การจองสำหรับแขก - ภาพรวม
Spotnana Online Booking Tool ช่วยให้ท่านสามารถจองตั๋วเครื่องบิน โรงแรม รถเช่า และในบางกรณี รถไฟ สำหรับแขกที่ไม่ได้เป็นพนักงานของบริษัทได้ ไม่ว่าจะเป็นผู้สมัครงาน ผู้รับเหมา หรือบุคคลภายนอกที่ต้องเดินทางกับบริษัท ท่านสามารถเลือกสร้างโปรไฟล์แขกในระบบ หรือจะจองโดยไม่ต้องสร้างโปรไฟล์ก็ได้ ตารางด้านล่างนี้จะอธิบายข้อแตกต่างระหว่างแต่ละวิธี พร้อมข้อดีและข้อจำกัด เพื่อช่วยให้ท่านตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่าจะสร้างโปรไฟล์ให้แขกหรือไม่
| หัวข้อ | สำหรับการจองแขกที่มีโปรไฟล์ | สำหรับการจองแขกที่ไม่มีโปรไฟล์ |
|---|---|---|
| เงื่อนไขการใช้งาน/วิธีเปิดใช้งาน | สามารถจองได้ตลอดเวลา หากได้สร้างโปรไฟล์แขกไว้แล้ว | ผู้ดูแลระบบของบริษัทต้องเปิดใช้งาน Allow employee to book for guest การตั้งค่านี้ (อยู่ในเมนู General ใน Program settings) เมื่อเปิดใช้งานแล้ว พนักงานทุกคนในบริษัทจะสามารถจองการเดินทางให้แขกได้ |
| โปรไฟล์/นโยบาย | ต้องสร้างโปรไฟล์แขกและผูกกับนโยบายของบริษัทก่อนจึงจะจองการเดินทางได้ การจองทั้งหมดจะเป็นไปตามนโยบายการเดินทางที่กำหนด โปรไฟล์แขกที่สร้างไว้แล้ว สามารถนำมาใช้จองครั้งถัดไปได้ | ไม่จำเป็นต้องมีโปรไฟล์แขก ระบบจะใช้นโยบายการเดินทาง “ค่าเริ่มต้น” ของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับผู้จองให้แขกโดยอัตโนมัติ |
| ใครสามารถจองได้ | เฉพาะผู้ดูแลระบบบริษัทหรือเจ้าหน้าที่ Spotnana เท่านั้นที่สามารถจองหรือสร้างโปรไฟล์แขกได้ | บัญชีใดก็ตามที่มีสิทธิ์เข้าถึง Online Booking Tool สามารถจองให้แขกที่ไม่มีโปรไฟล์ได้ (หากผู้ดูแลระบบบริษัทเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้แล้ว) |
| หน่วยงานนิติบุคคล | โปรไฟล์แขกต้องผูกกับหน่วยงานนิติบุคคลภายในบริษัทของท่าน | แขกจะถูกกำหนดให้อยู่กับหน่วยงานนิติบุคคลเดียวกับผู้ที่ทำการจองโดยอัตโนมัติ |
| อีเมลติดต่อและการยืนยันการจอง | โปรไฟล์แขกต้องมีอีเมลที่ไม่ใช่โดเมนของบริษัท (เช่น gmail.com, yahoo.com, hotmail.com) แขกจะได้รับอีเมลยืนยันการจองที่อีเมลนี้ | ผู้จองจะกรอกข้อมูลติดต่อรวมถึงอีเมลของแขกในขั้นตอนชำระเงิน แขกจะได้รับอีเมลยืนยันการจอง และผู้จองก็จะได้รับอีเมลยืนยันเช่นกัน (ยกเว้นกรณีจองผ่านโปรไฟล์ของผู้ใช้อื่น) |
| การชำระเงิน | ผู้จองต้องเลือกหรือเพิ่มวิธีชำระเงินที่ถูกต้องสำหรับแขก โดยต้องดำเนินการนี้เพียงครั้งแรกที่ใช้โปรไฟล์เท่านั้น | ผู้จองจะใช้วิธีชำระเงินที่ตนเองมีสิทธิ์ในการชำระค่าการจองได้ ทุกวิธีที่มีในระบบถือว่าใช้ได้ทั้งหมด |
| การดูแลความปลอดภัย/รายงานวิเคราะห์ | การจองจะแสดงในรายงาน Duty of Care และ Analytics เป็น “Guest (Profile)” | การจองจะแสดงในรายงาน Duty of Care และ Analytics เป็น “Guest (No Profile)” |
| การเข้าสู่ระบบ Online Booking Tool | แขกจะไม่สามารถเข้าสู่ระบบ Online Booking Tool และจะไม่ได้รับอีเมลเชิญให้เข้าสู่ระบบ | แขกจะไม่สามารถเข้าสู่ระบบ Online Booking Tool และจะไม่ได้รับอีเมลเชิญให้เข้าสู่ระบบ |
| การแสดงผลในหน้าการเดินทาง (Trips) | แขกจะมีหน้ารายการ Trips เป็นของตนเอง ผู้จองสามารถดูทริปทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับแขกนี้ได้ | ทริปทั้งหมดของแขกจะปรากฏในหน้า Trips ของผู้ที่ทำการจอง |
| การเดินทางเพื่อพักผ่อนส่วนตัว | ไม่ควรใช้สำหรับการเดินทางส่วนตัว | ไม่ควรใช้สำหรับการเดินทางส่วนตัว |
| การจองรถไฟ | สามารถจองได้ | ไม่สามารถจองได้ |
การรายงาน
เพื่อให้สามารถตรวจสอบการจองสำหรับแขกที่ไม่มีโปรไฟล์ได้ง่ายขึ้น มีตัวเลือกฟิลเตอร์ใหม่ในรายงานวิเคราะห์ของ Spotnana คือ Persona โดยเลือกตัวกรอง Guest – No Profileผู้ดูแลระบบจะสามารถดูเฉพาะการจองที่ทำให้แขกที่ไม่มีโปรไฟล์ได้ นอกจากนี้ยังมีคอลัมน์ใหม่สองรายการคือ Host name และ Host emailเพื่อให้ทราบว่าแต่ละการจองนั้นพนักงานคนใดเป็นผู้ดำเนินการ
บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่?
เยี่ยมเลย!
ขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของคุณ
ขออภัยที่เราช่วยเหลือไม่ได้!
ขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของคุณ
ส่งข้อเสนอแนะแล้ว
เราขอขอบคุณในความพยายามของคุณ และจะพยายามแก้ไขบทความดังกล่าว