Approuvez ou refusez une réservation

Si vous avez été désigné comme approbateur au sein de votre organisation, vous recevrez des courriels lorsque des voyageurs effectuent des réservations. 

Selon la façon dont les approbations ont été configurées dans votre organisation, certains types de réservations ou toutes les réservations peuvent nécessiter une approbation pour aller de l’avant. Le fait qu’une réservation soit conforme ou non à la politique peut également influencer si une approbation est requise ou optionnelle. De plus, la personne responsable d’approuver les réservations dépendra des politiques configurées pour votre organisation. Pour plus de détails, consultez Définir les politiques d’approbation et Attribuer des approbateurs (via la politique).

Les approbateurs reçoivent des courriels lorsque des voyageurs de l’organisation effectuent des réservations (même si l’approbation est seulement optionnelle) ou lorsqu’ils demandent une approbation pour des réservations nécessitant une pré-approbation. Le contenu du courriel d’approbation variera légèrement selon que la politique applicable exige une approbation stricte (requise), souple (optionnelle) ou une pré-approbation (requise). Consultez Définir les actions d’approbation pour plus de détails. 

Pour les réservations qui nécessitent une approbation (approbation stricte et pré-approbation)

• Vous recevrez un courriel d’approbation. Ce courriel contiendra un lien vous invitant à approuver ou refuser la réservation. Une fois que vous aurez cliqué sur ce lien, vous serez dirigé vers une page de l’outil de réservation en ligne Spotnana. Cette page vous présentera deux boutons (Approuver, Refuser) ainsi que les détails de la réservation pour vous aider à prendre votre décision. Cliquez sur le bouton approprié. 
  

• Pour les approbations strictes : Peu de temps avant que la réservation ne soit annulée, vous recevrez un courriel de rappel d’approbation (si vous n’avez pas déjà approuvé ou refusé la réservation). 

• Pour les pré-approbations : Peu de temps avant l’expiration de la demande d’approbation, vous recevrez un courriel de rappel d’approbation (si vous n’avez pas déjà approuvé ou refusé la demande). Pour les réservations approuvées, tant que le tarif actuel n’a pas augmenté de plus de 10 % par rapport au tarif approuvé, le système finalisera automatiquement la réservation et avisera le voyageur. Dans certains cas particuliers, le voyageur pourrait devoir finaliser la réservation manuellement. 

• Si vous ne faites rien :

  • Pour les approbations strictes : la réservation sera refusée et annulée. 

  • Pour les pré-approbations, le voyageur (ou le système) ne pourra pas finaliser la réservation. 

Pour les réservations où l’approbation est facultative (approbation souple)

• Vous recevrez un courriel d’approbation. Ce courriel contiendra un lien vous permettant de refuser la réservation (si vous n’agissez pas, elle sera approuvée par défaut). Lorsque vous cliquez sur ce lien, votre navigateur ouvrira une page dans l’outil de réservation en ligne Spotnana. Cette page affichera uniquementle bouton Refuser, ainsi que les détails de la réservation pour vous aider à prendre votre décision.

• Si vous n’agissez pas, la réservation sera approuvée et poursuivra son traitement.

Périodes d’annulation sans pénalité :
- Pour la plupart des compagnies aériennes, les réservations de vols au départ ou à l’arrivée des États-Unis peuvent être annulées sans frais dans les 24 heures suivant la réservation, à condition que le vol ait lieu dans au moins 7 jours.
- Pour les vols entièrement à l’extérieur des États-Unis, la plupart peuvent être annulés sans pénalité le jour même de la réservation.

Sujets connexes

• Définir les politiques d’approbation
• Tableau de bord des approbations