Reservas para invitados: información general

Creado por Ashish Chaudhary, Modificado el Sab, 4 Oct a 3:39 A. M. por Ashish Chaudhary

Reservas para invitados - Descripción general

La herramienta de reservas en línea de Spotnana le permite reservar vuelos, hoteles, autos de alquiler y, en algunos casos, trenes para personas que no son empleados de su empresa. Estos invitados pueden ser candidatos en proceso de selección, contratistas u otras personas externas para quienes necesite gestionar un viaje. Puede optar por crear un perfil para estos invitados en la herramienta, o bien realizar la reserva sin necesidad de crear uno. En la siguiente tabla encontrará las principales diferencias entre ambas opciones, así como sus ventajas y limitaciones. Esto le ayudará a decidir cuándo conviene crear un perfil para sus invitados.

TEMA	PARA RESERVAS DE INVITADOS CON PERFIL	PARA RESERVAS DE INVITADOS SIN PERFIL
Cuándo está permitido / Cómo se habilita	Siempre está permitido, siempre que se haya creado un perfil para el invitado.	El administrador de la empresa debe activar la opción Permitir que empleados reserven para invitados (ubicada en la sección General del programa ). Una vez habilitada, cualquier empleado de la empresa podrá reservar viajes para invitados.
Perfil/Política	Debe crearse el perfil del invitado y asociarle una política de viajes de la empresa antes de poder reservar. Todas las reservas para ese invitado estarán sujetas a la política correspondiente. El perfil del invitado, una vez creado, puede utilizarse para futuras reservas.	No es necesario crear un perfil para el invitado. Se aplicará la política de viajes “predeterminada” de la empresa asociada a la persona que realiza la reserva.
Quién puede reservar	Sólo un administrador de la empresa o un agente de Spotnana pueden realizar la reserva o crear el perfil.	Cualquier usuario con acceso a la herramienta de reservas en línea puede reservar para invitados sin perfil (siempre que el administrador de la empresa haya habilitado esta opción).
Entidad legal	El perfil del invitado debe estar asociado a una entidad legal de su empresa.	El invitado se asigna automáticamente a la entidad legal vinculada a la persona que realiza la reserva.
Correo de contacto y confirmaciones de reserva	El perfil del invitado debe tener un correo electrónico asociado, el cual debe ser de un dominio externo a la empresa (por ejemplo, gmail.com, yahoo.com, hotmail.com). El invitado recibirá la confirmación de la reserva en ese correo.	La información de contacto, incluido el correo electrónico, se ingresa durante el proceso de compra por la persona que realiza la reserva. El invitado recibirá la confirmación de la reserva en ese correo. Además, quien realiza la reserva también recibirá una confirmación (a menos que haya reservado desde el perfil de otro usuario).
Pago	La persona que realiza la reserva debe seleccionar o agregar un método de pago válido para el invitado. Esto solo es necesario la primera vez que se utiliza el perfil.	La persona que realiza la reserva utilizará los métodos de pago que tenga disponibles para pagar la reserva. Todos los métodos de pago disponibles para esa persona son válidos.
Duty of Care/Analítica	La reserva aparecerá en los informes de Duty of Care y Analítica como “Invitado (Perfil)”.	La reserva aparecerá en los informes de Duty of Care y Analítica como “Invitado (Sin Perfil)”.
Acceso a la herramienta de reservas en línea	El invitado no podrá iniciar sesión en la herramienta de reservas en línea ni recibirá un correo invitándolo a hacerlo.	El invitado no podrá iniciar sesión en la herramienta de reservas en línea ni recibirá un correo invitándolo a hacerlo.
Visibilidad en la página de viajes	El invitado tendrá su propia sección de Viajes . La persona que realiza la reserva podrá ver todos los viajes asociados a ese invitado.	Todos los viajes de ese invitado aparecerán en la página de Viajes de la persona que realizó la reserva.
Viajes personales	No utilice esta opción para viajes personales.	No utilice esta opción para viajes personales.
Reservas de tren	Permitido	No permitido

Informes

Para que pueda revisar las reservas realizadas para invitados sin perfil, se ha añadido una nueva opción de filtro Persona en los informes analíticos de Spotnana: Invitado – Sin Perfil. Al seleccionar este filtro, los administradores pueden ver únicamente las reservas hechas para invitados sin perfil. Además, se han incorporado dos nuevas columnas, Nombre del anfitrión y Correo del anfitrión, que permiten identificar qué empleado realizó la reserva para cada invitado.