Створення, публікація та керування подією (остання версія)

Створювати, публікувати та керувати подіями можуть лише користувачі з відповідними ролями. Описані нижче дії доступні адміністраторам компанії та координаторам подій. 

ЗМІСТ

• Створення, публікація та керування подією
  • Створення події
  • Перегляд і керування існуючими подіями
  • Публікація поїздок для події (для подій із запрошеннями)
  • Перегляд звітності щодо події
  • Дотичні теми

Створення події

1. Увійдіть у систему Онлайн-бронювання. 

2. Натисніть Поїздки. Відкриється сторінка Поїздки . 

3. Натисніть Створити (у верхньому правому куті) і оберіть Подія за шаблоном у меню. Відкриється вікно Створити подію за шаблоном .

4. Поле Організація буде автоматично заповнене назвою вашої компанії. Якщо ви адміністратор ТМС, оберіть потрібну організацію.

5. Виберіть шаблон, який бажаєте використати для своєї події, у полі Шаблон поїздки . Це дозволить підхопити всі попередньо задані параметри обраного шаблону. Якщо не впевнені, який обрати, зверніться до свого менеджера з подорожей. Наприклад, для орієнтації нових співробітників може підійти шаблон із запрошеннями. 

6. У полі Місце проведення вкажіть локацію події.

7. У полі Назва вкажіть назву події. Саме так вона відображатиметься для запрошених учасників.

8. Встановіть дату початку події та дату завершення події відповідно до ваших потреб. 

9. Вкажіть дату початку вікна для подорожей та дату завершення вікна для подорожей для цієї події. 

   • Дата початку вікна має бути раніше початку самої події. Враховуйте такі фактори, як зміна часових поясів, відстань та пересадки.

   • Дата завершення вікна має бути після закінчення події.

10. Натисніть Додаткові налаштування щоб переглянути деталі щодо типів бронювання. Зверніть увагу, що деякі параметри можуть бути вже налаштовані у вибраному шаблоні. У цьому розділі є дві вкладки: Дозволені типи бронювання та Дані поїздки. 

11. На вкладці Дані поїздки знаходяться додаткові поля профілю мандрівника (наприклад, Витратний центр), для яких адміністратор шаблону або вказав інше значення, або дозволив вам його змінити. Зверніть увагу, що зміна значення тут не вплине на постійні дані профілю мандрівника — ці зміни діятимуть лише для подій, створених за цим шаблоном. Для кожного поля буде або значення від адміністратора, або використано стандартне значення з профілю (але воно тут не відображається). Ви можете змінити ці значення або залишити без змін.  

12. На вкладці Дозволені типи бронювання оберіть типи бронювання, які будуть доступні для цієї події (їх можна також змінити пізніше або налаштувати для кожного мандрівника окремо). Учасники події побачать лише ті типи бронювання, які ви дозволите. Якщо після публікації події знадобиться додати ще один тип бронювання, адміністратори та координатори зможуть додати його або забронювати для мандрівника вручну. 

13. Для Авіаквитків:

    • Щоб визначити дозволені типи авіаперельотів, оберіть один або декілька варіантів у меню Дозволені типи перельотів :

      • В один бік

      • Туди й назад

      • Можливість повернення в інший аеропорт — зручно, якщо мандрівник бере участь у кількох подіях.

    • Використовуйте кнопки + та - щоб встановити кількість супутників (наприклад, членів родини), для яких мандрівник може забронювати переліт у полі Дозволені супутники . Якщо встановити значення більше нуля, мандрівники зможуть натискати Додати мандрівників при бронюванні авіаквитків. Кількість супутників буде обмежена встановленим вами лімітом. 

    • У полі Дозволені аеропорти призначення почніть вводити назву або код потрібного аеропорту. У цьому полі можна вказати всі аеропорти, до яких учасники можуть бронювати авіаквитки для участі в події (відправлення можливе з будь-якого аеропорту). Це поле можна залишити порожнім або заповнити пізніше. Якщо не вказати жодного аеропорту, мандрівники зможуть бронювати квитки до будь-якого аеропорту. 

      • Почніть вводити назву або код аеропорту — система підбере відповідні варіанти. 

      • Позначте прапорцем потрібний аеропорт. 

      • Щоб додати ще аеропорти, повторіть пошук і вибір. 

    • Використовуйте календар і поля часу у розділах Рекомендований час прибуття до та Рекомендований час відправлення після щоб вказати, коли мандрівникам буде запропоновано бронювати квитки. За замовчуванням ці дати підтягуються з полів Дати події . Мандрівників буде орієнтовано бронювати квитки у межах цих дат і часу. 

14. Для Готелю:

    • Щоб дозволити бронювання готелів для цієї події, увімкніть відповідний перемикач.

    • Натисніть Додати щоб вказати потрібні готелі. З'явиться поле Готель . Тут можна вказати всі готелі, де учасники можуть зупинятися під час події. Це поле необов'язкове для заповнення. 

    • Почніть вводити назву готелю — система підбере відповідні варіанти. 

    • Оберіть потрібний готель.  

    • Щоб додати ще готелі, натисніть Додати ще раз і повторіть дію. 

15. Для Потяга 

    • Щоб дозволити бронювання залізничних квитків для цієї події, увімкніть відповідний перемикач.

    • Додаткових налаштувань не потрібно.

16. Для Автомобіля

    • Щоб дозволити бронювання оренди авто для цієї події, увімкніть відповідний перемикач.

    • Додаткових налаштувань не потрібно.

17. Перегляньте вміст вкладки Додаткові поля . 

    • Шаблон, на основі якого створюється ваша поїздка, може містити додаткові поля. Їх значення можуть бути вже задані у шаблоні — ви можете залишити їх або змінити. Якщо поле порожнє, можливо, його потрібно буде заповнити обов’язково. 

    • Ви також можете додати власні додаткові поля. Для цього натисніть Додати— з’явиться можливість обрати потрібне поле та вказати для нього значення. 

18. Натисніть Створити. Відкриється сторінка події. 

19. Щоб додати опис події, натисніть Опис події. Відкриється сторінка для редагування опису. 

    • Відредагуйте опис за потреби. Ви можете форматувати текст (жирний, курсив, маркери, шрифт, колір, відступи), а також додавати посилання. Після завершення натисніть Зберегти. 

20. Щоб змінити способи оплати для певного типу бронювання, натисніть Платіжні дані. Далі натисніть іконку олівця навпроти Спосіб оплати для відповідного типу бронювання та внесіть зміни. Детальніше про можливі варіанти дивіться у кроці 9 розділу Створення шаблону (для подій і поїздок).. Натисніть Зберегти після завершення. 

21. Щоб додати учасників до події, натисніть + Мандрівник. Примітка: Користувач, який додає мандрівника, буде вказаний як контактна особа для цієї поїздки. Саме до цієї людини мандрівник зможе звертатися з питаннями. Якщо використовується шаблон без запрошень, для кожного доданого мандрівника поїздка створюється автоматично. Для шаблонів із запрошеннями ви зможете обрати — опублікувати поїздки з надсиланням запрошень чи без них. 

    • Щоб додати співробітників компанії: Натисніть + Мандрівник та введіть ім’я або електронну адресу користувача, якого хочете запросити. З’явиться список співробітників, що відповідають введеним даним. Оберіть потрібного користувача. Повторіть ці дії для кожного співробітника. 

    • Щоб додати гостя, який не є співробітником компанії: Натисніть + Мандрівник та почніть вводити ім’я або електронну адресу в полі пошуку. З’явиться список користувачів, що відповідають введеним даним. Оберіть потрібного гостя. Повторіть ці дії для кожного гостя. Якщо профіль гостя ще не створено у системі, натисніть Створити профіль гостя компанії та заповніть для нього профіль (необхідно вказати електронну адресу, ім’я, прізвище та юридичну особу). Майте на увазі, що створення профілю гостя компанії може бути недоступним для всіх користувачів. 

22. Щоб змінити параметри: 

    • Щоб змінити налаштування події до її публікації, оберіть потрібний пункт (наприклад,  Параметри події) у меню Змінити та внесіть необхідні зміни, після чого натисніть Застосувати. Зміни будуть застосовані до всіх поїздок у цій події (крім тих, які вже були змінені індивідуально або вже заброньовані).

    • Щоб змінити параметри для окремих поїздок чи мандрівників, поставте позначку біля потрібного мандрівника. Далі оберіть відповідний пункт (наприклад, Параметри поїздки) у меню Змінити внизу сторінки та внесіть потрібні зміни. Зверніть увагу: після зміни параметрів поїздки для конкретного мандрівника подальші зміни параметрів події на нього не поширюватимуться. 

23. Далі: 

    • Для подій із шаблоном без запрошеньпо мірі додавання мандрівників для них автоматично створюються поїздки. Публікувати подію чи поїздки додатково не потрібно.

    • Для подій із шаблоном із запрошеннямиви можете опублікувати поїздки, натиснувши Опублікувати поїздки або звернутися до розділу Публікація поїздок для події для детальнішої інформації. Вам буде запропоновано обрати, чи надсилати запрошення учасникам.

Перегляд і керування існуючими подіями

1. Увійдіть у систему Онлайн-бронювання. 

2. Натисніть Поїздки. Відкриється сторінка Поїздки . 

3. Перейдіть на вкладку Події .

4. Можна фільтрувати події за назвою, датою або статусом (лише для майбутніх подій). 

   1. Оберіть Майбутні у меню, щоб переглянути заплановані або поточні події. 

   2. Оберіть Завершені у меню, щоб переглянути минулі події.

   3. Оберіть Скасовані у меню, щоб переглянути скасовані події.

5. Кожна створена подія відображається окремим рядком. Для кожної події вказано місце проведення, дати та типи бронювання. Якщо для події ще не всі поїздки опубліковано, ви можете опублікувати їх (з повідомленням електронною поштою або без нього).  

6. Знайдіть потрібну подію та натисніть на неї. Відкриється сторінка деталей події. Для кожного мандрівника буде відображено: ім’я мандрівника, назву поїздки, дату поїздки, вікно для подорожей, дозволені типи бронювання, статус поїздки, статус запрошення (для подій із шаблонами із запрошеннями). Зелена іконка біля типу бронювання означає, що мандрівник вже завершив бронювання за цим типом. Можна сортувати за Статусом поїздки (наприклад, Очікує). Для подій із шаблоном із запрошеннями можна також сортувати за Статусом запрошення (Запрошено, Не запрошено). 

7. Ви можете переглянути та змінити параметри події, список мандрівників або параметри окремої поїздки. 

   1. Зміна параметрів події 

      1. Щоб змінити Опис події, натисніть на нього. Відредагуйте за потреби й натисніть Зберегти.

      2. Щоб відредагувати або додати Внутрішню примітку, натисніть на неї. Відредагуйте за потреби й натисніть Зберегти.  

      3. Щоб змінити будь-які параметри події, оберіть Параметри події у меню Змінити та внесіть потрібні зміни, після чого натисніть Застосувати. Зміни будуть застосовані до всіх поїздок у цій події (крім тих, які вже були змінені індивідуально або вже заброньовані).

      4. Щоб змінити контактних осіб події, оберіть Контакти події у меню Змінити та внесіть зміни, після чого натисніть Зберегти. 

   2. Зміни щодо мандрівників і параметрів їхніх поїздок

      1. Щоб змінити параметри для однієї чи декількох поїздок, поставте позначку біля відповідного мандрівника. Далі оберіть потрібні параметри у меню Змінити внизу сторінки та внесіть зміни. Після цього така поїздка буде позначена як змінена, і подальші зміни параметрів події на неї не впливатимуть.  

      2. Щоб додати мандрівників, натисніть + Мандрівник, знайдіть потрібного мандрівника та оберіть його. Для подій із шаблоном із запрошеннями потрібно натиснути Опублікувати поїздки (у верхньому правому куті), щоб створити для нього поїздку. Для шаблонів без запрошень поїздка створюється автоматично.    

      3. Щоб видалити мандрівника, відкрийте його поїздку (натиснувши назву поїздки). Відкриється сторінка деталей поїздки. Оберіть Скасувати поїздку у меню Дії . Усі посилання в раніше надісланих запрошеннях стануть недійсними. Примітка: Якщо вже були здійснені бронювання для цієї події, вам буде запропоновано їх скасувати.

      4. Щоб завантажити список учасників, натисніть Завантажити і скористайтеся інструкціями з розділу Створення події на цій сторінці вище.

      5. Щоб зберегти поточний список учасників, натисніть Завантажити у панелі інструментів.

Публікація поїздок для події (для подій із запрошеннями)

Після створення події з шаблоном із запрошеннями ви можете переглянути, як виглядатимуть запрошення, та опублікувати поїздки для бронювання. Під час публікації події можна обрати, чи надсилати учасникам електронні запрошення. 

Для подій, створених за шаблоном без запрошень, доданим мандрівникам не надсилатимуться запрошення, але для кожного одразу створюється поїздка. Після цього ви (або агент) можете здійснювати бронювання для кожного мандрівника, відкривши його поїздку у події. Або ж мандрівники можуть забронювати самостійно.

1. Увійдіть у систему Онлайн-бронювання. 

2. Натисніть Поїздки. Відкриється сторінка Поїздки . 

3. Перейдіть на вкладку Події . 

4. Оберіть Майбутні щоб переглянути заплановані події (якщо ще не обрано). Кожна створена подія відображається окремим рядком. Для кожної події вказано місце проведення, дати та типи бронювання. 

5. Знайдіть потрібну подію та натисніть на її рядок. Відкриється сторінка поїздок для цієї події. 

   • Щоб змінити параметри події, для якої вже опубліковано частину поїздок, оберіть Параметри події у меню Змінити та внесіть потрібні зміни, після чого натисніть Застосувати. 

6. Натисніть Опублікувати поїздки. 

   • Щоб опублікувати поїздки без надсилання електронних запрошень, натисніть Тільки опублікувати.

   • Щоб опублікувати поїздки та надіслати електронні запрошення, натисніть Опублікувати та надіслати запрошення.

   • Щоб перевірити, як виглядатиме запрошення, натисніть відповідне посилання (після натискання Опублікувати поїздки). Запрошення буде надіслано на вашу електронну адресу.

7. Після публікації ви все ще можете змінювати деякі параметри події чи поїздок. Однак ці зміни стосуватимуться лише майбутніх бронювань, а не тих, що вже зроблені (детальніше див. у розділі Перегляд і керування існуючими подіями цієї теми). Наприклад, можна змінити: 

   • Назву події/поїздки

   • Опис події/поїздки

   • Дати подорожі (наприклад, змінити дату початку або завершення)

   • Платіжні дані 

   • Дозволені типи бронювання

   • Кількість дозволених супутників для авіаперельотів (до 5 додаткових на один PNR)

   • Відповіді на додаткові поля (від імені мандрівника)

   • Значення полів профілю для поїздки (наприклад, витратний центр, юридична особа)

   • Додати нових мандрівників

   • Видалити мандрівників (які ще не здійснили жодного бронювання).

Перегляд звітності щодо події

Ви можете переглядати детальну статистику щодо події. 

1. Увійдіть у систему Онлайн-бронювання. 

2. Натисніть Поїздки. Відкриється сторінка Поїздки . 

3. Перейдіть на вкладку Події . 

4. Оберіть Майбутні щоб переглянути звіт для майбутніх подій (або для завершених подій). 

5. Знайдіть потрібну подію та натисніть на її рядок. Відкриється сторінка події. 

Натисніть Звітність. Буде показано відповідні показники по цій події.

Дотичні теми

• Події (Огляд)
• Бронювання поїздки для події (співробітник/організатор)
• Бронювання поїздки для події (гість/не співробітник)
• Створення шаблону (для подій і поїздок)