Cargos de la TMC por viajes, transacciones, servicios adicionales y contacto con agentes

Creada por Ashish Chaudhary, Modificado el Dom., 5 Oct. a las 4:22 P. M. por Ashish Chaudhary

Cargos TMC por viajes, transacciones, servicios de valor agregado y contacto con agentes

Los cargos por viaje, transacción, servicios de valor agregado y contacto con agentes son tarifas que Spotnana o la TMC cobran por los servicios que prestan (por ejemplo, asistencia para reservar, acceso a soporte, ayuda con ciertos métodos de pago, etc.). Normalmente, estos cargos se aplican por viaje, por transacción o por cada vez que se contacta a un agente (en algunos casos, pueden aplicarse más de uno a la vez).

El término Cargo TMC se utiliza en este tema para referirse de manera general a cualquier cargo que una TMC aplique por transacciones, viajes, contactos con agentes o servicios de valor agregado.

TABLA DE CONTENIDOS

Cargos TMC por viajes, transacciones, servicios de valor agregado y contacto con agentes

Resumen de cargos TMC

Los administradores de la empresa y los responsables de viajes pueden elegir un método de pago diferente para los cargos de viaje y decidir si los viajeros verán el monto del cargo en la Pantalla de pago , Página de viajes y en los correos de confirmación. Los administradores TMC, además, pueden definir los cargos TMC que se van a aplicar.

Administradores de la empresa

Los administradores de la empresa pueden:

configurar el método de pago para todos los cargos TMC
ver los cargos que aplican las TMC por viajes, transacciones, contactos con agentes y servicios de valor agregado
decidir si mostrar los cargos TMC al viajero durante el proceso de pago

Ver configuración de cargos TMC y definir métodos de pago

No todas las TMC aplican cargos por transacción, contacto con agente o servicios de valor agregado.

Para configurar el método de pago de los cargos TMC y la visibilidad de estos cargos para los viajeros, sigue estos pasos.

Inicia sesión en la herramienta de reservas en línea.
Selecciona Empresa en el menú Programa . Se mostrará la página de Configuración .
Selecciona Cargo TMC en la sección Pago del lado izquierdo. Se mostrará la página de Cargo TMC .
Haz clic en la pestaña Método de pago .
Despliega la sección Configuración predeterminada .
Configura el Método de pago . Aquí defines cómo se pagarán todos los cargos TMC. Las opciones son:
- Igual que el usado para reservar - Se utiliza la misma tarjeta que el viajero seleccionó al hacer la reserva.
- Tarjeta central - Se utiliza la tarjeta corporativa central de la empresa. Después deberás seleccionar la tarjeta específica a usar.
- Facturación diferida (los administradores de empresa no pueden elegir esta opción) - El cargo TMC se facturará al cliente mediante una factura periódica. Las condiciones de pago (Net30, Net60) dependen del contrato del cliente.
Configura el campo Mostrar cargo TMC al viajero . Aquí decides si los cargos TMC se mostrarán a los viajeros y organizadores en la Pantalla de pago y en la Página de viajes , así como en los correos de confirmación y en las facturas/recibos.
Si quieres configurar diferentes métodos de pago para los cargos TMC por entidad legal, despliega la sección Configuración personalizada por entidad legal . Aquí puedes definir el método de pago y si el cargo TMC será visible para los viajeros (igual que antes, pero aplicará solo a la entidad legal que selecciones).
- Para agregar una configuración específica por entidad legal, haz clic en Agregar y luego define el método de pago y la visibilidad para los viajeros como se explicó antes.
- También puedes editar o eliminar estas configuraciones usando el menú a la derecha.
Para ver las reglas de cargos TMC, selecciona la pestaña Precios . Puede haber secciones separadas para cada tipo de cargo TMC (por ejemplo, viaje, transacción, servicios de valor agregado) según cómo tu TMC haya configurado los cargos.
- Sólo puedes ver (no editar) estas configuraciones haciendo clic en Ver en la fila correspondiente (por ejemplo, cargo por viaje). Para cada regla, verás un Nombre de la regla, una lista de Variables (las condiciones que deben cumplirse para aplicar el cargo) y el monto cobrado para Viajeros estándar y VIP .
- También puedes ver cómo se aplican los cargos haciendo clic en Ver en la fila de Estructura de cargos . La Página de estructura de cargos te mostrará si tu empresa tiene habilitada la recolección dinámica de cargos por viaje (es decir, cargos incrementales según el tipo de reserva, reglas definidas, relevancia del cargo) y/o cargos por contacto con agente.

Administradores TMC

Los administradores TMC pueden configurar los cargos por viaje, transacción, servicios de valor agregado y contacto con agentes para sus clientes.

También puedes definir cargos por viaje, transacción, servicios de valor agregado y contacto con agentes por cada organización o empresa. Si creas reglas específicas para una empresa, se usarán las condiciones de esas reglas para aplicar los cargos a los viajeros de esa empresa y se ignorarán las reglas generales de la TMC para esa compañía. Para establecer reglas específicas por empresa, consulta la sección Configurar cargos por organización de esta página.

Configurar cargos para toda la TMC

Para definir cargos a nivel TMC, sigue estos pasos. Puedes elegir el modelo de cobro para aplicar un cargo por cada viaje, por cada transacción, por cada contacto con agente o una combinación de estos. También tienes la opción de cobrar por servicios de valor agregado (por ejemplo, tarjetas virtuales).

Inicia sesión en la herramienta de reservas en línea.
Selecciona Configuración TMC en el menú Programa . Se mostrará la página de Configuración general .
Selecciona Cargo TMC en la sección Configuración del lado izquierdo. La Página de cargo TMC se mostrará.
Haz clic en Seleccionar plan para definir la estructura de cargos que deseas usar (este enlace solo aparece si aún no has configurado ninguna regla de cargos TMC). Las opciones de seleccionar plan aparecerán.
Dependiendo de cómo planees cobrar los cargos, puedes elegir una de las siguientes opciones:
- Nivel viaje - Se cobra un cargo una sola vez por viaje. Reservas adicionales y cambios normalmente no generan un cargo extra (a menos que definas cargos distintos según el tipo de reserva).
- Nivel transacción - Se cobra un cargo por cada transacción. Puedes definir qué tipos de transacciones generan un cargo. Ejemplos de transacciones incluyen modificaciones, agregar servicios adicionales o cancelaciones de reservas.
- Nivel viaje y transacción - Se cobra un cargo por cada viaje y por cada transacción. Puedes definir qué tipos de transacciones generan un cargo. Ejemplos de transacciones incluyen modificaciones, agregar servicios adicionales o cancelaciones de reservas.
Los pasos siguientes pueden variar según el plan de cargos que elijas:
- Si seleccionaste Nivel viaje :
  - Para definir el monto del cargo por viaje, haz clic en Configurar en la fila de Cargo por viaje . La Regla predeterminada se mostrará.
  - Ingresa el monto del cargo por viaje para Viajeros estándar y VIP . Asegúrate de seleccionar el código de moneda correcto. Si tienes habilitados los cargos por contacto con agente, también podrás definir el monto del cargo por agente para Viajeros estándar y VIP.
  - Haz clic en Confirmar.
  - Para agregar más configuraciones, haz clic en Agregar configuración. La Página de configuración de regla se mostrará. Cada regla puede tener sus propias condiciones que determinan cuándo se aplican los cargos.
  - Ingresa un nombre para la regla en el campo Nombre de la regla . Elige un nombre que te ayude a recordar en qué situaciones se aplica esa regla.
  - Ingresa el monto del cargo por viaje para Viajeros estándar y VIP . Asegúrate de seleccionar el código de moneda correcto. Si tienes habilitados los cargos por contacto con agente, también podrás definir el monto del cargo por agente para Viajeros estándar y VIP.
  - Usa los campos en la sección Definir condiciones de la regla para establecer las condiciones que deben cumplirse para que se apliquen los cargos. Por ejemplo: Si el tipo de reserva es tren. Para agregar otra condición, haz clic en Agregar condición. Todas las condiciones se deben cumplir para que se aplique el cargo de esa regla.
  - Haz clic en Confirmar cuando termines.
- Si seleccionaste Nivel transacción :
  - Para definir el monto del cargo por transacción, haz clic en Configurar en la fila de Cargo por transacción . La Página de cargo por transacción se mostrará. No hay una regla predeterminada para los cargos por transacción.
  - Para agregar más configuraciones, haz clic en Agregar configuración. La Página de configuración de regla se mostrará. Cada regla puede tener sus propias condiciones que determinan cuándo se aplican los cargos.
  - Ingresa un nombre para la regla en el campo Nombre de la regla . Elige un nombre que te ayude a recordar en qué situaciones se aplica esa regla.
  - Ingresa el monto del cargo para Viajeros estándar y VIP . Asegúrate de seleccionar el código de moneda correcto. Si tienes habilitados los cargos por contacto con agente, también podrás definir el monto del cargo por agente para Viajeros estándar y VIP.
  - Nota: Si vas a cobrar un cargo por contactos con agente que no resulten en la creación o actualización de una reserva en la plataforma de Spotnana, debes crear una regla donde el Tipo de transacción sea Contacto con agente.
  - Usa los campos en la sección Definir condiciones de la regla para establecer las condiciones que deben cumplirse para que se apliquen los cargos. Por ejemplo: Si la transacción es modificación. Para agregar otra condición, haz clic en Agregar condición. Todas las condiciones se deben cumplir para que se aplique el cargo de esa regla.
  - Haz clic en Confirmar cuando termines.
- Si seleccionaste Nivel viaje y transacción :
  - Para definir el monto del cargo por viaje, haz clic en Configurar en la fila de Cargo por viaje . La Regla predeterminada se mostrará.
  - Ingresa el monto del cargo por viaje para Viajeros estándar y VIP . Asegúrate de seleccionar el código de moneda correcto. Si tienes habilitados los cargos por contacto con agente, también podrás definir el monto del cargo por agente para Viajeros estándar y VIP.
  - Haz clic en Confirmar.
  - Para agregar más configuraciones de cargo por viaje, haz clic en Agregar configuración. La Página de configuración de regla se mostrará. Cada regla puede tener sus propias condiciones que determinan cuándo se aplican los cargos.
    - Ingresa un nombre para la regla en el campo Nombre de la regla . Elige un nombre que te ayude a recordar en qué situaciones se aplica esa regla.
    - Ingresa el monto del cargo por viaje para Viajeros estándar y VIP . Asegúrate de seleccionar el código de moneda correcto. Si tienes habilitados los cargos por contacto con agente, también podrás definir el monto del cargo por agente para Viajeros estándar y VIP.
    - Usa los campos en la sección Definir condiciones de la regla para establecer las condiciones que deben cumplirse para que se apliquen los cargos. Por ejemplo: Si el tipo de reserva es aéreo. Para agregar otra condición, haz clic en Agregar condición. Todas las condiciones se deben cumplir para que se aplique el cargo de esa regla.
    - Haz clic en Confirmar cuando termines.
  - Para definir el monto del cargo por transacción, haz clic en Configurar en la fila de Cargo por transacción (puede que debas regresar a la pestaña Precios ). La Página de cargo por transacción se mostrará. No hay una regla predeterminada para los cargos por transacción.
  - Para agregar más configuraciones, haz clic en Agregar configuración. La Página de configuración de regla se mostrará. Cada regla puede tener sus propias condiciones que determinan cuándo se aplican los cargos.
  - Ingresa un nombre para la regla en el campo Nombre de la regla . Elige un nombre que te ayude a recordar en qué situaciones se aplica esa regla.
  - Ingresa el monto del cargo para Viajeros estándar y VIP . Asegúrate de seleccionar el código de moneda correcto. Si tienes habilitados los cargos por contacto con agente, también podrás definir el monto del cargo por agente para Viajeros estándar y VIP.
  - Nota: Si vas a cobrar un cargo por contactos con agente que no resulten en la creación o actualización de una reserva en la plataforma de Spotnana, debes crear una regla donde el Tipo de transacción sea Contacto con agente.
  - Usa los campos en la sección Definir condiciones de la regla para establecer las condiciones que deben cumplirse para que se apliquen los cargos. Por ejemplo: Si la transacción es modificación. Para agregar otra condición, haz clic en Agregar condición. Todas las condiciones se deben cumplir para que se aplique el cargo de esa regla.
  - Haz clic en Confirmar cuando termines.
Una vez que hayas configurado tus reglas, puedes cambiar el orden en que aparecen usando la herramienta a la izquierda para arrastrarlas a la posición deseada. El orden en que aparecen determina en qué secuencia se evalúan. Los cargos se aplicarán según la primera regla que cumpla todas las condiciones. Si ninguna regla cumple todas las condiciones, se aplicarán los cargos de la regla predeterminada.
Si seleccionaste Nivel viaje o Nivel viaje y transacción , haz clic en Configurar en la fila de Estructura de cargos . La Página de estructura de cargos se mostrará.
- El campo Recolección dinámica de cargos por viaje te permite definir cómo se aplicará el cargo por viaje. Si quieres que haya un solo cargo por viaje sin importar el tipo de reserva (por ejemplo, aéreo, hotel, tren), deja esta opción desactivada. Si prefieres crear reglas para aplicar un cargo distinto según el tipo de reserva (por ejemplo, $10 para hotel, $20 para aéreo) o si planeas cobrar cargos por contacto con agente, activa esta opción. Si está habilitada, el sistema se asegurará de que al viajero nunca se le cobre un cargo por viaje mayor al máximo, sin importar el orden de las reservas. Sin embargo, si tienes reglas a nivel transacción configuradas, los cargos por transacción seguirán aplicándose a cada transacción según las reglas definidas.
  Por ejemplo, si el plan de cargos es Nivel viaje y transacción y:
  Las reglas a nivel viaje son:
  - para viajes que solo incluyen hotel, el cargo por viaje es $10 y el cargo asistido por agente es $30
  - para viajes que incluyen aéreo, el cargo por viaje es $20 y el cargo asistido por agente es $50
  Las reglas a nivel transacción son:
  - si el agente realiza una modificación, el cargo por modificación asistida es $9.
  Entonces, el cargo máximo por viaje sería $50. Sin embargo, si el agente realiza tres modificaciones, se cobrarán $9 por cada una.
- Para que tus reglas de cargos TMC permitan definir cargos por contacto con agente, activa la opción Cobrar cargo por agente (también debes tener activada la opción Recolección dinámica de cargos por viaje ).
- Haz clic en Guardar cuando termines.
Para definir un cargo por servicios de valor agregado, haz clic en Configurar en la fila de Cargo por servicios de valor agregado . La Página de cargo por servicios de valor agregado se mostrará.
Haz clic en Agregar configuración. La Página de configuración de regla se mostrará. Cada regla puede tener sus propias condiciones que determinan cuándo se aplican los cargos por servicios de valor agregado.
Ingresa un nombre para la regla en el campo Nombre de la regla . Elige un nombre que te ayude a recordar en qué situaciones se aplica esa regla.
Selecciona el servicio de valor agregado al que se aplicará este cargo (por ahora, solo está disponible Pago virtual).
Ingresa el monto del cargo por servicio de valor agregado en el campo Cargo por pago virtual y selecciona el código de moneda correcto. No hay una regla predeterminada para los cargos por transacción.
Usa los campos en la sección Definir condiciones de la regla para establecer las condiciones que deben cumplirse para que se apliquen los cargos. Por ejemplo: Si el tipo de reserva es hotel. Para agregar otra condición, haz clic en Agregar condición. Todas las condiciones se deben cumplir para que se aplique el cargo de esa regla.
Haz clic en Confirmar cuando termines.

Configurar cargos por empresa u organización

Para definir cargos y métodos de pago específicos por empresa, sigue estos pasos.

Inicia sesión en la herramienta de reservas en línea.
Selecciona Empresa en el menú Programa . Se mostrará la página de Configuración .
Selecciona Cargo TMC en la sección Pago del lado izquierdo. La Página de cargo TMC se mostrará.
Haz clic en Seleccionar plan para definir la estructura de cargos que deseas usar (puede que debas seleccionar la pestaña Precios ). Las opciones de seleccionar plan aparecerán (si ya tienes un modelo de precios definido a nivel TMC, esa será la opción que se muestre aquí, pero puedes cambiarla para la empresa). El proceso para seleccionar un modelo de precios y definir las condiciones para cada cargo es igual que para las reglas a nivel TMC. Por lo tanto, puedes seguir los mismos pasos de la sección Configurar cargos para toda la TMC de esta página, empezando desde el paso 5 para configurar los cargos específicos de tu empresa.
- Nota: Si creas reglas de cargos específicas para una empresa, se aplicarán esas reglas y se ignorarán las reglas generales de la TMC para esa compañía.
Haz clic en la pestaña Método de pago .
Despliega la sección Configuración predeterminada .
Configura el Método de pago . Aquí defines cómo se pagarán los cargos TMC. Las opciones son:
- Igual que el usado para reservar - Se utiliza la misma tarjeta que el viajero seleccionó al hacer la reserva.
- Tarjeta central - Se utiliza la tarjeta central de la empresa. Después deberás seleccionar la tarjeta corporativa específica a usar.
- Facturación diferida - Los cargos TMC se facturarán al cliente mediante una factura periódica. Las condiciones de pago (Net30, Net60) dependen del contrato del cliente.
Configura el campo Mostrar cargo TMC al viajero . Aquí decides si los cargos TMC se mostrarán a los viajeros y organizadores en la Pantalla de pago y en la Página de viajes y en los correos de confirmación. Los cargos TMC de todos modos aparecerán en los detalles de pago de la factura y en el itinerario consolidado.
Si quieres configurar diferentes métodos de pago por entidad legal para los cargos TMC, despliega la sección Configuración personalizada por entidad legal . Aquí puedes definir el método de pago y si el cargo TMC será visible para los viajeros (igual que antes, pero aplicará solo a la entidad legal que selecciones).
- Para agregar una configuración específica por entidad legal, haz clic en Agregar y luego define el método de pago y la visibilidad como se explicó antes.
- También puedes editar o eliminar estas configuraciones usando el menú a la derecha.
- Haz clic en Guardar cuando termines.

Permitir que los agentes eximan un cargo TMC

Si quieres permitir que los agentes puedan eximir (no cobrar) cualquier cargo TMC (excepto los de servicios de valor agregado), debes habilitar la opción Eximir cargo en la configuración de tu TMC. Al habilitar esta opción, tus agentes podrán decidir cuándo eximir ciertos cargos TMC.

Los cargos por servicios de valor agregado no se pueden eximir.

Inicia sesión en la OBT.
Selecciona Configuración TMC en el menú Programa .
Selecciona Cargo TMC en Configuración en la navegación izquierda. La Página de cargo TMC se mostrará.
Desplázate hasta la sección Configuración adicional y localiza la fila de Eximir cargo .
Haz clic en Configurar en esa fila. La Página de eximir cargo se mostrará.
Para permitir que los agentes puedan eximir cargos TMC, activa el interruptor Eximir cargo en la parte superior derecha. Esta configuración aplica para toda la TMC y todas las organizaciones bajo la TMC.
También puedes crear motivos por los cuales el agente exime el cargo TMC. Si creas motivos, los agentes deberán seleccionar uno de ellos (o escribir el motivo en un campo de texto "Otro") al eximir un cargo TMC. Si quieres crear motivos para que los agentes puedan eximir cargos TMC, sigue estos pasos.
- Haz clic en Agregar. El Diálogo de configuración de eximir cargo se mostrará.
- Ingresa una descripción y un código para el motivo.
- Haz clic en Confirmar. Haz clic en Agregar para crear más motivos si lo deseas.

Todos los cargos eximidos y los códigos de motivo (si los creas) estarán disponibles para su revisión en los reportes.