Créer, publier et gérer un événement (dernière version)

Seuls les utilisateurs ayant certains rôles peuvent créer, publier et gérer des événements. Les administrateurs de l'entreprise et les coordinateurs d'événements seront en mesure d'effectuer les tâches décrites dans les procédures ci-dessous. 

TABLE DES MATIÈRES

• Créer, publier et gérer un événement
  • Créer un événement
  • Afficher et gérer les événements existants
  • Publier des voyages pour un événement (pour les événements qui autorisent les invitations
  • Afficher les rapports sur un événement
  • Sujets connexes

Créer un événement

1. Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne. 

2. Cliquez sur Voyages. La page Voyages s'affiche. 

3. Cliquez sur Créer (en haut à droite) et sélectionnez Événement à partir d'un modèle dans le menu. La boîte de dialogue Créer un événement à partir d'un modèle s'affiche.

4. Le champ Organisation sera pré-rempli avec le nom de votre entreprise. Si vous êtes un administrateur TMC, sélectionnez l'organisation pertinente.

5. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser pour votre événement dans le champ Modèle de voyage . Cela vous permettra d'hériter de toutes les valeurs prédéfinies du modèle que vous sélectionnez. Si vous n'êtes pas sûr du modèle à choisir, demandez à votre responsable des voyages. Par exemple, pour une orientation des nouveaux employés, vous pourriez vouloir utiliser un modèle basé sur des invitations. 

6. Entrez l'emplacement de l'événement dans le champ Lieu .

7. Entrez le nom de l'événement dans le champ Nom. C'est ainsi que l'événement apparaîtra aux participants que vous invitez.

8. Définissez les champs Date de début de l'événement et Date de fin de l'événement selon les besoins de l'événement. 

9. Définissez les champs Date de début de la fenêtre de voyage et Date de fin de la fenêtre de voyage pour l'événement. 

   • La date de début doit être antérieure au début de l'événement. Assurez-vous de prendre en compte des éléments tels que le décalage horaire, la distance parcourue, les correspondances.

   • Cette date de fin doit être postérieure à la fin de l'événement.

10. Cliquez sur Paramètres avancés pour afficher les détails des types de réservation. Notez que certains des paramètres de cette section peuvent être prédéfinis pour vous en fonction du modèle que vous avez sélectionné. Cette section contient 2 onglets : Types de réservation autorisés et Données du voyage. 

11. L'onglet Données du voyage contient tous les champs de profil du voyageur (par exemple, Centre de coûts) pour lesquels l'administrateur du modèle a soit saisi une valeur différente, soit vous a permis de saisir une valeur différente. Notez que la saisie d'une valeur différente ne modifiera pas définitivement la valeur du champ du profil du voyageur et ne s'appliquera qu'aux événements créés à l'aide de ce modèle. Pour chaque champ affiché, il y aura soit une valeur fournie par l'administrateur, soit la valeur par défaut du profil du voyageur sera utilisée (mais non affichée ici). Vous pouvez remplacer les valeurs de ces champs si nécessaire ou choisir de les laisser inchangées.  

12. Définissez les types de réservation autorisés pour cet événement dans l'onglet Types de réservation autorisés (vous pouvez également les définir plus tard ou par voyageur). Seuls les types de réservation activés pour cet événement apparaîtront aux participants. Notez que si un type de réservation supplémentaire est nécessaire après la publication de l'événement, les administrateurs et les coordinateurs peuvent ajouter cette option ou la réserver pour le voyageur. 

13. Pour les Vols:

    • Pour définir les types de vols autorisés, sélectionnez un ou plusieurs des éléments suivants dans le menu Types de vols autorisés:

      • Aller simple

      • Aller-retour

      • Le lieu de retour peut différer du lieu de départ - Utile si les voyageurs doivent assister à plus d'un événement.

    • Utilisez les boutons + et - pour définir le nombre de compagnons (par exemple, des membres de la famille) que le voyageur est autorisé à réserver un vol pour dans le champ Compagnons autorisés . Si activé (en le définissant sur une valeur autre que 0), les voyageurs pourront cliquer sur Ajouter des voyageurs lors de la réservation de vols. Les voyageurs seront limités au nombre maximum de compagnons que vous avez défini ici. 

    • Cliquez dans le champ Aéroports de destination autorisés et recherchez les aéroports souhaités. Utilisez ce champ pour spécifier tous les aéroports vers lesquels les participants peuvent réserver des vols afin d'assister à l'événement (les participants peuvent partir de n'importe quel aéroport d'origine). Vous pouvez également choisir de ne pas définir ce champ (ou de le définir plus tard). Si vous laissez ce champ vide, les voyageurs pourront réserver des vols vers n'importe quel aéroport. 

      • Commencez à saisir le nom ou le code de l'aéroport que vous souhaitez désigner. Les noms des aéroports apparaîtront en fonction de ce que vous avez saisi. 

      • Sélectionnez la case à cocher de l'aéroport souhaité. 

      • Pour ajouter d'autres aéroports, recherchez et répétez l'opération. 

    • Utilisez les champs calendrier et heure sous Arrivée suggérée avant et Départ suggéré après pour configurer quand les voyageurs seront invités à réserver leurs vols. Par défaut, ces dates seront basées sur ce que vous avez défini pour les champs Dates de l'événement . Les voyageurs seront encouragés à réserver des vols pendant ces dates et heures. 

14. Pour les Hôtels:

    • Pour autoriser les réservations d'hôtel pour cet événement, activez le bouton bascule.

    • Cliquez sur Ajouter pour définir les hôtels désignés. Le champ Hôtel s'affichera. Utilisez ce champ pour spécifier tous les hôtels où les participants peuvent réserver des séjours afin d'assister à l'événement. Vous pouvez également choisir de ne pas définir ce champ. 

    • Commencez à saisir le nom de l'hôtel que vous souhaitez désigner. Les noms des hôtels apparaîtront en fonction de ce que vous avez saisi. 

    • Sélectionnez l'hôtel souhaité.  

    • Pour ajouter d'autres hôtels, cliquez à nouveau sur Ajouter et répétez l'opération. 

15. Pour Train 

    • Pour autoriser les réservations de trains pour cet événement, activez le bouton bascule.

    • Aucun paramètre supplémentaire n'est nécessaire.

16. Pour Voiture

    • Pour autoriser les réservations de voitures de location pour cet événement, activez le bouton bascule.

    • Aucun paramètre supplémentaire n'est nécessaire.

17. Passez en revue le contenu de l'onglet Champs personnalisés .

    • Le modèle sur lequel votre voyage est basé peut inclure des champs personnalisés. La valeur de ces champs personnalisés peut déjà être définie par le modèle. Si c'est le cas, vous pouvez accepter ou modifier cette valeur. Si le champ personnalisé n'a pas de valeur, vous pourriez être invité à en saisir une. 

    • Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés supplémentaires. Si vous souhaitez ajouter un champ personnalisé à votre voyage, cliquez sur Ajouter. Cela vous permettra de sélectionner un champ personnalisé et de fournir une réponse pour ce champ personnalisé. 

18. Cliquez sur Créer. La page de l'événement s'affiche. 

19. Pour saisir une description de l'événement, cliquez sur Description de l'événement. La page de description de l'événement apparaît. 

    • Modifiez la description comme vous le souhaitez. Vous pouvez formater le texte que vous saisissez ici avec le gras, l'italique, les puces, les choix de polices, la couleur et l'indentation, selon vos besoins, ainsi qu'ajouter des liens. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer. 

20. Pour modifier les méthodes de paiement autorisées pour un type de réservation donné, cliquez sur Détails de paiement. Cliquez ensuite sur l'icône en forme de crayon sous Mode de paiement pour le type de réservation concerné et modifiez selon vos besoins. Pour plus de détails sur les différentes options, consultez lé étape 9 de Créer un modèle (pour les événements et les voyages). Cliquez sur Enregistrer une fois terminé. 

21. Pour commencer à ajouter des voyageurs à cet événement, cliquez sur + Voyageur. Remarque : L'utilisateur qui ajoute le voyageur sera listé comme point de contact pour le voyage de ce voyageur. Ce sera la personne que le voyageur pourra contacter s'il a des questions. Notez également que si vous utilisez un modèle sans invitation, un voyage sera automatiquement créé pour chaque voyageur au fur et à mesure de leur ajout. Pour les modèles basés sur invitation, vous aurez la possibilité de publier les voyages avec ou sans invitation par e-mail. 

    • Pour ajouter des employés individuels : Cliquez sur + Voyageur et entrez le nom ou l'e-mail de l'utilisateur que vous souhaitez inviter. Une liste d'utilisateurs correspondant à ce nom apparaîtra. Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez inviter. Répétez cette étape pour chacun des participants employés de votre entreprise. 

    • Pour ajouter un invité qui n'est pas un employé de votre entreprise : Cliquez sur + Voyageur et commencez à saisir son nom ou son e-mail dans le champ de recherche. Une liste d'utilisateurs correspondant à ce nom apparaîtra. Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez inviter. Répétez cette étape pour chacun de vos invités. Si l'invité que vous souhaitez inviter n'a pas encore de profil dans le système, cliquez sur Créer un invité de l'entreprise et créez un profil pour lui (tous les profils d'invités doivent avoir un e-mail, un prénom, un nom et une entité légale). Vous n'aurez peut-être pas toujours la possibilité de créer des profils d'entreprise pour les invités. 

22. Pour modifier les paramètres : 

    • Pour modifier les paramètres de l'événement avant la publication, sélectionnez l'option pertinente (par exemple,  Paramètres de l'événement) dans le menu Modifier puis modifiez tout paramètre selon vos besoins et cliquez sur Appliquer. Ces modifications s'appliqueront à tous les voyages des participants à l'événement (sauf ceux qui ont été modifiés individuellement et sont donc dissociés de l'événement ou les voyages qui ont déjà été réservés).

    • Pour modifier les paramètres d'un ou plusieurs voyages et voyageurs individuels, sélectionnez la case à cocher de ce voyageur. Sélectionnez l'option pertinente (par exemple, Paramètres du voyage) dans le menu Modifier en bas de la page et modifiez les paramètres selon vos besoins. Notez qu'une fois que vous modifiez les paramètres du voyage d'un voyageur particulier, les modifications que vous apportez aux paramètres au niveau de l'événement ne s'appliqueront pas à lui. 

23. Ensuite : 

    • Pour les voyages d'événements qui utilisent un modèle sans invitation, des voyages seront automatiquement créés pour les voyageurs que vous ajoutez au fur et à mesure. Vous n'avez pas besoin de publier l'événement ou ses voyages.

    • Pour les voyages d'événements qui utilisent un modèle basé sur invitation, vous pouvez publier les voyages de l'événement en cliquant sur Publier les voyages ou référez-vous à Publier les voyages pour un événement pour plus de détails. Il vous sera demandé d'inclure des invitations pour vos participants.

Afficher et gérer les événements existants

1. Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne. 

2. Cliquez sur Voyages. La page Voyages s'affiche. 

3. Sélectionnez l'onglet Événements.

4. Vous pouvez filtrer par nom d'événement, date de l'événement ou statut de l'événement (uniquement pour les événements à venir). 

   1. Sélectionnez À venir dans le menu pour afficher les événements à venir ou en cours. 

   2. Sélectionnez Terminé dans le menu pour afficher les événements passés.

   3. Annulé dans le menu pour afficher les événements annulés.

5. Chaque événement créé sera affiché sous forme de ligne. Pour chaque événement, le lieu, les dates et les types de réservation sont indiqués. Pour les événements contenant des voyages non publiés, vous avez également la possibilité de publier ces voyages d'événement (avec ou sans notification par e-mail).  

6. Localisez l'événement que vous souhaitez afficher et cliquez dessus. La page des détails de l'événement s'affiche. Pour chaque voyageur, les informations suivantes seront affichées : Nom du voyageur, Nom du voyage, Date du voyage, Fenêtre de voyage, Types de réservation (autorisés), Statut du voyage, Statut de l'invitation (pour les événements utilisant des modèles basés sur invitation). Une icône verte pour un type de réservation indique que le voyageur a terminé la réservation pour ce type. Vous pouvez trier par Statut du voyage (par exemple, En attente). Pour les événements qui utilisent un modèle basé sur invitation, vous pouvez également trier par Statut de l'invitation (Invité, Non invité). 

7. Vous pouvez examiner et modifier les paramètres de l'événement, la liste des voyageurs, ou les paramètres associés au voyage d'un voyageur particulier. 

   1. Modification des paramètres de l'événement 

      1. Pour modifier la Description de l'événement, cliquez dessus. Modifiez selon vos besoins et cliquez sur Enregistrer.

      2. Pour modifier ou ajouter une Note interne, cliquez dessus. Modifiez selon vos besoins et cliquez sur Enregistrer.  

      3. Pour modifier les paramètres de l'événement, sélectionnez Paramètres de l'événement dans le menu Modifier puis modifiez tout paramètre selon vos besoins et cliquez sur Appliquer. Ces modifications s'appliqueront à tous les voyages des participants à l'événement (sauf ceux qui ont été modifiés individuellement et sont donc dissociés de l'événement ou les voyages qui ont déjà été réservés).

      4. Pour modifier les contacts de l'événement, sélectionnez Contacts de l'événement dans le menu Modifier puis modifiez selon vos besoins et cliquez sur Enregistrer. 

   2. Modifications apportées aux voyageurs et à leurs paramètres de voyage

      1. Pour modifier les paramètres d'un ou plusieurs voyages et voyageurs individuels, sélectionnez la case à cocher de ce voyageur. Sélectionnez les paramètres pertinents dans le menu Modifier en bas de la page et modifiez les paramètres selon vos besoins. Notez qu'une fois que vous modifiez les paramètres du voyage d'un voyageur particulier, ce voyage sera marqué comme modifié et les modifications que vous apportez aux paramètres au niveau de l'événement ne s'appliqueront pas à lui.  

      2. Pour ajouter des voyageurs, cliquez sur + Voyageur, recherchez le voyageur souhaité et sélectionnez son nom. Pour les événements utilisant un modèle basé sur invitation, vous devrez cliquer sur Publier les voyages (en haut à droite) pour créer le voyage de l'événement pour lui. Pour les événements utilisant un modèle sans invitation, le voyage de l'événement sera automatiquement créé pour lui.    

      3. Pour supprimer un voyageur, sélectionnez son voyage (en cliquant sur le nom du voyage). La page des détails du voyage s'affiche. Sélectionnez Annuler le voyage dans le menu Actions. Tous les liens dans les invitations par e-mail déjà envoyées ne seront plus valides. Remarque : Si des réservations pour l'événement ont déjà été effectuées, vous serez invité à les annuler.

      4. Pour télécharger une liste de participants, cliquez sur Télécharger et référez-vous ensuite aux instructions de la section Créer un événement de cette page ci-dessus.

      5. Pour télécharger la liste actuelle des participants, cliquez sur Télécharger dans la barre d'outils.

Publier des voyages pour un événement (pour les événements qui autorisent les invitations

Une fois que vous avez créé votre événement d'invitation (par exemple, en utilisant un modèle qui utilise des invitations), vous pouvez prévisualiser les invitations et publier les voyages qui seront utilisés pour effectuer les réservations pour l'événement. Lorsque vous publiez votre événement, vous pouvez spécifier si vous souhaitez que les participants reçoivent des invitations par e-mail. 

Pour les événements créés à l'aide d'un modèle qui n'utilise pas d'invitations, les voyageurs ajoutés à l'événement ne recevront pas d'invitations par e-mail, mais un voyage sera créé pour chaque voyageur dès que le voyageur est ajouté. Vous (ou un agent) pouvez ensuite procéder à la réservation des voyages pour chacun des voyageurs associés à l'événement en cliquant sur leur voyage dans l'événement. Alternativement, les voyageurs réservent pour eux-mêmes.

1. Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne. 

2. Cliquez sur Voyages. La page Voyages s'affiche. 

3. Sélectionnez l'onglet Événements. 

4. Sélectionnez À venir pour afficher les événements à venir (s'il n'est pas déjà sélectionné). Chaque événement créé sera affiché sous forme de ligne. Pour chaque événement, le lieu, les dates et les types de réservation sont indiqués. 

5. Localisez l'événement que vous souhaitez afficher et cliquez sur sa ligne. La page des voyages de l'événement s'affiche. 

   • Pour modifier les paramètres d'un événement dont certains voyages ont déjà été publiés, sélectionnez Paramètres de l'événement dans le menu Modifier , modifiez-les selon vos besoins et cliquez sur Appliquer. 

6. Cliquez sur Publier les voyages. 

   • Pour publier les voyages d'un événement sans envoyer d'invitations par e-mail aux participants, cliquez sur Publier uniquement.

   • Pour publier les voyages d'un événement et envoyer des invitations par e-mail aux participants, cliquez sur Publier et envoyer les invitations.

   • Pour tester l'apparence de l'invitation, cliquez sur le lien fourni (après avoir cliqué sur Publier les voyages). Une invitation vous sera envoyée par e-mail.

7. Une fois publié, vous pouvez toujours apporter des modifications à certains paramètres de l'événement et/ou du voyage du voyageur. Cependant, toutes les modifications apportées ne s'appliqueront qu'aux réservations futures, pas aux réservations déjà effectuées (pour plus de détails, voir la section **Afficher et gérer les événements existants** de ce sujet). Voici des exemples de ce que vous pouvez modifier : 

   • Nom de l'événement/du voyage

   • Description de l'événement/du voyage

   • Dates de voyage (par exemple, modifier la date de début ou de fin)

   • Détails de paiement 

   • Types de réservation autorisés

   • Nombre de compagnons autorisés pour les vols (jusqu'à 5 compagnons supplémentaires sur le même PNR)

   • Réponses aux champs personnalisés (au nom du voyageur)

   • Valeurs des champs de profil pour le voyage (par exemple, centre de coûts, entité légale)

   • Ajouter des voyageurs supplémentaires

   • Supprimer des voyageurs (qui n'ont pas encore effectué de réservations).

Afficher les rapports sur un événement

Vous pouvez afficher des métriques détaillées sur un événement. 

1. Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne. 

2. Cliquez sur Voyages. La page Voyages s'affiche. 

3. Sélectionnez l'onglet Événements. 

4. Sélectionnez À venir pour afficher les événements à venir (s'il n'est pas déjà sélectionné). Vous pouvez également afficher un rapport pour les événements terminés. 

5. Localisez l'événement pour lequel vous souhaitez afficher un rapport et cliquez sur sa ligne. La page de l'événement s'affiche. 

Cliquez sur Rapports. Les métriques de reporting pour cette page s'affichent.

Sujets connexes

• Événements (Aperçu)
• Réserver un voyage pour un événement (employé/arrangeur)
• Réserver un voyage pour un événement (invité/non-employé)
• Créer un modèle (pour les événements et les voyages)