Przesyłanie danych o biurach

Poniżej opisujemy, jak wgrać definicje swoich biur do Spotnana za pomocą pliku CSV. Jeśli zamierzasz przypisywać użytkowników (podróżujących) do lokalizacji biur, najpierw upewnij się, że wprowadziłeś już (lub utworzyłeś) odpowiednie definicje biur, zanim rozpoczniesz importowanie danych użytkowników.

Tę czynność może wykonać wyłącznie administrator.

1. Zaloguj się do narzędzia Spotnana Online Booking Tool.
2. Wybierz Firma z menu Program . Zostanie wyświetlona strona ustawień ogólnych.
3. Rozwiń menu Firma (na pasku nawigacyjnym po lewej stronie) i wybierz Biura. Zostanie otwarta strona Biura.
4. Kliknij + Dodaj i wybierz Prześlij plik CSV z menu. Pojawi się okno Prześlij plik CSV .  
5. Pobierz szablon, klikając łącze szablon . Następnie postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami (te same instrukcje znajdziesz również w oknie Prześlij plik CSV ).

Aby zobaczyć dziennik przesyłania plików, kliknij ikonę zegara , aby rozwinąć panel boczny. Zobaczysz tam ostatnio przesłane pliki oraz powiadomienia o statusie.

Instrukcja przesyłania plików z danymi biur

• Wszystkie odpowiednie podmioty prawne i biura powinny już istnieć w narzędziu Spotnana Online Booking Tool, zanim zaczniesz importować lub tworzyć użytkowników.
• Jeśli Twoja organizacja nie ma jeszcze żadnych biur w Spotnana Online Booking Tool, szablon będzie pusty i możesz od razu zacząć dodawać nowe wiersze.
• Jeśli masz już wprowadzone jedno lub więcej biur w Spotnana Online Booking Tool, w szablonie znajdziesz te rekordy. Możesz je dowolnie dodawać, edytować lub usuwać w zależności od potrzeb.
  • Aby usunąć wybrane biuro, znajdź odpowiedni wiersz i ustaw w kolumnie ACTION wartość DELETE. Po przesłaniu pliku biuro zostanie usunięte ze Spotnana.
  • Aby edytować dane biura, znajdź odpowiedni wiersz, wprowadź zmiany i ustaw w kolumnie ACTION wartość UPDATE. Po przesłaniu pliku dane biura zostaną zaktualizowane w Spotnana.
  • Aby dodać nowe biuro, dodaj nowy wiersz i ustaw w kolumnie ACTION wartość CREATE. Po przesłaniu pliku nowe biuro pojawi się w Spotnana. Nazwa biura musi być unikalna (nie może się powtarzać z żadnym już istniejącym biurem w Spotnana).
• Kody krajów powinny składać się wyłącznie z dwóch liter.
• Nie zmieniaj ani nie usuwaj nagłówków kolumn (pierwszego wiersza z nazwami kolumn w pliku).
• Nie zmieniaj kolejności kolumn.
• Nie dodawaj nowych kolumn.
• Upewnij się, że dla każdego wiersza podajesz wartości we wszystkich wymaganych kolumnach. Kolumny obowiązkowe są oznaczone gwiazdką (*).
• Wartości powinny zawierać wyłącznie znaki alfanumeryczne. W przypadku adresów e-mail możesz także użyć znaku „@” (np. jan.kowalski@firma.com).
• Zmień domyślną nazwę pliku CSV (template.csv) na taką, która będzie zawierać datę przesyłania. Ułatwi to późniejsze rozwiązywanie ewentualnych problemów z przesyłanymi danymi.
• Usuń wszystkie spacje na końcu wartości w każdym polu. Nie mogą się tam znajdować żadne puste znaki.

W razie pytań napisz na adres techsupport@spotnana.com.