Direktfakturering för hyrbilar

Många hyrbilsleverantörer erbjuder direktfakturering, vilket innebär att alla företagets bokningar kopplas till ett och samma faktureringsnummer och samlas på en gemensam faktura.

Administratörer kan ställa in direktfakturering för hyrbilar i Spotnana. Då kan resenärerna boka hyrbil utan att behöva ange betalningsuppgifter vid bokningstillfället. Kostnaden för hyrbilen faktureras direkt till företaget. Eventuella resepolicyer och godkännanden gäller fortfarande som vanligt. 

Du behöver även lägga in ett centralt kort som betalningsmetod för Spotnanas serviceavgift, eftersom direktfakturering endast gäller själva hyrbilsavgiften.

OBS: Resenärerna behöver uppge sitt lojalitets-ID till hyrbilsföretaget vid upphämtning, eftersom direktfakturering inte automatiskt lägger till lojalitets-ID i bokningen. 

Ställ in direktfakturering för ett hyrbilsföretag 

1. Logga in i Online Booking Tool. 
2. Välj Företag i menyn Program . Då visas Allmänt sidan.
3. Välj Betalningsmetoder i avsnittet Betalning till vänster. Nu visas de olika typerna av betalningsmetoder. 
4. Rulla ner till avsnittet Direktfaktureringsprogram . Direktfakturering kan endast användas för hyrbilar.
5. Klicka på Lägg till ny. Fönstret för inställningar av nytt hyrbilsprogram öppnas. settings window will be displayed. 
6. Välj namnet på hyrbilsföretaget. Du kan använda sökfunktionen. 
7. Fyll i Direktfaktureringsnummer. 
8. Fyll i Programnamn.
9. Använd menyn Roller för att välja vilka roller i företaget som ska kunna använda direktfaktureringskontot vid bokning av hyrbil. Alternativen är Alla eller Endast administratörer och agenter. 
10. Använd menyn för resenärstyp för att välja vilka typer av resenärer i företaget som ska kunna använda direktfakturering vid hyrbilsbokning. Alternativen är Alla resenärer, Anställd, Företagsgäst, Privat gäst. Du kan välja flera alternativ.
11. Ange vilka användares platser som ska ha möjlighet att använda direktfakturering vid hyrbilsbokning. Du kan välja mellan följande: 
    • Alla anställda i företaget - Möjligheten att använda direktfakturering för hyrbilar begränsas inte utifrån plats. 
    • Endast anställda i specifika länder, juridiska enheter, avdelningar eller kostnadsställen - Du får då upp en meny där du väljer typ av plats. Alternativen är Juridiska enheter, Länder/regioner, Avdelningar, Kostnadsställen. När du valt typ kan du söka efter och välja de specifika platser (t.ex. ett visst land eller kostnadsställe) där direktfakturering ska vara tillgänglig vid hyrbilsbokning. 
12. Klicka på Spara när du är klar. 

OBS: Du kan redigera eller ta bort en befintlig direktfaktureringsinställning för en hyrbilsleverantör genom att klicka på de tre prickarna till höger om raden och välja Redigera eller Ta bort vid behov.