Acara (Gambaran Keseluruhan)

KANDUNGAN

• Acara (Gambaran Keseluruhan)
  • Pengenalan
  • Keperluan Asas
  • Komunikasi dan Pemberitahuan
  • Pengecualian dan Had
• Topik Berkaitan

Pengenalan

Melalui acara, anda boleh menjemput peserta, menetapkan jenis tempahan yang dibenarkan, menentukan tarikh perjalanan, memilih kaedah pembayaran yang boleh digunakan, serta menghantar pemberitahuan dan peringatan kepada para peserta. 

Hanya pengguna yang tergolong dalam kumpulan Company Admins atau Company Travel Arrangers atau yang telah diberikan peranan Event Management Administrator sahaja yang boleh mencipta acara. Peserta boleh menempah pengangkutan (kapal terbang, kereta api, kereta) dan penginapan (hotel) seperti yang telah ditetapkan oleh pentadbir atau pengatur perjalanan bagi acara tersebut. 

Keperluan Asas

Perkara yang perlu diambil kira sebelum anda mencipta acara buat kali pertama.

• Sekiranya anda bercadang untuk menjemput tetamu syarikat (bukan kakitangan) ke acara:

  • Anda perlu memastikan sekurang-kurangnya satu dasar telah ditetapkan di tab Bukan pekerja pada halaman Dasar perjalanan. Ini penting supaya kelulusan boleh dijana (bergantung kepada tetapan dasar anda) untuk sebarang tempahan di luar dasar yang dibuat oleh tetamu. Anda boleh menyemak dasar untuk bukan pekerja (tetamu) dengan klik pada Program (di menu atas), pilih Dasar perjalanan di bawah bahagian Dasar dan seterusnya pilih tab Bukan pekerja pada halaman Dasar perjalanan. Untuk menambah dasar bukan pekerja yang baharu, klik Tambah dasar.

  • Syarikat anda perlu mempunyai sekurang-kurangnya satu kaedah pembayaran yang telah ditetapkan untuk digunakan oleh Jenis Pengembara "Ctetamu syarikat" atau "Semua Pengembara". Jika tidak, tetamu syarikat tidak akan mempunyai kad kredit untuk membuat bayaran bagi tempahan yang berkaitan dengan acara yang anda jemput mereka hadiri. Anda mempunyai dua pilihan: 

    • Untuk menyemak sama ada anda sudah mempunyai kaedah pembayaran yang sesuai, pilih Program di menu atas, kemudian pilih Kaedah pembayaran dari menu Pembayaran dan yuran  (di sebelah kiri). Seterusnya, pastikan sekurang-kurangnya satu jenis pembayaran (di tab  Pusat ) mempunyai Jenis profil ditetapkan sama ada kepada Semua Pengembara atau Tetamu syarikat. Sebagai tambahan, pastikan kaedah pembayaran tidak mempunyai sebarang tetapan atau sekatan yang boleh menyebabkan ia tidak dapat digunakan oleh pengguna tetamu(contohnya, entiti undang-undang tidak sepadan dengan entiti undang-undang tetamu, atau mod tempahan yang dibenarkan tidak sama seperti yang ditetapkan untuk acara tersebut, dan sebagainya).

    • Jika tiada kaedah pembayaran yang sesuai telah ditetapkan, anda boleh menambahnya dari dalam acara dengan mengklikTambah kad baharu dari menu di bahagian Kaedah pembayaran. 

Komunikasi dan Pemberitahuan

Sekiranya pentadbir atau pengatur telah mengaktifkan jemputan melalui e-mel, para hadirin akan menerima pemberitahuan e-mel bahawa mereka telah dijemput ke acara tersebut. Jika tidak, hadirin hanya akan melihat kad acara baharu di halaman Acara. Untuk sebarang tempahan yang dibuat untuk menghadiri acara, hadirin akan menerima e-mel pemberitahuan perjalanan seperti biasa. 

Hadirin juga mungkin akan menerima jemputan peringatan daripada pentadbir atau pengatur sekiranya tarikh acara semakin hampir dan mereka masih belum membuat semua tempahan yang diperlukan. 

Pengecualian dan had

• Hanya pentadbir syarikat dan pengatur syarikat sahaja yang dibenarkan membuat tempahan yang melangkaui syarat acara (contohnya, tarikh di luar julat yang ditetapkan, atau hotel yang tidak disenaraikan). Untuk membuat tempahan bagi pihak hadirin, pentadbir atau pengatur syarikat boleh:

1. Akses ke halaman Tempah (bukan di halaman Acara halaman).
2. Pilih pelancong yang ingin ditempah perjalanan berkaitan acara untuknya.
3. Buat tempahan perjalanan berkaitan acara dan pilih nama acara yang berkaitan daripada Nama perjalanan ruangan (di halaman kedua Daftar Keluar ). 

• Ejen TMC, pelancong, dan penyelaras syarikat hanya boleh membuat tempahan acara yang mematuhi syarat yang telah ditetapkan oleh pentadbir yang mencipta acara tersebut.
• Ejen TMC tidak boleh melihat halaman Acara atau mencipta acara baru. Untuk membuat tempahan bagi peserta acara, ejen perlu menggunakan halaman Perjalanan pelancong.
  

Topik berkaitan

• Cipta, terbit, dan urus acara (khusus untuk pentadbir syarikat dan penyelaras syarikat)
• Buat tempahan perjalanan untuk acara (pekerja/penyelaras)
• Buat tempahan perjalanan untuk acara (bukan pekerja/tetamu)