Огляд подій

ЗМІСТ

• Огляд подій
  • Вступ
  • Необхідні умови
  • Сповіщення та повідомлення
  • Винятки та обмеження
• Дотичні теми

Вступ

За допомогою подій ви можете запросити учасників, визначити дозволені типи бронювань, встановити дати та часові рамки подорожі, вибрати способи оплати, а також надсилати учасникам сповіщення та нагадування. 

Створювати події можуть лише адміністратори компанії або відповідальні за організацію подорожей. Учасники мають змогу бронювати транспорт (авіа, залізниця, автомобіль) та житло (готель), які адміністратор зазначив для цієї події. 

Необхідні умови

Що варто врахувати перед створенням першої події.

• Якщо ви плануєте запрошувати на події гостей компанії (не співробітників):

  • Переконайтеся, що у розділі Гості (не співробітники) на сторінці Політики у вас створена принаймні одна політика. Це потрібно для того, щоб у разі бронювання, яке не відповідає політиці, для гостей могли бути ініційовані відповідні погодження (залежно від налаштувань політики). Переглянути політики для гостей можна, обравши Політики у меню Програма та розгорнувши розділ Гості (не співробітники) ліворуч, під пунктом Політика. Щоб створити нову політику для гостей, натисніть Додати нову.

  • У компанії має бути принаймні один спосіб оплати, який дозволено використовувати для типу мандрівника Traveler Type «Гість компанії»або«Усі мандрівники». Інакше гості компанії не зможуть скористатися кредитною карткою для оплати бронювань, пов’язаних із подією, на яку їх запросили. Є два варіанти дій: 

    • Щоб перевірити, чи вже є відповідний спосіб оплати, оберіть Компанія у меню Програма , потім перейдіть до Способи оплати у меню Оплата (ліворуч). Далі переконайтеся, що хоча б один тип оплати (у розділі Централізовані способи оплати ) має у полі Тип мандрівника значення Усі мандрівники або Гість компанії. Також переконайтеся, що для цього способу оплати не встановлені обмеження чи налаштування, які можуть завадити його використанню гостями (наприклад, юридична особа не збігається з юридичною особою гостя, дозволені способи бронювання не відповідають тим, що вказані для події тощо).

    • Якщо відповідних способів оплати ще не створено, ви можете додати їх під час створення події, натиснувши Додати нову картку у меню розділу Спосіб оплати . 

Сповіщення та повідомлення

Якщоадміністратор увімкнув надсилання запрошень на електронну пошту,учасники отримають листи із запрошенням на подію. Якщо цю функцію вимкнено, учасники побачать нову картку події лише на сторінці Події . Для всіх бронювань, зроблених для участі у події, учасники отримуватимуть стандартні листи-повідомлення про поїздку. 

Якщо дата події наближається, а учасник ще не забронював усе необхідне, адміністратор може надіслати йому нагадування-запрошення. 

Винятки та обмеження

• Тільки адміністратори компанії можуть оформлювати бронювання, які виходять за межі встановлених для події правил (наприклад, дати поза визначеним діапазоном, готелі, не вказані у події тощо). Щоб забронювати поїздку для учасника, адміністратор має:

1. Перейти на сторінку Бронювання (а не на сторінку Події ).
2. Оберіть мандрівника, для якого потрібно оформити бронювання, пов’язане з подією.
3. Здійсніть бронювання для цієї події та виберіть відповідну назву події у полі Назва поїздки (на другій сторінці Оформлення ). 

• Агенти, мандрівники та організатори можуть бронювати участь у події лише відповідно до обмежень, встановлених адміністратором.
• Агенти не мають доступу до сторінки Події та не можуть створювати нові події. Щоб забронювати участь у події для учасника, агенту потрібно скористатися сторінкою Поїздки мандрівника. 
  

Дотичні теми

• Створення та публікація події (лише для адміністраторів)
• Бронювання поїздки для події (співробітник/організатор)
• Бронювання поїздки для події (гості/не співробітники)