Händelser (översikt)

Skapad av Ashish Chaudhary, Ändrad den Sön, 5 okt. vid 2:28 F.M. efter Ashish Chaudhary

Evenemang (översikt)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Evenemang (översikt)
Relaterade ämnen

Introduktion

Med evenemang kan du bjuda in deltagare, ange vilka typer av bokningar som är tillåtna, bestämma reseperiod och tidsfönster, välja vilka betalningsmetoder som kan användas samt skicka aviseringar och påminnelser till deltagarna.

Det är endast företagsadministratörer eller resebokare som kan skapa evenemang. Deltagarna kan boka de färdsätt (flyg, tåg, bil) och det boende (hotell) som administratören har valt för evenemanget.

Förutsättningar

Saker att tänka på innan du skapar ditt första evenemang.

Om du planerar att bjuda in gäster utanför företaget (icke-anställda) till evenemang:
- Du behöver ha minst en policy definierad i avsnittet Icke-anställd på sidan Policyer . Detta krävs för att det ska kunna skapas godkännanden för bokningar utanför policyn, beroende på hur du ställer in policyn. Du kan granska dina policyer för icke-anställda (gäster) genom att välja Policyer i menyn Program och sedan expandera avsnittet Icke-anställd på vänster sida under Policy. För att skapa en ny policy för icke-anställda, klicka på Lägg till ny.
- Ditt företag måste ha minst en betalningsmetod som är inställd på att kunna användas av Resenärstypen "Företagsgäst" eller "Alla resenärer". I annat fall kommer företagsgäster inte att ha något kreditkort att använda för bokningar som hör till evenemanget de är inbjudna till. Du har två alternativ:
  - För att kontrollera om du redan har en lämplig betalningsmetod, välj Företag i menyn Program och välj sedan Betalningsmetoder i menyn Betalning (till vänster). Kontrollera sedan att minst en betalningstyp (under avsnittet Centrala betalningsmetoder ) har fältet Resenärstyp satt till antingen Alla resenärer eller Företagsgäst. Se också till att betalningsmetoden inte har några inställningar eller begränsningar som gör att den inte kan användas av gästanvändare (till exempel om juridisk enhet inte stämmer överens med gästens, eller om de bokningsalternativ som är tillåtna inte matchar de som anges i evenemanget).
  - Om det inte redan finns någon lämplig betalningsmetod kan du lägga till en direkt i evenemanget genom att klicka på Lägg till nytt kort i menyn under Betalningsmetod .

Kommunikation och aviseringar

Om administratören har aktiverat e-postinbjudningar fårdeltagarna e-postmeddelanden om att de har blivit inbjudna till ett evenemang. Annars ser deltagarna bara ett nytt evenemangskort på sin Evenemang sida. För alla bokningar som görs till evenemanget får deltagarna de vanliga e-postaviseringarna om resa.

Deltagare kan också få påminnelser från administratören om evenemangsdatumet närmar sig och de ännu inte har gjort alla nödvändiga bokningar.

Undantag och begränsningar

Endast företagsadministratörer kan göra bokningar som avviker från evenemangets begränsningar (till exempel datum utanför angiven period eller hotell som inte är angivna). För att boka åt en deltagare gör administratören så här:

Gå till sidan Boka (inte sidan Evenemang ).
Välj den resenär du vill boka evenemangsresa åt.
Gör bokningen för evenemangsresan och välj aktuellt evenemangsnamn i fältet Resans namn (på andra sidan Slutför bokning ).

Handläggare, resenärer och bokare kan bara boka evenemang enligt de regler som administratören har satt upp för evenemanget.
Handläggare kan inte se sidan Evenemang eller skapa nya evenemang. För att boka åt en evenemangsdeltagare måste handläggare använda resenärens Resor sida.