arranger)
• Book travel for an event (non-employee/guest)