TMC-gebyrer for reiser, transaksjoner, tilleggstjenester og agentkontakt

Gebyrene for reise, transaksjon, tilleggstjenester og agentkontakt er beløp som Spotnana eller TMC tar for de tjenestene som tilbys (for eksempel hjelp med bestilling, tilgang til kundestøtte, støtte for ulike betalingsmetoder osv.). Disse gebyrene beregnes som regel per reise, per transaksjon eller per kontakt med agent (i noen tilfeller kan flere gebyrer gjelde samtidig).

Uttrykket TMC-gebyr brukes gjennomgående i denne veiledningen for å omtale alle gebyrer en TMC kan kreve for transaksjoner, reiser, agentkontakt eller tilleggstjenester. 

INNHOLDSFORTEGNELSE

• TMC-gebyrer for reiser, transaksjoner, tilleggstjenester og agentkontakt
  • Oversikt over TMC-gebyrer
  • Administratorer for bedriften
    • Se innstillinger for TMC-gebyrer og angi betalingsmetoder
  • TMC-administratorer
    • Angi gebyrer for hele TMC-en
    • Angi gebyrer per bedrift/organisasjon
    • Tillat at agenter kan frafalle et TMC-gebyr

Oversikt over TMC-gebyrer

Administratorer og reiseansvarlige kan velge en egen betalingsmetode for reisegebyrer og bestemme om reisende skal se gebyret på Betalingssiden , Reiser , og i e-postbekreftelser. TMC-administratorer kan i tillegg fastsette selve TMC-gebyrene som skal belastes. 

Administratorer for bedriften

Administratorer for bedriften kan: 

• velge betalingsmetode for alle TMC-gebyrer
• se hvilke gebyrer TMC tar for reiser, transaksjoner, agentkontakt og tilleggstjenester
• bestemme om TMC-gebyrer skal vises for den reisende ved betaling

Se innstillinger for TMC-gebyrer og angi betalingsmetoder

Ikke alle TMC-er tar gebyr for transaksjoner, agentkontakt eller tilleggstjenester.

Følg trinnene under for å velge betalingsmetode for TMC-gebyrer og bestemme om disse skal vises for reisende. 

1. Logg inn i Online Booking Tool. 
2. Velg Bedrift i Program menyen. Innstillinger siden vises nå.
3. Velg TMC-gebyr i Betaling seksjonen til venstre. TMC-gebyr siden åpnes.
4. Gå til fanen Betalingsmetode . 
5. Utvid seksjonen Standardinnstillinger .
6. Angi Betalingsmetode feltet. Dette bestemmer hvilken betalingsmetode som skal brukes for alle TMC-gebyrer. Du kan velge mellom:
   • Samme som brukt ved bestilling - Bruk samme kort som den reisende valgte ved bestilling. 
   • Sentralt firmakort - Bruk bedriftens sentrale kort. Du må da velge hvilket firmakort som skal benyttes.
   • Forsinket fakturering (administratorer kan ikke velge dette) – TMC-gebyret faktureres til kunden med jevne mellomrom. Betalingsbetingelsene (Netto 30, Netto 60) følger kontrakten med kunden.
7. Angi Vis TMC-gebyr for reisende feltet. Dette avgjør om TMC-gebyrer skal vises for reisende og bestillere på Betalingssiden og Reiser sidene, i e-postbekreftelser og på fakturaer/kvitteringer.
8. Hvis du ønsker ulike betalingsmetoder for TMC-gebyrer per juridisk enhet, utvid seksjonen Egendefinerte innstillinger for juridiske enheter . Her kan du angi hvilken betalingsmetode som skal brukes og om TMC-gebyret skal være synlig for reisende (på samme måte som beskrevet over, men disse innstillingene gjelder kun for den aktuelle juridiske enheten). 
   • For å legge til innstillinger for en juridisk enhet, klikk Legg til og angi deretter betalingsmetode og synlighet for reisende som beskrevet over.
   • Du kan også redigere eller slette slike innstillinger via menyen til høyre. 

9. For å se reglene for TMC-gebyrer, velg fanen Prismodell . Det kan være egne seksjoner for hver type TMC-gebyr (for eksempel reise, transaksjon, tilleggstjenester) avhengig av hvordan TMC har satt opp gebyrene. 

   • Du kan kun se (ikke endre) disse innstillingene ved å klikke Vis i aktuell rad (for eksempel Reisegebyr). For hver regel vises et Regelnavn, en liste med Variabler (betingelser som må være oppfylt for at gebyret skal gjelde), og beløpet som kreves for Standard og VIP reisende. 
   • Du kan også se hvordan gebyrene beregnes ved å klikke Vis i raden Gebyroppsett . Gebyroppsett siden åpnes. Her kan du se om dynamisk innkreving av reisegebyr (dvs. ulike gebyrer basert på bestillingstype, definerte regler, relevans) og/eller agentgebyrer er aktivert for din bedrift. 

TMC-administratorer

TMC-administratorer kan sette opp gebyrer for reise, transaksjon, tilleggstjenester og agentkontakt for sine kunder. 

Du kan også angi gebyrer for reise, transaksjon, tilleggstjenester og agentkontakt per organisasjon/bedrift. Hvis du lager egne gebyrregler for en bedrift, vil kun disse reglene gjelde for denne bedriftens reisende, og eventuelle generelle TMC-regler vil ikke gjelde. For å sette egne regler per bedrift, se avsnittet Angi gebyrer per organisasjon på denne siden.

Angi gebyrer for hele TMC-en

Følg trinnene under for å sette opp gebyrer på TMC-nivå. Du kan velge hvordan gebyrene skal beregnes – per reise, per transaksjon, per agentkontakt, eller en kombinasjon. Det er også mulig å ta betalt for tilleggstjenester (for eksempel virtuelle kort). 

• Logg inn i Online Booking Tool. 

• Velg TMC-innstillinger i Program menyen. Generelle innstillinger vises.

• Velg TMC-gebyr i Innstillinger seksjonen til venstre. TMC-gebyr siden åpnes.

• Klikk Velg plan for å angi hvilken gebyrstruktur du ønsker å bruke (denne lenken vises kun hvis du ikke allerede har satt opp TMC-gebyrregler). Alternativene for Velg plan vil vises.

• Du kan velge ett av følgende alternativer, avhengig av hvordan du ønsker å ta betalt:

  • Reisenivå - Gebyret belastes én gang per reise. Ekstra bestillinger og endringer utløser normalt ikke nytt gebyr (med mindre du setter ulike gebyrer for ulike bestillingstyper).

  • Transaksjonsnivå - Gebyret belastes for hver transaksjon. Du kan velge hvilke transaksjonstyper som skal utløse gebyr. Eksempler på transaksjoner er endring av bestilling, tillegg av ekstratjenester eller kansellering.

  • Reise- og transaksjonsnivå - Gebyret belastes både per reise og per transaksjon. Du kan velge hvilke transaksjonstyper som skal utløse gebyr. Eksempler på transaksjoner er endring av bestilling, tillegg av ekstratjenester eller kansellering.

• Videre fremgangsmåte vil variere etter hvilken gebyrplan du har valgt:

  • Hvis du har valgt Reisenivå gebyrer: 

    • For å angi gebyrbeløpet for reise, klikk Konfigurer i raden Reisegebyr . Standard regelen vises. 

    • Skriv inn gebyrbeløpet som skal kreves for Standard og VIP reisende. Husk å velge riktig valutakode. Hvis agentgebyr er aktivert, kan du også angi agentgebyr for Standard og VIP.

    • Klikk Bekreft. 

    • For å legge til flere oppsett, klikk Legg til oppsett. Konfigurer regel siden åpnes. Hver regel kan ha egne betingelser for når gebyret skal gjelde.   

    • Skriv inn et navn på regelen i feltet Regelnavn . Velg et navn som gjør det enkelt å huske hvilke situasjoner regelen gjelder for. 

    • Skriv inn gebyrbeløpet som skal kreves for Standard og VIP reisende. Husk å velge riktig valutakode. Hvis agentgebyr er aktivert, kan du også angi agentgebyr for Standard og VIP.

    • Bruk feltene i seksjonen Angi regelbetingelser for å bestemme hvilke betingelser som må være oppfylt for at gebyret skal gjelde. For eksempel: Hvis bestillingstype = Tog. For å legge til flere betingelser, klikk Legg til betingelse. Alle betingelser må være oppfylt for at gebyret skal gjelde.

    • Klikk Bekreft når du er ferdig. 

  • Hvis du har valgt Transaksjonsnivå gebyrer: 

    • For å angi gebyrbeløpet for transaksjon, klikk Konfigurer i raden Transaksjonsgebyr . Transaksjonsgebyr siden åpnes. Det finnes ingen standardregel for transaksjonsgebyrer.

    • For å legge til flere oppsett, klikk Legg til oppsett. Konfigurer regel siden åpnes. Hver regel kan ha egne betingelser for når gebyret skal gjelde.   

    • Skriv inn et navn på regelen i feltet Regelnavn . Velg et navn som gjør det enkelt å huske hvilke situasjoner regelen gjelder for. 

    • Skriv inn gebyrbeløpet som skal kreves for Standard og VIP reisende. Husk å velge riktig valutakode. Hvis agentgebyr er aktivert, kan du også angi agentgebyr for Standard og VIP.

    • Obs: Hvis du skal ta gebyr for agentkontakt som ikke fører til at en bestilling opprettes eller endres på Spotnana-plattformen, må du opprette en regel hvor Transaksjonstype er satt til Agentkontakt. 

    • Bruk feltene i seksjonen Angi regelbetingelser for å bestemme hvilke betingelser som må være oppfylt for at gebyret skal gjelde. For eksempel: Hvis transaksjon = Endring. For å legge til flere betingelser, klikk Legg til betingelse. Alle betingelser må være oppfylt for at gebyret skal gjelde.

    • Klikk Bekreft når du er ferdig. 

  • Hvis du har valgt Reise- og transaksjonsnivå gebyrer: 

    • For å angi gebyrbeløpet for reise, klikk Konfigurer i raden Reisegebyr . Standard regelen vises. 

    • Skriv inn gebyrbeløpet som skal kreves for Standard og VIP reisende. Husk å velge riktig valutakode. Hvis agentgebyr er aktivert, kan du også angi agentgebyr for Standard og VIP. 

    • Klikk Bekreft. 

    • For å legge til flere reisegebyroppsett, klikk Legg til oppsett. Konfigurer regel siden åpnes. Hver regel kan ha egne betingelser for når gebyret skal gjelde.   

      • Skriv inn et navn på regelen i feltet Regelnavn . Velg et navn som gjør det enkelt å huske hvilke situasjoner regelen gjelder for. 

      • Skriv inn gebyrbeløpet som skal kreves for Standard og VIP reisende. Husk å velge riktig valutakode. Hvis agentgebyr er aktivert, kan du også angi agentgebyr for Standard og VIP.

      • Bruk feltene i seksjonen Angi regelbetingelser for å bestemme hvilke betingelser som må være oppfylt for at gebyret skal gjelde. For eksempel: Hvis bestillingstype = Fly. For å legge til flere betingelser, klikk Legg til betingelse. Alle betingelser må være oppfylt for at gebyret skal gjelde.

      • Klikk Bekreft når du er ferdig. 

    • For å angi gebyrbeløpet for transaksjon, klikk Konfigurer i raden Transaksjonsgebyr (du må kanskje gå tilbake til fanen Prismodell ). Transaksjonsgebyr siden åpnes. Det finnes ingen standardregel for transaksjonsgebyrer.

    • For å legge til flere oppsett, klikk Legg til oppsett. Konfigurer regel siden åpnes. Hver regel kan ha egne betingelser for når gebyret skal gjelde.   

    • Skriv inn et navn på regelen i feltet Regelnavn . Velg et navn som gjør det enkelt å huske hvilke situasjoner regelen gjelder for. 

    • Skriv inn gebyrbeløpet som skal kreves for Standard og VIP reisende. Husk å velge riktig valutakode. Hvis agentgebyr er aktivert, kan du også angi agentgebyr for Standard og VIP.

    • Obs: Hvis du skal ta gebyr for agentkontakt som ikke fører til at en bestilling opprettes eller endres på Spotnana-plattformen, må du opprette en regel hvor Transaksjonstype er satt til Agentkontakt.

    • Bruk feltene i seksjonen Angi regelbetingelser for å bestemme hvilke betingelser som må være oppfylt for at gebyret skal gjelde. For eksempel: Hvis transaksjon = Endring. For å legge til flere betingelser, klikk Legg til betingelse. Alle betingelser må være oppfylt for at gebyret skal gjelde.

    • Klikk Bekreft når du er ferdig. 

• Når du har satt opp reglene, kan du endre rekkefølgen ved å dra dem til ønsket plassering i listen. Reglene vurderes i den rekkefølgen de står. Gebyret vil bli belastet etter den første regelen der alle betingelser er oppfylt. Hvis ingen regel passer, brukes gebyret fra standardregelen. 

• Hvis du har valgt Reisenivå eller Reise- og transaksjonsnivå gebyrer, klikk Konfigurer i raden Gebyroppsett . Gebyroppsett siden åpnes. 

  • Feltet Dynamisk innkreving av reisegebyr lar deg bestemme hvordan reisegebyret skal beregnes. Hvis du ønsker ett fast reisegebyr uansett bestillingstype (for eksempel fly, hotell, tog), lar du dette feltet være av. Hvis du vil ha ulike gebyrer for ulike bestillingstyper (for eksempel 100 kr for hotell, 200 kr for fly) eller ta gebyr for agentkontakt, aktiverer du dette feltet. Hvis det er aktivert, sørger systemet for at den reisende aldri betaler mer enn maksimalt reisegebyr, uansett rekkefølge på bestillingene. Hvis du har satt opp regler på transaksjonsnivå, vil transaksjonsgebyrer likevel bli belastet for hver transaksjon der det finnes regler. 
    Eksempel:Dersom gebyrplanen er satt til Reise og transaksjon og: 
    Regler på reisenivå er:
    - for reiser med kun hotell, er reisegebyret 100 kr, og med agenthjelp 300 kr
    - for reiser med fly, er reisegebyret 200 kr og med agenthjelp 500 kr
    Regler på transaksjonsnivå er:
    - hvis agenten gjør en endring, er gebyret for agentassistert endring 90 kr.
    Da vil maksimalt reisegebyr være 500 kr. Men hvis agenten gjør tre endringer, belastes 90 kr for hver endring.

  • For å kunne sette gebyrer for agentkontakt i TMC-reglene, må du aktivere valget Krev agentgebyr (og også aktivere Dynamisk innkreving av reisegebyr ).  

  • Klikk Lagre når du er ferdig. 

• For å sette gebyr for tilleggstjenester, klikk Konfigurer i raden Gebyret for tilleggstjenester . Gebyret for tilleggstjenester siden åpnes.

• Klikk Legg til oppsett. Konfigurer regel siden åpnes. Hver regel kan ha egne betingelser for når gebyret for tilleggstjenester skal gjelde.   

• Skriv inn et navn på regelen i feltet Regelnavn . Velg et navn som gjør det enkelt å huske hvilke situasjoner regelen gjelder for. 

• Velg hvilken tilleggstjeneste gebyret skal gjelde for (per nå gjelder dette kun Virtuell betaling).

• Skriv inn gebyrbeløpet for tilleggstjenesten i feltet Gebyr for virtuell betaling og velg riktig valutakode. Det finnes ingen standardregel for transaksjonsgebyrer.

• Bruk feltene i seksjonen Angi regelbetingelser for å bestemme hvilke betingelser som må være oppfylt for at gebyret skal gjelde. For eksempel: Hvis bestillingstype = Hotell. For å legge til flere betingelser, klikk Legg til betingelse. Alle betingelser må være oppfylt for at gebyret skal gjelde.

• Klikk Bekreft når du er ferdig. 

Angi gebyrer per bedrift/organisasjon

Følg trinnene under for å angi egne gebyrinnstillinger og betalingsmetoder for en bedrift. 

1. Logg inn i Online Booking Tool. 

2. Velg Bedrift i Program menyen. Innstillinger siden vises.

3. Velg TMC-gebyr i Betaling seksjonen til venstre. TMC-gebyr siden åpnes.

4. Klikk Velg plan for å angi hvilken gebyrstruktur du ønsker å bruke (du må kanskje velge fanen Prismodell ). Alternativene for Velg plan vil vises (hvis det allerede er valgt en prismodell på TMC-nivå, vil denne vises her, men du kan endre den for bedriften). Prosessen for å velge prismodell og angi betingelser for ulike gebyrer er den samme for TMC-regler og bedriftsspesifikke regler. Du kan derfor følge samme fremgangsmåte som beskrevet i avsnittet Angi gebyrer for hele TMC-en på denne siden, fra og med trinn 5 for å sette opp bedriftens egne gebyrer. 

   • Obs: Hvis du lager egne gebyrregler for en bedrift, vil kun disse reglene gjelde for denne bedriften, og eventuelle generelle TMC-regler vil ikke gjelde.

5. Gå til fanen Betalingsmetode . 

6. Utvid seksjonen Standardinnstillinger .

7. Angi Betalingsmetode feltet. Dette avgjør hvilken betalingsmetode som skal brukes for TMC-gebyrer. Du kan velge mellom:

   • Samme som brukt ved bestilling - Bruk samme kort som den reisende valgte ved bestilling. 

   • Sentralt firmakort - Bruk bedriftens sentrale kort. Du må da velge hvilket firmakort som skal benyttes.

   • Forsinket fakturering - TMC-gebyrene faktureres til kunden med jevne mellomrom. Betalingsbetingelsene (Netto 30, Netto 60) følger kontrakten med kunden.

8. Angi Vis TMC-gebyr for reisende feltet. Dette avgjør om TMC-gebyrene skal vises for reisende og bestillere på Betalingssiden og Reiser sidene og i e-postbekreftelser. TMC-gebyrene vil fortsatt vises i betalingsdetaljene på fakturaen og på samlet reiseplan.

9. Hvis du ønsker ulike betalingsmetoder for TMC-gebyrer per juridisk enhet, utvid seksjonen Egendefinerte innstillinger for juridiske enheter . Her kan du angi hvilken betalingsmetode som skal brukes og om TMC-gebyret skal være synlig for reisende (på samme måte som beskrevet over, men disse innstillingene gjelder kun for den aktuelle juridiske enheten). 

   • For å legge til innstillinger for en juridisk enhet, klikk Legg til og angi deretter betalingsmetode og synlighet som beskrevet over.

   • Du kan også redigere eller slette slike innstillinger via menyen til høyre. 

   • Klikk Lagre når du er ferdig.

Tillat at agenter kan frafalle et TMC-gebyr

Hvis du ønsker at agenter skal kunne frafalle (ikke belaste) TMC-gebyrer (unntatt gebyrer for tilleggstjenester), må du aktivere valget Frafall av gebyr i TMC-innstillingene. Når dette er aktivert, kan agentene selv velge å frafalle enkelte TMC-gebyrer. 

Gebyrene for tilleggstjenester kan ikke frafalles. 

1. Logg inn i OBT. 
2. Velg TMC-innstilling i Program menyen. 
3. Velg TMC-gebyr under Innstillinger i venstremenyen. TMC-gebyr siden åpnes.
4. Bla ned til seksjonen Tilleggsoppsett og finn raden Frafall av gebyr . 
5. Klikk Konfigurer i den raden. Frafall av gebyr siden åpnes. 
6. For å la agentene kunne frafalle TMC-gebyrer, aktiver bryteren Frafall av gebyr oppe til høyre. Denne innstillingen gjelder for hele TMC-en og alle tilhørende organisasjoner.
7. Du kan også lage egne årsaker til at agenten frafaller gebyret. Hvis du oppretter slike årsaker, må agenten velge en av dem (eller skrive inn en forklaring under Annet) når et TMC-gebyr frafalles. Følg stegene under for å legge til årsaker for frafall av gebyr: 
   • Klikk Legg til. Dialogen Konfigurer frafall av gebyr vises.
   • Skriv inn beskrivelse og kode for årsaken. 
   • Klikk Bekreft. Klikk Legg til for å opprette flere årsakskoder om ønskelig. 

Alle frafalte gebyrer og årsakskoder (hvis du oppretter dem) vil være tilgjengelig i rapporteringen.