Veranstaltungen (Überblick)

INHALTSVERZEICHNIS

• Veranstaltungen (Überblick)
  • Einführung
  • Voraussetzungen
  • Kommunikation und Benachrichtigungen
  • Ausnahmen und Einschränkungen
• Verwandte Themen

Einführung

Mit Veranstaltungen können Sie Teilnehmende einladen, festlegen, welche Buchungsarten zulässig sind, Reisezeiträume und -fenster bestimmen, erlaubte Zahlungsmethoden auswählen sowie Benachrichtigungen und Erinnerungen an die Teilnehmenden versenden. 

Nur Unternehmensadministratoren oder Travel Arranger können Veranstaltungen anlegen. Teilnehmende können die vom Administrator für die Veranstaltung freigegebenen Reisemöglichkeiten (Flug, Bahn, Auto, Bahn) und Unterkünfte (Hotel) buchen. 

Voraussetzungen

Wichtige Hinweise, bevor Sie Ihre erste Veranstaltung erstellen.

• Wenn Sie planen, externe Gäste (Nicht-Mitarbeitende) zu Veranstaltungen einzuladen:

  • Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens eine Richtlinie im Abschnitt Nicht-Mitarbeitende auf der Seite Richtlinien hinterlegt haben. Dies ist notwendig, damit – je nach Einstellung der Richtlinie – Genehmigungen für Buchungen außerhalb der Richtlinie durch Gäste ausgelöst werden können. Ihre Richtlinien für Gäste können Sie einsehen, indem Sie im Richtlinien Menüpunkt Programm den Abschnitt Nicht-Mitarbeitende links unter Richtlinieerweitern. Um eine neue Richtlinie für Nicht-Mitarbeitende anzulegen, klicken Sie auf Neu hinzufügen.

  • Ihr Unternehmen muss mindestens eine Zahlungsmethode hinterlegt haben, die für den Reisetyp "Firmen-Gast" oder "Alle Reisenden" freigegeben ist.". Andernfalls haben Firmen-Gäste keine Kreditkarte zur Verfügung, um Buchungen für die Veranstaltung zu bezahlen, zu der sie eingeladen wurden. Sie haben zwei Möglichkeiten: 

    • Um zu prüfen, ob bereits eine passende Zahlungsmethode vorhanden ist, wählen Sie Unternehmen im Programm Menü und anschließend Zahlungsmethoden im Zahlungsmenü links aus. Prüfen Sie dann, ob im Bereich Zentrale Zahlungsmethoden mindestens eine Zahlungsmethode beim Feld "Reisetyp" auf " Alle Reisenden oder Firmen-Gast" eingestellt ist. Achten Sie außerdem darauf, dass diese Zahlungsmethode keine Einschränkungen oder Einstellungen hat, die eine Nutzung durch Gäste verhindern könnten (z. B. wenn die juristische Einheit nicht mit der des Gastes übereinstimmt oder die erlaubten Buchungsarten nicht zu den Vorgaben der Veranstaltung passen).

    • Sollte noch keine passende Zahlungsmethode vorhanden sein, können Sie direkt in der Veranstaltung über Neue Karte hinzufügen im Menü des Bereichs Zahlungsmethode anlegen. 

Kommunikation und Benachrichtigungen

Wenn der Administrator E-Mail-Einladungen aktiviert hat, erhaltenTeilnehmende eine E-Mail-Benachrichtigung über ihre Einladung zur Veranstaltung. Andernfalls sehen sie lediglich eine neue Veranstaltungskarte auf ihrer Veranstaltungen Seite. Für jede Buchung im Rahmen der Veranstaltung erhalten die Teilnehmenden die üblichen Reisebenachrichtigungen per E-Mail. 

Wenn das Veranstaltungsdatum näher rückt und noch nicht alle Buchungen erfolgt sind, kann der Administrator zusätzliche Erinnerungseinladungen an die Teilnehmenden senden. 

Ausnahmen und Einschränkungen

• Nur Unternehmensadministratoren können Buchungen vornehmen, die von den Vorgaben der Veranstaltung abweichen (z. B. Buchungen außerhalb des festgelegten Zeitraums oder in einem nicht vorgesehenen Hotel). Um eine Buchung für eine andere Person vorzunehmen, gehen Administratoren wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Buchen Seite (nicht die Veranstaltungen Seite).
2. Wählen Sie die Person aus, für die Sie die reisebezogene Buchung vornehmen möchten.
3. Buchen Sie die Reise zur Veranstaltung und wählen Sie im Feld Reisename (auf der zweiten Checkout Seite) den passenden Veranstaltungsnamen aus. 

• Agenten, Reisende und Travel Arranger können nur Buchungen für Veranstaltungen vornehmen, die den vom Administrator festgelegten Vorgaben entsprechen.
• Agenten haben keinen Zugriff auf die Veranstaltungen Seite und können keine neuen Veranstaltungen erstellen. Um Buchungen für Teilnehmende vorzunehmen, müssen Agenten die Reisen Seite der jeweiligen Person nutzen. 
  

Verwandte Themen

• Veranstaltung erstellen und veröffentlichen (nur Administratoren)
• Reise für eine Veranstaltung buchen (Mitarbeiter/Arranger)
• Reise für eine Veranstaltung buchen (Nicht-Mitarbeiter/Gast)