Utworzenie pola niestandardowego (najbardziej aktualna wersja)

SPIS TREŚCI

• Utworzenie pola niestandardowego (najbardziej aktualna wersja)
• Jeśli wybrano Odpowiedź użytkownika
  • Na karcie Typ odpowiedzi
  • Na karcie Odbiorcy
    • Listę dostępnych warunków odbiorców, które można stosować z polami niestandardowymi, znajdziesz poniżej
  • Na karcie Lista odpowiedzi
• Jeśli wybrano Odpowiedź automatyczna
  • Na karcie Odpowiedź
  • Na karcie Odbiorcy
• Ustawienia karty Raportowanie
• Załaduj listę odpowiedzi z pliku zewnętrznego
• Pobierz listę odpowiedzi z narzędzia Online Booking 
• Krótka prezentacja tworzenia pola niestandardowego z własną grupą odbiorców

Tę procedurę wykorzystasz do utworzenia pól niestandardowych w narzędziu Online Booking dla swoich podróżnych. Takie pola pozwalają zadawać użytkownikom pytania podczas rezerwacji albo skonfigurować automatyczne zbieranie informacji w trakcie procesu rezerwacji. Jeśli chcesz edytować już istniejące pole niestandardowe, przejdź do Edytowanie pola niestandardowego.

Funkcja dostępna wyłącznie dla administratorów firmowych oraz administratorów TMC.

1. Zaloguj się do narzędzia Online Booking. 
2. Wybierz Firma z menu Program . Następnie otworzy się Ustawienia strona.
3. Wybierz Pola niestandardowe z sekcji Konfiguracja po lewej stronie. Strona Pola niestandardowe zostanie wyświetlona. Mogą się na niej już znajdować wcześniej zdefiniowane pola niestandardowe. 
4. Kliknij Utwórz pole niestandardowe .
5. Wpisz nazwę w polu Nazwa pola . Tak będzie się ono wyświetlać użytkownikom. 
6. Wprowadź opis pola – pomoże to użytkownikom lepiej zrozumieć jego zastosowanie, a także ułatwi innym administratorom zarządzanie tym polem. 
7. Ustaw przełącznik Zbieraj raz dla każdej nowej podróży zależnie od potrzeb. Gdy opcja jest włączona, dane będą zbierane tylko raz na podróż. Jeśli wyłączona – informacja będzie zbierana przy każdej rezerwacji w ramach podróży. 
8. Kliknij Potwierdź. Wyświetli się strona z nazwą utworzonego pola niestandardowego. 
9. W sekcji Utwórz odpowiedźwybierz jedną z poniższych opcji:
   • Odpowiedź użytkownika – Pozwala utworzyć pole widoczne dla użytkowników, wraz z możliwością wyboru odpowiedzi (np. Powód podróży = Konferencja).
   • Odpowiedź automatyczna – Pozwala utworzyć pole, które będzie widoczne tylko w określonych miejscach (Podróże , powiadomienia) i będzie miało automatycznie generowaną odpowiedź (np. kody podróży). Użytkownik nie będzie proszony o podanie odpowiedzi – zostanie ona przypisana automatycznie.
10. Następnie postępuj zgodnie z instrukcjami dotyczącymi wybranego typu odpowiedzi w sekcji Utwórz odpowiedź. Po zakończeniu nie zapomnij włączyć swojego pola niestandardowego, przełączając opcję Status na głównej stronie Pola niestandardowe .   

Jeśli wybrano Odpowiedź użytkownika

Wyświetli się okno Odpowiedź użytkownika z trzema zakładkami: Typ odpowiedzi, Odbiorcyoraz Lista odpowiedzi. Po skonfigurowaniu danej karty możesz przejść do kolejnej, klikając Dalej.

Na karcie Typ odpowiedzi wybierz rodzaj odpowiedzi, który chcesz zastosować. Typ odpowiedzi określa, w jaki sposób użytkownicy będą mogli wypełnić to pole.

1. Listę opcji

   • – Użytkownicy będą mogli wybrać jedną z wcześniej zdefiniowanych opcji. Jeśli wybierzesz tę opcję, możesz także ustawić, czy możliwy jest wybór kilku opcji oraz czy odpowiedź jest wymagana. Zezwól na wybór wielu odpowiedzi 

     • – Po włączeniu użytkownicy będą mogli zaznaczyć więcej niż jedną z przygotowanych odpowiedzi. Po wyłączeniu – tylko jedną. Odpowiedź użytkownika jest wymagana 

     • – Po włączeniu użytkownik nie zakończy rezerwacji bez podania odpowiedzi w tym polu. Po wyłączeniu – pole będzie widoczne, ale uzupełnienie nie będzie obowiązkowe. Wyświetlanie pola podróżnym rezerwującym na wydarzenia zależy też od tego, czy typ podróży ustawiono na „Wydarzenie/podróż z szablonu” oraz czy koordynator wydarzenia włączył to pole dla danego wydarzenia. Listę pól procentowych 

   • – Użytkownicy mogą zaznaczyć więcej niż jedną z przygotowanych odpowiedzi. Przy każdej wybranej opcji trzeba wpisać procent, a suma wszystkich musi wynosić 100%. Odpowiedź użytkownika jest wymagana 

     • – Po włączeniu użytkownik nie zakończy rezerwacji bez podania odpowiedzi w tym polu. Po wyłączeniu – pole będzie widoczne, ale uzupełnienie nie będzie obowiązkowe. Wyświetlanie pola podróżnym rezerwującym na wydarzenia zależy też od tego, czy typ podróży ustawiono na „Wydarzenie/podróż z szablonu” oraz czy koordynator wydarzenia włączył to pole dla danego wydarzenia. Pole tekstowe 

   • – Użytkownicy mogą wpisać dowolny tekst lub liczby. Przy tym typie odpowiedzi możesz zdecydować, czy odpowiedź jest wymagana, a następnie przejść do sekcji Na karcie Odbiorcy poniżej. Odpowiedź użytkownika jest wymagana

     • – Po włączeniu użytkownik nie zakończy rezerwacji bez podania odpowiedzi w tym polu. Po wyłączeniu – pole będzie widoczne, ale uzupełnienie nie będzie obowiązkowe. Wyświetlanie pola podróżnym rezerwującym na wydarzenia zależy też od tego, czy typ podróży ustawiono na „Wydarzenie/podróż z szablonu” oraz czy koordynator wydarzenia włączył to pole dla danego wydarzenia. Kliknij

2. Dalej aby przejść do karty Odbiorcy . Karta Odbiorcy zostanie wyświetlona.

Na karcie Odbiorcy wybierz grupę odbiorców, do której skierowane będzie pole niestandardowe. Odbiorcy decydują, którzy użytkownicy zobaczą to pole.

1. Wszyscy użytkownicy

   • – Pole będzie widoczne dla wszystkich użytkowników, rezerwacji i typów podróży. Własna grupa odbiorców 

   • – Pole będzie widoczne tylko dla określonej grupy użytkowników, którą zdefiniujesz. Wybierając tę opcję, musisz podać nazwę grupy i określić warunki, które muszą być spełnione, by pole się wyświetliło. Aby ustawić warunek, wybierz kryteria, które muszą zostać spełnione. Na przykład, jeśli chcesz ustawić warunek „wszystkie rezerwacje hotelowe”, wybierz: " 

     1. Jeśli – Typ rezerwacji – to jedna z – Hotel". Listę dostępnych warunków znajdziesz w tabeli poniżej.Aby dodać nowy warunek, kliknij

     2. Dodaj warunek . Wszystkie warunki w tej samej grupie muszą być spełnione (logika „i”).Aby dodać nową grupę warunków, kliknij 

     3. Dodaj grupę warunków . Wystarczy spełnić warunki jednej z grup (logika „lub”).Kliknij

2. Dalej aby przejść do karty Lista odpowiedzi . Listę dostępnych warunków odbiorców, które można stosować z polami niestandardowymi, znajdziesz poniżej

Pole

Lista odpowiedzi wybierz źródło listy odpowiedzi. Dostępne opcje: Dodaj ręcznie

1. – Pozwala samodzielnie wpisać opcje odpowiedzi, które będą widoczne dla użytkowników. Dla każdej opcji podaj nazwę i (opcjonalnie) opis. Aby dodać kolejną odpowiedź, kliknij 
   • Dodaj kolejną . Importuj z arkusza kalkulacyjnego– Pozwala zaimportować listę opcji z arkusza. Postępuj zgodnie z instrukcjami w OBT. 
   • Importuj z systemu HR – Pozwala zaimportować listę opcji z istniejącego systemu HR. Wybierz odpowiednie pole z menu. 
   • Uwaga: Wartości z systemu HR nie mogą być edytowane w konfiguracji pola niestandardowego. Wszelkie zmiany należy wprowadzać bezpośrednio w źródle tych danych.
   • Importuj z SFTP – Pozwala zaimportować listę opcji z pliku znajdującego się w folderze SFTP. Postępuj zgodnie z instrukcjami w OBT. 
   • Kliknij Zapisz i zamknij 
2. aby zapisać konfigurację pola niestandardowego. Jeśli wybrano Odpowiedź automatyczna Wyświetli się okno

Automatyzacja odpowiedzi

z dwiema zakładkami: Odpowiedź i Odbiorcy . Po skonfigurowaniu danej karty możesz przejść do kolejnej, klikając Dalej. Uwaga:Odpowiedzi automatyczne nie są wyświetlane użytkownikom podczas finalizacji rezerwacji, ale pojawią się w powiadomieniach e-mail, niektórych raportach oraz na stronie Podróże.

wpisz odpowiedź w polu Opcja odpowiedzi .

1. Wprowadź opis opcji odpowiedzi. Kliknij „Dalej”, aby przejść do karty Odbiorcy 

2. . Karta 

3. Odbiorcy zostanie wyświetlona. Na karcie Odbiorcy wybierz, czy pole będzie dotyczyć wszystkich podróżnych, czy tylko wybranych. Odbiorcy decydują, dla których użytkowników odpowiedź automatyczna zostanie zapisana i wyświetlona (na stronie

Podróże oraz w mailach, raportach itp.). Wszyscy użytkownicy

1. – Odpowiedź w polu niestandardowym zostanie przypisana wszystkim użytkownikom, rezerwacjom i typom podróży. Własna grupa odbiorców – Odpowiedź w polu niestandardowym zostanie przypisana tylko określonej grupie użytkowników, którą zdefiniujesz. Wybierając tę opcję, musisz podać nazwę grupy i określić warunki, które muszą być spełnione, by pole się wyświetliło.
   • Aby ustawić warunek, wybierz kryteria, które muszą zostać spełnione. Na przykład, jeśli chcesz ustawić warunek „wszystkie rezerwacje hotelowe”, wybierz: Jeśli – Typ rezerwacji – to jedna z – Hotel 
     
   • Aby dodać nowy warunek, kliknij Dodaj warunek 
     • . Wszystkie warunki w tej samej grupie muszą być spełnione (logika „i”).
       • Aby dodać nową grupę warunków, kliknij 
     • Dodaj grupę warunków . Wystarczy spełnić warunki jednej z grup (logika „lub”).Kliknij 
     • Zapisz i zamknij aby zapisać konfigurację pola niestandardowego.Ustawienia karty Raportowanie
2. Ustawienia na karcie Raportowanie służą do określenia, gdzie mają być wyświetlane dane zebrane w polu niestandardowym. 

Dodatkowo wyświetlany jest identyfikator pola niestandardowego, który można wykorzystać np. przy konfiguracji

SFTP . Zaznacz odpowiednie pola wyboru, aby zdecydować, gdzie mają być widoczne dane z pola niestandardowego. Dostępne opcje: 

Potwierdzenia rezerwacji Zbiorcze maile z planem podróżyMaile z prośbą o akceptację 

Raporty firmowe (nie wszystkie raporty zawierają metrykę pola niestandardowego).

• Załaduj listę odpowiedzi z pliku zewnętrznego

• Jeśli masz już przygotowaną listę odpowiedzi, które chcesz udostępnić użytkownikom do wyboru w polu niestandardowym, możesz skorzystać z funkcji importu, by dodać je do narzędzia Online Booking. Opcja ta jest dostępna tylko, jeśli wybrano

• Importuj z arkusza kalkulacyjnego

• w polu

Źródło

na karcie Lista odpowiedzi . Następnie postępuj zgodnie z instrukcjami na ekranie. Kliknij Zapisz i zamknij po zakończeniu. Pobierz listę odpowiedzi z narzędzia Online Booking Jeśli masz już utworzoną listę odpowiedzi dla pola niestandardowego w narzędziu Online Booking, możesz ją pobrać za pomocą funkcji eksportu. Dzięki temu możesz edytować i aktualizować opcje odpowiedzi w pliku zewnętrznym, a następnie załadować zaktualizowany plik. Opcja pobierania jest dostępna tylko, jeśli jako typ odpowiedzi wybrano Odpowiedź użytkownika. Znajdź pole niestandardowe, dla którego chcesz pobrać opcje odpowiedzi. Wybierz 

Podgląd/Edytuj 

z menu po prawej stronie w danym wierszu. Wyświetli się strona pola niestandardowego.

1. Znajdź listę odpowiedzi do pobrania i wybierz 
2. Edytuj listę odpowiedzi z menu w jej wierszu (odpowiedź musi być typu Odpowiedź użytkownika
3. ). Strona Opcje zostanie wyświetlona. WybierzEksportuj listę odpowiedzi z menu Więcej
4. . Wyświetli się okno Eksportuj listę odpowiedzi . Wybierz Pobierz teraz a następnie kliknij Pobierz plik 
5. . Możesz także wysłać sobie kopię odpowiedzi na e-mail. W obu przypadkach odpowiedzi będą zapisane w pliku CSV. Zaktualizuj pobrany plik o odpowiedzi, które chcesz udostępnić w swoim polu niestandardowym. Po zakończeniu skorzystaj z instrukcji dotyczących ładowania listy odpowiedzi z pliku zewnętrznego. Krótka prezentacja tworzenia pola niestandardowego z własną grupą odbiorcówPoniższa prezentacja pokazuje, jak utworzyć pole niestandardowe, które: 
6. używa 
7. listy opcji

dla typu

odpowiedzi użytkownika

• ustawia pole jako wymagające odpowiedzi od podróżnego kieruje pole do wybranej grupy odbiorców podróżnych powiązanych z
• biurem w Nowym Jorku oraz typem pracownika
• pracownicy (nie goście) ręcznie podaje opcje odpowiedzi o treści Konferencja i wyjazd działowy
• poza biuro response options of Conference and Departmental offsite