Visió general dels esdeveniments

Índex

• Visió general dels esdeveniments
  • Presentació
  • Requisits previs
  • Comunicacions i notificacions
  • Excepcions i limitacions
• Temes relacionats

Presentació

Els esdeveniments us permeten convidar assistents, definir quins tipus de reserves estan permeses, establir dates i períodes de viatge, indicar les formes de pagament acceptades i enviar notificacions i recordatoris als participants.

Només poden crear esdeveniments els usuaris que formen part dels grups Administradors de l’empresa o Gestors de viatges de l’empresa o bé que tinguin assignat el rol de Administrador de gestió d’esdeveniments. Els assistents poden reservar els mitjans de transport (avió, tren, cotxe) i l’allotjament (hotel) que aquests administradors o gestors hagin determinat per a l’esdeveniment.

Requisits previs

Aspectes a tenir en compte abans de crear el vostre primer esdeveniment.

• Si teniu previst convidar persones externes a l’empresa (no empleats) als esdeveniments:

  • Cal que tingueu definida almenys una política a la pestanya No empleat de la pàgina de Polítiques de viatge. Això és necessari perquè, segons com configureu la política, es puguin generar aprovacions per a reserves fora de política fetes per assistents convidats. Podeu revisar les polítiques per a persones no empleades (convidats) clicant a Programa (al menú superior), seleccionant Polítiques de viatge dins de la secció Política i, a continuació, escollint la pestanya No empleat a la pàgina de Polítiques de viatge. Si voleu crear una nova política per a no empleats, feu clic a Afegeix política.

  • La vostra empresa ha de tenir, com a mínim, un mètode de pagament configurat per permetre l’ús pel tipus de viatger Traveler Type de "Cconvidat de l’empresa" o "Tots els viatgers". En cas contrari, els convidats de l’empresa no disposaran de cap targeta de crèdit per pagar les reserves vinculades a l’esdeveniment al qual els heu convidat. Disposeu de dues opcions: 

    • Per comprovar si ja teniu un mètode de pagament vàlid, aneu a Programa al menú superior i després seleccioneu Mètodes de pagament al menú de Pagaments i tarifes (a l’esquerra). Un cop dins, assegureu-vos que almenys un dels tipus de pagament (a la pestanya Central ) tingui el Tipus de perfil configurat com a Tots els viatgers o convidat de l’empresa. A més, assegureu-vos que el mètode de pagament no té cap configuració ni restricció que en pugui impedir l'ús per part d'usuaris convidats(p. ex., l'entitat jurídica no coincideix amb la de l'hoste, les modalitats de reserva permeses no coincideixen amb les especificades a l'esdeveniment, etc.).

    • Si no hi ha cap mètode de pagament disponible, podeu afegir-ne un des de l’esdeveniment mateix fent clic a Afegeix una nova targeta al menú de la secció Mètode de pagament. 

Comunicacions i notificacions

Sil’administrador o l’organitzador ha activat l’enviament d’invitacions per correu electrònic, els participants rebran un avís per correu electrònic informant-los que han estat convidats a un esdeveniment. Si no és així, només veuran una nova targeta d’esdeveniment a la seva pàgina d’Esdeveniments. Per a qualsevol reserva que facin per assistir a l’esdeveniment, rebran els correus electrònics de notificació habituals dels seus viatges. 

També poden rebre recordatoris d’invitació per part de l’administrador o l’organitzador si s’acosta la data de l’esdeveniment i encara no han completat totes les reserves necessàries. 

Excepcions i limitacions

• Només els administradors i organitzadors de l’empresa poden fer reserves que no compleixin les condicions de l’esdeveniment (com ara fer una reserva fora del període establert o en un hotel que no està especificat). Per fer una reserva en nom d’un participant, els administradors o organitzadors poden:

1. Accedir a la pàgina Reservar (no pas a la Esdeveniments pàgina).
2. Seleccioneu la persona per a qui voleu reservar el viatge relacionat amb l’esdeveniment.
3. Reserveu el viatge per a l’esdeveniment i trieu el nom de l’esdeveniment corresponent al camp Nom del viatge (a la segona Finalització de la compra pàgina). 

• Els agents TMC, els viatgers i les persones encarregades de gestionar reserves només poden fer reserves d’esdeveniments que compleixin les condicions establertes per l’administrador que ha creat l’esdeveniment.
• Els agents TMC no poden veure la pàgina d’Esdeveniments ni crear nous esdeveniments. Per fer reserves per a un assistent a un esdeveniment, els agents han d’utilitzar la pàgina de Viatges.
  

Temes relacionats

• Crear, publicar i gestionar un esdeveniment (només per a administradors i gestors de l’empresa)
• Reservar un viatge per a un esdeveniment (empleat/gestor)
• Reservar un viatge per a un esdeveniment (convidat/no empleat)