Arrangementer (Overblik)

INDHOLDSFORTEGNELSE

• Arrangementer (Overblik)
  • Intoduktion
  • Forudsætninger
  • Kommunikation og beskeder
  • Tilpasninger og begrænsninger
• Relaterede emner

Intoduktion

Med arrangementer kan du invitere deltagere, vælge hvilke typer af bookinger der er tilladt, fastsætte rejseperioder og -vinduer, bestemme hvilke betalingsformer der kan bruges, samt sende beskeder og påmindelser til deltagerne.

Det er kun brugere, der er medlem af Company Admins eller Company Travel Arrangers grupperne, eller som har fået tildelt rollen Event Management Administrator, der kan oprette arrangementer. Deltagerne kan derefter booke de rejseformer (fly, tog, bil, tog) og overnatning (hotel), som disse administratorer eller rejsearrangører har godkendt til arrangementet.

Forudsætninger

Ting du bør overveje, før du opretter dit første arrangement.

• Hvis du planlægger at invitere gæster udefra (personer, der ikke er ansatte) til arrangementer:

  • Du skal sikre dig, at der er oprettet mindst én politik under fanen Ekstern medarbejder på siden Rejsepolitikker. Det er nødvendigt, så der kan oprettes godkendelser (afhængigt af, hvordan du har sat politikken op), hvis gæstedeltagere foretager bookinger, der ikke følger politikken. Du kan se dine politikker for eksterne (gæster) ved at klikke på Program i topmenuen, vælge Rejsepolitikker under Politik og derefter vælge fanen Ekstern medarbejder på siden Rejsepolitikker. Hvis du vil oprette en ny politik for eksterne, skal du klikke på Tilføj politik.

  • Din virksomhed skal have mindst én betalingsmetode, der er sat op til at kunne bruges af Rejsende-type med "CFirmagæst" eller "Alle rejsende". Ellers vil firmagæsterne ikke have et kreditkort, de kan bruge til at betale for reservationer, der er knyttet til det arrangement, du har inviteret dem til. Du har to muligheder: 

    • For at se, om du allerede har en relevant betalingsmetode, skal du vælge Program i topmenuen og derefter vælge Betalingsmetoder under Betaling og gebyrer menuen (til venstre). Sørg for, at der mindst er én betalingsmetode (på fanen  Central ), hvor Profiltype feltet er sat til enten Alle rejsende eller Firmagæst. Sørg også for, at betalingsmetoden har ingen indstillinger eller begrænsninger, der kan forhindre brug af gæstebrugere(for eksempel hvis den juridiske enhed ikke stemmer overens med gæstens, eller hvis de tilladte bookingmuligheder ikke matcher dem, der er angivet for arrangementet).

    • Hvis der ikke allerede er oprettet en relevant betalingsmetode, kan du tilføje en direkte fra arrangementet ved at vælge Tilføj et nyt kort i menuen under Betalingsmetode-sektionen. 

Kommunikation og notifikationer

Hvis administratoren eller arrangøren har slået e-mailinvitationer til, vil deltagerne modtage en e-mail, når de bliver inviteret til et arrangement. Ellers vil deltagerne kun kunne se et nyt arrangementskort på deres Arrangementer-side. Når de foretager en booking for at deltage, modtager de de sædvanlige rejsebekræftelser via e-mail. 

Deltagerne kan desuden få påmindelser fra administratoren eller arrangøren, hvis arrangementsdatoen nærmer sig, og de endnu ikke har foretaget alle nødvendige bookinger. 

Tilladelser og begrænsninger

• Det er kun virksomhedens administratorer og arrangører, der kan foretage bookinger, som ikke overholder arrangementets rammer (for eksempel hvis datoen ligger uden for den tilladte periode, eller hvis hotellet ikke er blandt de godkendte). For at booke på vegne af en deltager kan administratorer eller arrangører:

1. Gå til Book siden (ikke Arrangementer side).
2. Vælg den rejsende, du ønsker at booke arrangementrejse for.
3. Gennemfør bookingen af arrangementrejsen, og vælg det relevante arrangementsnavn i Rejsenavn feltet (på anden Betaling side). 

• TMC-agenter, rejsende og virksomhedens rejsearrangører kan kun booke arrangementer, der overholder de rammer, som administratoren har fastsat for arrangementet.
• TMC-agenter har ikke adgang til Arrangementer siden og kan ikke oprette nye arrangementer. For at booke på vegne af en deltager skal agenten bruge den rejsendes Rejser side.
  

Relaterede emner

• Opret, offentliggør og administrer et arrangement (kun for virksomhedsadministratorer og arrangører)
• Book rejse til et arrangement (medarbejder/arrangør)
• Book rejse til et arrangement (ekstern gæst)