تعيين المسؤولين عن الموافقة (عبر السياسات)

يمكنك من خلال إعدادات السياسات ضبط أداة الحجز الإلكتروني Spotnana لتحديد متى تكون الموافقات مطلوبة، وتحديد من يحق له من موظفي شركتك الموافقة على حجوزات السفر أو رفضها. 

السياسات

يمكن ضبط السياسات من أجل:

• إلزامية الموافقة قبل تأكيد الحجز (ويُشار إليها أحياناً بالموافقات الصارمة)، أو
• أن تكون الموافقة اختيارية بحيث يتم إلغاء الحجز فقط إذا تم رفضه من قبل المسؤول عن الموافقة (ويُشار إليها أحياناً بالموافقات المرنة). 
• أو عدم الحاجة للموافقة على الإطلاق.

للمزيد حول إعدادات السياسات، يرجى مراجعة تحديد متطلبات الموافقة.

لوحة تحكم الموافقات

بالإضافة لذلك، يمكن للمسؤولين عن الموافقة استخدام لوحة تحكم الموافقات لمراجعة الطلبات المعلقة لحجوزات قادمة أو الاطلاع على الحجوزات السابقة وقرارات الموافقة الخاصة بها. لمزيد من التفاصيل، راجع لوحة تحكم الموافقات.

تحديد نوع المسؤول عن الموافقة وتعيينه

يتم تحديد نوع المسؤول عن الموافقة لكل سياسة على حدة. إذا كان لديك أكثر من سياسة مفعلة، ستحتاج إلى ضبط هذا الإعداد لكل سياسة بشكل منفصل. 
جميع المستخدمين الذين تم تعيينهم كمسؤولين عن الموافقة سيصلهم إشعار عبر البريد الإلكتروني بكل الحجوزات التي تقع ضمن مسؤوليتهم. 

1. اختر السياسات من قائمة البرنامج . ستظهر لك صفحة الإعدادات مع توسيع فرع السياسة على الجانب الأيسر. 
2. اختر السياسة المطلوبة (حيث تظهر سياسة الافتراضية بشكل تلقائي). ستظهر تفاصيل السياسة التي اخترتها. 
3. قم بتوسيع قسم عام . 
4. انتقل إلى أسفل قسم إجراءات مجموعة السياسات . 
5. حدد نوع المسؤول عن الموافقة في حقل نوع المسؤول عن الموافقة واختر أحد الخيارات التالية:
   • مدير الموظف - جميع الحجوزات التي تتطلب موافقة سيتم تحويلها إلى مدير الموظف المرتبط بالحجز. في حال اختيار هذا الخيار، يجب عليك أيضاً تعيين مسؤول موافقة افتراضي في حقل المسؤول الافتراضي عن الموافقة في الأسفل. سيتم استخدام المسؤول الافتراضي للموظفين الذين ليس لديهم مدير محدد في النظام أو للحجوزات الخاصة بالضيوف التي تتطلب موافقة. 
     • لتعيين مسؤول افتراضي، اضغط على إضافة مسؤول موافقة وأدخل البريد الإلكتروني أو اسم المستخدم المطلوب في خانة البحث التي تظهر. 
     • عند ظهور اسم المستخدم المطلوب في نتائج البحث، اضغط عليه ليتم تعيينه كمسؤول افتراضي لهذه السياسة. كما يعمل المسؤول الافتراضي كبديل عند عدم توفر مدير الموظف. يمكنك تعيين أكثر من مسؤول افتراضي إذا رغبت بذلك.
   • مسؤول موافقة محدد - جميع الحجوزات التي تتطلب موافقة ضمن هذه السياسة سيتم تحويلها إلى المسؤول أو المسؤولين الذين تحددهم. في حال اختيار هذا الخيار، يجب عليك أيضاً تعيين مسؤول موافقة محدد في حقل المسؤول عن الموافقة في الأسفل. 
     • لتعيين مسؤول موافقة محدد، اضغط على إضافة مسؤول موافقة وأدخل البريد الإلكتروني أو اسم المستخدم المطلوب في خانة البحث التي تظهر. 
     • عند ظهور اسم المستخدم المطلوب في نتائج البحث، اضغط عليه ليتم تعيينه كمسؤول محدد لهذه السياسة. يمكنك تعيين أكثر من مسؤول إذا رغبت.
6. حدد خيار إضافة مدير الموظف في نسخة البريد إذا رغبت بذلك. عند تفعيل هذا الخيار، سيتم دائماً إرسال نسخة من رسائل الموافقة إلى مدير الموظف. 
7. اضغط على حفظ التغييرات عند الانتهاء.