Cargar registros de oficinas

En este procedimiento te mostramos cómo subir la información de tus oficinas a Spotnana usando un archivo CSV. Si tienes pensado vincular a tus usuarios (viajeros) con las ubicaciones de oficina, asegúrate de haber subido (o creado) primero las definiciones de tus oficinas antes de cargar los registros de usuarios.

Sólo puedes realizar este procedimiento si tienes permisos de administrador.

1. Inicia sesión en la herramienta de reservas en línea de Spotnana.
2. Selecciona Compañía en el menú Programa . Se mostrará la página de Configuración general .
3. Despliega el menú Compañía (en la barra de navegación a la izquierda) y elige Oficinas. Se abrirá la página de Oficinas.
4. Haz clic en + Agregar y selecciona Cargar archivo CSV en el menú. Verás la ventana para Cargar archivo CSV.  
5. Descarga la plantilla usando el enlace de plantilla . Después, sigue las instrucciones que te mostramos abajo (estas mismas instrucciones también aparecen en la ventana de Cargar archivo CSV ).

Para ver el historial de cargas, haz clic en el ícono del reloj para abrir el panel lateral. Ahí podrás ver los archivos más recientes que subiste y el estado de cada carga.

Instrucciones para cargar archivos de oficinas

• Antes de importar o crear usuarios, asegúrate de que las entidades legales y oficinas correspondientes ya existan en la herramienta de reservas en línea de Spotnana.
• Si tu organización aún no tiene oficinas creadas en la herramienta de Spotnana, la plantilla estará vacía y podrás empezar a agregar filas.
• Si ya tienes una o más oficinas registradas en Spotnana para tu organización, la plantilla mostrará esos registros. Puedes agregar, editar o eliminar filas según lo necesites.
  • Si quieres eliminar alguna oficina, busca la fila correspondiente y en el campo ACTION selecciona DELETE. Cuando termines de cargar el archivo, esa oficina se eliminará de Spotnana.
  • Si necesitas editar una oficina, localiza la fila correspondiente. Haz los cambios que necesites y en el campo ACTION pon UPDATE. Al cargar el archivo, la oficina se actualizará en Spotnana.
  • Si deseas agregar una oficina nueva, añade una fila y en el campo ACTION selecciona CREATE. La oficina se agregará a Spotnana cuando completes la carga. El nombre de la oficina debe ser único (no puede repetirse con otro ya existente en Spotnana).
• Los códigos de país deben tener sólo 2 letras.
• No edites ni elimines el encabezado de columnas (la fila de arriba que indica para qué es cada columna).
• No cambies el orden de las columnas.
• No agregues columnas nuevas.
• Asegúrate de llenar todos los campos obligatorios en cada fila. Las columnas obligatorias están marcadas con un asterisco (*).
• Usa sólo caracteres alfanuméricos en tus datos. Para correos electrónicos, también puedes usar el símbolo “@” (por ejemplo: minombre234@nombreempresa.com).
• Cambia el nombre predeterminado del archivo CSV (template.csv) que vas a subir, agregando la fecha en la que realizas la carga. Esto te ayudará a identificar y resolver posibles problemas más adelante.
• Quita cualquier espacio en blanco al final de tus datos. No debe haber espacios vacíos al final de los valores.

Si tienes alguna duda, escríbenos a techsupport@spotnana.com.