Tapahtumat (yleiskatsaus)

SISÄLLYSLUETTELO

• Tapahtumat (yleiskatsaus)
  • Johdanto
  • Edellytykset
  • Viestintä ja ilmoitukset
  • Poikkeukset ja rajoitukset
• Lisätietoa

Johdanto

Tapahtumien avulla voit kutsua osallistujia, määrittää sallitut varaukset, asettaa matkapäivät ja -ikkunat, valita hyväksytyt maksutavat sekä lähettää osallistujille ilmoituksia ja muistutuksia. 

Vain yrityksen pääkäyttäjät tai matkajärjestäjät voivat luoda tapahtumia. Osallistujat voivat varata ne matkustustavat (lento, juna, auto, juna) ja majoituksen (hotelli), jotka järjestäjä on määrittänyt tapahtumaa varten. 

Edellytykset

Huomioitavaa ennen ensimmäisen tapahtuman luomista.

• Jos aiot kutsua yrityksen ulkopuolisia vieraita (ei-työntekijöitä) tapahtumiin:

  • Varmista, että olet määrittänyt vähintään yhden käytännön Ei-työntekijät -osiossa Käytännöt -sivulla. Tämä on tarpeen, jotta mahdolliset poikkeusvaraukset voidaan hyväksyttää käytännön mukaisesti. Voit tarkistaa vieraiden (ei-työntekijöiden) käytännöt valitsemalla Käytännöt ohjelmavalikosta ja laajentamalla vasemmalta Ohjelma -valikon ja avaamalla Ei-työntekijät -osion kohdasta Käytäntö. Uuden ei-työntekijän käytännön voit lisätä valitsemalla Luo uusi.

  • Yritykselläsi tulee olla vähintään yksi maksutapa, joka on sallittu käytettäväksi Matkustajatyypillä "Yritysvieras"tai"Kaikki matkustajat". Muuten yritysvierailla ei ole käytettävissään luottokorttia tapahtumaan liittyvien varausten maksamiseen. Voit toimia näin: 

    • Tarkistaaksesi, onko sopivaa maksutapaa jo olemassa, valitse Yritys ohjelmavalikosta ja sen jälkeen Ohjelma -valikosta Maksutavat vasemman reunan Maksu-valikosta . Varmista, että vähintään yksi maksutapa (kohdassa Keskitetyt maksutavat ) on määritetty niin, että Matkustajatyyppi kenttä on asetettu joko Kaikki matkustajat tai Yritysvieras. Varmista myös, ettei maksutavalla ole asetuksia tai rajoituksia, jotka estäisivät sen käytön vieraskäyttäjiltä (esimerkiksi oikeushenkilö ei vastaa vieraan tietoja, tai sallitut varausmuodot eivät täsmää tapahtuman asetuksiin). Jos sopivaa maksutapaa ei ole vielä määritetty, voit lisätä sen suoraan tapahtuman yhteydessä valitsemalla

    • Lisää uusi kortti valikosta Maksutapa -osiossa. section. 

Viestintä ja ilmoitukset

Josjärjestäjä on ottanut sähköpostikutsut käyttöön, osallistujat saavat sähköpostilla ilmoituksen tapahtumakutsusta. Muussa tapauksessa osallistujat näkevät uuden tapahtuman vainTapahtumat -sivullaan. Kaikista tapahtumaan liittyvistä varauksista osallistujat saavat normaalit matka-ilmoitukset sähköpostitse. Lisäksi osallistujille voidaan lähettää muistutuskutsuja, jos tapahtuman ajankohta lähestyy ja kaikki tarvittavat varaukset eivät ole vielä tehtynä. 

Attendees may also receive reminder invitations from the administrator if the date of their event is nearing and they have not yet made all the required bookings. 

Poikkeukset ja rajoitukset

• Vain yrityksen pääkäyttäjät voivat tehdä varauksia, jotka eivät noudata tapahtuman rajoituksia (esimerkiksi varaus tapahtuman päivämäärien ulkopuolelle tai hotelliin, jota ei ole määritelty). Jos pääkäyttäjä haluaa tehdä varauksen osallistujan puolesta:

1. Mene Varaa -sivulle (ei Tapahtumat -sivulle).
2. Valitse matkustaja, jolle haluat tehdä tapahtumaan liittyvän varauksen.
3. Tee varaus ja valitse oikea tapahtuma Matkan nimi -kentästä (toisella Kassalle -sivulla). 

• Asiakaspalvelijat, matkustajat ja järjestäjät voivat tehdä vain sellaisia tapahtumavarauksia, jotka noudattavat tapahtuman järjestäjän asettamia rajoituksia.
• Asiakaspalvelijat eivät näe Tapahtumat -sivua eivätkä voi luoda uusia tapahtumia. Jos asiakaspalvelija tekee varauksen osallistujan puolesta, se tehdään matkustajan Matkat -sivun kautta. 
  

Lisätietoa

• Luo ja julkaise tapahtuma (vain pääkäyttäjille)
• Varaa matka tapahtumaan (työntekijä/järjestäjä)
• Varaa matka tapahtumaan (ei-työntekijä/vieras)