Loo, avalda ja halda sündmust (uusim versioon)

Looja: Ashish Chaudhary, Muudetud P, 5 Okt kell 3:52 autor Ashish Chaudhary

Sündmuse loomine, avaldamine ja haldamine (uusim versioon)

Sündmusi saavad luua, avaldada ja hallata ainult teatud õigustega kasutajad. Nende toimingute tegemiseks peavad kasutajal olema ettevõtte administraatori või sündmuse koordinaatori õigused.

SISUKORD

Sündmuse loomine, avaldamine ja haldamine

Sündmuse loomine

Logige sisse Online Booking Tool'i.
Klõpsake Reisid. Kuvatakse Reisid leht.
Klõpsake Loo (üleval paremal) ja valige Sündmus mallist menüüst. Kuvatakse Sündmuse loomine mallist aken.
Väli Organisatsioon on eelnevalt täidetud teie ettevõtte nimega. Kui olete TMC administraator, valige õige organisatsioon.
Valige mall, mille põhjal soovite sündmuse luua, väljast Reisi mall . Nii kantakse valitud mallist üle kõik eelmääratud väärtused. Kui te pole kindel, millist malli kasutada, küsige nõu oma reisikorraldajalt. Näiteks uue töötaja sisseelamiskoolituse puhul sobib kutsedega mall.
Sisestage sündmuse asukoht välja Asukoht .
Sisestage sündmuse nimi välja Nimi . See nimi kuvatakse kõigile kutsutud osalejatele.
Määrake Sündmuse alguskuupäev ja Sündmuse lõppkuupäev vastavalt sündmuse toimumisele.
Määrake Reisiakna alguskuupäev ja Reisiakna lõppkuupäev sündmuse jaoks.
- Alguskuupäev peaks olema enne sündmuse algust. Arvestage ka ajavahe, reisikauguse ja ümberistumistega.
- Lõppkuupäev peaks olema pärast sündmuse lõppu.
Klõpsake Täpsemad seaded , et näha broneeringutüüpide seadeid. Mõned seaded võivad olla juba mallist ette määratud. Selles jaotises on kaks vahekaarti: Lubatud broneeringutüübid ja Reisi andmed.
Vahekaart Reisi andmed sisaldab reisija profiili välju (nt Kulukeskus), millele mallihaldur on kas määranud teistsuguse väärtuse või lubanud teil selle muuta. Kui sisestate teise väärtuse, ei muuda see reisija profiili jäädavalt, vaid kehtib ainult selle malli põhjal loodud sündmustel. Iga välja juures kuvatakse kas administraatori määratud väärtus või kasutatakse vaikimisi reisija profiili väärtust (mida siin ei näidata). Vajadusel võite neid väärtusi muuta või jätta muutmata.
Määrake, millised broneeringutüübid on selle sündmuse puhul lubatud vahekaardil Lubatud broneeringutüübid (saate neid muuta ka hiljem või määrata iga reisija kohta eraldi). Osalejatele kuvatakse ainult need broneeringutüübid, mis on sellele sündmusele lubatud. Kui pärast sündmuse avaldamist on vaja lisada veel mõni broneeringutüüp, saavad administraatorid ja koordinaatorid selle lisada või teha broneeringu reisija eest.
Lennu puhul: Lend:
- Lubatud lennutüüpide määramiseks valige üks või mitu järgmistest menüüst Lubatud lennutüübid :
  - Ühesuunaline
  - Edasi-tagasi
  - Tagasilennu asukoht võib olla erinev väljumise asukohast – kasulik, kui reisija peab osalema mitmel sündmusel.
- Kasutage + ja - nuppe, et määrata, mitmele kaaslasele (nt pereliikmed) võib reisija lennupileteid broneerida väljal Lubatud kaaslased . Kui see on aktiveeritud (väärtus suurem kui 0), saavad reisijad lennupileteid broneerides klõpsata Lisa reisijaid nuppu. Reisijad saavad broneerida kuni siin määratud maksimaalse arvu kaaslasi.
- Klõpsake väljal Lubatud sihtlennujaamad ja otsige soovitud lennujaama. Siin saate määrata kõik lennujaamad, kuhu osalejad võivad sündmusele saabumiseks lennata (lähtepunkt võib olla ükskõik milline lennujaam). Soovi korral võite selle välja tühjaks jätta või määrata hiljem. Kui väli jääb tühjaks, saavad reisijad broneerida lende igasse lennujaama.
  - Hakake sisestama soovitud lennujaama nime või koodi. Sisestuse põhjal kuvatakse lennujaamade nimed.
  - Märkige soovitud lennujaama ruut.
  - Kui soovite lisada veel lennujaamu, otsige ja korrake toimingut.
- Kasuta kalendrit ja kellaaja välju rubriikide Soovituslik saabumine enne ja Soovituslik lahkumine pärast all, et määrata, millal reisijaid suunatakse lende broneerima. Vaikimisi põhinevad need kuupäevad sündmuse kuupäevadel, mille olete eelnevalt määranud väljal Sündmuse kuupäevad . Reisijatele soovitatakse broneerida lennud nende kuupäevade ja kellaaegade piires.
Majutuse puhul: Hotell:
- Kui soovite võimaldada selle sündmuse jaoks hotellibroneeringuid, lülitage vastav valik sisse.
- Klõpsake Lisa , et määrata sobivad hotellid. Kuvatakse Hotelli välja. Siin saate määrata kõik hotellid, kus osalejad võivad sündmuse ajal ööbida. Soovi korral võite selle välja täitmata jätta.
- Hakake sisestama soovitud hotelli nime. Sisestuse põhjal kuvatakse hotellide nimed.
- Valige sobiv hotell.
- Kui soovite lisada veel hotelle, klõpsake Lisa ja korrake toimingut.
Rongireisi puhul: Rong
- Kui soovite võimaldada rongipileti broneerimist, lülitage vastav valik sisse.
- Rohkem seadeid pole vaja.
Autorendi puhul: Auto
- Kui soovite võimaldada autorendi broneeringuid, lülitage vastav valik sisse.
- Rohkem seadeid pole vaja.
Vaatage üle vahekaardi Kohandatud väljad sisu.
- Mall, mille põhjal teie reis luuakse, võib sisaldada kohandatud välju. Nende väärtused võivad olla mallist juba ette määratud. Soovi korral saate need väärtused üle vaadata või muuta. Kui kohandatud väljal pole väärtust, peate selle ise sisestama.
- Samuti saate lisada uusi kohandatud välju. Kui soovite oma reisile lisada kohandatud välja, klõpsake Lisa. Seejärel saate valida sobiva välja ja sisestada sinna vastuse.
Klõpsake Loo. Kuvatakse sündmuse leht.
Sündmuse kirjelduse lisamiseks klõpsake Sündmuse kirjeldus. Kuvatakse sündmuse kirjelduse leht.
- Muuda kirjeldust vastavalt soovile. Teksti saab vormindada rasvase, kaldkirja, punktide, fontide, värvi ja taande lisamisega ning soovi korral lisada linke. Kui olete lõpetanud, klõpsake Salvesta.
Konkreetse broneeringutüübi makseviiside muutmiseks klõpsake Makseandmed. Seejärel klõpsake pliiatsiikooni rubriigis Makseviis ja muutke vajadusel. Erinevate valikute kohta leiate rohkem infot punktist samm 9 peatükis Malli loomine (sündmuste ja reiside jaoks).. Klõpsake Salvesta kui olete lõpetanud.
Reisijate lisamiseks sündmusele klõpsake + Reisija. Märkus: Kasutaja, kes reisija lisab, märgitakse selle reisija kontaktisikuks. See on inimene, kelle poole reisija saab küsimuste korral pöörduda. Kui kasutate kutsedeta malli, luuakse iga lisatud reisija kohta automaatselt reis. Kui kasutate kutsedega malli, saate valida, kas reisid avaldatakse koos e-kirjaga või ilma.
- Töötajate lisamine sündmusele: Klõpsake + Reisija ja sisestage kutsutava kasutaja nimi või e-posti aadress. Kuvatakse sobivate kasutajate loend. Valige kutsutav kasutaja. Korrake seda sammu kõigi oma ettevõtte töötajatest osalejate puhul.
- Külalise (kes ei ole ettevõtte töötaja) lisamiseks: Klõpsake + Reisija ja hakake sisestama tema nime või e-posti aadressi otsinguväljale. Kuvatakse sobivate kasutajate loend. Valige kutsutav kasutaja. Korrake seda sammu kõigi külaliste puhul. Kui soovitud külalisel pole veel profiili süsteemis, klõpsake Loo ettevõtte külaline ja looge talle profiil (kõigil külalistel peab olema e-posti aadress, ees- ja perekonnanimi ning juriidiline isik). Teil ei pruugi alati olla õigust külalistele ettevõtte profiile luua.
Parameetrite muutmine:
- Sündmuse seadeid saab enne avaldamist muuta, valides sobiva valiku (nt Sündmuse parameetrid) menüüst Muuda ning seejärel muutke vajalikud parameetrid ja klõpsake Rakenda. Need muudatused rakenduvad kõigile sündmuse reisidele (v.a need, mida on eraldi muudetud või mis on juba broneeritud).
- Kui soovite muuta üksikute reiside või reisijate parameetreid, märkige soovitud reisija ruut. Valige sobiv valik (nt Reisi parameetrid) lehe allservas asuvast Muuda menüüst ja muutke parameetreid vastavalt vajadusele. Pange tähele, et kui muudate konkreetse reisija reisi parameetreid, siis sündmuse üldised muudatused sellele enam ei rakendu.
Seejärel:
- Sündmuse reiside puhul, mis kasutavad kutsedeta malli, luuakse reisid lisatud reisijatele automaatselt. Sündmust ega reise pole vaja eraldi avaldada.
- Sündmuse reiside puhul, mis kasutavad kutsedega malli, saate sündmuse reisid avaldada klõpsates Avalda reisid või vaadake lähemalt rubriiki Sündmuse reiside avaldamine . Teilt küsitakse, kas soovite saata osalejatele kutseid e-posti teel.

Olemasolevate sündmuste vaatamine ja haldamine

Logige sisse Online Booking Tool'i.
Klõpsake Reisid. Kuvatakse Reisid leht.
Valige Sündmused vahekaart.
Saate filtreerida sündmusi nime, kuupäeva või staatuse järgi (ainult tulevaste sündmuste puhul).
1. Valige Tulemas menüüst, et vaadata tulevasi või käimasolevaid sündmusi.
2. Valige Lõpetatud menüüst, et vaadata juba toimunud sündmusi.
3. Valige Tühistatud menüüst, et vaadata tühistatud sündmusi.
Iga loodud sündmus kuvatakse eraldi reana. Iga sündmuse puhul on näha asukoht, kuupäevad ja broneeringutüübid. Kui sündmusel on avaldamata reise, saate need avaldada (soovi korral ka ilma e-posti teavitusteta).
Leidke soovitud sündmus ja klõpsake sellel. Kuvatakse sündmuse detailvaade. Iga reisija kohta kuvatakse: reisija nimi, reisi nimi, reisi kuupäev, reisiaken, lubatud broneeringutüübid, reisi staatus, kutse staatus (kutsedega mallide puhul). Roheline ikoon broneeringutüübi juures näitab, et reisija on selle broneeringu lõpetanud. Sorteerida saab ka Reisi staatuse järgi (nt Ootel). Kutsedega mallide puhul saab sorteerida ka Kutse staatuse järgi (Kutsutud, Kutsumata).
Sündmuse parameetreid, reisijate nimekirja ja konkreetse reisi seadeid saab üle vaadata ja muuta.
1. Sündmuse parameetrite muutmine
  1. Sündmuse kirjelduse muutmiseks Sündmuse kirjelduspeal klõpsake, muutke soovi korral ja klõpsake Salvesta.
  2. Sisemise märkuse muutmiseks või lisamiseks Sisemine märkuspeal klõpsake, muutke soovi korral ja klõpsake Salvesta.
  3. Sündmuse parameetrite muutmiseks valige Sündmuse parameetrid menüüst Muuda ning muutke vajalikud parameetrid ja klõpsake Rakenda. Need muudatused rakenduvad kõigile sündmuse reisidele (v.a need, mida on eraldi muudetud või mis on juba broneeritud).
  4. Sündmuse kontaktisikute muutmiseks valige Sündmuse kontaktid menüüst Muuda ning muutke vastavalt vajadusele ja klõpsake Salvesta.
2. Reisijate ja nende reiside parameetrite muutmine
  1. Kui soovite muuta üksikute reiside või reisijate parameetreid, märkige soovitud reisija ruut. Valige sobivad parameetrid menüüst Muuda lehe allservas ning muutke parameetreid vastavalt vajadusele. Kui muudate konkreetse reisija reisi seadeid, märgitakse see reis muudetuks ning sündmuse üldised muudatused sellele enam ei rakendu.
  2. Reisijate lisamiseks klõpsake + Reisija, otsige soovitud reisija ja valige tema nimi. Kui kasutate kutsedega malli, peate klõpsama Avalda reisid (üleval paremal), et luua talle sündmuse reis. Kui kasutate kutsedeta malli, luuakse reis automaatselt.
  3. Reisija eemaldamiseks valige tema reis (klõpsake reisi nimel). Kuvatakse reisi detailvaade. Valige Tühista reis menüüst Toimingud . Kõik juba saadetud kutsete lingid muutuvad kehtetuks. Märkus: Kui sündmusele on juba tehtud broneeringuid, palutakse need tühistada.
  4. Osalejate nimekirja üleslaadimiseks klõpsake Laadi üles ja järgige juhiseid ülaltoodud Sündmuse loomine juhises.
  5. Praeguse osalejate nimekirja allalaadimiseks klõpsake Laadi alla tööriistaribal.

Sündmuse reiside avaldamine (sündmused, kus on lubatud kutsed)

Pärast kutsetega sündmuse loomist (nt kutseid kasutava malli põhjal) saate eelvaadata kutseid ja avaldada reisid, mille kaudu tehakse broneeringud. Sündmuse avaldamisel saate valida, kas osalejatele saadetakse kutse e-kirjaga.

Kutsedeta mallil põhinevate sündmuste puhul ei saadeta reisijatele e-kirja, kuid iga lisatud reisija kohta luuakse kohe reis. Seejärel saate teie (või agent) teha kõigi reisijate broneeringud, klõpsates nende reisil sündmuse sees. Soovi korral võivad reisijad ka ise broneeringud teha.

Logige sisse Online Booking Tool'i.
Klõpsake Reisid. Kuvatakse Reisid leht.
Valige Sündmused vahekaart.
Valige Tulemas et näha tulevasi sündmusi (kui see pole juba valitud). Iga sündmus kuvatakse eraldi reana. Näha on asukoht, kuupäevad ja broneeringutüübid.
Leidke soovitud sündmus ja klõpsake selle real. Kuvatakse sündmuse reiside leht.
- Juba avaldatud reisidega sündmuse parameetrite muutmiseks valige Sündmuse parameetrid menüüst Muuda , muutke neid vastavalt vajadusele ja klõpsake Rakenda.
Klõpsake Avalda reisid.
- Kui soovite reisid avaldada ilma osalejatele kutseid saatmata, klõpsake Avalda ainult.
- Kui soovite reisid avaldada ja saata osalejatele kutseid e-postiga, klõpsake Avalda ja saada kutsed.
- Kutse eelvaate testimiseks klõpsake pakutud lingil (pärast Avalda reisidklõpsamist). Kutse saadetakse teie e-posti aadressile.
Pärast avaldamist saate veel mõningaid sündmuse või reiside parameetreid muuta. Muudatused kehtivad ainult tulevastele broneeringutele, mitte juba tehtud broneeringutele (täpsemalt vt rubriiki Olemasolevate sündmuste vaatamine ja haldamine selle teema sees). Näiteks saate muuta:
- Sündmuse/reisi nimi
- Sündmuse/reisi kirjeldus
- Reisikuupäevad (nt muuta algus- või lõpukuupäeva)
- Makseandmed
- Lubatud broneeringutüübid
- Lubatud kaaslaste arv lennureisidel (kuni 5 lisakaaslast samal broneeringul)
- Vastused kohandatud väljadele (reisija eest)
- Reisi profiiliväljade väärtused (nt kulukeskus, juriidiline isik)
- Lisa täiendavaid reisijaid
- Eemalda reisijaid (kui neil pole veel broneeringuid tehtud).

Sündmuse aruannete vaatamine

Sündmuse kohta saab vaadata detailseid aruandeid ja statistikat.

Logige sisse Online Booking Tool'i.
Klõpsake Reisid. Kuvatakse Reisid leht.
Valige Sündmused vahekaart.
Valige Tulemas et näha tulevasi sündmusi (kui see pole juba valitud). Samuti saab vaadata aruandeid juba toimunud sündmuste kohta.
Leidke sündmus, mille kohta soovite aruannet vaadata, ja klõpsake selle real. Kuvatakse sündmuse leht.

Klõpsake Aruandlus. Kuvatakse selle lehe aruandlusandmed.