이벤트 생성, 게시, 관리하기 (최신 버전)

이벤트를 생성, 게시, 관리할 수 있는 권한은 일부 역할의 사용자에게만 주어집니다. 회사 관리자와 이벤트 담당자만 아래 절차에 안내된 작업을 진행하실 수 있습니다. 

목차

• 이벤트 생성, 게시, 관리하기
  • 이벤트 생성하기
  • 기존 이벤트 조회 및 관리
  • 이벤트별 여행 게시하기 (초대가 가능한 이벤트의 경우)
  • 이벤트 리포트 확인하기
  • 관련 주제

이벤트 생성하기

1. 온라인 예약 시스템에 로그인하세요. 

2. 클릭 여행을(를) 선택하세요. 여행 페이지가 열립니다. 

3. 오른쪽 상단의 생성 버튼을 누른 뒤 템플릿에서 이벤트 를 선택하세요. 그러면 템플릿에서 이벤트 생성 창이 나타납니다.

4. 조직 필드는 회사명으로 자동 입력되어 있습니다. TMC 관리자인 경우, 해당 조직을 선택해 주세요. 이벤트에 사용할 템플릿을

5. 여행 템플릿 항목에서 선택하세요. 선택한 템플릿에 미리 설정된 값이 자동으로 적용됩니다. 어떤 템플릿을 골라야 할지 모르겠다면, 여행 담당자에게 문의해 주세요. 예를 들어, 신입사원 오리엔테이션의 경우 초대 기반 템플릿을 사용하는 것이 좋습니다. 이벤트가 열리는 장소를 

6. 장소 항목에 입력하세요. 이벤트명을

7. 이름 항목에 입력하세요. 이 이름이 참석자들에게 보여집니다. 이벤트 일정에 맞춰

8. 이벤트 시작일 과 이벤트 종료일 을(를) 설정하세요. 이벤트에 맞게 

9. 여행 가능 시작일 과 여행 가능 종료일 을(를) 설정하세요. 여행 가능 시작일은 이벤트 시작일보다 앞서도록 설정하는 것이 좋습니다. 시차, 이동 거리, 환승 등도 고려해 주세요. 

   • 여행 가능 종료일은 이벤트가 끝난 이후로 지정해 주세요.

   • 클릭

10. 고급 설정 을(를) 누르면 예약 유형에 대한 세부 설정을 볼 수 있습니다. 이 섹션의 일부 설정은 선택한 템플릿에 따라 이미 지정되어 있을 수 있습니다. 이 영역에는 허용 예약 유형 과 여행 데이터 탭이 있습니다.여행 데이터 

11. 탭에는 여행자 프로필 필드(예: 코스트센터 ) 중 템플릿 관리자가 값을 다르게 지정해두었거나 사용자가 직접 입력할 수 있도록 허용한 항목이 표시됩니다. 여기서 값을 변경해도 여행자 프로필에는 영구적으로 반영되지 않으며, 해당 템플릿으로 생성한 이벤트에만 적용됩니다. 각 필드에는 관리자가 지정한 값이 있거나, 별도 지정이 없으면 여행자 프로필의 기본값이 사용됩니다(이 화면에는 표시되지 않음). 필요에 따라 값을 수정하거나 그대로 둘 수 있습니다. 이벤트에 허용할 예약 유형은허용 예약 유형  

12. 탭에서 설정할 수 있습니다(나중에 변경하거나 여행자별로 다르게 설정도 가능합니다). 이 이벤트에 허용된 예약 유형만 참석자에게 표시됩니다. 이벤트가 이미 게시된 후 추가 예약 유형이 필요해진 경우, 관리자나 담당자가 해당 옵션을 추가하거나 직접 예약을 진행할 수 있습니다. 항공권 의 경우: 

13. 허용할 항공권 유형을 지정하려면, 허용 항공권 유형메뉴에서 아래 중 하나 이상을 선택하세요:

    • 편도 왕복 출발지와 도착지가 다를 수 있음 - 여러 이벤트에 참석해야 하는 경우 유용합니다.

      • +

      • 와

      • -

    • 버튼을 눌러 여행자가 항공권을 예약할 때 동반자(예: 가족)를 몇 명까지 추가할 수 있는지 허용 동반자 수 필드에서 설정하세요. 0이 아닌 값으로 설정하면, 여행자가 항공권 예약 시 여행자 추가 를 클릭해 동반자를 추가할 수 있습니다. 이때 설정한 최대 인원까지만 동반자 추가가 가능합니다. 허용 도착 공항 필드에서 원하는 공항을 검색해 지정할 수 있습니다. 이 필드는 참석자들이 이벤트 참석을 위해 항공권을 예약할 수 있는 도착 공항을 지정할 때 사용합니다(출발지는 제한하지 않음). 이 필드를 비워두거나 나중에 지정할 수도 있습니다. 비워둘 경우, 참석자는 모든 공항으로 예약이 가능합니다. 지정하려는 공항의 이름이나 코드를 입력하면, 해당하는 공항 목록이 나타납니다. 원하는 공항의 체크박스를 선택하세요. 

    • 추가로 공항을 지정하려면, 검색 후 위 과정을 반복하세요. 달력과 시간 필드에서 권장 도착 시간 이전 

      • 과 

      • 권장 출발 시간 이후 

      • 를 설정해두면, 여행자가 항공권을 예약할 때 해당 시간대에 맞춰 예약하도록 안내됩니다. 기본적으로 이 날짜와 시간은 

    • 이벤트 일정 에 맞춰 자동 입력됩니다. 참석자들은 이 기간 내로 항공권을 예약하는 것이 권장됩니다. 호텔 의 경우: 이벤트에 호텔 예약을 허용하려면, 토글 버튼을 켬으로 변경하세요. 지정 호텔을 설정하려면 추가 

14. 버튼을 클릭하세요. 호텔필드가 나타납니다. 이곳에서 참석자들이 이벤트 참석을 위해 숙박할 수 있는 호텔을 지정할 수 있습니다. 이 필드를 비워둘 수도 있습니다.

    • 지정하려는 호텔 이름을 입력하면, 해당하는 호텔 목록이 나타납니다.

    • 원하는 호텔을 선택하세요. 호텔을 추가로 지정하려면 추가 버튼을 다시 눌러 반복하세요. 기차 

    • 의 경우: 

    • 이벤트에 철도 예약을 허용하려면, 토글 버튼을 켬으로 변경하세요.  

    • 별도의 추가 설정은 필요하지 않습니다. 렌터카 의 경우: 

15. 이벤트에 렌터카 예약을 허용하려면, 토글 버튼을 켬으로 변경하세요. 별도의 추가 설정은 필요하지 않습니다. 

    • 커스텀 필드

    • 탭의 내용을 확인하세요.

16. 여행에 사용할 템플릿에 따라 커스텀 필드가 포함되어 있을 수 있습니다. 이 필드의 값은 템플릿에서 이미 지정되어 있을 수 있으며, 필요에 따라 그대로 사용하거나 변경할 수 있습니다. 값이 없는 필드는 직접 입력해야 할 수도 있습니다. 추가로 커스텀 필드를 더 넣고 싶다면,

    • 추가

    • 버튼을 눌러 원하는 커스텀 필드를 선택하고 값을 입력할 수 있습니다.

17. 생성 버튼을 클릭하면 이벤트 페이지가 열립니다. 이벤트 설명을 입력하려면 

    • 이벤트 설명 

    • 을(를) 클릭하세요. 이벤트 설명 페이지가 열립니다. 원하는 대로 설명을 작성하세요. 이곳에서 굵게, 기울임, 글머리표, 글꼴, 색상, 들여쓰기, 링크 추가 등 다양한 서식 설정이 가능합니다. 작성이 끝나면저장 

18. 을(를) 클릭하세요. 특정 예약 유형의 결제 방법을 수정하려면결제 정보 

19. 를 클릭하세요. 그리고 해당 예약 유형의 결제 방법아래 연필 아이콘을 눌러 원하는 대로 수정할 수 있습니다. 다양한 옵션에 대한 자세한 설명은 

    • 9단계 및이벤트/여행 템플릿 생성 

20. 을(를) 참고해 주세요. 작업을 마치면저장 을(를) 클릭하세요. 이벤트에 참석할 여행자를 추가하려면 + 여행자 버튼을 클릭하세요. 참고:여행자를 추가한 사용자가 해당 여행의 담당자로 지정됩니다. 참석자가 궁금한 점이 있을 때 이 담당자에게 문의할 수 있습니다. 초대 없는 템플릿을 사용하는 경우, 여행자를 추가하면 자동으로 여행이 생성됩니다. 초대 기반 템플릿의 경우, 이메일 초대장 발송 여부를 선택해 여행을 게시할 수 있습니다.직원 여행자를 개별로 추가하려면: + 여행자 버튼을 클릭한 후, 초대할 사용자의 이름이나 이메일을 입력하세요. 일치하는 사용자가 목록에 나타나면 선택하세요. 이 과정을 회사 직원 참석자마다 반복해 주세요. 회사 소속이 아닌 게스트를 추가하려면: 

21. + 여행자 버튼을 클릭한 후, 이름이나 이메일을 입력하세요. 일치하는 사용자가 목록에 나타나면 선택하세요. 게스트가 시스템에 등록되어 있지 않다면회사 게스트 생성 을 클릭해 프로필을 만들어 주세요(게스트 프로필에는 이메일, 이름, 성, 법인명이 필수입니다). 게스트 프로필 생성 권한은 상황에 따라 제한될 수 있습니다. 설정값 변경하기: 

    • 이벤트를 게시하기 전 설정을 변경하려면, 해당 옵션(예: 이벤트 설정 )을 수정 

    • 메뉴에서 선택한 뒤, 필요한 값을 수정하고 적용 을(를) 클릭하세요. 이 변경 내용은 이벤트 내 모든 여행자에게 적용됩니다(개별적으로 수정되어 이벤트와 연결이 끊긴 여행이나 이미 예약이 완료된 경우는 제외). 특정 여행자 또는 여행의 설정만 변경하려면, 해당 여행자를 체크박스로 선택한 뒤, 관련 옵션(예: 여행 설정 )을 페이지 하단의 

22. 수정 

    • 메뉴에서 선택해 원하는 대로 수정하세요. 개별 여행 설정을 변경하면, 이후 이벤트 전체 설정 변경이 해당 여행에는 적용되지 않습니다.  이벤트 여행이 초대 없는 템플릿을 사용하는 경우, 여행자를 추가할 때마다 자동으로 여행이 생성됩니다. 별도로 이벤트나 여행을 게시할 필요가 없습니다. 이벤트 여행이 초대 기반 템플릿 을 사용하는 경우,여행 게시

    • 버튼을 클릭하거나 이벤트별 여행 게시하기를 참고해 주세요. 참석자에게 초대장을 보낼지 선택하라는 안내가 나옵니다. 기존 이벤트 조회 및 관리 온라인 예약 시스템에 로그인하세요. 

23. 클릭 

    • 여행을(를) 선택하세요.

    • 여행 페이지가 열립니다.이벤트 탭을 선택하세요. 이벤트명, 일정, 상태(다가오는 이벤트만 해당)로 필터링할 수 있습니다. 다가오는/진행 중 이벤트를 보려면 메뉴에서 다가오는 일정

을 선택하세요.

1. 지난 이벤트를 보려면 

2. 완료됨 을 선택하세요.취소된 이벤트를 보려면 취소됨 을 선택하세요. 

3. 생성된 각 이벤트가 한 줄씩 표시됩니다. 각 이벤트별로 장소, 일정, 예약 유형이 함께 보여집니다. 아직 게시되지 않은 여행이 포함된 이벤트의 경우, 이메일 알림 발송 여부와 상관없이 해당 여행을 게시할 수 있습니다. 조회하려는 이벤트를 찾아 클릭하면, 이벤트 상세 페이지가 열립니다. 각 여행자별로 이름, 여행명, 여행 일정, 여행 가능 기간, 허용 예약 유형, 여행 상태, 초대 상태(초대 기반 템플릿 사용 시)가 표시됩니다. 예약 유형 옆의 초록색 아이콘은 해당 예약이 완료되었음을 의미합니다. 여행 상태

4. (예: 대기 중)로 정렬할 수 있습니다. 초대 기반 템플릿을 사용하는 이벤트의 경우, 

   1. 초대 상태 (초대됨, 미초대)로도 정렬이 가능합니다. 이벤트 설정, 여행자 목록, 특정 여행자의 여행 설정을 확인하고 수정할 수 있습니다. 

   2. 이벤트 설정 변경하기 이벤트 설명을 변경하려면 이벤트 설명

   3. 을 클릭해 원하는 대로 수정한 후 저장 을(를) 클릭하세요.

5. 내부 메모를 수정하거나 추가하려면  

6. 내부 메모 를 클릭해 원하는 대로 수정한 후 저장 을(를) 클릭하세요. 이벤트 설정을 변경하려면 

7. 이벤트 설정 

   1. 을 

      1. 수정 메뉴에서 선택한 뒤, 필요한 값을 수정하고적용 을(를) 클릭하세요. 이 변경 내용은 이벤트 내 모든 여행자에게 적용됩니다(개별적으로 수정되어 이벤트와 연결이 끊긴 여행이나 이미 예약이 완료된 경우는 제외).이벤트 담당자를 변경하려면

      2. 이벤트 담당자 를수정 메뉴에서 선택해 원하는 대로 수정한 후저장  

      3. 을(를) 클릭하세요. 여행자 및 여행 설정 변경 특정 여행자 또는 여행의 설정만 변경하려면, 해당 여행자를 체크박스로 선택한 뒤, 관련 설정을 수정 메뉴(페이지 하단)에서 선택해 원하는 대로 수정하세요. 개별 여행 설정을 변경하면, 해당 여행은 '수정됨'으로 표시되며 이후 이벤트 전체 설정 변경이 적용되지 않습니다. 여행자를 추가하려면+ 여행자

      4. 버튼을 클릭해 원하는 여행자를 검색 후 선택하세요. 초대 기반 템플릿의 경우, 여행 게시 (오른쪽 상단) 버튼을 눌러 해당 여행을 생성해야 합니다. 초대 없는 템플릿은 여행자가 추가되면 자동으로 여행이 생성됩니다. 여행자를 삭제하려면, 해당 여행(여행명 클릭)을 선택하세요. 여행 상세 페이지가 열리면 여행 취소 를작업 

   2. 메뉴에서 선택하세요. 이미 발송된 이메일 초대장의 링크는 더 이상 사용할 수 없습니다.

      1. 참고: 이벤트에 이미 예약이 진행된 경우, 예약 취소 안내가 추가로 나올 수 있습니다. 참석자 명단을 업로드하려면  

      2. 업로드 버튼을 클릭하고, 위의이벤트 생성하기 섹션을 참고해 주세요. 현재 참석자 명단을 다운로드하려면, 툴바에서    

      3. 다운로드 버튼을 클릭하세요. 이벤트별 여행 게시하기 (초대가 가능한 이벤트의 경우) 초대 기반 템플릿으로 이벤트를 생성했다면, 초대장을 미리 확인하고 여행을 게시할 수 있습니다. 이벤트를 게시할 때 참석자에게 이메일 초대장을 보낼지 선택할 수 있습니다. 초대 없는 템플릿으로 생성된 이벤트의 경우, 여행자를 추가하면 바로 각 여행이 생성되며, 별도의 이메일 초대장은 발송되지 않습니다. 이후 관리자가 직접 해당 여행에서 예약을 진행하거나, 여행자가 직접 예약할 수도 있습니다. 온라인 예약 시스템에 로그인하세요. 클릭

      4. 여행 을(를) 선택하세요. 여행 페이지가 열립니다. 이벤트

      5. 탭을 선택하세요. 다가오는 이벤트를 보려면 다가오는 일정

을 선택하세요(이미 선택되어 있을 수 있음). 생성된 각 이벤트가 한 줄씩 표시되며, 장소, 일정, 예약 유형이 함께 보여집니다.

조회하려는 이벤트를 찾아 해당 줄을 클릭하면, 이벤트 여행 페이지가 열립니다. 

이미 일부 여행이 게시된 이벤트의 설정을 변경하려면

1. 이벤트 설정 

2. 을 수정메뉴에서 선택해 원하는 대로 수정 후 적용 을(를) 클릭하세요. 

3. 여행 게시 버튼을 클릭하세요. 이메일 초대장 없이 여행만 게시하려면 

4. 게시만 하기 버튼을 클릭하세요. 여행을 게시하면서 참석자에게 이메일 초대장도 함께 보내려면 

5. 게시 및 초대장 발송 

   • 버튼을 클릭하세요. 초대장이 어떻게 보이는지 미리 확인하려면, 여행 게시 를 클릭한 뒤 나타나는 링크를 클릭하세요. 초대장이 본인 이메일로 발송됩니다. 이벤트가 게시된 후에도 일부 이벤트나 여행자 설정은 변경할 수 있습니다. 단, 이미 예약이 완료된 건에는 적용되지 않고, 이후 예약에만 반영됩니다(자세한 내용은 기존 이벤트 조회 및 관리섹션을 참고해 주세요). 변경 가능한 예시는 다음과 같습니다: 

6. 이벤트/여행명 이벤트/여행 설명여행 일정(예: 시작일, 종료일 변경) 

   • 결제 정보 허용 예약 유형항공권 동반자 허용 인원(최대 5명까지 같은 예약번호로 추가 가능)

   • 커스텀 필드 응답(여행자 대신 입력) 여행별 프로필 정보(예: 코스트센터, 법인명 등)여행자 추가

   • 아직 예약하지 않은 여행자 삭제 이벤트 리포트 확인하기이벤트별로 상세 지표를 확인하실 수 있습니다.

7. 온라인 예약 시스템에 로그인하세요. 클릭 여행을(를) 선택하세요. 

   • 여행

   • 페이지가 열립니다.

   • 이벤트

   • 탭을 선택하세요. 

   • 다가오는 이벤트를 보려면

   • 다가오는 일정

   • 을 선택하세요(이미 선택되어 있을 수 있음). 완료된 이벤트 리포트도 조회할 수 있습니다.

   • 리포트를 보고 싶은 이벤트를 찾아 해당 줄을 클릭하면, 이벤트 페이지가 열립니다.

   • 리포트

   • 를 클릭하면 이 페이지의 리포트 지표가 표시됩니다.

관련 주제

이벤트(개요) 

1. 이벤트 여행 예약하기(직원/대리인) 

2. 이벤트 여행 예약하기(비직원/게스트) 이벤트/여행 템플릿 생성. The Trips page will be displayed. 

3. Select the Events tab. 

4. Select Upcoming to view upcoming events (if it’s not already selected). You can also view a report for completed events. 

5. Locate the event for which you want to view a report and click its row. The event’s page will be displayed. 

Click Reporting. The reporting metrics for this page will be displayed.

Related topics

• Events (Overview)
• Book travel for an event (employee/arranger)
• Book travel for an event (non-employee/guest)
• Create a template (for events and trips)