訪客預訂－簡介

建立者 Ashish Chaudhary, 修改時間星期六, 4 十月於 2:57 PM 由 Ashish Chaudhary

訪客訂位－總覽

Spotnana 線上訂位工具讓你可以幫不是公司員工的訪客訂購機票、飯店、租車，有時也能預訂火車票。這些訪客可能是來公司面試的人、外包人員，或其他需要你協助安排行程的非員工。你可以選擇先在訂位系統裡幫訪客建立個人檔案，也可以直接幫他們訂行程而不建立檔案。下表會說明這兩種方式的差異，以及各自的優缺點，幫助你判斷什麼時候需要為訪客建立檔案。

主題	有建立檔案的訪客訂位	未建立檔案的訪客訂位
何時可用／如何啟用	只要已經幫訪客建立好檔案，隨時都可以使用。	公司管理員需要先啟用允許員工為訪客訂位這個設定（在一般的方案設定裡）。啟用後，公司內任何員工都能幫訪客訂行程。
檔案／政策	必須先幫訪客建立檔案，並且指定公司政策，才能幫他們訂行程。所有訂位都會依照適用的差旅政策執行。建立好訪客檔案後，未來也能重複使用。	不需要建立訪客檔案。會直接套用幫訪客訂位那位員工所屬公司的「預設」差旅政策。
誰可以訂位	只有公司管理員或 Spotnana 客服專員可以幫忙訂位，也只有他們能建立訪客檔案。	只要有權限使用線上訂位工具的帳號，都可以幫沒有檔案的訪客訂行程（前提是公司管理員有啟用這功能）。
法人單位	訪客的檔案必須連結到你公司內的某個法人單位。	訪客會自動歸屬於幫他訂位的那位員工所屬的法人單位。
聯絡信箱與訂位確認	訪客檔案必須有一個信箱，而且這個信箱不能是你們公司網域（例如 gmail.com、yahoo.com、hotmail.com 等）。訪客會收到這個信箱的行程確認信。	訂位時，訂位人會在結帳時輸入訪客的聯絡資料（包含信箱）。訪客會收到行程確認信，訂位人自己也會收到一封確認信（除非是用別人的檔案訂位）。
付款	第一次使用訪客檔案時，訂位人需要選擇或新增有效的付款方式。	訂位人可以用自己帳號下可用的付款方式來付款，所有可用的付款方式都可以用。
差旅照護／分析報表	訂位紀錄會在差旅照護和分析報表裡顯示為「訪客（有檔案）」。	訂位紀錄會在差旅照護和分析報表裡顯示為「訪客（無檔案）」。
線上訂位工具登入	訪客無法登入線上訂位工具，也不會收到邀請登入的信件。	訪客無法登入線上訂位工具，也不會收到邀請登入的信件。
行程頁面顯示方式	訪客會有自己專屬的行程頁面結果，訂位人可以看到所有跟這位訪客有關的行程。	所有這位訪客的行程都會顯示在訂位人的行程頁面上。
休閒旅遊	請勿用於休閒旅遊。	請勿用於休閒旅遊。
火車訂位	可用	不可用

報表

為了方便你查詢沒有檔案的訪客訂位紀錄，Spotnana 分析報表新增了一個角色篩選選項， 訪客－無檔案。選擇這個篩選條件後，管理員可以只查詢沒有檔案的訪客訂位。另外，報表也新增了兩個欄位， 主辦人姓名 和 主辦人信箱，讓你可以清楚知道每筆訪客訂位是由哪位員工協助完成的。