建立、發布與管理活動（最新版）

建立者 Ashish Chaudhary, 修改時間星期六, 4 十月於 8:23 PM 由 Ashish Chaudhary

建立、發布與管理活動（最新版本）

只有特定角色的用戶才能建立、發布及管理活動。公司管理員和活動協調人都可以執行下列步驟中的相關操作。

建立、發布與管理活動

建立活動

請登入線上訂位工具。
點選行程，行程頁面會顯示出來。
點選建立（右上角），然後選擇從範本建立活動。此時會出現從範本建立活動的視窗。
在組織欄位會自動帶入你公司的名稱。如果你是 TMC 管理員，請選擇對應的組織。
請在行程範本欄位中選擇你想要用來建立活動的範本。這樣可以直接套用範本裡預設的設定。如果不確定該選哪一個，可以詢問你的差旅管理員。例如：如果是新進員工說明會，建議選擇需要邀請的範本。
在地點欄位輸入活動地點。
在名稱欄位輸入活動名稱，這個名稱會顯示給你邀請的參加者看。
設定活動開始日期與活動結束日期欄位，依照活動需求填寫。
設定差旅期間開始日期及差旅期間結束日期欄位。
- 開始日期應該設在活動開始前。請記得考量時差、旅程距離、轉機等因素。
- 結束日期則建議設在活動結束後。
點選進階設定，即可看到訂位類型的詳細設定。有些選項可能已經根據你選的範本預設好。這一區有兩個分頁，分別是允許的訂位類型和行程資料。
在行程資料分頁中會顯示旅客個人資料欄位（例如：成本中心），這些欄位可能由範本管理員預先填好，也可能讓你自行填寫。請注意，這裡填寫的內容只會套用在用這個範本建立的活動，不會永久更改旅客的個人資料。每個欄位都會有管理員設定的值，若無則會使用旅客個人檔案的預設值（但不會顯示在這裡）。你可以根據需要修改這些欄位，或是維持不變。
在允許的訂位類型分頁中設定這個活動可用的訂位類型（你也可以之後再設定，或針對個別旅客設定）。只有你啟用的訂位類型，參加者才會看得到。如果活動已經發布後還需要新增其他訂位類型，管理員或協調人可以再補充或直接幫旅客預訂。
針對機票：
- 若要設定允許的機票類型，請在允許的機票類型選單中勾選下列其中一種或多種：
  - 單程
  - 來回
  - 回程地點可與出發地不同－適合需要參加多場活動的旅客使用。
- 利用 + 與 - 按鈕，設定旅客可為多少位親友（例如家人）一同訂機票，請在允許同行人數欄位調整。如果這個數字不是 0，旅客訂票時就會看到新增旅客選項。旅客最多只能為這裡設定的人數一同訂票。
- 在允許的目的地機場欄位點擊並搜尋你想指定的機場。這裡可以設定活動參加者可前往的所有機場（出發地不限）。你也可以不設定這個欄位（或日後再設定）。如果留空，旅客就能訂到任一機場。
  - 開始輸入你想指定的機場名稱或代碼，系統會自動顯示相關機場供你選擇。
  - 勾選你要的機場。
  - 如要加入更多機場，請重複搜尋與勾選。
- 在建議抵達時間前與建議離開時間後的日曆與時間欄位設定旅客訂票時的建議時段。預設會依照你設定的活動日期欄位自動帶入。旅客會被提醒盡量在這個時間範圍內訂機票。
針對飯店：
- 如要開放活動訂房，請將開關設為啟用。
- 點選新增，即可設定指定的飯店。會出現飯店欄位。這裡可設定參加者可入住的所有飯店，也可以不設定。
- 開始輸入你想指定的飯店名稱，系統會自動顯示相關飯店供你選擇。
- 選擇你想要的飯店。
- 如要加入更多飯店，請再點一次新增並重複上述步驟。
針對火車
- 如要開放活動訂高鐵或火車票，請將開關設為啟用。
- 不需額外設定。
針對租車
- 如要開放活動租車，請將開關設為啟用。
- 不需額外設定。
檢查自訂欄位分頁內容。
- 你所選的行程範本可能包含自訂欄位，這些欄位的值可能已經由範本預設填好，你可以接受或修改。如果欄位沒有預設值，系統可能會要求你輸入。
- 你也可以另外新增自訂欄位。若要加自訂欄位，請點選新增，然後選擇你要的自訂欄位並填寫內容。
點選建立，活動頁面就會顯示出來。
若要輸入活動說明，請點選活動說明，就會進入活動說明頁面。
- 你可以自由編輯說明內容，支援粗體、斜體、項目符號、字體、顏色、縮排等格式，也能加入連結。完成後請點選儲存。
若要編輯特定訂位類型的付款方式，請點選付款資訊，然後在付款方式下方點擊鉛筆圖示進行編輯。更多選項說明請參考 步驟 9 於建立範本（活動與行程專用）。。完成後請點選儲存。
要開始加入旅客，請點選 + 旅客。注意：新增旅客的人會被列為該旅客的聯絡窗口，旅客有問題時可直接聯繫這個人。另外，如果你使用的是不需邀請的範本，每新增一位旅客，系統就會自動建立一個行程；如果是需邀請的範本，則可以選擇要不要發送邀請信。
- 若要新增公司員工旅客：點選 + 旅客，輸入你想邀請的員工姓名或 Email，系統會顯示符合條件的名單，選擇你要邀請的人。每位員工都需重複這個步驟。
- 若要新增非公司員工的來賓：點選 + 旅客，在搜尋欄輸入來賓的姓名或 Email，系統會顯示符合條件的名單，選擇你要邀請的人。每位來賓都需重複這個步驟。如果該來賓尚未建立個人資料，請點選建立公司來賓，並為其建立個人檔案（來賓必須有 Email、名字、姓氏與法人資訊）。部分使用者可能無法為來賓建立公司檔案。
若要修改參數：
- 在活動尚未發布前，若需更改任何設定，請選擇相關選項（如：活動參數）於修改選單中，調整好參數後點選套用。這些變更會套用到活動中的所有旅客行程（但已經個別修改且與活動解除連結，或已完成訂位的行程除外）。
- 若要針對個別旅客或行程調整參數，請勾選該旅客，選擇相關選項（如：行程參數）於頁面底部的修改選單，依需求調整。請注意，一旦你修改了某位旅客的行程參數，日後活動層級的變更將不會影響到這位旅客。
接下來：
- 如果活動行程是用不需邀請的範本，每加入一位旅客就會自動產生行程，無需另外發布活動或行程。
- 如果活動行程是用需邀請的範本，可以點選發布行程或參考為活動發布行程以瞭解更多細節。系統會詢問你是否要發送邀請給參加者。

檢視與管理現有活動

請登入線上訂位工具。
點選行程，行程頁面會顯示出來。
選擇活動分頁。
你可以依據活動名稱、日期或狀態（僅限即將舉辦的活動）進行篩選。
1. 從選單中選擇即將舉辦，即可查看即將舉辦或進行中的活動。
2. 從選單中選擇已結束，即可查看過去的活動。
3. 從選單中選擇已取消，即可查看已取消的活動。
每個已建立的活動都會以一列顯示，包含地點、日期和訂位類型。若活動中有尚未發布的行程，也可以直接在這裡發布（可選擇是否發送通知信）。
找到你想查看的活動並點擊，會進入活動詳情頁。每位旅客都會顯示：姓名、行程名稱、行程日期、差旅期間、允許的訂位類型、行程狀態、邀請狀態（僅限需邀請範本）。如果某個訂位類型旁邊是綠色圖示，代表該旅客已完成該類型的訂位。你可以依行程狀態（例如：待處理）排序。若活動為需邀請範本，也可依邀請狀態（已邀請、未邀請）排序。
你可以檢查並編輯活動參數、旅客名單或個別旅客行程的設定。
1. 更改活動參數
  1. 若要修改活動說明，請點擊後進行編輯，完成後點選儲存。
  2. 若要新增或編輯內部備註，請點擊後進行編輯，完成後點選儲存。
  3. 若要更改任何活動參數，請選擇活動參數於修改選單中，調整好參數後點選套用。這些變更會套用到活動中的所有旅客行程（但已經個別修改且與活動解除連結，或已完成訂位的行程除外）。
  4. 若要更改活動聯絡人，請選擇活動聯絡人於修改選單中，調整後點選儲存。
2. 更改旅客及其行程參數
  1. 若要針對個別旅客或行程調整參數，請勾選該旅客，於頁面底部的修改選單選擇相關參數並調整。請注意，修改後該行程會標記為已編輯，之後活動層級的變更將不會影響到這位旅客。
  2. 若要新增旅客，請點選 + 旅客，搜尋旅客並選擇姓名。若活動為需邀請範本，需點選發布行程（右上角）才會建立該旅客的活動行程；若是不需邀請範本，則會自動建立。
  3. 若要移除旅客，請點選該行程（點行程名稱），進入行程詳情頁後，選擇取消行程於操作選單中。已寄出的邀請信連結將失效。注意：若該活動已經有完成的訂位，系統會提示你取消這些訂位。
  4. 若要上傳參加者名單，請點選上傳，並參考本頁上方建立活動的說明。
  5. 若要下載目前的參加者名單，請點選下載於工具列中。

為活動發布行程（適用於可發送邀請的活動）

當你建立好需邀請的活動（例如使用需邀請的範本）後，可以預覽邀請內容並發布行程，讓參加者進行訂位。發布時可選擇是否要發送邀請信給參加者。

如果活動是用不需邀請的範本建立，加入旅客時不會發送邀請信，每新增一人就會自動建立行程。你（或代理人）可以直接點行程幫旅客訂票，或讓旅客自行訂票。

請登入線上訂位工具。
點選行程，行程頁面會顯示出來。
選擇活動分頁。
選擇即將舉辦，即可查看即將舉辦的活動（若尚未選取）。每個活動都會以一列顯示，包含地點、日期和訂位類型。
找到你想查看的活動並點擊那一列，會進入活動行程頁。
- 若要修改已發布部分行程的活動參數，請選擇活動參數於修改選單中，調整好後點選套用。
點選發布行程。
- 若要發布行程但不發送邀請信，請點選僅發布。
- 若要發布行程並同時發送邀請信，請點選發布並發送邀請。
- 若想測試邀請信內容，請在點選發布行程後，點選系統提供的連結，邀請信會寄到你的信箱。
活動發布後，仍可變更部分活動或旅客行程參數，但這些變更只會影響未來的訂位，已完成的訂位不受影響（詳情請參考 檢視與管理現有活動 章節）。你可以變更的內容例如：
- 活動／行程名稱
- 活動／行程說明
- 差旅日期（例如調整開始或結束日期）
- 付款資訊
- 允許的訂位類型
- 機票可同行人數（最多 5 位同行人同一訂位編號）
- 自訂欄位回覆（可代旅客填寫）
- 行程的個人檔案欄位（如成本中心、法人資訊等）
- 新增旅客
- 移除尚未訂位的旅客。

檢視活動報表

你可以查看活動的詳細統計數據。

請登入線上訂位工具。
點選行程，行程頁面會顯示出來。
選擇活動分頁。
選擇即將舉辦，即可查看即將舉辦的活動（若尚未選取）。也可檢視已結束活動的報表。
找到你想查看報表的活動並點擊那一列，會進入活動頁面。

點選報表，即可查看該活動的統計資料。

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建立活動

檢視與管理現有活動

為活動發布行程（適用於可發送邀請的活動）

檢視活動報表

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