Criar, publicar e gerenciar um evento (versão mais recente)
Apenas usuários com determinados papéis podem criar, publicar e gerenciar eventos. Administradores da empresa e coordenadores de eventos conseguem realizar as tarefas descritas nos procedimentos abaixo. ÍNDICE
Criar um evento
Acesse a ferramenta de reservas online.
Clique em Viagens. A página de Viagens será exibida.
Clique em Criar (canto superior direito) e selecione Evento a partir de modelo no menu. A caixa Criar evento a partir de modelo será exibida.
O campo Organização já virá preenchido com o nome da sua empresa. Se você for administrador de uma TMC, escolha a organização correta.
Escolha o modelo que deseja usar para seu evento no campo Modelo de viagem . Assim, você aproveita os valores pré-definidos desse modelo. Se estiver em dúvida sobre qual modelo usar, pergunte ao seu gestor de viagens. Por exemplo, para uma Integração de Novos Colaboradores, pode ser interessante usar um modelo baseado em convites.
Informe o local do evento no campo Local .
Digite o nome do evento no campo Nome . Esse será o nome que aparecerá para os participantes convidados.
Defina as datas de Início do evento e Término do evento conforme necessário para o evento.
Defina as datas de Início da janela de viagem e Término da janela de viagem para o evento.
A data de início deve ser anterior ao começo do evento. Lembre-se de considerar fatores como fuso horário, distância e conexões.
A data final deve ser posterior ao término do evento.
Clique em Configurações avançadas para ver detalhes sobre os tipos de reserva. Vale lembrar que algumas opções dessa seção podem já estar pré-definidas conforme o modelo escolhido. Essa parte conta com 2 abas: Tipos de reserva permitidos e Dados da viagem.
A aba Dados da viagem traz campos do perfil do viajante (por exemplo, Centro de custo) para os quais o administrador do modelo já definiu um valor diferente ou permitiu que você altere. Vale lembrar que, ao mudar um valor, isso não altera o perfil do viajante de forma definitiva — só vale para eventos criados a partir desse modelo. Para cada campo exibido, haverá ou um valor definido pelo administrador ou o valor padrão do perfil do viajante (que não será mostrado aqui). Você pode alterar esses valores, se necessário, ou deixar como estão.
Defina os tipos de reserva permitidos para este evento na aba Tipos de reserva permitidos (você pode configurar depois ou por viajante, se preferir). Só aparecerão para os participantes os tipos de reserva habilitados para o evento. Caso seja necessário liberar outro tipo de reserva após o evento já ter sido publicado, administradores e coordenadores podem adicionar essa opção ou reservar para o viajante.
Para Passagem aérea:
Para definir os tipos de voo permitidos, selecione uma ou mais opções no menu Tipos de voo permitidos :
Somente ida
Ida e volta
O local de retorno pode ser diferente do local de partida – útil se o viajante precisar participar de mais de um evento.
Use os botões + e - para definir quantos acompanhantes (por exemplo, familiares) o viajante poderá incluir na reserva aérea no campo Acompanhantes permitidos . Se ativado (definindo um valor diferente de 0), o viajante poderá clicar em Adicionar viajantes ao reservar passagens aéreas. O número de acompanhantes ficará limitado ao máximo que você definir aqui.
Clique no campo Aeroportos de destino permitidos e pesquise os aeroportos desejados. Use esse campo para indicar todos os aeroportos para os quais os participantes podem reservar passagens para o evento (eles podem sair de qualquer aeroporto de origem). Se preferir, pode deixar esse campo em branco ou preencher depois. Se não preencher, os viajantes poderão reservar para qualquer aeroporto.
Comece a digitar o nome ou o código do aeroporto que deseja indicar. Os nomes aparecerão conforme o que você digitar.
Marque a caixa do aeroporto desejado.
Para adicionar mais aeroportos, pesquise e repita o processo.
Use o calendário e os campos de horário em Sugestão de chegada antes de e Sugestão de partida após para configurar quando os viajantes serão orientados a reservar seus voos. Por padrão, essas datas seguem o que você definiu para os Datas do evento . Os viajantes serão incentivados a reservar voos dentro desses períodos.
Para Hotel:
Para permitir reservas de hotel para este evento, ative a opção correspondente.
Clique em Adicionar para definir os hotéis indicados. O campo Hotel será exibido. Use esse campo para informar todos os hotéis onde os participantes podem se hospedar para o evento. Se preferir, pode deixar esse campo em branco.
Comece a digitar o nome do hotel desejado. Os nomes aparecerão conforme o que você digitar.
Selecione o hotel desejado.
Para adicionar mais hotéis, clique em Adicionar novamente e repita o processo.
Para Trem
Para permitir reservas de trem para este evento, ative a opção correspondente.
Nenhuma configuração adicional é necessária.
Para Carro
Para permitir reservas de carro para este evento, ative a opção correspondente.
Nenhuma configuração adicional é necessária.
Revise o conteúdo da aba Campos personalizados .
O modelo usado para a sua viagem pode incluir campos personalizados. O valor desses campos pode já vir preenchido pelo modelo. Se for o caso, você pode aceitar ou alterar esse valor. Caso não haja valor, pode ser necessário preencher.
Você também pode adicionar outros campos personalizados. Para incluir um campo personalizado na sua viagem, clique em Adicionar. Assim, você poderá escolher um campo personalizado e informar a resposta para ele.
Clique em Criar. A página do evento será exibida.
Para inserir uma descrição para o evento, clique em Descrição do evento. A página de descrição do evento será exibida.
Edite a descrição como preferir. Você pode formatar o texto com negrito, itálico, marcadores, escolher fonte, cor, recuo e também adicionar links. Quando terminar, clique em Salvar.
Para editar as formas de pagamento permitidas para determinado tipo de reserva, clique em Detalhes de pagamento. Depois, clique no ícone de lápis em Forma de pagamento do tipo de reserva desejado e edite conforme necessário. Para saber mais sobre as opções, veja o passo 9 de Criar um modelo (para eventos e viagens).. Clique em Salvar quando terminar.
Para começar a adicionar viajantes ao evento, clique em + Viajante. Atenção: O usuário que adiciona o viajante será listado como contato principal da viagem desse viajante. Essa será a pessoa que o viajante pode procurar em caso de dúvidas. Vale lembrar também que, se você estiver usando um modelo sem convite, uma viagem será criada automaticamente para cada viajante adicionado. Para modelos baseados em convite, você pode publicar as viagens com ou sem envio de e-mail.
Para adicionar viajantes que são funcionários da empresa: Clique em + Viajante e digite o nome ou e-mail do usuário que deseja convidar. Uma lista de usuários compatíveis aparecerá. Selecione o usuário desejado. Repita esse passo para cada colaborador da empresa que for participar.
Para adicionar um convidado que não é funcionário da empresa: Clique em + Viajante e comece a digitar o nome ou e-mail no campo de busca. Uma lista de usuários compatíveis aparecerá. Selecione o convidado desejado. Repita esse processo para cada convidado. Se o convidado ainda não tiver perfil no sistema, clique em Criar convidado da empresa e crie um perfil para ele (todo convidado precisa de e-mail, nome, sobrenome e razão social). Em alguns casos, pode ser que você não tenha permissão para criar perfis de convidados.
Para alterar parâmetros:
Para mudar alguma configuração do evento antes de publicar, selecione a opção desejada (por exemplo, Parâmetros do evento) no menu Modificar e edite o parâmetro necessário, depois clique em Aplicar. Essas alterações serão aplicadas a todas as viagens dos viajantes do evento (exceto as que já foram modificadas individualmente e, por isso, estão desvinculadas do evento, ou viagens já reservadas).
Para mudar parâmetros de uma ou mais viagens/travellers específicos, marque a caixa do viajante. Escolha a opção desejada (por exemplo, Parâmetros da viagem) no menu Modificar na parte inferior da página e edite os parâmetros conforme necessário. Lembre-se: depois de editar os parâmetros de viagem de um viajante, futuras alterações nos parâmetros do evento não serão aplicadas a ele.
Depois:
Para eventos que usam modelo sem convite, as viagens são criadas automaticamente à medida que você adiciona os viajantes. Não é necessário publicar o evento ou as viagens.
Para eventos que usam modelo baseado em convite, você pode publicar as viagens clicando em Publicar viagens ou consultar Publicar viagens de um evento para mais detalhes. Você poderá escolher se deseja enviar convites por e-mail para os participantes.
Visualizar e gerenciar eventos existentes
Acesse a ferramenta de reservas online.
Clique em Viagens. A página de Viagens será exibida.
Selecione a aba Eventos .
Vocẽ pode filtrar por nome do evento, data ou status (apenas para eventos futuros).
Selecione Futuros no menu para ver eventos futuros ou em andamento.
Selecione Concluídos no menu para ver eventos passados.
Selecione Cancelados no menu para ver eventos cancelados.
Cada evento criado aparecerá em uma linha. Para cada evento, são exibidos local, datas e tipos de reserva. Para eventos com viagens ainda não publicadas, você também pode publicar essas viagens (com ou sem notificação por e-mail).
Encontre o evento que deseja visualizar e clique nele. A página de detalhes do evento será exibida. Para cada viajante, serão mostrados: nome do viajante, nome da viagem, data da viagem, janela de viagem, tipos de reserva permitidos, status da viagem, status do convite (para eventos com modelo baseado em convite). Um ícone verde para um tipo de reserva indica que o viajante já concluiu aquela reserva. Você pode ordenar por Status da viagem (por exemplo, Pendente). Para eventos com modelo baseado em convite, também é possível ordenar por Status do convite (Convidado, Não convidado).
Vocẽ pode revisar e editar os parâmetros do evento, a lista de viajantes ou os parâmetros de uma viagem específica.
Alterar parâmetros do evento
Para alterar a Descrição do evento, clique nela. Edite como desejar e clique em Salvar.
Para editar ou adicionar uma Nota interna, clique nela. Edite como desejar e clique em Salvar.
Para alterar qualquer parâmetro do evento, selecione Parâmetros do evento no menu Modificar e edite os parâmetros necessários, depois clique em Aplicar. Essas alterações serão aplicadas a todas as viagens dos viajantes do evento (exceto as modificadas individualmente e desvinculadas do evento, ou viagens já reservadas).
Para alterar os contatos do evento, selecione Contatos do evento no menu Modificar e edite conforme necessário, depois clique em Salvar.
Alterações em viajantes e parâmetros de viagem
Para alterar parâmetros de uma ou mais viagens/travellers específicos, marque a caixa do viajante. Escolha os parâmetros desejados no menu Modificar na parte inferior da página e edite conforme necessário. Atenção: ao editar os parâmetros de viagem de um viajante, essa viagem será marcada como modificada e futuras alterações nos parâmetros do evento não serão aplicadas a ela.
Para adicionar viajantes, clique em + Viajante, pesquise o viajante desejado e selecione o nome dele. Para eventos com modelo baseado em convite, será necessário clicar em Publicar viagens (canto superior direito) para criar a viagem do evento para ele. Para modelos sem convite, a viagem será criada automaticamente.
Para remover um viajante, selecione a viagem dele (clicando no nome da viagem). A página de detalhes da viagem será exibida. Selecione Cancelar viagem no menu Ações . Qualquer link de convite por e-mail já enviado deixará de ser válido. Atenção: Se já houver reservas feitas para o evento, será solicitado que você as cancele.
Para importar uma lista de participantes, clique em Importar e consulte as instruções na seção Criar um evento desta página, acima.
Para baixar a lista atual de participantes, clique em Baixar na barra de ferramentas.
Publicar viagens de um evento (para eventos que permitem convites)
Depois de criar um evento com convites (por exemplo, usando um modelo que utiliza convites), você pode visualizar os convites e publicar as viagens que serão usadas para as reservas do evento. Ao publicar o evento, você escolhe se os participantes receberão convites por e-mail.
Para eventos criados com um modelo que não usa convites, os viajantes adicionados ao evento não receberão e-mails, mas uma viagem será criada para cada um assim que forem adicionados. Você (ou um agente) pode então fazer as reservas de viagem para cada viajante do evento clicando na viagem dele. Se preferir, o próprio viajante pode reservar.Acesse a ferramenta de reservas online.
Clique em Viagens. A página de Viagens será exibida.
Selecione a aba Eventos .
Selecione Futuros para ver eventos futuros (se já não estiver selecionado). Cada evento criado aparecerá em uma linha. Para cada evento, são exibidos local, datas e tipos de reserva.
Encontre o evento desejado e clique na linha dele. A página de viagens do evento será exibida.
Para alterar parâmetros de um evento que já tem viagens publicadas, selecione Parâmetros do evento no menu Modificar edite conforme necessário e clique em Aplicar.
Clique em Publicar viagens.
Para publicar as viagens do evento sem enviar convites por e-mail, clique em Apenas publicar.
Para publicar as viagens do evento e enviar convites por e-mail aos participantes, clique em Publicar e enviar convites.
Para testar como o convite ficará, clique no link fornecido (depois de clicar em Publicar viagens). Um convite será enviado para o seu e-mail.
Depois de publicado, ainda é possível alterar alguns parâmetros do evento e/ou das viagens dos viajantes. Porém, essas mudanças só valem para reservas futuras, não para as já feitas (para mais detalhes, veja a seção Visualizar e gerenciar eventos existentes deste tópico). Exemplos do que pode ser alterado:
Nome do evento/viagem
Descrição do evento/viagem
Datas de viagem (por exemplo, alterar data de início ou fim)
Detalhes de pagamento
Tipos de reserva permitidos
Número de acompanhantes permitidos para voos (até 5 acompanhantes no mesmo PNR)
Respostas a campos personalizados (em nome do viajante)
Valores de campos do perfil para a viagem (por exemplo, centro de custo, razão social)
Adicionar mais viajantes
Remover viajantes (que ainda não tenham feito reservas).
Visualizar relatórios de um evento
Vocẽ pode visualizar métricas detalhadas de um evento.
Acesse a ferramenta de reservas online.
Clique em Viagens. A página de Viagens será exibida.
Selecione a aba Eventos .
Selecione Futuros para ver eventos futuros (se já não estiver selecionado). Também é possível ver relatórios de eventos concluídos.
Encontre o evento para o qual deseja ver o relatório e clique na linha dele. A página do evento será exibida.
Clique em Relatórios. As métricas desse evento serão exibidas.
Tópicos relacionados
- Eventos (Visão geral)
- Reservar viagem para um evento (funcionário/arranjador)
- Reservar viagem para um evento (não funcionário/convidado)
- Criar um modelo (para eventos e viagens)
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