Bestilling som gjest – Oversikt

Opprettet av Ashish Chaudhary, Endret Sun, 5 Okt ved 1:10 PM av Ashish Chaudhary

Gjestebestilling – Oversikt

I Spotnana sitt nettbaserte bestillingsverktøy kan du bestille fly, hotell, leiebil og i noen tilfeller tog for personer som ikke er ansatt i virksomheten din. Dette kan for eksempel være kandidater til jobbintervju, innleide konsulenter eller andre eksterne som du må bestille reise for. Du kan velge å opprette en profil for gjesten i bestillingsverktøyet, eller bestille reisen uten å lage en profil. Tabellen under forklarer forskjellene mellom disse to alternativene, samt fordeler og begrensninger ved hver løsning. Dette hjelper deg å vurdere når det lønner seg å opprette en profil for gjesten.

TEMA	FOR GJESTEBESTILLINGER MED PROFIL	FOR GJESTEBESTILLINGER UTEN PROFIL
Når tillatt/Hvordan aktiveres	Alltid tillatt så lenge det er opprettet en profil for gjesten.	Administrator i virksomheten må aktivere innstillingen Tillat at ansatte kan bestille for gjest (finnes under Generelt i Program innstillinger). Når dette er aktivert, kan alle ansatte i virksomheten bestille reiser for gjester.
Profil/Policy	Gjestens profil må være opprettet og tilknyttet virksomhetens reisepolicy før det kan bestilles reise. Alle bestillinger for denne gjesten vil følge gjeldende reisepolicy. Gjestens profil kan brukes til fremtidige bestillinger.	Det er ikke nødvendig å opprette en gjesteprofil. Standard reisepolicy for virksomheten til personen som bestiller reisen, vil gjelde.
Hvem kan bestille	Bare administrator i virksomheten eller Spotnana-agent kan bestille reisen og opprette profilen.	Alle brukere med tilgang til det nettbaserte bestillingsverktøyet kan bestille reiser for gjester uten profil (forutsatt at administrator har aktivert denne muligheten).
Juridisk enhet	Gjestens profil må være tilknyttet en juridisk enhet i virksomheten.	Gjest blir automatisk tilknyttet den juridiske enheten som personen som bestiller reisen tilhører.
Kontakt-e-post og bekreftelser	Gjestens profil må ha en e-postadresse som ikke bruker virksomhetens domene (for eksempel gmail.com, yahoo.com eller hotmail.com). Bekreftelse på reisen sendes til denne e-posten.	Kontaktinformasjon, inkludert e-post, legges inn ved utsjekk av den som bestiller reisen. Gjest får tilsendt bekreftelse på e-post. Den som bestiller, får også en bekreftelse (med mindre bestillingen gjøres via en annen brukers profil).
Betaling	Den som bestiller reisen må velge eller legge til en gyldig betalingsmåte for gjesten. Dette er kun nødvendig første gang profilen brukes.	Bestiller bruker sine tilgjengelige betalingsmåter for å betale reisen. Alle betalingsalternativer som bestilleren har tilgang til, kan benyttes.
Duty of Care/Analyserapporter	Bestillingen vil vises i Duty of Care og analyserapporter som «Gjest (Profil)».	Bestillingen vil vises i Duty of Care og analyserapporter som «Gjest (Ingen profil)».
Innlogging i bestillingsverktøyet	Gjest vil ikke kunne logge inn i det nettbaserte bestillingsverktøyet, og får heller ikke tilsendt invitasjon til å logge inn.	Gjest vil ikke kunne logge inn i det nettbaserte bestillingsverktøyet, og får heller ikke tilsendt invitasjon til å logge inn.
Synlighet på reisesiden	Gjest vil ha egne Reiser resultater. Bestilleren kan se alle reiser knyttet til denne gjesten.	Alle reiser for denne gjesten vil vises på Reiser siden til den som har bestilt reisen.
Fritidsreiser	Skal ikke brukes til fritidsreiser.	Skal ikke brukes til fritidsreiser.
Togbestillinger	Tillatt	Ikke tillatt

Rapportering

For å gjøre det enklere å få oversikt over bestillinger gjort for gjester uten profil, er det lagt til et nytt Persona filter, Gjest – Ingen profil, i Spotnana sine analyserapporter. Ved å velge dette filteret kan administratorer hente ut kun de bestillingene som er gjort for gjester uten profil. I tillegg er det lagt til to nye kolonner, Vertens navn og Vertens e-post, i analyserapportene. Disse feltene viser hvilken ansatt som har bestilt for hver enkelt gjest.