Cipta, terbit dan urus acara

Hanya pengguna dengan peranan dan kumpulan tertentu sahaja yang boleh mencipta, menerbit dan mengurus acara. Pengguna yang merupakan ahli kumpulan Company Admins, Company Arrangers, atau TMC Admins akan dapat melaksanakan tugasan seperti yang diterangkan dalam prosedur di bawah. 

KANDUNGAN

• Cipta, terbit dan urus acara
  • Cipta acara baharu
  • Lihat dan urus acara yang sedia ada
  • Terbitkan perjalanan untuk acara (bagi acara yang membenarkan jemputan)
  • Lihat laporan untuk sesuatu acara
  • Topik berkaitan

Cipta acara baharu

1. Log masuk ke Alat Tempahan Dalam Talian. 

2. Klik Trips. Paparan Laman Trips akan dipaparkan. 

3. Klik Create(kanan atas) dan pilihEvent from template dari menu. Jika pentadbir membenarkan penciptaan acara tanpa templat, anda juga boleh pilih Event daripada menu Create (anda masih boleh memilih templat kemudian, jika perlu). Kotak dialog Create event from template (atau Create Event) akan dipaparkan.

4. Ruang Organization akan dipratetap dengan nama syarikat anda. Jika anda pentadbir TMC, sila pilih organisasi yang berkaitan.

5. Pilih templat yang ingin digunakan untuk acara anda daripada senarai Template ruangan ini. Dengan cara ini, anda boleh mewarisi sebarang nilai pratetap daripada templat yang anda pilih. Jika anda tidak pasti templat mana yang sesuai, sila rujuk kepada pengurus perjalanan anda. Sebagai contoh, untuk Pengenalan Pekerja Baharu, anda mungkin ingin menggunakan templat berasaskan jemputan. 
   Nota:Bergantung pada cara pentadbir anda menyediakan sistem, anda mungkin perlu atau tidak perlu memilih templat semasa mencipta acara. 

6. Pilih sama ada acara anda akan menghantar jemputan kepada para hadirin atau tidak. 
   Nota: Perkara ini mungkin telah ditetapkan melalui templat yang anda pilih atau oleh pentadbir anda. 

7. Masukkan nama acara dalam ruangan Nama acara. Inilah nama yang akan dipaparkan kepada para jemputan anda.

8. Masukkan lokasi acara dalam ruangan Lokasi .

9. Tetapkan Tarikh mula perjalanan dan Tarikh tamat perjalanan ruangan mengikut keperluan acara. 

10. Tetapkan Tarikh mula tetingkap perjalanan dan tarikh tamat tetingkap perjalanan untuk acara ini. 

    • Tarikh mula perlu ditetapkan sebelum acara bermula. Sila ambil kira faktor seperti perbezaan waktu, jarak perjalanan dan keperluan transit.

    • Tarikh tamat pula perlu selepas acara berakhir.
      

11. Tetapkan jenis tempahan yang dibenarkan untuk acara ini di bahagian Jenis tempahan yang dibenarkan (anda juga boleh tetapkan kemudian atau mengikut setiap pengembara). SSebahagian tetapan dalam bahagian ini mungkin telah ditetapkan lebih awal bergantung pada templat yang anda pilih. Hanya jenis tempahan yang telah diaktifkan untuk acara ini sahaja yang akan dipaparkan kepada para peserta. 
    Nota: Jika anda perlukan jenis tempahan tambahan selepas acara diterbitkan, pentadbir dan penyelaras acara boleh menambah pilihan tersebut atau membuat tempahan bagi pihak pengembara. 

12. Bagi Penerbangan:

    • Untuk menetapkan jenis penerbangan yang dibenarkan, pilih satu atau lebih daripada menu Jenis penerbangan yang dibenarkan berikut:

      • Sehala

      • Pergi balik

      • Pelbagai bandar - Sesuai jika pengembara perlu ke lokasi lain sebagai sebahagian daripada perjalanan atau untuk acara lain (contohnya,lokasi ketibaan berbeza daripada lokasi berlepas)

    • Gunakan + dan -butang untuk menetapkan bilangan teman (contohnya, ahli keluarga) yang dibenarkan untuk ditempah perjalanan udara oleh seorang pengembaraTeman yang dibenarkan . Jika diaktifkan (dengan menetapkan nilai selain 0), pengembara boleh klik Tambah pengembara semasa membuat tempahan penerbangan. Pengembara hanya boleh menambah teman sehingga had maksimum yang anda tetapkan di sini. 

    • Klik pada medan Lapangan terbang destinasi yang dibenarkan dan cari lapangan terbang yang diingini. Gunakan medan ini untuk menetapkan semua lapangan terbang yang boleh ditempah oleh peserta bagi menghadiri acara (peserta boleh menempah dari mana-mana lapangan terbang asal). Anda juga boleh memilih untuk tidak menetapkan medan ini (atau tetapkan kemudian). Jika anda biarkan kosong, pengembara boleh menempah ke mana-mana lapangan terbang. 

      • Mula taip nama atau kod lapangan terbang yang ingin ditetapkan. Senarai nama lapangan terbang akan dipaparkan berdasarkan apa yang anda masukkan. 

      • Pilih kotak pilihan untuk lapangan terbang yang dikehendaki. 

      • Jika ingin menambah lapangan terbang lain, cari dan ulang langkah yang sama. 

    • Gunakan medan kalendar dan masa di bawah Cadangan tiba sebelum dan Cadangan tarikh berlepas selepas untuk menetapkan bila para peserta akan diminta menempah penerbangan mereka. Secara lalai, tarikh ini akan mengikut apa yang anda tetapkan pada bahagian Tarikh Acara . Para peserta akan digalakkan untuk menempah penerbangan dalam tempoh tarikh dan masa yang telah ditetapkan ini.

13. Bagi Hotel:]>

    • Untuk membenarkan tempahan hotel bagi acara ini, tetapkan togol kepada diaktifkan.

    • Klik Tambah untuk menetapkan hotel-hotel pilihan. Ruangan Hotel akan dipaparkan. Gunakan ruangan ini untuk menyenaraikan semua hotel yang boleh ditempah oleh peserta bagi menghadiri acara. Anda juga boleh memilih untuk tidak menetapkan ruangan ini.

    • Mula taip nama hotel yang ingin anda tetapkan. Senarai nama hotel akan dipaparkan mengikut apa yang anda masukkan.

    • Pilih hotel yang dikehendaki.

    • Untuk menambah hotel lain, klik Tambah sekali lagi dan ulang langkah yang sama.

14. Bagi Kereta Api 

    • Untuk membenarkan tempahan kereta api bagi acara ini, aktifkan suis tetapan tersebut.

    • Tidak perlu sebarang tetapan tambahan.

15. Bagi Kereta

    • Untuk membenarkan tempahan kereta sewa bagi acara ini, aktifkan suis tetapan tersebut.

    • Tidak perlu sebarang tetapan tambahan.

16. Sila semak kandungan pada bahagian Jawapan untuk medan khas. 

    • Templat yang digunakan untuk perjalanan anda mungkin mengandungi medan khas. Nilai bagi medan-medan ini mungkin telah ditetapkan daripada templat tersebut. Anda boleh menerima atau mengubah nilai tersebut. Jika tiada nilai ditetapkan, anda mungkin perlu mengisinya. 

    • Anda juga boleh menambah medan khas yang lain. Jika anda ingin menambah medan khas untuk perjalanan anda, klik Tambah. Anda boleh memilih medan khas dan memberikan jawapan yang sesuai. 

17. Bahagian Gantikan maklumat profil pengembara  mengandungi sebarang maklumat profil pengembara (cth., Pusat Kos) yang mana pentadbir templat sama ada telah menetapkan nilai yang berbeza atau membenarkan anda memasukkan nilai lain. Sila ambil perhatian, sebarang nilai yang anda masukkan di sini tidak akan mengubah maklumat profil pengembara secara kekal dan hanya terpakai untuk acara yang dicipta menggunakan templat ini sahaja. Untuk setiap medan yang dipaparkan, sama ada nilai yang diberikan oleh pentadbir akan digunakan atau nilai lalai daripada profil pengembara (tetapi tidak dipaparkan di sini). Anda boleh menukar nilai-nilai ini jika perlu, atau biarkan sahaja tanpa sebarang perubahan.  

18. Anda boleh gunakan Penerima tambahan untuk menetapkan pengguna lain yang akan menerima e-mel berkaitan acara ini, serta memilih jenis pemberitahuan yang akan dihantar.

19. Anda juga boleh gunakan Penerangan untuk menambah penerangan bagi acara ini. Penerangan ini akan dipaparkan kepada semua yang dijemput ke acara tersebut. Sila sunting penerangan mengikut keperluan anda. Anda boleh formatkan teks dengan pilihan seperti huruf tebal, condong, senarai bertanda, pilihan fon, warna, dan juga menambah pautan jika perlu. Setelah selesai, klik Cipta (bahagian atas kanan).

20. Klik Cipta. Halaman acara tersebut akan dipaparkan.

21. Untuk mengubah mana-mana kaedah pembayaran yang dibenarkan bagi jenis tempahan tertentu, klik pada Butiran pembayaran. Kemudian klik ikon pensel di bawah Kaedah pembayaran untuk jenis tempahan yang berkaitan dan ubah seperti yang diperlukan. Untuk maklumat lanjut mengenai pilihan yang ada, sila rujuk langkah 9daripadaCipta templat (untuk acara dan perjalanan). Klik Simpan apabila selesai. 

22. Untuk mula menambah pengembara ke acara ini, klik + Pengembara. Nota: Pengguna yang menambah pengembara akan disenaraikan sebagai individu rujukan untuk perjalanan pengembara tersebut. Individu ini akan menjadi orang yang boleh dihubungi oleh pengembara sekiranya ada sebarang pertanyaan. Jika anda menggunakan templat tanpa jemputan, perjalanan akan dicipta secara automatik bagi setiap pengembara yang ditambah. Untuk templat berasaskan jemputan, anda boleh memilih untuk menerbitkan perjalanan sama ada dengan atau tanpa jemputan e-mel. Jika sistem anda membenarkan acara dicipta tanpa menggunakan templat, dan anda tidak memilih templat semasa mencipta acara, anda boleh tentukan sama ada acara anda memerlukan jemputan atau tidak. 

    • Untuk menambah pengembara yang merupakan pekerja syarikat: Klik + Pengembara dan masukkan nama atau e-mel pengguna yang ingin dijemput. Senarai pengguna yang sepadan dengan nama tersebut akan dipaparkan. Pilih pengguna yang ingin dijemput. Ulangi langkah ini untuk setiap pekerja syarikat yang akan hadir. 

    • Untuk menambah tetamu yang bukan pekerja syarikat anda: Klik + Pengembara dan mula masukkan nama atau e-mel tetamu dalam ruangan carian. Senarai pengguna yang sepadan dengan nama tersebut akan dipaparkan. Pilih tetamu yang ingin dijemput. Ulangi langkah ini untuk setiap tetamu anda. Jika tetamu yang ingin dijemput belum mempunyai profil dalam sistem, klik Cipta tetamu syarikat dan cipta profil untuk mereka (setiap profil tetamu perlu ada alamat emel, nama pertama, nama akhir, dan entiti sah). Anda mungkin tidak sentiasa boleh mencipta profil syarikat untuk tetamu. 

    • Untuk memuat naik senarai peserta pekerja dan tetamu secara pukal: Klik + Traveler dan pilih Upload event travelers. Halaman Upload users to event akan dipaparkan. Ikuti arahan di skrin untuk memuat turun templat CSV yang disediakan dan isikan dengan alamat emel peserta acara anda. Biasanya, peserta dikenal pasti melalui alamat emel mereka, namun sesetengah organisasi mungkin memerlukan maklumat tambahan untuk tetamu baharu. Sila rujuk arahan dalam templat CSV untuk mengetahui medan yang wajib diisi. Setelah lengkap, muat naik fail CSV anda (di ruang yang disediakan) dan klik Upload. Untuk melihat sebarang ralat semasa memuat naik fail anda (serta sebab ralat tersebut), klik ikon Upload history (di sebelah + Traveler). 

23. Untuk mengubah parameter: 

    • Jika anda ingin menukar sebarang tetapan acara sebelum diterbitkan, pilih pilihan yang berkaitan (contohnya,  Event parameters) daripada menu Modify menu dan ubah mana-mana parameter yang diperlukan, kemudian klik Terapkan. Perubahan ini akan digunakan untuk semua perjalanan tetamu dalam acara tersebut (kecuali perjalanan yang telah diubah suai secara individu dan tidak lagi terikat dengan acara, atau perjalanan yang telah ditempah).

    • Untuk menukar parameter bagi satu atau beberapa perjalanan individu dan tetamu, tandakan kotak di sebelah nama tetamu tersebut. Pilih pilihan yang berkaitan (contohnya, Parameter perjalanan) daripada Ubah suai menu di bahagian bawah halaman dan ubah parameter mengikut keperluan anda. Sila ambil perhatian, jika anda mengubah parameter perjalanan untuk mana-mana tetamu secara individu, sebarang perubahan pada parameter di peringkat acara tidak akan terpakai kepada mereka. Untuk melihat hanya tetamu yang telah anda ubah parameter secara individu, pilih penapis Tunjukkan hanya perjalanan yang diubah suai. 

24. Kemudian: 

    • Bagi perjalanan acara yang menggunakan templat tanpa jemputan, perjalanan akan dibuat secara automatik untuk setiap tetamu yang anda tambah. Anda tidak perlu menerbitkan acara atau perjalanan tersebut.

    • Bagi perjalanan acara yang menggunakan templat berasaskan jemputan, anda boleh menerbitkan perjalanan acara dengan mengklik Menerbitkan perjalanan atau rujuk Menerbitkan perjalanan untuk acara untuk maklumat lanjut. Anda akan diminta untuk memasukkan jemputan kepada para tetamu anda.

Lihat dan urus acara yang sedia ada

1. Log masuk ke Alat Tempahan Dalam Talian. 

2. Klik Trips. Laman Trips akan dipaparkan. 

3. Pilih tab Events. Seterusnya, pilih acara yang ingin anda lihat:

   • Pilih Upcomingdaripada menu untuk melihat acara yang akan datang atau sedang berlangsung.

   • Pilih Completeddaripada menu untuk melihat acara lalu.

   • Pilih Canceled dari menu untuk melihat acara yang telah dibatalkan.

4. Anda boleh menggunakan Trip template medan carian untuk mencari templat tertentu dan hanya memaparkan acara yang telah dicipta menggunakan templat tersebut. Anda juga boleh mencari acara berdasarkan nama atau ID acara. 

5. Setiap acara yang telah dicipta akan dipaparkan dalam bentuk baris. Untuk setiap acara, nama, ID, dan tempoh perjalanan akan ditunjukkan.   

6. Cari acara yang ingin anda lihat dan klik Lihat acara dalam barisnya. Halaman butiran acara akan dipaparkan. Bagi setiap pengembara, maklumat berikut akan dipaparkan: Nama pengembara, Nama perjalanan, Tarikh perjalanan, Tempoh perjalanan, Jenis tempahan (dibenarkan), Status perjalanan, Status jemputan (untuk acara yang menggunakan templat berasaskan jemputan). Ikon hijau bagi sesuatu jenis tempahan menunjukkan bahawa pengembara telah melengkapkan tempahan untuk jenis tersebut. Anda boleh mengisih mengikutStatus Perjalanan (contohnya, Tertunda). Untuk acara yang menggunakan templat berasaskan jemputan, anda juga boleh susun mengikut Status Jemputan (Dijemput, Belum dijemput). 

7. Anda boleh menyemak dan mengubah maklumat serta parameter acara, senarai pengembara, atau maklumat dan parameter berkaitan perjalanan tertentu seseorang pengembara. 

   1. Perubahan pada maklumat dan parameter acara 

      1. Untuk mengubah Penerangan acara, klik Maklumat acara. Tetingkap maklumat akan dipaparkan. Kembangkan bahagian Penerangan acara dan klik Ubah suai. Lakukan suntingan yang diperlukan dan klik Simpan.

      2. Untuk mengedit atau menambah Nota dalaman, klik pada nota tersebut. Lakukan suntingan yang diperlukan dan tekan Simpan.  

      3. Untuk mengubah mana-mana parameter acara, pilih Parameter acara daripada menu Ubah suai, kemudian ubah mana-mana parameter yang diperlukan dan tekan Terapkan. Segala perubahan ini akan digunakan untuk semua perjalanan peserta dalam acara tersebut (kecuali perjalanan yang telah diubah secara individu dan tidak lagi terikat dengan acara, atau perjalanan yang telah ditempah).

      4. Untuk menukar penerima pemberitahuan e-mel bagi acara, klik pada Maklumat acara. Tetingkap maklumat akan dipaparkan. Kembangkan bahagian Penerima pemberitahuan e-mel acara. Seterusnya, tetapkan pemberitahuan e-mel mengikut keperluan, pilih penerima untuk dimasukkan dalam salinan (CC) dan salinan sulit (BCC), kemudian tekan Simpan.  

   2. Perubahan pada maklumat atau parameter pengembara dan perjalanan mereka

      1. Untuk menukar sebarang parameter bagi satu atau lebih perjalanan dan pengembara, tandakan kotak pilihan pada nama pengembara tersebut. Kemudian, pilih maklumat atau parameter yang berkaitan daripada menu Ubah suai di bahagian bawah halaman dan kemas kini maklumat atau parameter mengikut keperluan anda. Sila ambil perhatian, selepas anda mengubah maklumat atau parameter perjalanan untuk seseorang pengembara, perjalanan tersebut akan ditandakan sebagai telah diubah suai dan sebarang perubahan pada maklumat atau parameter di peringkat acara tidak akan terpakai kepada mereka.Untuk melihat hanya pengembara yang maklumat atau parameternya telah anda ubah, pilih penapis Tunjuk hanya perjalanan yang diubah suai.

      2. Untuk menambah pengembara, klik + Pengembara, cari nama pengembara yang dikehendaki dan pilih nama mereka. Untuk acara yang menggunakan templat berasaskan jemputan, anda perlu klik Terbitkan perjalanan (di bahagian kanan atas) untuk mencipta perjalanan acara bagi mereka. Untuk acara yang menggunakan templat tanpa jemputan, perjalanan acara akan dicipta secara automatik untuk mereka. Jika anda ingin memuat naik senarai pengembara secara pukal, sila rujuk "Cara memuat naik senarai peserta pekerja dan tetamu secara pukal" di atas (langkah 21) untuk panduan lanjut.    

      3. Untuk membuang pengembara, pilih perjalanan mereka (dengan mengklik nama perjalanan). Halaman butiran perjalanan akan dipaparkan. Seterusnya, pilih Batal perjalanandari Tindakan menu. Sebarang pautan dalam jemputan e-mel yang telah dihantar sebelum ini tidak lagi boleh digunakan. Nota: Jika ada tempahan yang telah dibuat untuk acara ini, anda akan diminta untuk membatalkannya.

      4. Untuk memuat naik senarai peserta, klik Muat Naikdan kemudian rujuk kepada arahan dalamCipta acara di atas halaman ini.

      5. Untuk memuat turun senarai peserta semasa, klik Muat Turundi dalam bar alat.

Terbitkan perjalanan untuk sesuatu acara (bagi acara yang membenarkan jemputan)

Sebaik sahaja anda mencipta acara jemputan (contohnya, menggunakan templat yang menggunakan jemputan), anda boleh pratonton jemputan dan terbitkan perjalanan yang akan digunakan untuk membuat tempahan bagi acara tersebut. Semasa anda menerbitkan acara, anda boleh tetapkan sama ada peserta akan menerima jemputan melalui e-mel atau tidak. 

Bagi acara yang dicipta menggunakan templat tanpa jemputan, peserta yang ditambah ke dalam acara tidak akan menerima jemputan e-mel, namun perjalanan akan diwujudkan untuk setiap peserta sebaik sahaja mereka ditambah. Anda (atau ejen) boleh meneruskan untuk membuat tempahan perjalanan bagi setiap peserta yang berkaitan dengan acara tersebut dengan mengklik pada perjalanan mereka dalam acara. Sebagai alternatif, peserta juga boleh membuat tempahan sendiri.

1. Log masuk ke Alat Tempahan Dalam Talian. 

2. Klik Perjalanan. Paparan Perjalanan halaman akan dipaparkan. 

3. Pilih Events tab. 

4. Pilih Upcoming untuk melihat acara yang akan datang (jika belum dipilih). Setiap acara yang telah dibuat akan disenaraikan dalam baris. Untuk setiap acara, lokasi, tarikh, dan jenis tempahan akan dipaparkan. 

5. Cari acara yang ingin anda lihat dan klik View event pada baris tersebut. Halaman perjalanan acara akan dipaparkan. 

   • Untuk mengubah tetapan acara yang mempunyai perjalanan yang telah diterbitkan, pilih Event parameters daripada Modify menu, buat suntingan yang diperlukan dan klik Apply. 

6. Klik Publish trips. 

   • Untuk menyiarkan perjalanan dalam sesuatu acara tanpa menghantar jemputan e-mel kepada para tetamu, klik Hanya siar.

   • Jika anda ingin menyiarkan perjalanan dan pada masa yang sama menghantar jemputan e-mel kepada para tetamu, klik Siar dan hantar jemputan.

   • Untuk melihat bagaimana jemputan akan dipaparkan, klik pautan yang disediakan (selepas anda klik Siar perjalanan). Jemputan akan dihantar ke alamat e-mel anda.

7. Sebaik sahaja perjalanan disiarkan, anda masih boleh mengubah beberapa maklumat acara atau perjalanan penumpang. Namun, sebarang perubahan hanya akan terpakai untuk tempahan yang dibuat selepas itu, bukan untuk tempahan yang telah dibuat sebelum ini (untuk maklumat lanjut, sila rujuk bahagian Lihat dan urus acara sedia ada dalam topik ini). Antara perkara yang boleh diubah ialah: 

   • Nama acara/perjalanan

   • Penerangan acara/perjalanan

   • Tarikh perjalanan (contohnya, ubah tarikh mula atau tarikh tamat)

   • Butiran pembayaran 

   • Jenis tempahan yang dibenarkan

   • Bilangan teman yang dibenarkan untuk penerbangan (sehingga 5 orang teman tambahan dalam PNR yang sama)

   • Jawapan kepada medan khusus (bagi pihak penumpang)

   • Nilai medan profil untuk perjalanan (contohnya, pusat kos, entiti perundangan)

   • Tambah pelancong tambahan

   • Padam pelancong (yang belum membuat sebarang tempahan).

Lihat laporan bagi sesuatu acara

Anda boleh melihat maklumat terperinci berkaitan sesuatu acara. 

1. Sila log masuk ke Alat Tempahan Dalam Talian. 

2. Klik Trips. Halaman Tripshalaman akan dipaparkan.

3. Pilih tab Events. 

4. Pilih Upcoming untuk melihat acara yang akan datang (jika belum dipilih). Anda juga boleh melihat laporan untuk acara yang telah selesai. 

5. Cari acara yang ingin anda lihat laporannya dan klik View event pada baris tersebut. Halaman acara akan dipaparkan. 

6. Klik LaporanMetrik laporan untuk halaman ini akan dipaparkan di sini.

Topik berkaitan

• Acara (Pengenalan)
• Tempah perjalanan untuk acara (pekerja/pengurus)] ]>
• Tempah perjalanan untuk satu acara (bukan pekerja/tetamu)
• Cipta templat (untuk acara dan perjalanan)